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Betriebsnummer beantragen — vor der ersten Einstellung

Wer zum ersten Mal jemanden einstellt — auch nur eine Minijobberin — braucht eine Betriebsnummer, bevor er sie zur Sozialversicherung melden kann. Der Arbeitgeber hat sie für JEDEN seiner Beschäftigungsbetriebe bei der Bundesagentur für Arbeit elektronisch zu beantragen (§ 18i Abs. 1 SGB IV). Seit dem 01.01.2024 verlangt der Antrag die Unternehmensnummer des Unfallversicherungsträgers, und die Vergabebestätigung kommt nur per Post. In den Branchen mit Sofortmeldung muss die Nummer schon am ersten Arbeitstag vorliegen: die Sofortmeldung ist spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung abzugeben und enthält die Betriebsnummer des Arbeitgebers (§ 28a Abs. 4 SGB IV).

Aktuell für 2026 — geprüft am 23. September 2026Amtliches Verfahren, ohne VordruckAnleitung: etwa 15 Min.

Dieser Inhalt gehört zum Leitfaden: Den ersten Mitarbeiter einstellen· Schritt 8 von 10· Nächster Schritt: Lohnsteuer-Anmeldung

Dieser Inhalt gehört zum Leitfaden: Minijobber und Aushilfen beschäftigen· Schritt 6 von 7· Nächster Schritt: Lohnsteuer-Anmeldung

Fristen

Beantragen: vor der ersten Meldung zur Sozialversicherung
§ 18i Abs. 1 SGB IV — die Nummer ist Voraussetzung der Teilnahme an den Meldeverfahren; die Bundesagentur für Arbeit nennt als Zeitpunkt die Einstellung des ersten Beschäftigten
Anmeldung des Beschäftigten: mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beginn
§ 6 DEÜV zur Meldepflicht bei Beginn der versicherungspflichtigen Beschäftigung (§ 28a Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 SGB IV) — die Meldung enthält die Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes (§ 28a Abs. 3 Satz 1 Nr. 6 SGB IV)
Sofortmeldung in den gelisteten Branchen: spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung
§ 28a Abs. 4 Satz 1 SGB IV (u. a. Bau, Gaststätten und Beherbergung, Gebäudereinigung, Friseur- und Kosmetikgewerbe); die Meldung enthält die Betriebsnummer des Arbeitgebers (Abs. 4 Satz 2 Nr. 3) — die Nummer muss also VORHER vorliegen
Änderungen und vollständige Beendigung der Betriebstätigkeit: unverzüglich
§ 18i Abs. 4 Satz 1 SGB IV — durch gesicherte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen oder maschinell erstellten Ausfüllhilfen (Datensatz Betriebsdatenpflege, DSBD)

Bereitzulegende Unterlagen

  • Unternehmensnummer des zuständigen Unfallversicherungsträgers (seit dem 01.01.2024 Pflicht für den Antrag)
  • Name und Anschrift des Beschäftigungsbetriebes und der Beschäftigungsort
  • Beschreibung der wirtschaftlichen Tätigkeit des Betriebes
  • Rechtsform des Betriebes
  • Liste der Betriebsstätten mit Gemeinde und Tätigkeit, falls es mehrere gibt
  • Geplanter Beginn der ersten Beschäftigung und Angabe, ob die Branche zur Sofortmeldung verpflichtet ist
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Wen es betrifft

  • Jeder Arbeitgeber ab dem ERSTEN Beschäftigten: Minijobber (geringfügig Beschäftigte), sozialversicherungspflichtig Beschäftigte und Auszubildende werden zur Sozialversicherung gemeldet, und dafür braucht es die Betriebsnummer (Bundesagentur für Arbeit, Beantragung der Betriebsnummer)
  • Arbeitgeber mit mehreren Beschäftigungsbetrieben: für Betriebe mit unterschiedlicher wirtschaftlicher Betätigung oder in verschiedenen Gemeinden ist JEWEILS eine eigene Betriebsnummer zu vergeben (§ 18i Abs. 3 SGB IV)
  • Steuerberater, Lohnbüros und andere Dritte, die der Arbeitgeber mit den Meldeverfahren beauftragt: sie haben unverzüglich eine eigene Betriebsnummer zu beantragen, soweit sie noch keine haben (§ 18l Abs. 1 SGB IV)
  • NICHT beim Betriebsnummern-Service: Privathaushalte, die ausschließlich Minijobber im Haushaltsscheckverfahren beschäftigen — ihnen vergibt die Deutsche Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (Minijob-Zentrale) die Nummer bei Eingang der ersten Meldung (§ 18k Abs. 2 SGB IV)
  • NICHT beim Betriebsnummern-Service: knappschaftliche Betriebe und Betriebe der Seefahrt beantragen bei der Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (§ 18k Abs. 1 SGB IV)
  • NICHT betroffen: wer niemanden beschäftigt. Für Personalsuche über die Agentur für Arbeit, Beratung, Förderanträge, Formulare oder Unbedenklichkeitsbescheinigungen wird keine Betriebsnummer vergeben

Konkretes Beispiel

Lena Hoffmann eröffnet ein Café in Leipzig und stellt zum ersten Mal ein

Lena Hoffmann betreibt seit Januar allein ein Café in Leipzig. Zum 1. April stellt sie einen Koch mit 2 900 Euro brutto im Monat ein und dazu eine Aushilfe auf Minijob-Basis. Bis dahin hatte sie keine Betriebsnummer, und sie brauchte keine: die Meldepflicht beginnt erst mit dem ersten Beschäftigten. Mitte März beantragt sie die Nummer online beim Betriebsnummern-Service (§ 18i Abs. 1 SGB IV) und gibt Name und Anschrift des Cafés, den Beschäftigungsort, die wirtschaftliche Tätigkeit, die Rechtsform und die Unternehmensnummer ihrer Berufsgenossenschaft an (§ 18i Abs. 2). Die Vergabebestätigung kommt per Post. Der Zeitpunkt ist nicht beliebig: ein Café gehört zum Gaststättengewerbe, und dort ist der Beginn jeder Beschäftigung spätestens bei ihrer Aufnahme als Sofortmeldung an die Datenstelle der Rentenversicherung zu melden — MIT der Betriebsnummer (§ 28a Abs. 4 SGB IV). Am 1. April morgens gehen die beiden Sofortmeldungen hinaus; die regulären Anmeldungen folgen mit der ersten Lohnabrechnung Ende April, innerhalb der sechs Wochen des § 6 DEÜV. Im Herbst eröffnet Lena eine zweite Filiale in Markkleeberg, einer anderen Gemeinde: dafür beantragt sie eine EIGENE Betriebsnummer (§ 18i Abs. 3). Als das Leipziger Café kurz darauf umzieht, meldet sie die neue Anschrift unverzüglich über den Datensatz Betriebsdatenpflege (§ 18i Abs. 4).

Wie auszufüllen, Schritt für Schritt

  1. Prüfen Sie, wer zuständig ist: Privathaushalte mit ausschließlich Minijobbern, knappschaftliche Betriebe und Seefahrt gehen zur Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See (§ 18k SGB IV), alle anderen zum Betriebsnummern-Service der Bundesagentur für Arbeit.
  2. Besorgen Sie zuerst die Unternehmensnummer beim zuständigen Unfallversicherungsträger: seit dem 01.01.2024 ist sie für den Antrag erforderlich.
  3. Klären Sie, wie viele Beschäftigungsbetriebe Sie haben: unterschiedliche wirtschaftliche Betätigung oder verschiedene Gemeinden bedeuten jeweils eine eigene Nummer (§ 18i Abs. 3 SGB IV).
  4. Stellen Sie den Antrag elektronisch über den Online-Antrag des Betriebsnummern-Service, selbst oder durch einen Beauftragten wie Ihre Steuerberaterin (§ 18i Abs. 1 SGB IV).
  5. Übermitteln Sie Name und Anschrift des Beschäftigungsbetriebes, den Beschäftigungsort, die wirtschaftliche Tätigkeit, die Rechtsform und die Unternehmensnummer samt Anhang (§ 18i Abs. 2 SGB IV).
  6. Warten Sie die Vergabebestätigung ab, die nur per Post versandt wird, und planen Sie das vor dem ersten Arbeitstag ein — in Branchen mit Sofortmeldung zwingend (§ 28a Abs. 4 SGB IV).
  7. Melden Sie die Beschäftigten bei der zuständigen Einzugsstelle an, mit der Betriebsnummer des Beschäftigungsbetriebes (§ 28a Abs. 3 Satz 1 Nr. 6 SGB IV).
  8. Teilen Sie jede Änderung der Betriebsdaten und die vollständige Beendigung der Betriebstätigkeit unverzüglich mit dem Datensatz Betriebsdatenpflege mit (§ 18i Abs. 4 SGB IV).

Gut zu wissen

  • Die Betriebsnummer besteht aus 8 Ziffern und wird automatisiert vergeben; eine Wunschnummer ist nicht möglich.
  • Die Nummer gehört zum Beschäftigungsbetrieb, nicht zu Personengruppen: für Geschäftsführer, Praktikanten oder Freiwilligendienstleistende gibt es keine zusätzliche Betriebsnummer. Eine Trennung in der Abrechnung ist gegebenenfalls über eine gesonderte Absendernummer nach § 18n SGB IV möglich.
  • Eine gewerblich genutzte Betriebsnummer der Bundesagentur für Arbeit kann nicht für das Haushaltsscheckverfahren verwendet werden — und umgekehrt vergibt der Betriebsnummern-Service für einen gewerblichen Mitarbeiter eine weitere Nummer.
  • Die frühere Unterscheidung der Rechtskreise Ost und West mit zwei Betriebsnummern ist entfallen; der Rechtskreis wird in der Meldung des einzelnen Beschäftigten angegeben.
  • Über die Betriebsnummer werden die Meldungen einer Region und einem Wirtschaftszweig zugeordnet. Maßgeblich ist der Betriebszweck oder die Tätigkeit des überwiegenden Teils der Beschäftigten, nicht der Umsatz.
  • Unterlassene Änderungsmitteilungen können mit einer Geldbuße geahndet werden; die Bundesagentur für Arbeit weist außerdem darauf hin, dass fehlerhafte Betriebsangaben sich auf die Umsatzsteuerverteilung auswirken können.
  • Ob Sofortmeldungen abzugeben sind, entscheidet die Einzugsstelle (Krankenkasse), bei geringfügig Beschäftigten die Minijob-Zentrale; maßgeblich sind die tatsächlichen Verhältnisse im Betrieb, nicht die wirtschaftsfachliche Einordnung in der Datei der Bundesagentur für Arbeit.
  • Nach Eröffnung des Insolvenzverfahrens übermittelt der Insolvenzverwalter die Änderungen und die Beendigungsmeldung (§ 18i Abs. 4 Satz 1 SGB IV).

Häufige Fehler

  • Die Betriebsnummer erst nach dem ersten Arbeitstag beantragen, obwohl das Unternehmen zu einer Sofortmelde-Branche gehört. Die Sofortmeldung ist spätestens bei Aufnahme der Beschäftigung fällig und enthält die Betriebsnummer (§ 28a Abs. 4 SGB IV).
  • Den Antrag ohne Unternehmensnummer des Unfallversicherungsträgers stellen wollen. Sie ist seit dem 01.01.2024 Voraussetzung.
  • Eine einzige Nummer für Filialen in verschiedenen Gemeinden verwenden. § 18i Abs. 3 SGB IV verlangt jeweils eine eigene.
  • Eine Betriebsnummer beantragen, nur weil ein Förderantrag oder ein Formular danach fragt. Sie wird ausschließlich für die Meldungen zur Sozialversicherung vergeben.
  • Als Privathaushalt mit einer Minijob-Haushaltshilfe beim Betriebsnummern-Service beantragen. Die Minijob-Zentrale vergibt die Nummer bei Eingang der ersten Meldung (§ 18k Abs. 2 SGB IV).
  • Einen Umzug oder die Aufgabe des Betriebs nicht melden. Beides ist unverzüglich zu übermitteln (§ 18i Abs. 4 SGB IV).
  • Die Betriebsnummer mit der Steuernummer oder der Unternehmensnummer verwechseln: sie identifiziert den Beschäftigungsbetrieb im Meldeverfahren der Sozialversicherung, nicht beim Finanzamt und nicht bei der Berufsgenossenschaft.

Häufige Fragen

Brauche ich für einen einzigen Minijobber schon eine Betriebsnummer?

Ja, wenn Sie gewerblich beschäftigen: die Bundesagentur für Arbeit nennt ausdrücklich Arbeitskräfte auf Minijob-Basis. Nur Privathaushalte, die ausschließlich Minijobber im Haushaltsscheckverfahren beschäftigen, erhalten die Nummer von der Minijob-Zentrale bei der ersten Meldung (§ 18k Abs. 2 SGB IV).

Wie lange dauert die Vergabe?

Der Online-Antrag lässt die Bearbeitungszeit nach Angabe der Bundesagentur für Arbeit in der Regel entfallen; die Vergabebestätigung kommt aus Datenschutzgründen nur per Post. Planen Sie den Postweg vor dem ersten Arbeitstag ein.

Kann meine Steuerberaterin den Antrag stellen?

Ja. Der Antrag kann vom Arbeitgeber selbst oder von Beauftragten gestellt werden, zum Beispiel einer Steuerberaterin. Wer als Dritter die Meldeverfahren durchführt, braucht zudem eine eigene Betriebsnummer (§ 18l Abs. 1 SGB IV).

Ich eröffne eine zweite Filiale. Brauche ich eine neue Nummer?

Wenn sie in einer anderen Gemeinde liegt oder eine andere wirtschaftliche Betätigung hat, ja: dann ist jeweils eine eigene Betriebsnummer zu vergeben (§ 18i Abs. 3 SGB IV).

Was muss ich melden, wenn sich etwas ändert?

Änderungen der Angaben aus dem Antrag — etwa Anschrift, Tätigkeit, Rechtsform — und die vollständige Beendigung der Betriebstätigkeit, unverzüglich und elektronisch (§ 18i Abs. 4 SGB IV), über den Datensatz Betriebsdatenpflege.

Weiterführend

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Amtliche Quellen

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