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Arbeitsbescheinigung elektronisch übermitteln (BEA)

Die Arbeitsbescheinigung ist KEINE Pflicht bei jedem Ausscheiden: der Arbeitgeber hat sie auf Verlangen der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers oder auf Verlangen der Bundesagentur für Arbeit auszustellen (§ 312 Abs. 1 Satz 1 SGB III). Wird sie verlangt, ist sie der Bundesagentur ELEKTRONISCH zu übermitteln (§ 313a Abs. 1 SGB III) — aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder einer maschinell erstellten Ausfüllhilfe wie dem SV-Meldeportal (§ 108 Abs. 1 SGB IV), über das Verfahren BEA. Papier ist nur noch für Beschäftigungen vorgesehen, die bis zum 31.12.2022 beendet wurden. Nicht angeforderte Bescheinigungen soll man nicht übermitteln.

Aktuell für 2026 — geprüft am 23. September 2026Amtliches Verfahren, ohne VordruckAnleitung: etwa 20 Min.

Dieser Inhalt gehört zum Leitfaden: Ein Arbeitsverhältnis beenden· Schritt 8 von 8· Letzter Schritt des Leitfadens

Fristen

Auslöser: das Verlangen des Beschäftigten oder der Bundesagentur
§ 312 Abs. 1 Satz 1 SGB III — ohne Verlangen keine Pflicht; das Gesetz nennt keine Frist in Tagen, § 404 Abs. 2 Nr. 19 SGB III ahndet aber auch die nicht rechtzeitige Bescheinigung
Übermittlung: elektronisch an die Bundesagentur
§ 313a Abs. 1 Satz 1 SGB III i. V. m. § 108 Abs. 1 Satz 1 SGB IV — Pflicht für alle ab dem 1. Januar 2023 beendeten Beschäftigungen
Nachweis an den Beschäftigten: durch die Bundesagentur, unverzüglich
§ 313a Abs. 1 Satz 1 zweiter Halbsatz SGB III — nicht der Arbeitgeber, sondern die Bundesagentur leitet der Person den Nachweis über die übermittelten Daten zu

Bereitzulegende Unterlagen

  • Das Verlangen des ehemaligen Beschäftigten oder die Aufforderung der Agentur für Arbeit
  • Art der Tätigkeit, Beginn, Ende und Unterbrechungen der Beschäftigung
  • Grund der Beendigung (Kündigung, Aufhebungsvertrag, Befristung)
  • Abgerechnete Arbeitsentgelte und sonstige Geldleistungen
  • Für BEA zertifizierte Entgeltabrechnungssoftware oder Zugang zum SV-Meldeportal
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Was Ihnen diese Seite bietet

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Wen es betrifft

  • Jeder Arbeitgeber, unabhängig von Größe oder Branche, sobald ein ehemaliger Beschäftigter oder die Bundesagentur die Bescheinigung verlangt (§ 312 Abs. 1 Satz 1 SGB III)
  • Auch wenn die Beschäftigung ganz oder teilweise arbeitslosenversicherungsfrei war: laut Bundesagentur ist die Bescheinigung auf Anforderung trotzdem zu erstellen
  • Zwischenmeister und andere Auftraggeber von Heimarbeitern: für sie gilt die Pflicht entsprechend (§ 312 Abs. 1 Satz 3 SGB III)
  • Dieselbe Pflicht und derselbe Übertragungsweg gelten für die Nebeneinkommensbescheinigung (§ 313 SGB III) und die EU-Arbeitsbescheinigung (§ 312a SGB III), die die Agentur schriftlich anfordert
  • NICHT automatisch bei jeder Beendigung: ohne Aufforderung besteht keine Pflicht, und die Bundesagentur bittet ausdrücklich, keine nicht angeforderten Bescheinigungen zu übermitteln
  • NICHT elektronisch an die Jobcenter: BEA ist nur für Zwecke der Agentur für Arbeit vorgesehen; beim Bürgergeld wird der Vordruck verwendet
  • NICHT elektronisch, wenn das Beschäftigungsverhältnis vor dem 1. Januar 2023 endete: dort ist BEA freiwillig und der PDF-Vordruck zulässig

Konkretes Beispiel

Jonas Brandt verlässt die Café Lindner OHG

Die Café Lindner OHG kündigt ihrem Servicemitarbeiter Jonas Brandt betriebsbedingt zum 30. April; er verdiente zuletzt 2 800 Euro brutto im Monat. Das Ende des Arbeitsverhältnisses allein verpflichtet die OHG zu nichts gegenüber der Agentur für Arbeit. Am 6. Mai verlangt Jonas, der Arbeitslosengeld beantragt hat, die Arbeitsbescheinigung. Jetzt greift § 312 Abs. 1 Satz 1 SGB III: die OHG hat alle Tatsachen zu bescheinigen, die für die Entscheidung über den Anspruch auf Arbeitslosengeld erheblich sein können, insbesondere die Art der Tätigkeit, Beginn, Ende, Unterbrechungen und Grund der Beendigung sowie das Arbeitsentgelt und sonstige Geldleistungen. Weil das Beschäftigungsverhältnis nach dem 1. Januar 2023 endete, geht die Bescheinigung elektronisch an die Bundesagentur (§ 313a Abs. 1 SGB III): die Lohnsoftware der OHG ist für BEA zertifiziert, also übermittelt sie von dort. Die Bundesagentur leitet Jonas unverzüglich einen Nachweis der übermittelten Daten zu — die OHG muss ihm keine Kopie schicken. Zwei Wochen später fällt auf, dass eine Einmalzahlung von 400 Euro fehlt. Die OHG füllt die Bescheinigung neu aus und übermittelt sie erneut; Jonas erhält eine Änderungsmitteilung. Die Höhe seines Arbeitslosengeldes rechnet der Arbeitslosengeld-Rechner, nicht die Bescheinigung.

Wie auszufüllen, Schritt für Schritt

  1. Prüfen Sie, ob ein Verlangen vorliegt — vom ehemaligen Beschäftigten oder von der Agentur für Arbeit (§ 312 Abs. 1 Satz 1 SGB III). Ohne Aufforderung übermitteln Sie nichts.
  2. Stellen Sie fest, wann das Beschäftigungsverhältnis endete: ab dem 1. Januar 2023 ist die elektronische Übermittlung Pflicht, davor freiwillig.
  3. Stellen Sie die Angaben zusammen: Art der Tätigkeit, Beginn, Ende, Unterbrechungen und Grund der Beendigung, Arbeitsentgelt und sonstige Geldleistungen (§ 312 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 bis 3 SGB III).
  4. Wählen Sie den Übertragungsweg: Ihr für BEA zertifiziertes Entgeltabrechnungsprogramm oder, falls es BEA nicht anbietet, die Ausfüllhilfe SV-Meldeportal (§ 108 Abs. 1 Satz 1 SGB IV).
  5. Beachten Sie die Grundsätze BA-BEA und die Verfahrensbeschreibung BA-BEA, die die Bundesagentur veröffentlicht.
  6. Machen Sie bei einem Arbeitskampf als Ursache der Arbeitslosigkeit dies glaubhaft und fügen Sie eine Stellungnahme der Betriebsvertretung bei (§ 312 Abs. 2 SGB III).
  7. Übermitteln Sie die Bescheinigung an die Bundesagentur (§ 313a Abs. 1 Satz 1 SGB III).
  8. Korrigieren Sie einen Fehler, indem Sie die Bescheinigung neu ausfüllen und erneut übermitteln — der Beschäftigte erhält eine Änderungsmitteilung.
  9. Liegt wegen einer nur kurzen Beschäftigung noch kein vollständig abgerechneter Entgeltabrechnungszeitraum vor, stellen Sie die Bescheinigung laut Bundesagentur ausnahmsweise auf Papier aus.

Gut zu wissen

  • Die Pflicht hängt am Verlangen, nicht am Vertragsende: laut Bundesagentur ist nicht bei jeder Beendigung eines Arbeits- oder Beschäftigungsverhältnisses eine Arbeitsbescheinigung zu erstellen.
  • Den Nachweis über die übermittelten Daten schickt die Bundesagentur dem Beschäftigten unverzüglich selbst (§ 313a Abs. 1 Satz 1 SGB III).
  • Einen Widerspruch des Beschäftigten gegen die elektronische Übermittlung sieht § 313a SGB III in der gelesenen Fassung nicht vor. Die Bundesagentur schreibt umgekehrt, Beschäftigte seien verpflichtet, die elektronische Übermittlung zu verlangen.
  • Verstöße sind Ordnungswidrigkeiten: wer eine Tatsache nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig bescheinigt oder übermittelt, handelt ordnungswidrig (§ 404 Abs. 2 Nr. 19 Buchst. a SGB III); die Geldbuße reicht bis zu zweitausend Euro (§ 404 Abs. 3 SGB III, übrige Fälle).
  • Einmalzahlungen ohne Beiträge zur Arbeitslosenversicherung — die Bundesagentur nennt Inflationsausgleichsprämie, Coronabonus und Energiepreispauschale — werden nicht bescheinigt.
  • Für Monate ohne arbeitslosenversicherungspflichtiges Entgelt werden grundsätzlich keine Entgelte bescheinigt; die Bundesagentur beschreibt eine Ausnahme, wenn in den letzten 24 Monaten vor Beschäftigungsende gar kein solches Entgelt erzielt wurde.
  • Dieselben Regeln gelten für die Bescheinigung zum Versicherungspflichtverhältnis auf Antrag und zum Teilarbeitslosengeld (§ 312 Abs. 1 Satz 2 SGB III).
  • Die Ausfüllhinweise der Bundesagentur liegen als PDF vor und wurden hier nicht gelesen; die Datenfelder werden deshalb nicht einzeln beschrieben.

Häufige Fehler

  • Bei jedem Ausscheiden eine Arbeitsbescheinigung übermitteln. Die Pflicht entsteht erst auf Verlangen (§ 312 Abs. 1 Satz 1 SGB III), und nicht angeforderte Bescheinigungen soll man nicht übermitteln.
  • Das PDF-Formular für ein 2024 beendetes Arbeitsverhältnis ausfüllen. Es ist nur für bis zum 31.12.2022 beendete Beschäftigungen vorgesehen; danach gilt § 313a Abs. 1 SGB III.
  • Dem Beschäftigten eine Papierkopie als Pflicht schicken. Den Nachweis leitet die Bundesagentur zu (§ 313a Abs. 1 Satz 1 SGB III).
  • Die Bescheinigung verweigern, weil die Beschäftigung versicherungsfrei war. Laut Bundesagentur ist sie auf Anforderung trotzdem zu erstellen.
  • Den Grund der Beendigung weglassen oder beschönigen. Er gehört ausdrücklich zu den zu bescheinigenden Tatsachen (§ 312 Abs. 1 Satz 1 Nr. 2 SGB III), und eine unrichtige Bescheinigung ist ordnungswidrig (§ 404 Abs. 2 Nr. 19 SGB III).
  • Eine Arbeitsbescheinigung für das Jobcenter elektronisch übermitteln. BEA ist nur für Zwecke der Agentur für Arbeit vorgesehen.
  • Einen Fehler mit einem Begleitschreiben korrigieren. Die Bescheinigung wird neu ausgefüllt und erneut übermittelt.

Häufige Fragen

Muss ich bei jeder Kündigung eine Arbeitsbescheinigung erstellen?

Nein. Die Pflicht besteht auf Verlangen der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers oder der Bundesagentur (§ 312 Abs. 1 Satz 1 SGB III). Die Bundesagentur betont, dass nicht bei jeder Beendigung eine Arbeitsbescheinigung zu erstellen ist.

Darf ich die Bescheinigung noch auf Papier ausstellen?

Nur für Beschäftigungen, die bis zum 31.12.2022 beendet wurden, und im Sonderfall einer kurzen Beschäftigung ohne vollständig abgerechneten Entgeltabrechnungszeitraum. Sonst ist sie elektronisch zu übermitteln (§ 313a Abs. 1 SGB III).

Womit übermittle ich elektronisch?

Aus einem systemgeprüften Programm oder mittels maschinell erstellter Ausfüllhilfen (§ 108 Abs. 1 Satz 1 SGB IV): in der Praxis Ihre für BEA zertifizierte Lohnsoftware oder das SV-Meldeportal.

Kann der Beschäftigte der elektronischen Übermittlung widersprechen?

§ 313a SGB III in der am 23.09.2026 gelesenen Fassung sieht keinen Widerspruch vor. Die Bundesagentur schreibt, Beschäftigte seien verpflichtet, die elektronische Übermittlung zu verlangen.

Was riskiere ich bei einer falschen oder verspäteten Bescheinigung?

Eine Ordnungswidrigkeit nach § 404 Abs. 2 Nr. 19 Buchst. a SGB III, mit einer Geldbuße bis zu zweitausend Euro (§ 404 Abs. 3 SGB III).

Weiterführend

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Amtliche Quellen

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