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Lohnsteuerbescheinigung: Abschluss des Lohnsteuerabzugs

Bei Beendigung eines Dienstverhältnisses ODER am Ende des Kalenderjahres hat der Arbeitgeber das Lohnkonto des Arbeitnehmers abzuschließen (§ 41b Abs. 1 Satz 1 EStG). Auf Grund der Aufzeichnungen im Lohnkonto hat er dann für JEDEN Arbeitnehmer der für dessen Besteuerung zuständigen Finanzbehörde die elektronische Lohnsteuerbescheinigung zu übermitteln, nach Maßgabe des § 93c AO (§ 41b Abs. 1 Satz 2 EStG) — und dessen Frist ist der LETZTE TAG DES MONATS FEBRUAR des folgenden Jahres (§ 93c Abs. 1 Nr. 1 AO). Dem Arbeitnehmer ist die Bescheinigung nach amtlich vorgeschriebenem Muster binnen angemessener Frist als Ausdruck auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen (§ 41b Abs. 1 Satz 3 EStG).

Aktuell für 2025 — geprüft am 3. Oktober 2026Amtliches Verfahren, ohne VordruckAnleitung: etwa 25 Min.

Dieser Inhalt gehört zum Leitfaden: Den ersten Mitarbeiter einstellen· Schritt 10 von 10· Letzter Schritt des Leitfadens

Fristen

Abschluss des Lohnkontos: bei Beendigung des Dienstverhältnisses oder am Ende des Kalenderjahres
§ 41b Abs. 1 Satz 1 EStG — zwei Auslöser, nicht einer
Übermittlung: bis zum letzten Tag des Monats Februar des folgenden Jahres
§ 93c Abs. 1 Nr. 1 AO, auf den § 41b Abs. 1 Satz 2 EStG verweist
Papierfall ohne elektronische Übermittlungspflicht: dieselbe Februar-Frist, gerechnet ab dem Abschluss des Lohnkontos
Bis zum letzten Tag des Monats Februar des auf den ABSCHLUSS DES LOHNKONTOS folgenden Kalenderjahres (§ 41b Abs. 1 Satz 4 EStG)
Aushändigung an den Arbeitnehmer: binnen angemessener Frist
§ 41b Abs. 1 Satz 3 EStG — als Ausdruck oder elektronisch bereitgestellt

Bereitzulegende Unterlagen

  • ELSTER-Zugang mit Zertifikat oder ELSTER-Unternehmenskonto
  • Abgeschlossenes Lohnkonto je Arbeitnehmer
  • Steueridentifikationsnummer jedes Arbeitnehmers
  • Abgerufene elektronische Lohnsteuerabzugsmerkmale
  • Bezeichnung und Nummer des Finanzamts, an das die Lohnsteuer abgeführt wurde
  • Dauer des Dienstverhältnisses und Anzahl der Großbuchstaben U
  • Art und Höhe des gezahlten Arbeitslohns sowie der Großbuchstabe S
  • Beiträge des Arbeitnehmers zur Arbeitslosenversicherung
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Wen es betrifft

  • Jeder Arbeitgeber, der ein Lohnkonto führt — die Pflicht trifft ihn für JEDEN Arbeitnehmer, nicht nur für die am Jahresende noch Beschäftigten (§ 41b Abs. 1 Sätze 1 und 2 EStG)
  • Arbeitgeber bei BEENDIGUNG eines Dienstverhältnisses im Laufe des Jahres: der Abschluss des Lohnkontos ist dann fällig, nicht erst im Dezember (§ 41b Abs. 1 Satz 1 EStG)
  • Arbeitgeber, die NICHT zur elektronischen Übermittlung verpflichtet sind: sie stellen eine Lohnsteuerbescheinigung nach amtlich vorgeschriebenem Muster aus und übersenden sie dem Betriebsstättenfinanzamt (§ 41b Abs. 1 Satz 4 EStG)
  • Arbeitgeber OHNE maschinelle Lohnabrechnung, die ausschließlich geringfügig Beschäftigte im eigenen Privathaushalt im Sinne des § 8a SGB IV beschäftigen und keine elektronische Bescheinigung erteilen (§ 41b Abs. 3 Satz 1 EStG)
  • Nicht der Arbeitnehmer: er erhält die Bescheinigung, er erstellt sie nicht (§ 41b Abs. 1 Satz 3 EStG)

Konkretes Beispiel

Die Buchbinderei Krauss trennt sich im Juni 2026 von einem Mitarbeiter

Herr Ilic verlässt den Betrieb zum 30. Juni 2026; die übrigen vier Beschäftigten bleiben. Die Inhaberin Frau Krauss nimmt an, sie erledige alle Lohnsteuerbescheinigungen im Januar 2027 gemeinsam. Der Wortlaut nennt jedoch ZWEI Auslöser: bei Beendigung eines Dienstverhältnisses ODER am Ende des Kalenderjahres ist das Lohnkonto abzuschließen (§ 41b Abs. 1 Satz 1 EStG). Für Herrn Ilic ist es also bereits Ende Juni 2026 abzuschließen. Die Übermittlung selbst folgt danach dem § 93c AO, auf den § 41b Abs. 1 Satz 2 EStG verweist: die Daten sind nach Ablauf des Besteuerungszeitraums bis zum letzten Tag des Monats Februar des folgenden Jahres zu übermitteln (§ 93c Abs. 1 Nr. 1 AO) — für das Jahr 2026 also bis Ende Februar 2027, und das gilt für Herrn Ilic wie für die vier verbliebenen Beschäftigten. Was Frau Krauss nicht aufschieben darf, ist die Aushändigung: dem Arbeitnehmer ist die elektronische Lohnsteuerbescheinigung nach amtlich vorgeschriebenem Muster BINNEN ANGEMESSENER FRIST als Ausdruck auszuhändigen oder elektronisch bereitzustellen (§ 41b Abs. 1 Satz 3 EStG). Herr Ilic braucht sie für seine eigene Einkommensteuererklärung, und er hat den Betrieb bereits verlassen.

Wie auszufüllen, Schritt für Schritt

  1. Stellen Sie je Arbeitnehmer fest, welcher Auslöser greift: Beendigung des Dienstverhältnisses oder Ende des Kalenderjahres (§ 41b Abs. 1 Satz 1 EStG).
  2. Schließen Sie das Lohnkonto ab — die Bescheinigung wird AUF GRUND der Aufzeichnungen im Lohnkonto erstellt, nicht neben ihnen (§ 41b Abs. 1 Satz 2 EStG).
  3. Stellen Sie die abgerufenen elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale sowie Bezeichnung und Nummer des Finanzamts zusammen, an das die Lohnsteuer abgeführt wurde (§ 41b Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 EStG).
  4. Erfassen Sie die Dauer des Dienstverhältnisses während des Kalenderjahres und die Anzahl der vermerkten Großbuchstaben U (§ 41b Abs. 1 Satz 2 Nr. 2 EStG).
  5. Erfassen Sie Art und Höhe des gezahlten Arbeitslohns sowie den vermerkten Großbuchstaben S (§ 41b Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 EStG).
  6. Melden Sie sich in Mein ELSTER an und wählen Sie „Lohnsteuerbescheinigung (Neu/Korrektur)“; eine Korrektur läuft über dasselbe Formular.
  7. Übermitteln Sie die Daten bis zum letzten Tag des Monats Februar des folgenden Jahres (§ 93c Abs. 1 Nr. 1 AO).
  8. Händigen Sie dem Arbeitnehmer binnen angemessener Frist einen Ausdruck nach amtlich vorgeschriebenem Muster aus oder stellen Sie ihn elektronisch bereit (§ 41b Abs. 1 Satz 3 EStG).
  9. Reichen Sie nicht ausgehändigte Lohnsteuerbescheinigungen dem Betriebsstättenfinanzamt ein (§ 41b Abs. 1 Satz 6 EStG).

Gut zu wissen

  • Die Bescheinigung ist kein eigenes Dokument neben der Lohnbuchhaltung: sie wird AUF GRUND der Aufzeichnungen im Lohnkonto erstellt, nach dessen Abschluss (§ 41b Abs. 1 Satz 2 EStG).
  • Empfänger der Daten ist die für die Besteuerung des ARBEITNEHMERS nach dem Einkommen zuständige Finanzbehörde (§ 41b Abs. 1 Satz 2 EStG) — nicht das Betriebsstättenfinanzamt, das nur in den Papierfällen der Absätze 1 Satz 4 und 3 Adressat ist.
  • Wer nicht zur elektronischen Übermittlung verpflichtet ist, übersendet die Bescheinigung dem Betriebsstättenfinanzamt und händigt dem Arbeitnehmer eine ZWEITAUSFERTIGUNG aus (§ 41b Abs. 1 Sätze 4 und 5 EStG).
  • Für Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung, die ausschließlich geringfügig Beschäftigte im Privathaushalt nach § 8a SGB IV beschäftigen, gilt derselbe Papierweg mit Zweitausfertigung (§ 41b Abs. 3 EStG).
  • Nicht ausgehändigte Lohnsteuerbescheinigungen sind dem Betriebsstättenfinanzamt einzureichen (§ 41b Abs. 1 Satz 6 und Abs. 3 Satz 3 EStG) — sie verfallen nicht.
  • Ist dem Arbeitgeber die Identifikationsnummer des Arbeitnehmers nicht bekannt, war bis zum Veranlagungszeitraum 2022 ein Ordnungsmerkmal aus Namen, Vornamen und Geburtsdatum zu bilden und ausschließlich für Zwecke des Besteuerungsverfahrens zu verarbeiten (§ 41b Abs. 2 EStG).
  • Sind für einen Arbeitgeber MEHRERE Betriebsstättenfinanzämter zuständig, ist das Finanzamt der inländischen Geschäftsleitung zuständig, ersatzweise das der Betriebsstätte mit den meisten Arbeitnehmern (§ 41b Abs. 4 Sätze 2 und 3 EStG).
  • Der Datensatz nach § 93c AO trägt ausdrücklich die Angabe, ob es sich um eine ERSTMALIGE, KORRIGIERTE oder STORNIERENDE Mitteilung handelt (§ 93c Abs. 1 Nr. 2 AO) — eine Korrektur ist im Verfahren vorgesehen.

Häufige Fehler

  • Alle Bescheinigungen erst im Januar beginnen. Das Lohnkonto ist bei BEENDIGUNG des Dienstverhältnisses abzuschließen, nicht erst am Jahresende (§ 41b Abs. 1 Satz 1 EStG).
  • Die Daten an das eigene Betriebsstättenfinanzamt übermitteln. Empfänger ist die für die Besteuerung des ARBEITNEHMERS zuständige Finanzbehörde (§ 41b Abs. 1 Satz 2 EStG); das Betriebsstättenfinanzamt ist nur in den Papierfällen Adressat.
  • Die Februar-Frist als Frist für die Aushändigung an den Arbeitnehmer lesen. Diese hat binnen ANGEMESSENER Frist zu erfolgen (§ 41b Abs. 1 Satz 3 EStG); die Februar-Frist betrifft die Übermittlung an die Finanzbehörde (§ 93c Abs. 1 Nr. 1 AO).
  • Ausgeschiedenen Arbeitnehmern nichts aushändigen. Die Aushändigungspflicht kennt keine Ausnahme für beendete Dienstverhältnisse; nicht ausgehändigte Bescheinigungen sind dem Betriebsstättenfinanzamt einzureichen (§ 41b Abs. 1 Satz 6 EStG).
  • Die Großbuchstaben U und S weglassen. Sie sind ausdrücklich Teil der zu übermittelnden Angaben (§ 41b Abs. 1 Satz 2 Nrn. 2 und 3 EStG).
  • Einen Fehler durch eine zweite, formlose Meldung heilen wollen. Der Datensatz sieht vor, ob die Mitteilung erstmalig, korrigiert oder stornierend ist (§ 93c Abs. 1 Nr. 2 AO), und ELSTER führt Neu und Korrektur im selben Formular.
  • Die Bescheinigung mit der Lohnsteuer-Anmeldung verwechseln. Die Anmeldung meldet die einbehaltene Steuer laufend an; die Bescheinigung schließt das Lohnkonto je Arbeitnehmer ab.

Häufige Fragen

Wann muss ich das Lohnkonto abschließen?

Bei Beendigung eines Dienstverhältnisses oder am Ende des Kalenderjahres (§ 41b Abs. 1 Satz 1 EStG). Beide Ereignisse lösen die Pflicht aus, und das erste kann mitten im Jahr liegen.

Bis wann muss ich übermitteln?

§ 41b Abs. 1 Satz 2 EStG verweist auf § 93c AO, und danach sind die Daten nach Ablauf des Besteuerungszeitraums bis zum letzten Tag des Monats Februar des folgenden Jahres zu übermitteln (§ 93c Abs. 1 Nr. 1 AO).

An welches Finanzamt gehen die Daten?

An die für die Besteuerung des Arbeitnehmers nach dem Einkommen zuständige Finanzbehörde (§ 41b Abs. 1 Satz 2 EStG). Nur wer nicht zur elektronischen Übermittlung verpflichtet ist, übersendet die Bescheinigung dem Betriebsstättenfinanzamt (§ 41b Abs. 1 Satz 4 EStG).

Was bekommt der Arbeitnehmer?

Die elektronische Lohnsteuerbescheinigung nach amtlich vorgeschriebenem Muster, binnen angemessener Frist als Ausdruck ausgehändigt oder elektronisch bereitgestellt (§ 41b Abs. 1 Satz 3 EStG). Im Papierfall erhält er eine Zweitausfertigung (§ 41b Abs. 1 Satz 5 EStG).

Ich beschäftige nur eine Haushaltshilfe auf Minijob-Basis — gilt das auch für mich?

Dann greift ein eigener Weg. Ein Arbeitgeber ohne maschinelle Lohnabrechnung, der ausschließlich Arbeitnehmer im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung in seinem Privathaushalt im Sinne des § 8a SGB IV beschäftigt und keine elektronische Lohnsteuerbescheinigung erteilt, stellt eine Bescheinigung nach amtlich vorgeschriebenem Muster aus und übersendet sie dem Betriebsstättenfinanzamt bis zum letzten Tag des Monats Februar des auf den Abschluss des Lohnkontos folgenden Kalenderjahres (§ 41b Abs. 3 Satz 1 EStG).

Wie korrigiere ich eine falsche Bescheinigung?

Über dasselbe Verfahren. Der Datensatz nach § 93c AO enthält die Angabe, ob es sich um eine erstmalige, korrigierte oder stornierende Mitteilung handelt (§ 93c Abs. 1 Nr. 2 AO), und das ELSTER-Formular trägt „Neu/Korrektur“ im Titel.

Weiterführend

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Amtliche Quellen

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