Zum Inhalt springen

Vorsteuervergütung: Umsatzsteuer aus anderen EU-Staaten zurückholen

Wer als in Deutschland ansässiger Unternehmer in einem anderen EU-Mitgliedstaat Umsatzsteuer gezahlt hat, holt sie mit einem Vergütungsantrag zurück, den er ELEKTRONISCH über das BZStOnline-Portal (BOP) an das Bundeszentralamt für Steuern übermittelt (§ 18g Satz 1 UStG) — Papieranträge sind nicht zulässig. Frist: binnen neun Monaten nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Anspruch entstanden ist, also bis zum 30. SEPTEMBER; es genügt der rechtzeitige Eingang beim BZSt. Das BZSt prüft nur Vorsteuerabzugsberechtigung und Zuordnung der Steuernummer bzw. USt-IdNr. und leitet weiter; über die Erstattung selbst entscheidet der Mitgliedstaat der Erstattung.

Aktuell für 2026 — geprüft am 23. September 2026Amtliches Verfahren, ohne VordruckAnleitung: etwa 60 Min.

Dieser Inhalt gehört zum Leitfaden: Geschäfte in der EU umsatzsteuerlich abwickeln· Schritt 9 von 9· Letzter Schritt des Leitfadens

Fristen

Antrag: bis zum 30. September des Folgejahres
Binnen neun Monaten nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Vergütungsanspruch entstanden ist; für die Fristwahrung genügt der rechtzeitige Eingang beim BZSt (BZSt, Vorsteuervergütung an inländische Unternehmer)
Weiterleitung: Entscheidung des BZSt binnen 15 Tagen
Lehnt das BZSt die Weiterleitung ab, ergeht ein Bescheid, der durch Bereitstellung zum Datenabruf im BOP-Postfach bekannt gegeben wird (§ 18g Satz 4 UStG i. V. m. § 122a und § 87a Abs. 8 AO)
Eingangsbestätigung des Erstattungsstaats: nach vier Wochen nachfassen
Liegt vier Wochen nach der Weiterleitung keine Eingangsbestätigung vor, empfiehlt das BZSt, sich an die zuständige Behörde im Mitgliedstaat der Erstattung zu wenden
Eingangsbestätigung und Übermittlungsprotokoll: binnen 90 Tagen sichern
Beide Dokumente werden nach 90 Tagen automatisch aus dem BOP-Postfach gelöscht

Bereitzulegende Unterlagen

  • ELSTER-Zertifikat des Unternehmens oder BOP-Zugang des Bevollmächtigten
  • Steuernummer bzw. USt-IdNr. des Unternehmens
  • Alle Rechnungen mit ausländischer Umsatzsteuer, nach Mitgliedstaat der Erstattung sortiert
  • Gescannte Belege als PDF, JPG oder TIF, zusammen höchstens 5 MB
  • Bei vielen Rechnungen: eine CSV-Datei mit den Belegpositionen
  • Der Vergütungszeitraum und die selbst berechnete Steuer dafür
Zum Verfahren auf der amtlichen Seite

Zu diesem Verfahren gehört kein Formular: Der Link führt zur amtlichen Seite, die es beschreibt.

Was Ihnen diese Seite bietet

Den Leitfaden oben und den Link zur amtlichen Seite. ActioFin erstellt für diese Seite kein Dokument: Was Sie ausfüllen oder einreichen, geschieht über das amtliche Medium.

Wen es betrifft

  • Im Inland ansässige Unternehmer, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind und in einem anderen EU-Mitgliedstaat Umsatzsteuer gezahlt haben (§ 18g Satz 1 UStG)
  • Bevollmächtigte, die den Antrag für ein inländisches Unternehmen stellen — mit ELSTER-Zertifikat, oder ohne Sitz im Inland nach Registrierung im BOP
  • NICHT weitergeleitet wird nach Auskunft des BZSt der Antrag, wenn der Antragsteller im Vergütungszeitraum für Zwecke der Mehrwertsteuer nicht als Steuerpflichtiger anzusehen ist, die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) in Anspruch genommen hat, ausschließlich der Durchschnittssatzbesteuerung nach § 24 UStG unterlag oder ausschließlich steuerfreie Umsätze ausgeführt hat
  • NICHT für Umsatzsteuer aus Drittstaaten (Nicht-EU): die Vergütung ist dort direkt bei der ausländischen Erstattungsbehörde zu beantragen, auf deren eigenem Formular
  • NICHT der umgekehrte Fall: ein im Ausland ansässiges Unternehmen, das die in Deutschland gezahlte Umsatzsteuer zurückhaben will, folgt dem besonderen Verfahren nach § 18 Abs. 9 UStG und §§ 59 ff. UStDV — das BZSt führt dafür eigene Seiten für Unternehmer aus EU-Mitgliedstaaten und aus Drittstaaten
  • Umsatzsteuerliche Organschaften: vorher im jeweiligen Mitgliedstaat der Erstattung erkundigen, ob und inwiefern Organgesellschaften antragsberechtigt sind

Konkretes Beispiel

Die Messebau Lindner GmbH holt spanische Umsatzsteuer zurück

Die Messebau Lindner GmbH aus Leipzig, regelbesteuert und zum Vorsteuerabzug berechtigt, hat im Jahr 2025 für eine Messe in Valencia sieben Rechnungen spanischer Dienstleister erhalten, die zusammen 2.340 EUR spanische Umsatzsteuer ausweisen. Die Beträge sind illustrativ. Der Antrag geht elektronisch über das BOP an das BZSt (§ 18g Satz 1 UStG). Vergütungszeitraum ist das Kalenderjahr 2025, also gilt die Untergrenze von 50 EUR — sie ist deutlich überschritten. Die Frist endet am 30. September 2026; der Geschäftsführer meldet sich mit dem ELSTER-Zertifikat des Unternehmens im BOP an, wählt den Antrag auf Umsatzsteuervergütung inländischer Unternehmer im Ausland und erfasst JEDE der sieben Rechnungen einzeln — auch zwei Taxiquittungen, denn das Zusammenfassen von Kleinbetragsrechnungen ist nicht gestattet. Die Steuer für den Vergütungszeitraum berechnet er selbst (§ 18g Satz 2 UStG). Die gescannten Belege lädt er als PDF hoch, unter 5 MB. Der Antrag geht am 22. September ein — rechtzeitig, denn es zählt der Eingang beim BZSt. Eingangsbestätigung und Übermittlungsprotokoll speichert er lokal, weil sie nach 90 Tagen aus dem Postfach verschwinden. Das BZSt leitet weiter; ob und in welcher Höhe erstattet wird, entscheidet die spanische Behörde mit eigenem Bescheid.

Wie auszufüllen, Schritt für Schritt

  1. Prüfen Sie, dass Ihr Unternehmen im Vergütungszeitraum zum Vorsteuerabzug berechtigt war — Kleinunternehmer (§ 19 UStG), ausschließlich nach § 24 UStG pauschalierende oder ausschließlich steuerfrei leistende Unternehmer werden nicht weitergeleitet.
  2. Sammeln Sie alle Rechnungen mit ausländischer Umsatzsteuer, nach Mitgliedstaat der Erstattung getrennt, und prüfen Sie die Mindestbeträge: 400 EUR, bzw. 50 EUR, wenn der Vergütungszeitraum das Kalenderjahr oder der letzte Zeitraum des Kalenderjahres ist.
  3. Beschaffen Sie den Zugang zum BOP: ein vorhandenes ELSTER-Zertifikat genügt; sonst empfiehlt das BZSt die Registrierung in Mein ELSTER.
  4. Melden Sie sich im BOP an und wählen Sie den "Antrag auf Umsatzsteuervergütung inländischer Unternehmer im Ausland".
  5. Erfassen Sie jede Rechnung einzeln — direkt im Formular oder per Import einer CSV-Datei; das BOP-Formular fasst höchstens 1.000 Anlagepositionen, darüber hinaus steht die Massendatenschnittstelle ELMA5 zur Verfügung.
  6. Berechnen Sie die Steuer für den Vergütungszeitraum selbst, wie es § 18g Satz 2 UStG verlangt.
  7. Laden Sie die Belege als PDF-, JPG- oder TIF-Datei hoch, insgesamt nicht größer als 5 MB; das BZSt empfiehlt Schwarz-Weiß-Scans mit 200 dpi.
  8. Übermitteln Sie den Antrag spätestens am 30. September des Folgejahres und speichern Sie Eingangsbestätigung und Übermittlungsprotokoll sofort lokal.
  9. Verfolgen Sie danach das BOP-Postfach (möglicher Ablehnungsbescheid des BZSt) und die Eingangsbestätigung des Erstattungsstaats; fehlt sie nach vier Wochen, wenden Sie sich an dessen Behörde.

Gut zu wissen

  • Das BZSt ist nur die Durchgangsstelle: es prüft, ob der Antragsteller im Vergütungszeitraum zum Vorsteuerabzug berechtigt ist und ob Steuernummer bzw. USt-IdNr. ihm zugeordnet werden können. Alle weiteren Voraussetzungen prüft der Mitgliedstaat der Erstattung, der auch den Bescheid erlässt.
  • Ein Antrag kann beim BZSt nicht zurückgenommen werden — nur gegenüber dem Mitgliedstaat der Erstattung.
  • Der Ablehnungsbescheid des BZSt kommt nicht per Post, sondern zum Datenabruf; eine postalische Bekanntgabe gibt es nur auf Antrag zur Vermeidung unbilliger Härten, bis zum Widerruf (§ 18g Satz 5 UStG).
  • Im elektronischen Verfahren muss jeder Beleg einzeln aufgeführt werden; auch Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 EUR dürfen nicht nach Steuersatz und Kostenart zusammengefasst und aufgerechnet werden.
  • Nordirland: für Warenbezüge gilt weiterhin das EU-Verfahren; für Dienstleistungen gelten die Regeln für Drittstaaten, zuständig ist die Behörde des Vereinigten Königreichs.
  • Besonderheiten einzelner Mitgliedstaaten klärt man beim Mitgliedstaat der Erstattung; das BZSt verweist dafür auf die Kontaktliste der nationalen Finanzbehörden.

Häufige Fehler

  • Den Antrag direkt beim ausländischen Mitgliedstaat stellen wollen. Innerhalb der EU übermittelt ihn der inländische Unternehmer an das BZSt (§ 18g Satz 1 UStG), das ihn weiterleitet.
  • Den Antrag auf Papier schicken. Papieranträge sind nicht zulässig und werden abgelehnt.
  • Die Frist mit dem Jahresende verwechseln. Sie endet am 30. September des Folgejahres.
  • Kleine Belege zusammenfassen. Jeder Beleg muss einzeln aufgeführt werden.
  • Kleinbeträge unter der Schwelle einreichen: die beantragte Vergütung muss mindestens 400 EUR betragen, im Jahres- oder letzten Zeitraum des Jahres mindestens 50 EUR.
  • Eingangsbestätigung und Übermittlungsprotokoll im Postfach liegen lassen. Sie werden nach 90 Tagen gelöscht.
  • Beim BZSt nach dem Stand der Erstattung fragen. Nach der Weiterleitung ist der Mitgliedstaat der Erstattung zuständig.
  • Den Antrag für Umsatzsteuer aus einem Drittstaat über das BOP stellen wollen. Dort wird direkt bei der ausländischen Behörde beantragt.

Häufige Fragen

Bis wann muss der Antrag gestellt sein?

Binnen neun Monaten nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Vergütungsanspruch entstanden ist, also bis zum 30. September. Für die Einhaltung der Frist genügt der rechtzeitige Eingang beim BZSt.

Gibt es einen Mindestbetrag?

Ja. Die beantragte Vergütung muss mindestens 400 EUR oder einen entsprechend in Landeswährung umgerechneten Wert betragen. Ist der Vergütungszeitraum das Kalenderjahr oder der letzte Zeitraum des Kalenderjahres, genügen 50 EUR.

Wer entscheidet über die Erstattung?

Der Mitgliedstaat der Erstattung. Das BZSt entscheidet binnen 15 Tagen nur über die Weiterleitung; lehnt es sie ab, ergeht ein Bescheid im BOP-Postfach (§ 18g Satz 4 UStG).

Kann ich meinen Antrag zurücknehmen?

Nicht beim BZSt. Die Rücknahme ist nur gegenüber dem Mitgliedstaat der Erstattung möglich.

Ich bin Kleinunternehmer — kann ich ausländische Umsatzsteuer zurückholen?

Nach Auskunft des BZSt wird der Antrag nicht an den Mitgliedstaat der Erstattung weitergeleitet, wenn der Antragsteller im Vergütungszeitraum die Steuerbefreiung für Kleinunternehmen (§ 19 UStG) in Anspruch genommen hat.

Mein Unternehmen sitzt in Frankreich und hat deutsche Umsatzsteuer gezahlt — ist das mein Verfahren?

Nein. Diese Fiche betrifft im Inland ansässige Unternehmer. Die Vergütung an im Ausland ansässige Unternehmer folgt dem besonderen Verfahren nach § 18 Abs. 9 UStG und §§ 59 ff. UStDV; das BZSt beschreibt es auf seiner Seite für Unternehmer aus EU-Mitgliedstaaten.

Weiterführend

Die zugehörigen Beträge berechnen

Dieses Formular verstehen: der zugehörige Kurs

Verwandte Formulare

Amtliche Quellen

Auf Englisch lesen

Dieses Thema in anderen Ländern

Jedes Land wendet sein eigenes Recht an: Diese Seiten sind in seiner Sprache verfasst und auf seinen amtlichen Quellen gelesen.

Anleitung und Dokument dienen ausschließlich der Information und stellen keine Rechts- oder Steuerberatung im Sinne des Steuerberatungsgesetzes dar. Maßgeblich ist allein die Entscheidung der empfangenden Behörde; prüfen Sie deren Anforderungen und lassen Sie sich im Zweifel beraten.