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Umsatzsteuererklärung

Die Umsatzsteuererklärung rechnet das ganze Kalenderjahr ab: Sie berechnen darin die zu entrichtende Steuer oder den Überschuss zu Ihren Gunsten selbst, weshalb sie eine Steueranmeldung ist (§ 18 Abs. 3 UStG). Sie ersetzt die Voranmeldungen nicht, sie schließt sie ab — und der Unterschiedsbetrag zugunsten des Finanzamts wird einen Monat nach Eingang der Erklärung fällig (§ 18 Abs. 4 UStG).

Aktuell für 2026 — geprüft am 22. September 2026Amtliches Verfahren, ohne VordruckAnleitung: etwa 45 Min.

Dieser Inhalt gehört zum Leitfaden: Die Umsatzsteuer anmelden und abführen· Schritt 10 von 10· Letzter Schritt des Leitfadens

Fristen

Sieben Monate nach Ablauf des Kalenderjahres
Allgemeine Frist für Steuererklärungen, die sich auf ein Kalenderjahr beziehen (§ 149 Abs. 2 Satz 1 AO)
Letzter Tag des Monats Februar des zweiten Folgejahres mit steuerberatender Person
§ 149 Abs. 3 AO — das Finanzamt kann die Erklärung im Einzelfall vorab anfordern (§ 149 Abs. 4 AO)
Ein Monat nach Ablauf eines KÜRZEREN Besteuerungszeitraums
In den Fällen des § 16 Abs. 3 und 4 UStG — also bei Beginn oder Ende der Tätigkeit im Jahr (§ 18 Abs. 3 Satz 2 UStG)
Ein Monat nach Eingang der Erklärung: Fälligkeit der Abschlusszahlung
Nur für den Unterschiedsbetrag zugunsten des Finanzamts (§ 18 Abs. 4 Satz 1 UStG)

Bereitzulegende Unterlagen

  • ELSTER-Zugang mit Zertifikat oder ELSTER-Unternehmenskonto
  • Steuernummer des Unternehmens beim zuständigen Finanzamt
  • Bemessungsgrundlagen der steuerpflichtigen Jahresumsätze, getrennt nach Steuersatz
  • Summe der abziehbaren Vorsteuerbeträge des Jahres
  • Summe der im Jahr geleisteten Vorauszahlungen
  • Aufstellung der Umsätze, für die Sie als Leistungsempfänger Steuer schulden
Zum Verfahren auf der amtlichen Seite

Zu diesem Verfahren gehört kein Formular: Der Link führt zur amtlichen Seite, die es beschreibt.

Was Ihnen diese Seite bietet

Den Leitfaden oben und den Link zur amtlichen Seite. ActioFin erstellt für diese Seite kein Dokument: Was Sie ausfüllen oder einreichen, geschieht über das amtliche Medium.

Wen es betrifft

  • Jeder Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes, auch wenn er unterjährig keine einzige Voranmeldung abzugeben hatte
  • Wer nur einen kürzeren Besteuerungszeitraum hatte, etwa weil die Tätigkeit im Laufe des Jahres begonnen oder geendet hat (§ 16 Abs. 3 und 4 UStG)
  • Wer ausschließlich Steuer als Leistungsempfänger nach § 13b Abs. 5 UStG oder nach § 25b Abs. 2 UStG schuldet (§ 18 Abs. 4a UStG)
  • Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind ausgenommen: die Erklärungspflichten des § 18 Abs. 1 bis 4 UStG finden auf sie keine Anwendung — solange das Finanzamt sie nicht zur Abgabe auffordert

Konkretes Beispiel

Jonas Weidner, Fahrradwerkstatt in Bremen, schließt sein Jahr 2025 ab

Über das Jahr hat er in seinen Voranmeldungen insgesamt 9 600 Euro vorausgezahlt. Die Jahreserklärung ergibt eine Steuer von 10 450 Euro, weil er eine im Dezember vereinnahmte Anzahlung in der Dezember-Voranmeldung versehentlich nicht erfasst hatte und sie jetzt nachholt — richtig wäre die Erfassung schon im Dezember gewesen (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Der Unterschiedsbetrag zugunsten des Finanzamts beträgt 10 450 − 9 600 = 850 Euro. Er wird nicht mit Abgabe fällig, sondern einen Monat nach Eingang der Erklärung beim Finanzamt (§ 18 Abs. 4 Satz 1 UStG) — reicht Jonas am 12. Mai 2026 ein, ist der 12. Juni 2026 der Stichtag. Hätte die Erklärung einen Überschuss zu seinen Gunsten ergeben, gälte diese Frist nicht: sie betrifft ausdrücklich nur den Betrag zugunsten des Finanzamts.

Wie auszufüllen, Schritt für Schritt

  1. Stellen Sie fest, welcher Besteuerungszeitraum gilt: das Kalenderjahr, oder ein kürzerer Zeitraum, wenn die Tätigkeit im Jahr begonnen oder geendet hat (§ 16 Abs. 3 und 4 UStG).
  2. Melden Sie sich in Mein ELSTER an und wählen Sie „Umsatzsteuererklärung“ sowie das Kalenderjahr aus.
  3. Tragen Sie die Bemessungsgrundlagen der steuerpflichtigen Umsätze des ganzen Jahres ein, getrennt nach Steuersatz.
  4. Erfassen Sie die abziehbaren Vorsteuerbeträge des Jahres und die Umsätze, für die Sie als Leistungsempfänger Steuer schulden.
  5. Berechnen Sie die zu entrichtende Steuer oder den Überschuss selbst — das ist der Kern der Steueranmeldung nach § 18 Abs. 3 Satz 1 UStG.
  6. Stellen Sie die Summe Ihrer Vorauszahlungen gegenüber und prüfen Sie den Unterschiedsbetrag, bevor Sie übermitteln.
  7. Übermitteln Sie die Erklärung authentifiziert und merken Sie sich das Eingangsdatum vor: daran hängt die Fälligkeit der Abschlusszahlung.

Gut zu wissen

  • Die Jahreserklärung ist eine STEUERANMELDUNG, keine bloße Meldung: Sie berechnen die Steuer selbst, und sie wirkt wie eine Festsetzung, solange das Finanzamt nicht abweichend festsetzt.
  • Weicht das Finanzamt von Ihrer Anmeldung ab oder setzt es die Steuer fest, weil die Anmeldung unterblieben ist, wird der Unterschiedsbetrag einen Monat nach Bekanntgabe des Steuerbescheids fällig (§ 18 Abs. 4 Satz 2 UStG).
  • Rückständige Vorauszahlungen bleiben unabhängig davon fällig: § 18 Abs. 4 Satz 3 UStG stellt das ausdrücklich klar. Die Jahreserklärung heilt keinen versäumten Voranmeldungstermin.
  • Auf Antrag kann das Finanzamt zur Vermeidung unbilliger Härten auf die elektronische Übermittlung verzichten; dann ist die Steueranmeldung nach amtlich vorgeschriebenem Vordruck abzugeben und EIGENHÄNDIG zu unterschreiben (§ 18 Abs. 3 Satz 3 UStG) — anders als bei der Voranmeldung, wo das Gesetz keine eigenhändige Unterschrift verlangt.
  • ELSTER stellt das Formular auch für das laufende Jahr bereit. Das ist kein Versehen: ein kürzerer Besteuerungszeitraum nach § 16 Abs. 3 UStG wird innerhalb eines Monats nach seinem Ablauf erklärt, also mitten im Jahr.

Häufige Fehler

  • Die Abschlusszahlung mit Abgabe der Erklärung überweisen und sie für erledigt halten, ohne das Eingangsdatum festzuhalten. Die Frist läuft ab dem EINGANG beim Finanzamt, nicht ab dem Datum der Erklärung (§ 18 Abs. 4 Satz 1 UStG).
  • Annehmen, wer unterjährig von der Voranmeldung befreit war, sei auch von der Jahreserklärung befreit. Die Befreiung des § 18 Abs. 2 UStG betrifft die Voranmeldungen und die Vorauszahlungen, nicht die Erklärung nach Absatz 3.
  • Bei Betriebsaufgabe auf das Jahresende warten. Endet die Tätigkeit im Laufe des Jahres, ist die Erklärung binnen EINES MONATS nach Ablauf des kürzeren Besteuerungszeitraums zu übermitteln (§ 18 Abs. 3 Satz 2 UStG).
  • Die Papierfassung ohne eigenhändige Unterschrift einreichen. Im Härtefall verlangt § 18 Abs. 3 Satz 3 UStG sie ausdrücklich.
  • Glauben, ein Erstattungsanspruch werde ebenfalls erst einen Monat nach Eingang fällig. Die Monatsfrist des § 18 Abs. 4 Satz 1 UStG gilt dem Wortlaut nach nur für den Unterschiedsbetrag ZUGUNSTEN DES FINANZAMTS.

Häufige Fragen

Ersetzt die Jahreserklärung die Voranmeldungen?

Nein. § 18 Abs. 3 UStG stellt die Erklärung für das Kalenderjahr NEBEN die Voranmeldungen der Absätze 1 und 2; sie rechnet sie ab. Rückständige Vorauszahlungen bleiben eigenständig fällig (§ 18 Abs. 4 Satz 3 UStG).

Wann muss ich die Abschlusszahlung leisten?

Einen Monat nach Eingang der Steueranmeldung beim Finanzamt, wenn die Jahresberechnung von der Summe der Vorauszahlungen zu Ihren Lasten abweicht (§ 18 Abs. 4 Satz 1 UStG). Setzt das Finanzamt abweichend fest, läuft die Monatsfrist ab Bekanntgabe des Bescheids (Satz 2).

Bis wann ist die Erklärung abzugeben?

Spätestens sieben Monate nach Ablauf des Kalenderjahres (§ 149 Abs. 2 Satz 1 AO); ist eine steuerberatende Person beauftragt, bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten auf den Besteuerungszeitraum folgenden Kalenderjahres (§ 149 Abs. 3 AO).

Muss ich eine Erklärung abgeben, wenn ich Kleinunternehmer bin?

Die Erklärungspflichten des § 18 Abs. 1 bis 4 UStG finden auf Kleinunternehmer keine Anwendung (§ 19 Abs. 1 Satz 2 UStG). Unberührt bleibt § 149 Abs. 1 Satz 2 AO: wer vom Finanzamt zur Abgabe aufgefordert wird, ist verpflichtet.

Ich habe den Betrieb im Juni aufgegeben — welches Jahr wähle ich?

Das laufende Jahr. In den Fällen des § 16 Abs. 3 und 4 UStG ist die Steueranmeldung binnen eines Monats nach Ablauf des kürzeren Besteuerungszeitraums zu übermitteln (§ 18 Abs. 3 Satz 2 UStG), und ELSTER bietet das laufende Kalenderjahr genau dafür an.

Weiterführend

Die zugehörigen Beträge berechnen

Dieses Formular verstehen: der zugehörige Kurs

Verwandte Formulare

Amtliche Quellen

Auf Englisch lesen

Anleitung und Dokument dienen ausschließlich der Information und stellen keine Rechts- oder Steuerberatung im Sinne des Steuerberatungsgesetzes dar. Maßgeblich ist allein die Entscheidung der empfangenden Behörde; prüfen Sie deren Anforderungen und lassen Sie sich im Zweifel beraten.