Aide-memoire DPAE URSSAF — Declaration prealable embauche

La DPAE doit être transmise au plus tôt 8 jours calendaires avant la date d'embauche et au plus tard dans l'instant précédant la prise de poste effective (article L1221-10 du Code du travail). Un récépissé horodaté est retourné par l'URSSAF : c'est votre preuve légale. Aucune tolérance n'existe sur ce délai, même pour un CDD d'un jour ou un contrat saisonnier.

Connectez-vous sur net-entreprises.fr avec vos identifiants employeur (SIRET + mot de passe). Sélectionnez « DPAE », renseignez les informations de l'établissement (SIRET, adresse), puis les données du salarié (nom, prénom, date de naissance, numéro de Sécurité sociale si disponible, date et heure d'embauche, nature du contrat). L'URSSAF retourne immédiatement un accusé de réception électronique à conserver. La voie dématérialisée est obligatoire pour les employeurs ayant effectué 50 DPAE ou plus l'année précédente.

La DPAE doit comporter : la dénomination et le numéro SIRET de l'employeur, l'adresse de l'établissement d'accueil, les nom, prénom, date et lieu de naissance du salarié, son numéro de Sécurité sociale (ou à défaut son lieu de naissance pour ouvrir une demande d'immatriculation), la date et l'heure d'embauche, le type de contrat (CDI, CDD, intérim…) et la durée prévisible pour les CDD. Le service médical du travail est informé automatiquement pour déclencher la visite médicale d'embauche.

L'absence de DPAE constitue le délit de travail dissimulé (art. L8221-5 Code du travail), passible de 3 ans d'emprisonnement et 45 000 € d'amende pour une personne physique (225 000 € pour une personne morale, art. L8224-1). Sur le plan social, l'URSSAF peut appliquer un redressement forfaitaire égal à 25 % du plafond annuel de la Sécurité sociale par salarié non déclaré. Des sanctions accessoires s'ajoutent : exclusion des aides publiques, interdiction de gérer, saisie des biens.

Oui pour les extras et saisonniers : tout contrat de travail, quelle que soit sa durée (même 1 heure), impose une DPAE avant la prise de poste. Les employeurs du secteur HCR (hôtels, cafés, restaurants) peuvent recourir au registre unique du personnel simplifié associé à la TESE ou au CEA, mais la DPAE reste exigible. Les stagiaires (convention de stage) ne sont pas des salariés et sont donc dispensés de DPAE. Les travailleurs indépendants (micro-entrepreneurs, prestataires) ne sont pas concernés.

Le récépissé de DPAE (accusé de réception horodaté de l'URSSAF) doit être conservé au minimum 5 ans, durée couvrant la prescription URSSAF étendue en cas de dissimulation (art. L244-3 CSS). Pour une couverture pénale complète, la durée recommandée est de 6 ans : c'est le délai de prescription applicable aux délits depuis la loi n°2017-242 du 27 février 2017 (art. 8 Code de procédure pénale), dont relève le délit de travail dissimulé. Conservez-le dans le dossier individuel du salarié ou dans votre système d'archivage sécurisé, avec la date et l'heure d'envoi.