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Fragebogen steuerliche Erfassung: Kapitalgesellschaft

Steuerpflichtige, die nicht natürliche Personen sind, haben dem zuständigen Finanzamt UND den für die Erhebung der Realsteuern zuständigen Gemeinden die Umstände anzuzeigen, die für die steuerliche Erfassung von Bedeutung sind — insbesondere die GRÜNDUNG, den ERWERB DER RECHTSFÄHIGKEIT, die Änderung der Rechtsform, die Verlegung der Geschäftsleitung oder des Sitzes und die Auflösung (§ 137 Abs. 1 AO). Die Mitteilungen sind innerhalb EINES MONATS seit dem meldepflichtigen Ereignis zu erstatten (§ 137 Abs. 2 AO). Die weiteren Auskünfte über die für die Besteuerung erheblichen rechtlichen und tatsächlichen Verhältnisse — das ist der Fragebogen — sind nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmte Schnittstelle zu übermitteln (§ 138 Abs. 1b Sätze 1, 2 und 4 AO).

Aktuell für 2024 — geprüft am 3. Oktober 2026Amtliches Verfahren, ohne VordruckAnleitung: etwa 45 Min.

Dieser Inhalt gehört zum Leitfaden: Ein Unternehmen gründen und anmelden· Schritt 9 von 10· Nächster Schritt: Handelsregisterauszug abrufen — aktueller, chronologischer, historischer Abdruck

Fristen

Ein Monat seit dem meldepflichtigen Ereignis
§ 137 Abs. 2 AO — und § 138 Abs. 4 AO setzt für die Mitteilungen nach § 138 Abs. 1, 1a und 1b dieselbe Monatsfrist
Die Frist läuft AB DER GRÜNDUNG, nicht erst ab der Eintragung
§ 137 Abs. 1 AO nennt die Gründung UND den Erwerb der Rechtsfähigkeit als zwei eigene anzeigepflichtige Umstände
Bei Rechtsformwechsel, Sitzverlegung oder Auflösung: erneut ein Monat
Dieselben beiden Absätze, weil § 137 Abs. 1 AO auch diese Ereignisse aufzählt

Bereitzulegende Unterlagen

  • ELSTER-Zugang mit Zertifikat oder ELSTER-Unternehmenskonto
  • Gesellschaftsvertrag beziehungsweise Satzung und notarielle Urkunde
  • Datum der Gründung und, sobald vorhanden, der Eintragung ins Handelsregister
  • Handelsregisternummer und Registergericht
  • Gesellschafterliste sowie Angaben zu den Geschäftsführern
  • Sitz und Ort der Geschäftsleitung
  • Schätzung von Umsatz und Ertrag für das Gründungsjahr und das Folgejahr
  • Bankverbindung und gegebenenfalls Vollmacht für den steuerlichen Berater
Zum Verfahren auf der amtlichen Seite

Zu diesem Verfahren gehört kein Formular: Der Link führt zur amtlichen Seite, die es beschreibt.

Was Ihnen diese Seite bietet

Den Leitfaden oben und den Link zur amtlichen Seite. ActioFin erstellt für diese Seite kein Dokument: Was Sie ausfüllen oder einreichen, geschieht über das amtliche Medium.

Wen es betrifft

  • Jede in Gründung befindliche oder gegründete Kapitalgesellschaft — GmbH, UG (haftungsbeschränkt), AG — als Steuerpflichtige, die keine natürliche Person ist (§ 137 Abs. 1 AO)
  • Genossenschaften, die das ELSTER-Formular ausdrücklich mit umfasst
  • Gesellschaften, deren RECHTSFORM sich ändert, deren Geschäftsleitung oder Sitz verlegt wird oder die aufgelöst werden: § 137 Abs. 1 AO nennt diese Ereignisse gleichrangig neben der Gründung
  • Alle genannten Gesellschaften ZUSÄTZLICH gegenüber den für die Realsteuern zuständigen Gemeinden — § 137 Abs. 1 AO nennt Finanzamt und Gemeinden nebeneinander, nicht alternativ
  • Nicht über dieses Formular: Einzelunternehmen und Personengesellschaften, für die ELSTER eigene Fragebögen führt
  • Wer daneben einen gewerblichen Betrieb oder eine Betriebstätte eröffnet, hat dies außerdem der Gemeinde nach § 138 Abs. 1 Satz 1 AO mitzuteilen; die Gemeinde unterrichtet unverzüglich das zuständige Finanzamt

Konkretes Beispiel

Die Nordlicht Gerüstbau GmbH wird am 4. Mai 2026 notariell gegründet

Der Gesellschaftsvertrag wird am 4. Mai 2026 beurkundet; die Eintragung im Handelsregister erfolgt erst am 19. Juni 2026. Die Geschäftsführerin Miriam Sander geht davon aus, dass die steuerliche Erfassung erst mit der Eintragung beginnt. Der Wortlaut sagt etwas anderes: § 137 Abs. 1 AO nennt die GRÜNDUNG und den ERWERB DER RECHTSFÄHIGKEIT als zwei getrennte anzeigepflichtige Umstände, und nach § 137 Abs. 2 AO ist jede Mitteilung innerhalb eines Monats seit dem meldepflichtigen Ereignis zu erstatten. Für die Gründung läuft die Monatsfrist also ab dem 4. Mai, nicht ab dem 19. Juni. Miriam übermittelt den Fragebogen über Mein ELSTER — die Auskünfte über die für die Besteuerung erheblichen rechtlichen und tatsächlichen Verhältnisse sind nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmte Schnittstelle zu übermitteln (§ 138 Abs. 1b Satz 2 AO). Weil die GmbH zugleich einen gewerblichen Betrieb eröffnet, geht die Mitteilung nach § 138 Abs. 1 Satz 1 AO außerdem an die GEMEINDE, die ihrerseits unverzüglich das zuständige Finanzamt unterrichtet; und § 137 Abs. 1 AO verlangt die Anzeige ohnehin gegenüber Finanzamt UND den für die Realsteuern zuständigen Gemeinden. Aus den Angaben im Fragebogen leitet das Finanzamt anschließend ab, ob die Umsatzsteuer-Voranmeldungen monatlich oder vierteljährlich abzugeben sind: bei Aufnahme der Tätigkeit ist nach § 18 Abs. 2 Satz 4 UStG im laufenden und folgenden Kalenderjahr der Kalendermonat Voranmeldungszeitraum, wobei für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 die abweichende Regel des § 18 Abs. 2 Satz 6 UStG gilt.

Wie auszufüllen, Schritt für Schritt

  1. Halten Sie das auslösende Ereignis und sein Datum fest: Gründung, Erwerb der Rechtsfähigkeit, Rechtsformwechsel, Sitzverlegung oder Auflösung (§ 137 Abs. 1 AO) — davon läuft die Monatsfrist.
  2. Legen Sie die Gesellschaftsunterlagen bereit: Gesellschaftsvertrag beziehungsweise Satzung, notarielle Urkunde, Handelsregisternummer sobald vorhanden, Gesellschafterliste.
  3. Melden Sie sich in Mein ELSTER an und wählen Sie „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Gründung einer Kapitalgesellschaft beziehungsweise Genossenschaft“.
  4. Tragen Sie Sitz und Ort der Geschäftsleitung ein — sie bestimmen die Zuständigkeit, und ihre Verlegung ist nach § 137 Abs. 1 AO selbst wieder anzeigepflichtig.
  5. Schätzen Sie die Umsätze und Erträge des Gründungsjahres und des Folgejahres; aus diesen Angaben leitet das Finanzamt die Vorauszahlungen ab.
  6. Prüfen Sie die umsatzsteuerlichen Angaben besonders sorgfältig: Voranmeldungszeitraum, Soll- oder Istversteuerung, etwaige Organschaft.
  7. Geben Sie die Bankverbindung und eine etwaige Vollmacht für den steuerlichen Berater an.
  8. Übermitteln Sie den Fragebogen elektronisch (§ 138 Abs. 1b Satz 2 AO); nur auf Antrag kann das Finanzamt zur Vermeidung unbilliger Härten darauf verzichten, und dann ist der amtliche Vordruck zu verwenden (Satz 3).
  9. Erstatten Sie die Mitteilung auch gegenüber der für die Realsteuern zuständigen GEMEINDE (§ 137 Abs. 1 AO) und, bei Eröffnung eines gewerblichen Betriebs, nach § 138 Abs. 1 Satz 1 AO.

Gut zu wissen

  • Die Anzeige geht an ZWEI Stellen. § 137 Abs. 1 AO nennt das nach § 20 AO zuständige Finanzamt und die für die Erhebung der Realsteuern zuständigen Gemeinden nebeneinander.
  • Die Aufzählung in § 137 Abs. 1 AO ist ausdrücklich nicht abschließend: anzuzeigen sind „die Umstände, die für die steuerliche Erfassung von Bedeutung sind“, und die genannten Ereignisse stehen nur als Beispiele („insbesondere“).
  • Der Fragebogen ist rechtlich kein eigenes Verfahren, sondern die Erfüllung der Auskunftspflicht des § 138 Abs. 1b AO; Satz 4 erstreckt sie ausdrücklich auf Steuerpflichtige im Sinne des § 137 AO, die nicht schon nach § 138 Abs. 1 AO anzeigepflichtig sind.
  • Die elektronische Übermittlung ist die Regel, der Papiervordruck die Ausnahme — und diese Ausnahme setzt einen ANTRAG und die Vermeidung unbilliger Härten voraus (§ 138 Abs. 1b Satz 3 AO).
  • Das Bundesministerium der Finanzen kann durch ein im Bundessteuerblatt zu veröffentlichendes Schreiben Ausnahmen von der Anzeige- und Auskunftspflicht bestimmen, soweit die Tätigkeit keine oder nur geringfügige steuerliche Auswirkung hat (§ 138 Abs. 1c AO).
  • Die Gemeinde unterrichtet UNVERZÜGLICH das zuständige Finanzamt vom Inhalt der Mitteilung nach § 138 Abs. 1 Satz 1 AO — die beiden Wege laufen zusammen, ersetzen einander aber nicht.
  • Aus den Angaben zum erwarteten Umsatz folgt der Voranmeldungszeitraum: das Kalendervierteljahr ist der gesetzliche Regelfall (§ 18 Abs. 2 Satz 1 UStG), der Kalendermonat greift bei mehr als 9 000 Euro Vorjahressteuer (Satz 2) und bei Aufnahme der Tätigkeit nach Satz 4, für 2021 bis 2026 modifiziert durch Satz 6.

Häufige Fehler

  • Bis zur Eintragung im Handelsregister warten. § 137 Abs. 1 AO nennt die GRÜNDUNG als eigenen anzeigepflichtigen Umstand neben dem Erwerb der Rechtsfähigkeit, und die Monatsfrist des Absatzes 2 knüpft an das jeweilige Ereignis an.
  • Nur das Finanzamt informieren. Die Anzeige ist auch den für die Erhebung der Realsteuern zuständigen Gemeinden zu erstatten (§ 137 Abs. 1 AO).
  • Den Fragebogen für Einzelunternehmen verwenden. ELSTER führt getrennte Fragebögen für Einzelunternehmen, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften; die abgefragten Verhältnisse unterscheiden sich.
  • Einen Rechtsformwechsel oder eine Sitzverlegung für nicht anzeigepflichtig halten. Beide sind in § 137 Abs. 1 AO ausdrücklich aufgezählt, und jedes Ereignis löst die Monatsfrist erneut aus.
  • Die Umsatzschätzung beliebig niedrig ansetzen, um Vorauszahlungen zu vermeiden. Sie steuert den Voranmeldungszeitraum und die Vorauszahlungen; eine zu niedrige Schätzung verlagert die Last nur auf die Nachzahlung.
  • Auf Papier einreichen, ohne den Härtefallantrag zu stellen. Die Auskünfte sind nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmte Schnittstelle zu übermitteln (§ 138 Abs. 1b Satz 2 AO); der Vordruck kommt nur nach einem stattgegebenen Antrag in Betracht (Satz 3).
  • Die Auflösung nicht anzeigen. Sie steht in derselben Aufzählung wie die Gründung (§ 137 Abs. 1 AO).

Häufige Fragen

Ab wann läuft die Frist — ab der Beurkundung oder ab der Eintragung?

Beide Ereignisse sind eigenständig anzeigepflichtig: § 137 Abs. 1 AO nennt die Gründung und den Erwerb der Rechtsfähigkeit getrennt, und nach § 137 Abs. 2 AO sind die Mitteilungen innerhalb eines Monats seit dem jeweiligen meldepflichtigen Ereignis zu erstatten.

An wen muss ich die Anzeige richten?

An das nach § 20 AO zuständige Finanzamt UND an die für die Erhebung der Realsteuern zuständigen Gemeinden (§ 137 Abs. 1 AO). Wer daneben einen gewerblichen Betrieb oder eine Betriebstätte eröffnet, teilt dies zusätzlich der Gemeinde nach § 138 Abs. 1 Satz 1 AO mit, die unverzüglich das Finanzamt unterrichtet.

Muss der Fragebogen elektronisch übermittelt werden?

Ja. Die Auskünfte über die für die Besteuerung erheblichen rechtlichen und tatsächlichen Verhältnisse sind nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmte Schnittstelle zu übermitteln (§ 138 Abs. 1b Satz 2 AO). Auf Antrag kann das Finanzamt zur Vermeidung unbilliger Härten darauf verzichten; dann ist der amtlich vorgeschriebene Vordruck zu verwenden (Satz 3).

Welche Ereignisse lösen die Anzeigepflicht außer der Gründung aus?

§ 137 Abs. 1 AO nennt insbesondere den Erwerb der Rechtsfähigkeit, die Änderung der Rechtsform, die Verlegung der Geschäftsleitung oder des Sitzes und die Auflösung. Die Aufzählung ist durch das Wort „insbesondere“ offen: anzuzeigen sind alle Umstände, die für die steuerliche Erfassung von Bedeutung sind.

Wird meine Gesellschaft monatlich oder vierteljährlich voranmelden müssen?

Voranmeldungszeitraum ist grundsätzlich das Kalendervierteljahr; der Kalendermonat gilt, wenn die Steuer des Vorjahres mehr als 9 000 Euro betrug (§ 18 Abs. 2 Sätze 1 und 2 UStG). Bei Aufnahme der Tätigkeit ist im laufenden und folgenden Kalenderjahr der Kalendermonat Voranmeldungszeitraum (Satz 4), wobei für die Besteuerungszeiträume 2021 bis 2026 die abweichende Regel des Satzes 6 gilt.

Gilt dieselbe Monatsfrist auch für die Auskünfte des Fragebogens?

Ja. Mitteilungen nach den Absätzen 1, 1a und 1b des § 138 AO sind innerhalb eines Monats nach dem meldepflichtigen Ereignis zu erstatten (§ 138 Abs. 4 AO); für die Anzeigen nach § 137 AO gilt dieselbe Frist aus § 137 Abs. 2 AO.

Weiterführend

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Amtliche Quellen

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