Registre unique du personnel — Modèle conforme L1221-13
Registre unique du personnel (RUP) obligatoire L1221-13 Code du travail dès le 1er salarié. Mentions identité, dates, fonctions, contrat.
Qui est obligé de tenir un registre unique du personnel en 2026 ?
Tout employeur ayant au moins 1 salarié, quelle que soit la taille de l'entreprise ou le secteur d'activité, doit ouvrir un RUP dès la première embauche (art. L. 1221-13 C. trav.). Cette obligation s'applique aux associations, professions libérales, artisans et commerçants, sans exception de forme juridique.
Source : Légifrance — Art. L. 1221-13 Code du travail : obligation de tenir le registre unique du personnel · mise à jour 2026
À propos de ce formulaire
Le registre unique du personnel (RUP) est obligatoire dans tout établissement dès l'embauche du 1er salarié, conformément aux articles L. 1221-13 et D. 1221-23 du Code du travail. Chaque salarié y figure dans l'ordre chronologique d'embauche avec sept mentions obligatoires : identité complète, nationalité, date de naissance, sexe, emploi et qualification, dates d'entrée et de sortie, type de contrat. Le registre doit être conservé pendant 5 ans après le départ du salarié concerné (D. 1221-26) et présenté sans délai à l'inspection du travail sur simple demande. L'absence de tenue ou les omissions de mentions constituent une contravention de 4e classe (art. R. 1227-4 C. trav.) : 750 EUR d'amende par salarié concerné, 1 500 EUR en récidive dans l'année.
Exemple concret
Un cabinet d'infirmiers libéraux (SELARL, 4 salariés en CDI + 1 apprenti) tient son RUP sur un tableur Excel partagé en interne. Lors d'un contrôle de l'inspection du travail en janvier 2026, l'inspecteur constate : (1) la date de sortie d'une salariée en CDD partie en mars 2025 est absente, (2) la nationalité d'un salarié franco-algérien n'est pas renseignée. Résultat : 2 contraventions de 4e classe (art. R. 1227-4 C. trav.), soit 2 × 750 EUR = 1 500 EUR d'amendes, plus mise en demeure de régulariser sous 8 jours. La SELARL numérise ensuite son RUP sous un logiciel RH avec journal des modifications horodaté, ce qui résout la problématique de traçabilité pour les contrôles futurs.
Comment remplir le formulaire
- Ouvrez le modèle RUP (papier ou tableur sécurisé) et créez une ligne par salarié dans l'ordre chronologique d'embauche, sans sauter de ligne ni numéroter a posteriori — la chronologie est un élément de preuve en cas de contrôle.
- Renseignez immédiatement à l'embauche les sept mentions obligatoires : nom et prénom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, type de contrat. Pour un salarié étranger hors UE/EEE, copiez le type et le numéro de son titre de travail et consignez sa date d'expiration pour anticiper le renouvellement.
- Complétez la date de sortie le jour même du départ effectif du salarié (fin de CDD, rupture conventionnelle, démission, licenciement) — ne laissez jamais une ligne sans date de sortie pour un salarié parti, c'est la principale anomalie relevée lors des contrôles.
- Conservez le registre dans l'établissement concerné, accessible sur place sans délai. En cas de multi-sites, chaque établissement tient son propre RUP — un registre centralisé au siège ne satisfait pas l'obligation légale pour les établissements distincts.
- Archivez chaque ligne pendant 5 ans à compter du départ du salarié concerné (art. D. 1221-26). Si vous passez au format numérique, exportez une version PDF horodatée et signée électroniquement pour garantir l'intégrité à des fins d'archivage légal.
Bon à savoir
- Piège multi-sites : un registre unique du personnel est exigé par établissement, pas par entreprise. Un employeur exploitant 3 boutiques doit tenir 3 RUP distincts, chacun conservé dans l'établissement correspondant — le regroupement au siège expose chaque établissement à une contravention distincte.
- Seuil sanctions : l'amende de 750 EUR s'applique par salarié non inscrit ou avec mentions incomplètes (art. R. 1227-4 C. trav.). Sur un effectif de 10 salariés, l'exposition maximale atteint 7 500 EUR en première infraction et 15 000 EUR en récidive dans l'année.
- Ressortissants étrangers hors UE/EEE : l'omission du titre de travail (type, numéro, date d'expiration) dans le RUP constitue à elle seule une infraction distincte, cumulable avec d'éventuelles sanctions pour emploi d'étranger sans titre. Vérifiez le titre à chaque renouvellement et mettez le registre à jour immédiatement.
Questions fréquentes
Qui est obligé de tenir un registre unique du personnel en 2026 ?
Tout employeur ayant au moins 1 salarié, quelle que soit la taille de l'entreprise ou le secteur d'activité, doit ouvrir un RUP dès la première embauche (art. L. 1221-13 C. trav.). Cette obligation s'applique aux associations, professions libérales, artisans et commerçants, sans exception de forme juridique.
Quelles mentions sont obligatoires dans le registre unique du personnel ?
Pour chaque salarié, dans l'ordre d'embauche : nom et prénom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie, type de contrat (CDI, CDD, apprentissage, contrat de professionnalisation). Pour les ressortissants étrangers hors UE/EEE, le type et le numéro du titre valant autorisation de travail sont également requis (art. D. 1221-23 C. trav.).
Peut-on tenir le registre unique du personnel sous format numérique en 2026 ?
Oui. Le RUP peut être tenu sur support papier ou informatique. En format numérique, le système doit garantir l'intégrité des données, horodater les saisies et empêcher la suppression rétroactive des lignes. L'inspecteur du travail doit pouvoir le consulter immédiatement sur place, sans délai ni export préalable.
Combien de temps faut-il conserver le registre unique du personnel ?
Le RUP doit être conservé pendant 5 ans à compter du départ de chaque salarié inscrit (art. D. 1221-26 C. trav.). Cette durée court par salarié et par établissement. En pratique, tant que le registre contient des lignes dont le délai de 5 ans n'est pas écoulé, l'ensemble du registre doit demeurer disponible, ce qui conduit souvent à conserver le document complet sur plusieurs décennies.
Quelle est l'amende en cas d'absence de registre unique du personnel ?
L'absence de RUP ou les mentions incomplètes sont une contravention de 4e classe au sens de l'article R. 1227-4 du Code du travail : amende jusqu'à 750 EUR par salarié concerné. En cas de récidive dans l'année, l'amende est doublée (1 500 EUR par salarié). L'inspection du travail peut dresser autant de contraventions qu'il y a de salariés non ou mal inscrits.
Les stagiaires et les intérimaires doivent-ils figurer dans le registre unique du personnel ?
Non. Les stagiaires sont inscrits sur un registre distinct des conventions de stage (art. L. 1242-13 C. trav.). Les salariés intérimaires figurent dans le registre de l'entreprise de travail temporaire qui les emploie, pas dans celui de l'entreprise utilisatrice. En revanche, les salariés mis à disposition par un groupement d'employeurs, les apprentis et les salariés en contrat de professionnalisation doivent bien apparaître dans le RUP de l'établissement d'accueil.
Sources officielles
- Légifrance — Art. L. 1221-13 Code du travail : obligation de tenir le registre unique du personnel — 2026-06-27
- Service-public.fr — Registre unique du personnel : mentions obligatoires, conservation, sanctions — 2026-06-27
- Légifrance — Art. D. 1221-23 à D. 1221-26 et R. 1227-4 Code du travail : contenu, modalités de tenue et sanctions du RUP — 2026-06-27
Mis à jour le 2026-06-27
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