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Schwerbehindertenanzeige und Ausgleichsabgabe

Wer jahresdurchschnittlich monatlich mindestens 20 Arbeitsplätze hat, muss auf wenigstens 5 Prozent davon schwerbehinderte Menschen beschäftigen (§ 154 Abs. 1 Satz 1 SGB IX) — unter 40 Arbeitsplätzen einen, unter 60 zwei (Satz 3). Die Daten des Vorjahres, nach Monaten aufgegliedert, sind der Agentur für Arbeit am Sitz bis spätestens 31. März anzuzeigen (§ 163 Abs. 2 Satz 1 SGB IX). Bis zum selben Termin ist für jeden unbesetzten Pflichtarbeitsplatz die Ausgleichsabgabe an das Integrationsamt zu zahlen (§ 160 Abs. 1 und 4 SGB IX). Eine Befreiung gibt es nicht, und die Frist kann laut Bundesagentur nicht verlängert werden.

Aktuell für 2026 — geprüft am 23. September 2026Amtliches Verfahren, ohne VordruckAnleitung: etwa 45 Min.

Dieser Inhalt gehört zum Leitfaden: Schwerbehinderte Menschen beschäftigen· Schritt 6 von 6· Letzter Schritt des Leitfadens

Fristen

Anzeige an die Agentur für Arbeit: bis spätestens 31. März für das Vorjahr
§ 163 Abs. 2 Satz 1 SGB IX — einmal jährlich, nach Monaten aufgegliedert, mit Verzeichnis und einer Kopie für das Integrationsamt (Satz 2)
Ausgleichsabgabe an das Integrationsamt: zugleich mit der Anzeige
§ 160 Abs. 4 Satz 1 SGB IX — die Bundesagentur rät, dass der Betrag bis zum 31. März auf dem Konto des Integrationsamts eingegangen ist; nach dem 31. März erhebt das Integrationsamt Säumniszuschläge (Satz 3)
Keine oder fehlerhafte Anzeige bis 30. Juni: Feststellungsbescheid
§ 163 Abs. 3 SGB IX — die Bundesagentur stellt die Berechnungsdaten dann selbst durch Bescheid fest
Abschluss: nach Ablauf des Folgejahres weder Nachforderung noch Erstattung
§ 160 Abs. 4 letzter Satz SGB IX — maßgeblich ist das Kalenderjahr, das auf den Eingang der Anzeige bei der Bundesagentur folgt

Bereitzulegende Unterlagen

  • Betriebsnummer und Sitz des Arbeitgebers
  • Monatliche Beschäftigtenzahlen des Vorjahres, mit Auszubildenden, Wochenstunden und Befristungen getrennt
  • Verzeichnis der schwerbehinderten, gleichgestellten und sonstigen anrechnungsfähigen Beschäftigten je Betrieb
  • Bescheide über Mehrfachanrechnung oder Zulassung unter 18 Wochenstunden, falls vorhanden
  • Kontaktdaten von Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung und Inklusionsbeauftragtem
  • Software IW-Elan und die Bankverbindung des zuständigen Integrationsamts
Zum Verfahren auf der amtlichen Seite

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Was Ihnen diese Seite bietet

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Wen es betrifft

  • Private und öffentliche Arbeitgeber mit jahresdurchschnittlich monatlich mindestens 20 Arbeitsplätzen im Sinne des § 156 SGB IX (§ 154 Abs. 1 Satz 1 SGB IX)
  • Sie zeigen jährlich an, auch wenn sie die Quote erfüllen: die Anzeige dient der Berechnung des Umfangs der Beschäftigungspflicht, der Überwachung ihrer Erfüllung und der Ausgleichsabgabe (§ 163 Abs. 2 Satz 1 SGB IX)
  • Alle Arbeitgeber führen ein laufendes Verzeichnis der beschäftigten schwerbehinderten, gleichgestellten und sonstigen anrechnungsfähigen Menschen, gesondert je Betrieb (§ 163 Abs. 1 SGB IX)
  • NICHT anzeigepflichtig sind Arbeitgeber ohne Beschäftigungspflicht — außer auf Aufforderung der Bundesagentur im Rahmen der repräsentativen Teilerhebung, die alle fünf Jahre durchgeführt wird (§ 163 Abs. 4 SGB IX)
  • NICHT als Arbeitsplätze zählen Stellen von Auszubildenden (§ 157 Abs. 1 SGB IX), Stellen mit weniger als 18 Wochenstunden und Stellen, die nur für höchstens acht Wochen besetzt sind (§ 156 Abs. 3 SGB IX)
  • NICHT befreit, wer keine schwerbehinderten Bewerber findet oder körperlich belastende Arbeit anbietet: eine Befreiung von Beschäftigungspflicht und Ausgleichsabgabe ist laut Bundesagentur nicht möglich

Konkretes Beispiel

Die Druckerei Albers GmbH zeigt das Jahr 2025 an

Die Druckerei Albers GmbH hat 2025 im Monatsdurchschnitt 50 Beschäftigte, darunter drei Auszubildende und zwei Aushilfen mit zwölf Wochenstunden. Auszubildende zählen bei der Berechnung nicht mit (§ 157 Abs. 1 SGB IX), Stellen unter 18 Wochenstunden gelten nicht als Arbeitsplätze (§ 156 Abs. 3 SGB IX): es bleiben 45 Arbeitsplätze. Da es weniger als 60 sind, muss Albers jahresdurchschnittlich je Monat zwei schwerbehinderte Menschen beschäftigen (§ 154 Abs. 1 Satz 3 SGB IX). Das ganze Jahr über arbeitet ein schwerbehinderter Drucker in Vollzeit im Betrieb; ein Pflichtarbeitsplatz bleibt unbesetzt. Für Arbeitgeber mit weniger als 60 Arbeitsplätzen und weniger als zwei beschäftigten schwerbehinderten Menschen nennt § 160 Abs. 2 Satz 2 Nr. 2 SGB IX einen Grundbetrag von 140 Euro je unbesetztem Pflichtarbeitsplatz; nach der Anpassung gemäß § 160 Abs. 3 gibt die Bundesagentur für die Regelung ab 2025 155 Euro monatlich an. Für zwölf Monate sind das illustrativ 1 860 Euro. Albers erstellt die Anzeige mit dem monatlich aufgegliederten Verzeichnis in IW-Elan, übermittelt sie bis zum 31. März 2026 an die Agentur für Arbeit am Sitz, schickt je eine Kopie an Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung und Inklusionsbeauftragten (§ 163 Abs. 2 Satz 3 SGB IX) und überweist die Abgabe so, dass sie bis zum 31. März beim Integrationsamt eingeht. Die Zahlung hebt die Pflicht nicht auf (§ 160 Abs. 1 Satz 2 SGB IX): wie sich die Einstellung einer zweiten schwerbehinderten Person 2026 auf die Abgabe auswirkt, zeigt der Ersparnisrechner von IW-Elan.

Wie auszufüllen, Schritt für Schritt

  1. Ermitteln Sie für jeden Monat des Vorjahres die Zahl der Arbeitsplätze nach § 156 SGB IX, ohne Auszubildende (§ 157 Abs. 1 SGB IX), ohne Stellen unter 18 Wochenstunden und ohne Stellen von höchstens acht Wochen (§ 156 Abs. 3 SGB IX).
  2. Bilden Sie den Jahresdurchschnitt: ab 20 Arbeitsplätzen besteht die Beschäftigungspflicht (§ 154 Abs. 1 Satz 1 SGB IX).
  3. Bestimmen Sie die Pflichtarbeitsplätze: 5 Prozent, unter 40 Arbeitsplätzen einer, unter 60 zwei (§ 154 Abs. 1 SGB IX); Bruchteile ab 0,5 werden aufgerundet, bei weniger als 60 Arbeitsplätzen abgerundet (§ 157 Abs. 2 SGB IX).
  4. Führen Sie das Verzeichnis der schwerbehinderten, gleichgestellten und sonstigen anrechnungsfähigen Menschen je Betrieb nach (§ 163 Abs. 1 SGB IX) und prüfen Sie, ob eine Mehrfachanrechnung beantragt oder kraft Gesetzes gegeben ist.
  5. Erstellen Sie die Anzeige mit der kostenfreien Software IW-Elan, die die Bundesagentur dafür nennt; sie berechnet auch die Ausgleichsabgabe.
  6. Übermitteln Sie die Anzeige mit dem Verzeichnis und einer Kopie für das Integrationsamt bis spätestens 31. März an die Agentur für Arbeit am Sitz (§ 163 Abs. 2 Sätze 1 und 2 SGB IX) — am schnellsten elektronisch.
  7. Übermitteln Sie je eine Kopie von Anzeige und Verzeichnis an Betriebs- oder Personalrat, Schwerbehindertenvertretung und Inklusionsbeauftragten (§ 163 Abs. 2 Satz 3 SGB IX).
  8. Überweisen Sie die Ausgleichsabgabe an das für Ihren Sitz zuständige Integrationsamt, sodass sie bis 31. März eingeht (§ 160 Abs. 4 Satz 1 SGB IX).
  9. Benennen Sie neu gewählte Vertrauenspersonen und bestellte Inklusionsbeauftragte unverzüglich der Agentur und dem Integrationsamt (§ 163 Abs. 8 SGB IX).

Gut zu wissen

  • Die Ausgleichsabgabe ersetzt die Beschäftigung nicht: ihre Zahlung hebt die Pflicht zur Beschäftigung schwerbehinderter Menschen nicht auf (§ 160 Abs. 1 Satz 2 SGB IX).
  • Die Grundbeträge des Gesetzes: 140, 245, 360 und 720 Euro je unbesetztem Pflichtarbeitsplatz nach Beschäftigungsquote (§ 160 Abs. 2 Satz 1 SGB IX); für Arbeitgeber unter 40 Arbeitsplätzen 140 und 210 Euro, unter 60 Arbeitsplätzen 140, 245 und 410 Euro (Satz 2). Sie steigen mit der Bezugsgröße nach § 18 Abs. 1 SGB IV (§ 160 Abs. 3 SGB IX); die Fußnote des Gesetzestexts verweist für die Beträge ab 1.1.2025 auf die Bekanntmachung vom 2.12.2024 (BAnz AT 11.12.2024 B2), die hier nicht gelesen wurde.
  • Die Staffel der Bundesagentur für die Regelung ab 2025, je unbesetztem Pflichtarbeitsplatz und Monat: ab 60 Arbeitsplätzen 155 Euro (Quote 3 bis unter 5 Prozent), 275 Euro (2 bis unter 3), 405 Euro (über 0 bis unter 2) und 815 Euro (0 Prozent); unter 40 Arbeitsplätzen 155 oder 235 Euro; unter 60 Arbeitsplätzen 155, 275 oder 465 Euro.
  • Die höchste Stufe für eine Quote von 0 Prozent gilt laut Bundesagentur seit dem 01.01.2024 für Betriebe, die über das ganze Jahr keinen einzigen schwerbehinderten oder gleichgestellten Menschen beschäftigt haben.
  • Schwerbehinderte Auszubildende werden laut Bundesagentur ohne Antrag auf zwei Pflichtarbeitsplätze angerechnet; weitere Mehrfachanrechnungen sind bei der Agentur zu beantragen.
  • Eine Beschäftigung unter 18 Wochenstunden kann auf Antrag angerechnet werden, wenn die Teilzeit wegen Art oder Schwere der Behinderung notwendig ist (Zulassung, laut Bundesagentur).
  • Wer die Anzeige nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig erstattet, handelt ordnungswidrig (§ 238 Abs. 1 Nr. 3 SGB IX); die Geldbuße reicht bis zu zehntausend Euro (§ 238 Abs. 2 SGB IX).
  • Ist ein Arbeitgeber mehr als drei Monate im Rückstand, erlässt das Integrationsamt einen Feststellungsbescheid und zieht die Beträge ein; Widerspruch und Klage haben keine aufschiebende Wirkung (§ 160 Abs. 4 Sätze 2 und 5 SGB IX).
  • Für Verzeichnis und Anzeige sind die abgestimmten Vordrucke der Bundesagentur zu verwenden (§ 163 Abs. 6 SGB IX). Die Erläuterungen zum Anzeigeverfahren liegen als PDF vor und wurden hier nicht gelesen.

Häufige Fehler

  • Nicht anzeigen, weil die Quote erfüllt ist. Die Anzeige dient auch der Überwachung der Erfüllung (§ 163 Abs. 2 Satz 1 SGB IX) und ist trotzdem fällig.
  • Auszubildende und Kleinstteilzeitstellen mitzählen. Auszubildende zählen nicht (§ 157 Abs. 1 SGB IX), Stellen unter 18 Wochenstunden sind keine Arbeitsplätze (§ 156 Abs. 3 SGB IX).
  • Bei 45 Arbeitsplätzen mit 5 Prozent rechnen. Unter 60 Arbeitsplätzen gilt die feste Zahl von zwei Pflichtplätzen (§ 154 Abs. 1 Satz 3 SGB IX).
  • Nur den Stand am Jahresende anzeigen. Die Daten sind nach Monaten aufzugliedern (§ 163 Abs. 2 Satz 1 SGB IX).
  • Die Abgabe an die Agentur für Arbeit überweisen. Empfänger ist das für den Sitz zuständige Integrationsamt (§ 160 Abs. 4 Satz 1 SGB IX).
  • Die Grundbeträge aus dem Gesetzestext für den Zahlbetrag halten. Sie werden nach § 160 Abs. 3 SGB IX angepasst und durch Bekanntmachung neu festgesetzt.
  • Eine Fristverlängerung beantragen. Der Termin ist gesetzlich festgelegt und laut Bundesagentur nicht verlängerbar.
  • Die Kopien an Betriebsrat und Schwerbehindertenvertretung vergessen (§ 163 Abs. 2 Satz 3 SGB IX).

Häufige Fragen

Ab wie vielen Beschäftigten muss ich anzeigen?

Ab jahresdurchschnittlich monatlich mindestens 20 Arbeitsplätzen im Sinne des § 156 SGB IX (§ 154 Abs. 1 Satz 1 SGB IX). Arbeitgeber darunter zeigen nur auf Aufforderung im Rahmen der Teilerhebung an, die alle fünf Jahre stattfindet (§ 163 Abs. 4 SGB IX).

Bis wann ist die Anzeige fällig?

Einmal jährlich bis spätestens 31. März für das vorangegangene Kalenderjahr (§ 163 Abs. 2 Satz 1 SGB IX). Die Ausgleichsabgabe ist zugleich an das Integrationsamt zu zahlen (§ 160 Abs. 4 Satz 1 SGB IX).

Wie hoch ist die Ausgleichsabgabe?

Sie ist nach Beschäftigungsquote und Betriebsgröße gestaffelt (§ 160 Abs. 2 SGB IX) und wird angepasst (Abs. 3). Für die Regelung ab 2025 nennt die Bundesagentur je unbesetztem Pflichtarbeitsplatz und Monat 155 bis 815 Euro ab 60 Arbeitsplätzen, 155 oder 235 Euro unter 40 und 155, 275 oder 465 Euro unter 60 Arbeitsplätzen. Den Einzelfall berechnet IW-Elan.

Kann ich mich befreien lassen, wenn ich niemanden finde?

Nein. Laut Bundesagentur ist eine Befreiung von der Beschäftigungspflicht nach § 154 SGB IX und von der Ausgleichsabgabe nach § 160 SGB IX nicht möglich; die Pflicht gilt automatisch, ohne vorherige Aufforderung.

Was passiert, wenn ich nicht anzeige?

Bis 30. Juni ohne richtige Anzeige erlässt die Bundesagentur einen Feststellungsbescheid über die Berechnungsdaten (§ 163 Abs. 3 SGB IX); die unterlassene oder verspätete Anzeige ist zudem eine Ordnungswidrigkeit mit Geldbuße bis zu zehntausend Euro (§ 238 Abs. 1 Nr. 3 und Abs. 2 SGB IX).

Weiterführend

Verwandte Formulare

Amtliche Quellen

Auf Englisch lesen

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