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Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a AO)

Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst, hat dem zuständigen Finanzamt nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung mitzuteilen, welches System er einsetzt (§ 146a Abs. 4 Satz 1 AO) — und diese Mitteilung ist INNERHALB EINES MONATS nach Anschaffung ODER AUSSERBETRIEBNAHME zu erstatten (§ 146a Abs. 4 letzter Satz AO). Die Pflicht läuft also in beide Richtungen: das Ausmustern einer Kasse ist genauso meldepflichtig wie ihr Kauf. Das System selbst muss jeden Geschäftsvorfall einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufzeichnen und durch eine ZERTIFIZIERTE TECHNISCHE SICHERHEITSEINRICHTUNG geschützt sein (§ 146a Abs. 1 Sätze 1 und 2 AO).

Aktuell für 2026 — geprüft am 22. September 2026Amtliches Verfahren, ohne VordruckAnleitung: etwa 20 Min.

Fristen

Ein Monat nach ANSCHAFFUNG des elektronischen Aufzeichnungssystems
§ 146a Abs. 4 letzter Satz AO
Ein Monat nach AUSSERBETRIEBNAHME
Dieselbe Vorschrift — die Meldung eines abgeschafften Systems wird am häufigsten vergessen
Belegausgabe: in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall
§ 146a Abs. 2 Satz 1 AO — keine Frist in Tagen, sondern eine Gleichzeitigkeit

Bereitzulegende Unterlagen

  • ELSTER-Zugang mit Zertifikat oder ELSTER-Unternehmenskonto
  • Name des Steuerpflichtigen und Steuernummer
  • Art, Anzahl und Seriennummer der eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme
  • Art und Seriennummer der jeweiligen zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung
  • Datum der Anschaffung jedes Systems
  • Bei Austausch: Datum der Außerbetriebnahme des alten Systems
  • Anschrift der Betriebsstätte, in der das System eingesetzt wird
Zum Verfahren auf der amtlichen Seite

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Was Ihnen diese Seite bietet

Den Leitfaden oben und den Link zur amtlichen Seite. ActioFin erstellt für diese Seite kein Dokument: Was Sie ausfüllen oder einreichen, geschieht über das amtliche Medium.

Wen es betrifft

  • Jeder, der aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle oder andere Vorgänge mit Hilfe eines elektronischen Aufzeichnungssystems erfasst (§ 146a Abs. 1 Satz 1 AO) — typischerweise Gastronomie, Einzelhandel, Friseur- und Kosmetikbetriebe
  • Wer ein solches System ANSCHAFFT: die Monatsfrist läuft ab der Anschaffung (§ 146a Abs. 4 letzter Satz AO)
  • Wer ein solches System AUSSER BETRIEB NIMMT: dieselbe Vorschrift nennt beide Ereignisse gleichrangig, und die Mitteilung verlangt ausdrücklich das Datum der Außerbetriebnahme (§ 146a Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 AO)
  • Hersteller und Händler solcher Systeme: es ist verboten, Systeme, Software und Sicherheitseinrichtungen, die den Anforderungen nicht entsprechen, gewerbsmäßig zu bewerben oder in den Verkehr zu bringen (§ 146a Abs. 1 Satz 5 AO)
  • Nicht betroffen, wer seine Einnahmen ohne elektronisches Aufzeichnungssystem erfasst: die Vorschrift knüpft an die VERWENDUNG eines solchen Systems an, nicht an die Höhe der Barumsätze

Konkretes Beispiel

Café Morgenrot in Kassel tauscht im März 2026 seine Kasse aus

Der Inhaber Deniz Arslan nimmt am 9. März 2026 ein neues Kassensystem in Betrieb und stellt die alte Kasse am selben Tag ab. Ihm ist klar, dass die neue Kasse zu melden ist; dass auch die alte zu melden ist, ist ihm neu. § 146a Abs. 4 AO verlangt beides: die Mitteilung ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung ODER Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems zu erstatten, und zu den mitzuteilenden Angaben gehört ausdrücklich das Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten Systems. Beide Meldungen sind also bis zum 9. April 2026 über ELSTER zu übermitteln, nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung (§ 146a Abs. 4 Satz 1 AO). Zwei weitere Punkte hängen an derselben Vorschrift. Erstens muss das neue System durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein, die aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle besteht (§ 146a Abs. 1 Sätze 2 und 3 AO); die Erfüllung der Anforderungen ist durch eine Zertifizierung des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik nachzuweisen, die FORTLAUFEND aufrechtzuerhalten ist (§ 146a Abs. 3 AO). Zweitens muss Deniz jedem Gast einen Beleg in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall ausstellen und zur Verfügung stellen (§ 146a Abs. 2 Satz 1 AO). Eine Befreiung davon ist beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl nicht bekannter Personen möglich, aber nur nach § 148 AO, aus Zumutbarkeitsgründen, nach pflichtgemäßem Ermessen — und sie kann widerrufen werden (§ 146a Abs. 2 Sätze 2 und 3 AO).

Wie auszufüllen, Schritt für Schritt

  1. Stellen Sie fest, ob Sie überhaupt ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a Abs. 1 Satz 1 AO verwenden — die Pflicht knüpft an die Verwendung an, nicht an eine Umsatzgrenze.
  2. Prüfen Sie beim Kauf, ob das System durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt ist, die aus Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitlicher digitaler Schnittstelle besteht (§ 146a Abs. 1 Sätze 2 und 3 AO).
  3. Lassen Sie sich die ZERTIFIZIERUNG des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik nachweisen und darauf hinweisen, dass sie fortlaufend aufrechtzuerhalten ist (§ 146a Abs. 3 AO).
  4. Notieren Sie das Datum der Anschaffung und, bei einem Austausch, das Datum der Außerbetriebnahme des alten Systems — beide lösen je eine Monatsfrist aus.
  5. Melden Sie sich in Mein ELSTER an und wählen Sie „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Absatz 4 AO)“.
  6. Tragen Sie Name und Steuernummer des Steuerpflichtigen sowie die Angaben zu jedem System und zu jeder Sicherheitseinrichtung ein, einschließlich der Datumsangaben.
  7. Übermitteln Sie die Mitteilung nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz durch Datenfernübertragung (§ 146a Abs. 4 Satz 1 AO) — innerhalb eines Monats.
  8. Richten Sie die Belegausgabe so ein, dass jeder Beteiligte den Beleg in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall erhält (§ 146a Abs. 2 Satz 1 AO).
  9. Sichern Sie die digitalen Aufzeichnungen auf dem Speichermedium und halten Sie sie für Nachschauen und Außenprüfungen durch elektronische Aufbewahrung verfügbar (§ 146a Abs. 1 Satz 4 AO).

Gut zu wissen

  • Die Anforderung an die Aufzeichnung selbst ist fünffach und steht in einem Satz: einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet (§ 146a Abs. 1 Satz 1 AO).
  • Die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung ist gesetzlich definiert und besteht aus DREI Teilen: Sicherheitsmodul, Speichermedium und einheitliche digitale Schnittstelle (§ 146a Abs. 1 Satz 3 AO).
  • Die Zertifizierung des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik ist FORTLAUFEND aufrechtzuerhalten (§ 146a Abs. 3 AO) — sie ist kein einmaliger Stempel beim Kauf.
  • Die Belegausgabepflicht gilt „unbeschadet anderer gesetzlicher Vorschriften“ (§ 146a Abs. 2 Satz 1 AO): sie tritt neben die umsatzsteuerlichen Rechnungspflichten, sie ersetzt sie nicht.
  • Eine Befreiung von der Belegausgabe ist nur beim Verkauf von Waren an eine VIELZAHL VON NICHT BEKANNTEN PERSONEN denkbar, nach § 148 AO und aus Zumutbarkeitsgründen, und sie kann widerrufen werden (§ 146a Abs. 2 Sätze 2 und 3 AO).
  • Das Verbot des § 146a Abs. 1 Satz 5 AO richtet sich an den Markt: nicht konforme Systeme, Software und Sicherheitseinrichtungen dürfen nicht gewerbsmäßig beworben oder in den Verkehr gebracht werden.
  • Die digitalen Aufzeichnungen sind für Nachschauen SOWIE Außenprüfungen verfügbar zu halten (§ 146a Abs. 1 Satz 4 AO). Die Kassen-Nachschau ist dabei ein eigenes Verfahren: Amtsträger dürfen OHNE VORHERIGE ANKÜNDIGUNG und AUSSERHALB einer Außenprüfung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten die Geschäftsräume betreten, und ihr unterliegt auch die Prüfung des ordnungsgemäßen Einsatzes des elektronischen Aufzeichnungssystems (§ 146b Abs. 1 Sätze 1 und 2 AO).
  • Bei einer Kassen-Nachschau kann der Amtsträger die Übermittlung von Daten über die EINHEITLICHE DIGITALE SCHNITTSTELLE verlangen oder die Bereitstellung auf einem maschinell auswertbaren Datenträger — und die Kosten trägt der Steuerpflichtige (§ 146b Abs. 2 Sätze 2 und 3 AO). Das ist der praktische Grund, warum diese Schnittstelle zur gesetzlichen Definition der Sicherheitseinrichtung gehört.
  • Die Erleichterungen des § 148 AO, auf die § 146a Abs. 2 Satz 2 AO für die Belegausgabe verweist, setzen voraus, dass die Einhaltung der Pflichten HÄRTEN mit sich bringt und die Besteuerung durch die Erleichterung nicht beeinträchtigt wird; sie können rückwirkend bewilligt und widerrufen werden (§ 148 AO).

Häufige Fehler

  • Nur die neue Kasse melden. § 146a Abs. 4 AO nennt Anschaffung UND Außerbetriebnahme, und verlangt ausdrücklich das Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten Systems.
  • Die Monatsfrist ab dem Rechnungsdatum des Händlers rechnen. Sie läuft ab der Anschaffung beziehungsweise der Außerbetriebnahme des Systems (§ 146a Abs. 4 letzter Satz AO).
  • Auf die Zertifizierung nur beim Kauf achten. Sie ist fortlaufend aufrechtzuerhalten (§ 146a Abs. 3 AO).
  • Die Belegausgabe auf Nachfrage beschränken. Der Beleg ist in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall auszustellen UND zur Verfügung zu stellen (§ 146a Abs. 2 Satz 1 AO).
  • Eine Befreiung von der Belegausgabepflicht als selbstverständlich ansehen. Sie setzt den Verkauf an eine Vielzahl nicht bekannter Personen voraus, ergeht nach pflichtgemäßem Ermessen und ist widerruflich (§ 146a Abs. 2 Sätze 2 und 3 AO).
  • Annehmen, kleine Betriebe seien ausgenommen. § 146a Abs. 1 Satz 1 AO knüpft an die VERWENDUNG eines elektronischen Aufzeichnungssystems an, nicht an eine Größe.
  • Die Aufzeichnungen nur lokal auf der Kasse lassen. Sie sind auf dem Speichermedium zu sichern und durch elektronische Aufbewahrung für Nachschauen und Außenprüfungen verfügbar zu halten (§ 146a Abs. 1 Satz 4 AO).

Häufige Fragen

Wann muss ich die Kasse melden?

Innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des elektronischen Aufzeichnungssystems (§ 146a Abs. 4 letzter Satz AO). Beide Ereignisse lösen die Frist aus.

Muss ich auch eine abgeschaffte Kasse melden?

Ja. § 146a Abs. 4 AO nennt die Außerbetriebnahme ausdrücklich neben der Anschaffung, und zu den mitzuteilenden Angaben gehört das Datum der Außerbetriebnahme des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems.

Was ist eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung?

Sie schützt das Aufzeichnungssystem und die digitalen Aufzeichnungen und muss aus einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer einheitlichen digitalen Schnittstelle bestehen (§ 146a Abs. 1 Sätze 2 und 3 AO). Die Erfüllung der Anforderungen ist durch eine fortlaufend aufrechtzuerhaltende Zertifizierung des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik nachzuweisen (§ 146a Abs. 3 AO).

Muss ich wirklich jedem Kunden einen Bon geben?

Ja. Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle erfasst, hat dem Beteiligten in unmittelbarem zeitlichem Zusammenhang mit dem Geschäftsvorfall einen Beleg auszustellen und zur Verfügung zu stellen (§ 146a Abs. 2 Satz 1 AO).

Kann ich mich von der Belegausgabe befreien lassen?

Nur eingeschränkt. Beim Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen können die Finanzbehörden nach § 148 AO aus Zumutbarkeitsgründen nach pflichtgemäßem Ermessen befreien; die Befreiung kann widerrufen werden (§ 146a Abs. 2 Sätze 2 und 3 AO).

Wie muss das System aufzeichnen?

Jeden aufzeichnungspflichtigen Geschäftsvorfall und anderen Vorgang einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet (§ 146a Abs. 1 Satz 1 AO).

Weiterführend

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Amtliche Quellen

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