Wer abziehen muss: Leistungsempfänger, Bauleistung, Steuersatz und Bagatellgrenzen

Eine Zahnärztin lässt 2026 ihre Praxis umbauen und beauftragt den Trockenbauer gleich für zwei Abschnitte. Er berechnet im Februar 3.570 € und im Mai 2.380 €, jeweils einschließlich Umsatzsteuer. Keine Rechnung erreicht für sich 5.000 €, also zahlt sie beide voll aus. Zusammen sind es 5.950 €, eine Freistellungsbescheinigung liegt nicht vor. Einbehalten hätte sie 892,50 €, und für diesen Betrag haftet sie jetzt.

Wozu die Bauabzugsteuer dient

Die Bauabzugsteuer ist keine eigene Steuer mit eigenem Tarif. Sie ist ein Sicherungsinstrument: Der Auftraggeber behält einen Teil des Rechnungsbetrags ein und leitet ihn an das Finanzamt des Bauunternehmens weiter. Dort wird er später auf dessen eigene Steuern angerechnet. Wirtschaftlich zahlt also der Leistende, rechtlich handelt der Auftraggeber.

Eingeführt wurde das Verfahren mit dem Gesetz zur Eindämmung illegaler Betätigung im Baugewerbe vom 30. August 2001, kurz EIBE. Geregelt ist es in den §§ 48 bis 48d des Einkommensteuergesetzes. Das Bundeszentralamt für Steuern beschreibt den Zweck knapp: Steueransprüche bei Bauleistungen sollen gesichert werden, bevor das Geld den Auftraggeber verlässt.

Für den Auftraggeber bedeutet das einen Perspektivwechsel. Er zahlt nicht mehr einfach eine Rechnung, sondern muss vor jeder Zahlung drei Fragen beantworten: Bin ich überhaupt zum Abzug verpflichtet? Liegt eine gültige Freistellungsbescheinigung vor? Bleibt die Gegenleistung im Jahr unter der maßgeblichen Grenze? Erst wenn alle drei geklärt sind, steht fest, welcher Betrag ausgezahlt wird.

Für den Baubetrieb ist der Abzug vor allem eine Frage der Liquidität. Er erhält nur 85 Prozent seiner Rechnung und muss auf die Anrechnung warten. Deshalb liegt es in seinem eigenen Interesse, eine Freistellungsbescheinigung zu beantragen und sie jedem Auftraggeber unaufgefordert vorzulegen. Wie das geht, behandelt das zweite Modul ausführlich.

Leistender und Leistungsempfänger

§ 48 Abs. 1 Satz 1 EStG nennt zwei Rollen. Leistender ist, wer im Inland eine Bauleistung erbringt. Leistungsempfänger ist, wer sie bezieht, sofern er Unternehmer im Sinne des § 2 UStG oder eine juristische Person des öffentlichen Rechts ist. Nur dieser Leistungsempfänger ist zum Abzug verpflichtet, und er handelt dabei für Rechnung des Leistenden.

Der Unternehmerbegriff des Umsatzsteuergesetzes ist weit. Das Bundeszentralamt für Steuern zählt ausdrücklich auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG, pauschal versteuernde Land- und Forstwirte nach § 24 UStG und Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen zu den möglichen Leistungsempfängern. Wer keine Umsatzsteuer ausweist, ist deshalb noch lange nicht vom Steuerabzug befreit.

Ausdrücklich genannt sind bei den steuerfreien Umsätzen die Vermietung und Verpachtung von Grundstücken, Gebäuden und Gebäudeteilen. Wer eine vermietete Immobilie hält, ist in diesem Sinn Unternehmer. Ärzte, Versicherungsvertreter oder Vereine mit wirtschaftlichem Geschäftsbetrieb gehören ebenso dazu wie der klassische Handwerksbetrieb, der seinerseits einen Subunternehmer beauftragt.

Nicht erfasst ist die Privatperson, die ihr selbst bewohntes Haus renovieren lässt. Sie ist weder Unternehmer noch juristische Person des öffentlichen Rechts. Entscheidend ist aber die Rolle im konkreten Auftrag: Lässt dieselbe Person eine vermietete Wohnung oder ihr Büro sanieren, handelt sie als Unternehmer, und die Abzugspflicht kann entstehen.

Juristische Personen des öffentlichen Rechts sind vor allem Gemeinden, Landkreise, Kammern und öffentlich-rechtliche Anstalten. Sie sind nach dem Wortlaut unabhängig davon verpflichtet, ob sie im konkreten Fall unternehmerisch tätig werden. Auch eine Gemeinde, die ihr Rathaus sanieren lässt, muss deshalb den Abzug prüfen.

Was eine Bauleistung ist

Nach § 48 Abs. 1 Satz 3 EStG sind Bauleistungen alle Leistungen, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen. Die Aufzählung ist bewusst breit. Sie umfasst den Neubau ebenso wie die Reparatur, den Umbau ebenso wie den Abriss. Maßgebend ist der Bezug zum Bauwerk, nicht die Größe des Auftrags.

Typische Fälle sind Rohbau, Dach- und Fassadenarbeiten, Trockenbau, Estrich, Fliesen, Elektro- und Sanitärinstallation, Heizungsbau und der Einbau von Fenstern. Ebenso gehören Abbruch- und Rückbauarbeiten dazu, denn auch die Beseitigung eines Bauwerks ist genannt. Wer nur Material liefert, ohne es einzubauen, erbringt dagegen in der Regel keine Leistung am Bauwerk.

Die Grenze zu reinen Planungs- oder Beratungsleistungen verläuft entlang derselben Frage: Wird am Bauwerk selbst etwas hergestellt, erhalten, verändert oder beseitigt? Einzelheiten zur Abgrenzung erläutert die Finanzverwaltung im BMF-Schreiben vom 19. Juli 2022, auf das auch das Bundeszentralamt für Steuern verweist. Im Zweifel lohnt es, den Auftrag daran zu messen.

Eine Besonderheit enthält Satz 4. Als Leistender gilt auch, wer über eine Leistung abrechnet, ohne sie selbst erbracht zu haben. Das trifft etwa einen Generalunternehmer, der nur koordiniert und die Arbeiten vollständig an Subunternehmer vergibt. Stellt er die Rechnung, ist er gegenüber seinem Auftraggeber der Leistende, auch wenn er keinen Handgriff am Bau getan hat.

Die Vorschrift greift nur bei Bauleistungen im Inland. Wer eine Werkhalle in Österreich errichten lässt, fällt nicht unter § 48 EStG, auch wenn er in Deutschland ansässig ist. Umgekehrt spielt die Ansässigkeit des Leistenden keine Rolle: Ein polnischer oder niederländischer Betrieb, der in Deutschland baut, unterliegt dem Abzug genauso wie ein inländischer.

Der Abzug: 15 Prozent auf die Gegenleistung

Der Steuerabzug beträgt nach § 48 Abs. 1 Satz 1 EStG 15 Prozent der Gegenleistung. Was Gegenleistung ist, regelt Absatz 3 ausdrücklich: das Entgelt zuzüglich Umsatzsteuer. Wer den Abzug auf den Nettobetrag rechnet, behält zu wenig ein und haftet für die Differenz. Die Umsatzsteuer gehört also in die Bemessungsgrundlage.

Der Abzug knüpft an die Gegenleistung an, also an das, was tatsächlich gezahlt wird. Wird eine Abschlagsrechnung beglichen, ist von dieser Abschlagszahlung abzuziehen, und die spätere Schlusszahlung wird ebenso behandelt. Auch die Frist für die Anmeldung richtet sich nach dem Monat der Zahlung, nicht nach dem Datum der Rechnung.

Der einbehaltene Betrag ist keine Kürzung der Rechnung. Der Leistende bleibt Gläubiger der vollen Vergütung, doch ein Teil davon erreicht ihn auf dem Umweg über sein Finanzamt. Das meint die Formel für Rechnung des Leistenden. Deshalb muss der Auftraggeber ihm auch mitteilen, was er einbehalten und wohin er es abgeführt hat.

Die Bagatellgrenzen und ihre Zusammenrechnung

§ 48 Abs. 2 Satz 1 EStG befreit vom Abzug, wenn die Gegenleistung im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich einen bestimmten Betrag nicht übersteigen wird. Im Regelfall sind das 5.000 €. Die höhere Grenze von 15.000 € gilt nur für Leistungsempfänger, die ausschließlich steuerfreie Umsätze nach § 4 Nummer 12 Satz 1 UStG ausführen, also im Kern steuerfrei vermieten.

Das Wort ausschließlich ist wörtlich zu nehmen. Hat eine Vermietungsgesellschaft daneben auch nur einen steuerpflichtigen Umsatz, etwa weil sie eine Gewerbeeinheit mit Umsatzsteuer vermietet, fällt sie auf die Grenze von 5.000 € zurück. Heilberufler, deren Umsätze aus anderen Gründen steuerfrei sind, erreichen die höhere Grenze ebenfalls nicht, denn sie vermieten nicht.

Beide Beträge sind Freigrenzen, keine Freibeträge. Wird die Grenze überschritten, ist nicht nur der übersteigende Teil betroffen, sondern die ganze Zahlung, die den Abzug auslöst. Wer mit 5.950 € im Jahr rechnet, muss von jeder Zahlung 15 Prozent einbehalten und nicht nur von 950 €. Bleibt die Gegenleistung genau bei der Grenze, ist sie nicht überschritten.

Satz 2 schreibt vor, dass für die Ermittlung des Betrags die für denselben Leistungsempfänger erbrachten und voraussichtlich noch zu erbringenden Bauleistungen zusammenzurechnen sind. Mehrere kleine Rechnungen desselben Auftrags werden also nicht einzeln an der Grenze gemessen. Wer Aufträge stückelt, weil jede Rechnung unter 5.000 € bleiben soll, gewinnt dadurch nichts.

Das Wort voraussichtlich verlangt eine Prognose zu Beginn und bei jeder Zahlung. Wer zu Jahresbeginn einen Wartungsvertrag über 4.000 € schließt, darf zunächst ungekürzt zahlen. Kommt im Herbst ein Zusatzauftrag hinzu, der die Summe über die Grenze hebt, muss er die Lage neu beurteilen und von den folgenden Zahlungen den Abzug vornehmen.

Eine zuverlässige Prognose setzt voraus, dass die Buchhaltung Bauleistungen je Leistendem und Kalenderjahr getrennt auswertet. Wer nur Rechnungen verbucht, sieht die Summe erst, wenn sie längst überschritten ist. Praktisch bewährt sich eine einfache Liste der beauftragten Betriebe mit den gezahlten und den noch erwarteten Beträgen, die vor jeder Zahlung aktualisiert wird.

Die Ausnahme für kleine Vermieter

§ 48 Abs. 1 Satz 2 EStG enthält eine zweite, ganz anders gebaute Ausnahme. Vermietet der Leistungsempfänger Wohnungen, gilt die Abzugspflicht nicht für Bauleistungen an diesen Wohnungen, wenn er nicht mehr als zwei Wohnungen vermietet. Das ist keine Betragsgrenze: Auch eine Dachsanierung für 40.000 € bleibt dann ohne Abzug.

Die Ausnahme hängt aber an den Wohnungen selbst. Der Wortlaut spricht von Bauleistungen für diese Wohnungen. Lässt derselbe Vermieter sein Ladenlokal oder sein eigenes Büro renovieren, greift sie nicht. Dann gelten wieder die allgemeinen Regeln mit der Grenze von 5.000 € und der Möglichkeit einer Freistellungsbescheinigung.

Wer drei oder mehr Wohnungen vermietet, kann sich auf Satz 2 nicht berufen. Für ihn bleibt die Bagatellgrenze, bei ausschließlich steuerfreier Vermietung die höhere von 15.000 €. Der Rechner zur Bauabzugsteuer prüft diese drei Ausnahmen nacheinander und zeigt, welche von ihnen im konkreten Fall die Abzugspflicht entfallen lässt.

Die Prüfung vor jeder Zahlung

Aus den bisherigen Regeln ergibt sich eine feste Reihenfolge. Sie beginnt beim Auftraggeber, geht über die Art der Leistung und endet bei den Ausnahmen. Wer sie vor jeder Zahlung an einen Baubetrieb durchläuft, vermeidet sowohl den unnötigen Abzug, der den Leistenden verärgert, als auch den unterlassenen, für den er selbst haftet.

• Bin ich Unternehmer im Sinne des § 2 UStG oder juristische Person des öffentlichen Rechts, und handle ich in diesem Auftrag auch als solcher?
• Dient die bezahlte Leistung der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung eines Bauwerks im Inland?
• Vermiete ich höchstens zwei Wohnungen, und betrifft die Leistung genau diese Wohnungen?
• Hat mir der Leistende eine Freistellungsbescheinigung vorgelegt, die am Tag der Zahlung gilt?
• Übersteigt die Gegenleistung dieses Leistenden an mich im Kalenderjahr voraussichtlich 5.000 € oder, bei ausschließlich steuerfreier Vermietung, 15.000 €?

Wird die erste oder zweite Frage verneint, endet die Prüfung: Es gibt keinen Abzug. Wird die dritte oder vierte bejaht, ebenfalls. Erst wenn die fünfte Frage bejaht wird, sind 15 Prozent der Zahlung einzubehalten. Die Freistellungsbescheinigung ist dabei der einzige Weg, der unabhängig von Betrag und Art des Auftraggebers wirkt.

Die Reihenfolge lohnt sich schriftlich festzuhalten, etwa als Vermerk in der Kreditorenakte des Baubetriebs. Wird die Zahlung Jahre später geprüft, zeigt der Vermerk, warum der Abzug unterblieb oder vorgenommen wurde. Das zweite Modul zeigt, welche Unterlagen dazu gehören, und das dritte, was nach dem Abzug zu tun ist.