Der Nachweis der Vertragsbedingungen: fünfzehn Angaben, drei Fristen

Ein Handwerksbetrieb stellt eine Monteurin per Handschlag ein, zahlt ihr pünktlich 3.200 € brutto im Monat und hält die Einstellung damit für erledigt. Bei einer Prüfung fehlt jede schriftliche Niederschrift der Arbeitsbedingungen. Das Arbeitsverhältnis ist trotzdem wirksam, aber das Versäumnis ist eine Ordnungswidrigkeit, für die das Gesetz eine Geldbuße bis zu 2.000 € vorsieht.

Was das Nachweisgesetz verlangt, und was nicht

Ein Arbeitsvertrag kommt in Deutschland grundsätzlich formlos zustande. Wer sich über Tätigkeit, Beginn und Lohn einig ist und die Arbeit aufnimmt, hat ein Arbeitsverhältnis begründet, auch ohne ein einziges Blatt Papier. Das Nachweisgesetz ändert daran nichts, es setzt erst danach an.

Nach § 2 Absatz 1 NachwG muss der Arbeitgeber die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederlegen, die Niederschrift unterzeichnen und sie dem Arbeitnehmer aushändigen. Drei Handlungen also: aufschreiben, unterschreiben, übergeben. Fehlt eine davon, ist die Pflicht nicht erfüllt.

Die Pflicht trifft allein den Arbeitgeber. Der Mitarbeiter muss nichts unterschreiben, damit sie erfüllt ist, und er kann auf den Nachweis auch nicht wirksam verzichten. Die Niederschrift ist eine Information an ihn, keine Einigung mit ihm.

Das Gesetz knüpft an das Fehlen der Niederschrift keine Unwirksamkeit des Vertrags. Die Monteurin aus dem Einstieg ist wirksam angestellt, mit allen Rechten. Die Folgen liegen woanders: in einem Bußgeld und in einer schlechteren Beweislage, sobald über Lohn, Arbeitszeit oder Urlaub gestritten wird.

Für die Beweislage gilt eine einfache Überlegung. Wer als Arbeitgeber keine Niederschrift erteilt hat, kann später schwer belegen, was vereinbart war. Die Unklarheit geht dann häufig zu seinen Lasten, weil er die Pflicht zur Klarheit hatte und sie nicht erfüllt hat.

Fünfzehn Mindestangaben

Satz 7 des Absatzes 1 zählt auf, was mindestens in die Niederschrift gehört. Die Liste hat fünfzehn Nummern, und einige davon enthalten selbst mehrere Angaben. Die Tabelle zeigt sie in Kurzform, zusammen mit der Frist, bis zu der die jeweilige Angabe spätestens ausgehändigt sein muss.

Die Nummer 7 verlangt mehr als einen Monatsbetrag. Überstundenvergütung, Zuschläge, Zulagen, Prämien und Sonderzahlungen sind jeweils getrennt anzugeben, dazu ihre Fälligkeit und die Art der Auszahlung. Ein Satz wie Vergütung nach Vereinbarung erfüllt die Pflicht nicht.

Die Nummer 8 betrifft nicht nur die Wochenstunden. Auch die vereinbarten Ruhepausen und Ruhezeiten gehören hinein, und wer Schichtarbeit vereinbart, muss System, Rhythmus und die Voraussetzungen für Schichtänderungen beschreiben. Das dritte Modul zeigt, welche gesetzlichen Grenzen hinter diesen Angaben stehen.

Die Nummer 14 ist die tückischste. Sie verlangt das Verfahren bei der Kündigung, mindestens das Schriftformerfordernis, die Kündigungsfristen und die Frist zur Erhebung einer Kündigungsschutzklage. Viele ältere Vertragsmuster enthalten keinen Hinweis auf die Klagefrist.

Das Gesetz entschärft die Folge eines Fehlers an dieser Stelle selbst. Nach dem letzten Halbsatz der Nummer 14 gilt die Klagefrist des Kündigungsschutzgesetzes auch dann, wenn sie nicht ordnungsgemäß nachgewiesen wurde. Ein fehlender Hinweis verlängert die Frist also nicht, er bleibt aber bußgeldbewehrt.

Einige Nummern greifen nur, wenn ihr Sachverhalt vorliegt. Die Nummer 3 nur bei einer Befristung, die Nummern 6 und 10 nur, sofern etwas vereinbart ist, die Nummer 9 nur bei Arbeit auf Abruf und die Nummer 13 nur bei einer Zusage über einen externen Versorgungsträger.

Drei Fristen, gerechnet ab zwei verschiedenen Zeitpunkten

Satz 9 verteilt die Angaben auf drei Termine. Name und Anschrift, Entgelt und Arbeitszeit müssen spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung vorliegen. Das sind die Angaben, ohne die der Mitarbeiter nicht einmal prüfen kann, ob seine erste Abrechnung stimmt.

Die Nummern 2 bis 6, 9 und 10 müssen spätestens am siebten Kalendertag nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses ausgehändigt sein. Alle übrigen Angaben, also die Nummern 11 bis 15, spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn.

Die beiden Bezugspunkte sind nicht dieselben. Die erste Frist hängt am tatsächlichen ersten Arbeitstag, die beiden anderen am vereinbarten Beginn. Fällt beides zusammen, merkt man den Unterschied nicht; beginnt die Arbeit später als vereinbart, laufen die späteren Fristen trotzdem schon.

In der Praxis ist die Staffelung eine Erleichterung, die man kaum braucht. Wer ohnehin einen schriftlichen Arbeitsvertrag verwendet, übergibt alle Angaben am Tag der Unterschrift und muss sich um drei Termine keine Gedanken machen. Die Fristen sind die Grenze, nicht die Empfehlung.

Papier, Textform, oder beides

Grundform der Niederschrift ist die Schriftform: ein Papier mit der eigenhändigen Unterschrift des Arbeitgebers. Satz 8 schließt die elektronische Form ausdrücklich aus. Auch eine qualifizierte elektronische Signatur erfüllt die Pflicht nach Satz 1 deshalb nicht.

Satz 2 öffnet daneben einen zweiten Weg. Die Niederschrift kann in Textform abgefasst und elektronisch übermittelt werden, etwa als PDF per E-Mail. Das Gesetz knüpft diesen Weg aber an Bedingungen, die alle zugleich erfüllt sein müssen.

• das Dokument ist für den Arbeitnehmer zugänglich
• es kann gespeichert und ausgedruckt werden
• der Arbeitgeber fordert den Arbeitnehmer mit der Übermittlung auf, einen Empfangsnachweis zu erteilen

Die dritte Bedingung wird am häufigsten vergessen. Eine E-Mail mit Anhang genügt nicht, wenn sie nicht zugleich um eine Empfangsbestätigung bittet. Wer den Weg nutzt, sollte die Bitte in den Text der Nachricht schreiben und die Antwort ablegen.

Auch die Textform ist nicht endgültig. Verlangt der Arbeitnehmer eine Niederschrift auf Papier, muss der Arbeitgeber sie unverzüglich erteilen, mit einem Hinweis, ab wann die Bedingungen gelten. Die Verjährung dieses Anspruchs beginnt erst mit dem Schluss des Jahres, in dem das Arbeitsverhältnis endet.

Für bestimmte Branchen ist der elektronische Weg ganz verschlossen. Satz 6 nimmt Arbeitnehmer aus, die in einem der Wirtschaftsbereiche des § 2a Absatz 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz tätig sind. Dazu gehören unter anderem das Baugewerbe, das Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe und die Gebäudereinigung.

Ebenfalls genannt sind Personenbeförderung, Spedition und Logistik einschließlich plattformbasierter Lieferdienste, das Schaustellergewerbe, der Messebau, die Fleischwirtschaft, das Wach- und Sicherheitsgewerbe sowie das Friseur- und Kosmetikgewerbe. In diesen Betrieben bleibt nur Papier mit Unterschrift.

Der Arbeitsvertrag als Nachweis, Verweise und Änderungen

Eine eigene Niederschrift ist überflüssig, wenn der Arbeitnehmer einen schriftlichen Arbeitsvertrag erhalten hat, der alle geforderten Angaben enthält. So regelt es § 2 Absatz 5. Fehlt im Vertrag eine Angabe, muss nur diese nachgeholt werden, nicht das ganze Dokument.

Absatz 5 erlaubt dasselbe für einen Vertrag in Textform, der unter den Bedingungen des Absatzes 1 Satz 2 übermittelt wurde. Das Recht des Arbeitnehmers, eine Papierfassung zu verlangen, bleibt davon unberührt, und in den Branchen des Satzes 6 gilt die Erleichterung nicht.

Absatz 4 spart Schreibarbeit auf andere Weise. Die Angaben der Nummern 6 bis 8 und 10 bis 14 dürfen durch einen Hinweis auf den anwendbaren Tarifvertrag oder die Betriebsvereinbarung ersetzt werden. Für Urlaub und Kündigung genügt, wenn das Gesetz maßgeblich ist, sogar ein Verweis auf die gesetzliche Regelung.

Verträge ändern sich, und § 3 zieht den Nachweis mit. Eine Änderung der wesentlichen Vertragsbedingungen ist dem Arbeitnehmer spätestens an dem Tag schriftlich mitzuteilen, an dem sie wirksam wird. Eine Lohnerhöhung zum ersten des Monats muss also an diesem Tag schriftlich vorliegen.

Ausgenommen sind Änderungen der anwendbaren Gesetze, Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen selbst. Wer auf den Tarifvertrag verwiesen hat, muss dessen neue Entgelttabelle nicht einzeln mitteilen. Und ein schriftlicher Änderungsvertrag ersetzt die Mitteilung, so wie der Arbeitsvertrag die Niederschrift ersetzt.

Besondere Lagen: Praktikum und Einsatz im Ausland

Für Praktikanten gilt nach Absatz 1a eine strengere Frist. Die Niederschrift ist unverzüglich nach Abschluss des Praktikumsvertrages zu erstellen, spätestens aber vor Aufnahme der Tätigkeit. Die Staffel aus erstem Tag, siebtem Tag und einem Monat gibt es hier nicht.

Der Inhalt ist auf das Praktikum zugeschnitten: Lern- und Ausbildungsziele, Beginn und Dauer, die tägliche Praktikumszeit, Zahlung und Höhe der Vergütung, Urlaub und ein Hinweis auf anwendbare Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen. Die elektronische Form ist auch hier ausgeschlossen.

Absatz 2 betrifft Mitarbeiter, die länger als vier aufeinanderfolgende Wochen außerhalb Deutschlands arbeiten sollen. Sie müssen die vollständige Niederschrift vor der Abreise erhalten, ergänzt um Einsatzland, geplante Dauer, Währung der Entlohnung, vereinbarte Auslandszulagen und die Bedingungen einer Rückkehr.

Die Probezeit vereinbaren

Eine Probezeit entsteht nicht von selbst. Die Nummer 6 spricht von der Dauer der Probezeit, sofern vereinbart: sie ist eine Absprache, und wo keine getroffen wurde, gibt es auch keine. Das Arbeitsverhältnis ist dann vom ersten Tag an ein gewöhnliches.

Ihre Bedeutung liegt vor allem in der verkürzten Kündigungsfrist des § 622 Absatz 3 BGB, die für höchstens sechs Monate gilt. Wie diese Frist berechnet wird und welche Termine sie kennt, behandelt der Kurs zu Kündigungsfristen, Urlaub und Krankheit.

Für befristete Verträge setzt § 15 Absatz 3 TzBfG eine zusätzliche Grenze. Eine vereinbarte Probezeit muss im Verhältnis zur erwarteten Dauer der Befristung und zur Art der Tätigkeit stehen. Eine sechsmonatige Probezeit in einem Vertrag über sieben Monate wird dieser Anforderung kaum gerecht.

Die Vorschrift nennt keine Zahl, und das ist Absicht. Maßgeblich ist, wie lange ein Arbeitgeber vernünftigerweise braucht, um die Eignung für genau diese Tätigkeit zu beurteilen. Für einfache Aushilfstätigkeiten ist das kürzer als für eine Fachstelle mit Einarbeitung.

Und eine Probezeit macht einen befristeten Vertrag nicht von selbst ordentlich kündbar. Das regelt ein anderer Absatz desselben Paragrafen, und das zweite Modul zeigt, warum ein befristeter Vertrag ohne ausdrückliche Kündigungsklausel bis zu seinem Ende bindet.

Was ein Versäumnis kostet

§ 4 NachwG macht aus der Nachweispflicht eine bußgeldbewehrte Pflicht. Ordnungswidrig handelt, wer eine wesentliche Vertragsbedingung nicht, nicht richtig, nicht vollständig, nicht in der vorgeschriebenen Weise oder nicht rechtzeitig aushändigt. Jede dieser fünf Varianten genügt für sich.

Derselbe Katalog gilt für die Papierfassung, die der Arbeitnehmer verlangt, für die Niederschrift vor einem Auslandseinsatz und für die Mitteilung einer Änderung nach § 3. Die Geldbuße kann jeweils bis zu zweitausend Euro betragen.

Nicht richtig ist dabei ein eigenes Risiko. Wer eine Niederschrift erteilt, die einen falschen Lohn oder eine falsche Arbeitszeit nennt, hat die Pflicht nicht erfüllt, auch wenn das Papier pünktlich übergeben wurde. Die Niederschrift muss den Vertrag wiedergeben, wie er tatsächlich gelebt wird.

Für einen kleinen Betrieb lässt sich das alles in eine Routine fassen. Ein Vertragsmuster mit allen fünfzehn Nummern, unterschrieben vor dem ersten Arbeitstag, und für jede spätere Änderung ein kurzer schriftlicher Nachtrag, der am Tag ihres Wirksamwerdens übergeben wird.

Wer in einer der Branchen des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes tätig ist, streicht aus dieser Routine jede elektronische Abkürzung. Alle anderen können die Textform nutzen, solange sie die Empfangsbestätigung anfordern und das Papier liefern, sobald es verlangt wird.