Registre unique du personnel — ce qu'il doit contenir dès le premier salarié

Le registre unique du personnel permet de s'assurer de la transparence des emplois dans chaque établissement de l'entreprise. Il doit être ouvert dès l'embauche du PREMIER salarié. Aucune forme spécifique n'est imposée — ni modèle, ni support obligatoire — mais certaines mentions le sont, et elles diffèrent selon qu'il s'agit d'un salarié, d'un stagiaire ou d'un volontaire en service civique, ces deux derniers devant figurer dans une partie SPÉCIFIQUE du registre. Les informations s'inscrivent dans l'ordre d'embauche pour les salariés, et dans l'ordre d'arrivée pour les stagiaires et les volontaires. Le registre peut être tenu sur support numérique après consultation du comité social et économique, et il est tenu à la disposition de l'inspection du travail et des membres du CSE. L'absence de registre, l'absence de mise à jour ou l'oubli de mentions obligatoires peuvent entraîner jusqu'à 750 € d'amende par salarié concerné.

À jour pour 2026 — vérifié le 11 septembre 2026Démarche officielle, sans impriméGuide : environ 25 min

Échéances

Dès l'embauche du premier salarié: Un registre du personnel doit être ouvert dès l'embauche du 1er salarié : il n'y a pas de seuil d'effectif en deçà duquel l'obligation ne jouerait pas.
À chaque entrée et à chaque sortie: Les dates d'entrée et de sortie de l'établissement font partie des mentions obligatoires, et l'absence de mise à jour est sanctionnée au même titre que l'absence de registre.

Pièces à préparer

Identité de chaque salarié : nom et prénoms, nationalité, date de naissance, sexe
Emploi, qualification et dates d'entrée et de sortie de l'établissement
Nature du contrat, pour porter la mention littérale exigée (CDD, temporaire, temps partiel, apprenti, professionnalisation)
Nom et adresse de l'entreprise de travail temporaire ou du groupement d'employeurs, le cas échéant
Titre autorisant l'activité salariée des travailleurs étrangers, dont une copie est annexée
Pour les stagiaires : dates de début et de fin, nom du tuteur et lieu de présence
Consultation du comité social et économique, si le registre est tenu sur support numérique

Voir la démarche sur le site officiel

Aucun imprimé n'est associé à cette démarche : le lien mène à la page officielle qui la décrit.

Ce que cette fiche vous donne

Le guide ci-dessus et le lien vers le site officiel. ActioFin ne produit aucun document pour cette fiche : ce que vous remplissez ou déposez se fait sur le support officiel.

Qui est concerné

Tout employeur, dès l'embauche du premier salarié
Les salariés de l'établissement, quel que soit leur contrat — durée indéterminée, durée déterminée, temps partiel, apprentissage, professionnalisation
Les salariés temporaires, mis à disposition par une entreprise de travail temporaire
Les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs
Les stagiaires et les personnes volontaires en service civique, dans une partie spécifique du registre
Ne sont pas concernées : les associations et fondations utilisant le chèque-emploi associatif

Exemple concret

Exemple : Atelier Ferrand tient son registre pour cinq personnes aux statuts différents

L'Atelier Ferrand emploie cinq personnes aux statuts distincts, et le registre le montre. Pour sa responsable d'atelier en contrat à durée indéterminée : nom et prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie. Pour son renfort d'été, la même chose plus la mention « contrat à durée déterminée ». Pour l'intérimaire de janvier, la mention « salarié temporaire » avec le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire. Pour son apprenti, la mention « apprenti ». Pour sa vendeuse à mi-temps, la mention « salarié à temps partiel ». Un stagiaire de BTS est reçu au printemps : il figure dans la partie spécifique aux stagiaires, avec ses nom et prénoms, les dates de début et de fin de la période de formation en milieu professionnel, et les nom et prénoms de son tuteur ainsi que son lieu de présence. Les salariés sont inscrits dans l'ordre d'embauche, le stagiaire dans l'ordre d'arrivée. L'atelier ayant recruté un soudeur étranger titulaire d'un titre valant autorisation de travail, il porte le type et le numéro d'ordre de ce titre au registre et en annexe une copie, tenue à la disposition de l'inspection du travail, des membres du CSE et des agents de contrôle de l'Urssaf.

Comment remplir, étape par étape

Ouvrez le registre dès l'embauche du premier salarié : c'est l'embauche, et non un seuil d'effectif, qui déclenche l'obligation.
Choisissez le support : aucune forme spécifique n'est imposée, et le registre peut être tenu sur support numérique APRÈS consultation du comité social et économique.
Portez, pour chaque salarié : nom et prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie de l'établissement.
Ajoutez les mentions propres à la situation : date de l'autorisation d'embauche ou de licenciement lorsqu'elle est requise — ou date de la demande à défaut ; pour un travailleur étranger devant détenir un titre autorisant l'activité salariée, le type et le numéro d'ordre de ce titre ; la mention « contrat à durée déterminée » ; « salarié temporaire » avec le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire ; « mis à disposition par un groupement d'employeurs » avec la dénomination et l'adresse de ce dernier ; « salarié à temps partiel » ; « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».
Ouvrez une partie SPÉCIFIQUE pour les stagiaires, avec leurs nom et prénoms, les dates de début et de fin de la période de formation en milieu professionnel ou du stage, et les nom et prénoms du tuteur ainsi que le lieu de présence du stagiaire.
Ouvrez une partie spécifique pour les personnes volontaires en service civique, avec leurs nom et prénoms.
Respectez l'ordre : ordre d'embauche pour les salariés, ordre d'arrivée pour les stagiaires et les volontaires en service civique.
Annexez les documents exigés : la déclaration de détachement pour les salariés détachés par une entreprise étrangère, et une copie des titres autorisant l'activité salariée des travailleurs étrangers — cette copie étant tenue à disposition dans l'établissement, ou sur chaque chantier ou lieu de travail distinct pour ceux qui y travaillent.
Tenez le registre à la disposition de l'inspection du travail et des membres du comité social et économique.

Le formulaire, poste par poste

Mentions communes à tous les salariés: Nom et prénoms, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie de l'établissement. Elles ne souffrent aucune exception.
Mention « contrat à durée déterminée »: À porter pour les travailleurs titulaires d'un contrat à durée déterminée : c'est la mention littérale qu'exige le texte, pas une abréviation.
Mention « salarié temporaire »: Pour les salariés temporaires, accompagnée du nom ET de l'adresse de l'entreprise de travail temporaire.
Mention « mis à disposition par un groupement d'employeurs »: Accompagnée de la dénomination et de l'adresse du groupement.
Travailleurs étrangers: Type et numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail au registre, et copie du titre EN ANNEXE, tenue à la disposition de l'inspection du travail, des membres du CSE et des agents de contrôle de l'Urssaf.
Partie spécifique aux stagiaires: Nom et prénoms, dates de début et de fin de la période de formation en milieu professionnel ou du stage, nom et prénoms du tuteur et lieu de présence du stagiaire.
Partie spécifique aux volontaires en service civique: Nom et prénoms — deux mentions seulement, mais dans une partie distincte du registre.

Bon à savoir

Le registre peut être tenu sur support numérique, mais seulement APRÈS consultation du comité social et économique : le passage au numérique n'est pas une décision unilatérale.
Le registre unique du personnel n'est pas obligatoire pour les associations et les fondations utilisant le chèque-emploi associatif.
Les salariés détachés par une entreprise étrangère appellent l'annexion de la déclaration de détachement au registre de l'entreprise qui les accueille.
La copie des titres des travailleurs étrangers se tient à disposition soit dans l'établissement, soit sur chaque chantier ou lieu de travail distinct pour ceux qui y travaillent — la règle est pensée pour le BTP.
Le registre unique du personnel n'est que l'un des registres obligatoires de l'entreprise : la même fiche officielle en décrit d'autres, dont le document unique d'évaluation des risques professionnels, qui relève d'une obligation distincte et de sanctions propres.
Le registre n'est pas la déclaration préalable à l'embauche : celle-ci se transmet à l'Urssaf avant l'embauche, le registre se tient dans l'entreprise et se met à jour ensuite.

Erreurs fréquentes

Attendre un seuil d'effectif : le registre s'ouvre dès l'embauche du premier salarié.
Croire qu'un modèle officiel existe : aucune forme spécifique n'est imposée, ce sont les MENTIONS qui le sont.
Passer au support numérique sans consultation préalable du comité social et économique.
Mélanger salariés, stagiaires et volontaires en service civique : stagiaires et volontaires figurent dans des parties SPÉCIFIQUES du registre.
Inscrire dans le désordre : l'ordre d'embauche s'impose pour les salariés, l'ordre d'arrivée pour les stagiaires et les volontaires.
Omettre les mentions littérales de situation — « contrat à durée déterminée », « salarié temporaire », « mis à disposition par un groupement d'employeurs », « salarié à temps partiel », « apprenti », « contrat de professionnalisation ».
Ne pas annexer la copie des titres des travailleurs étrangers, ou ne pas la rendre accessible sur le chantier où ils travaillent.
Ne pas mettre le registre à jour aux sorties : l'absence de mise à jour est sanctionnée comme l'absence de registre, jusqu'à 750 € par salarié concerné.

Questions fréquentes

À partir de quand faut-il tenir un registre unique du personnel ?

Dès l'embauche du premier salarié. Aucun seuil d'effectif ne dispense de cette obligation.

Existe-t-il un modèle obligatoire ?

Non. Aucune forme spécifique n'est imposée, mais certaines mentions sont obligatoires, et elles diffèrent selon qu'il s'agit d'un salarié, d'un stagiaire ou d'un volontaire en service civique.

Le registre peut-il être numérique ?

Oui, après consultation du comité social et économique.

Qui peut le consulter ?

Il est tenu à la disposition de l'inspection du travail et des membres du comité social et économique. La copie des titres des travailleurs étrangers, annexée au registre, est en outre tenue à la disposition des agents de contrôle de l'Urssaf.

Quelle est la sanction ?

L'absence de registre, l'absence de mise à jour ou l'oubli de mentions obligatoires peuvent entraîner jusqu'à 750 € d'amende par salarié concerné.

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Sources officielles

Lire en anglais

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