Bulletin de paie — les sept zones et les mentions obligatoires

Tout salarié doit recevoir une fiche de paie lors du paiement du salaire. Depuis 2017, la dématérialisation est le PRINCIPE et le format papier l'exception, sauf désaccord du salarié, qui peut refuser la remise électronique en le signalant à son employeur. Le contenu n'est pas libre : depuis le 1er juillet 2023, la fiche s'organise en sept zones — identification de l'employeur et du salarié, salaire, cotisations et contributions sociales, net à payer et net imposable, montant net social, impôt sur le revenu, et mentions finales. L'employeur conserve un double, papier ou électronique, pendant 5 ans dans les locaux de l'entreprise ; au-delà, il doit garantir au salarié la disponibilité de ses fiches soit pendant 50 ans à compter de leur émission, soit pendant 6 ans après son départ à la retraite. Ne pas remettre régulièrement la fiche expose à une amende pouvant atteindre 450 € par fiche non remise, et à des dommages et intérêts.

À jour pour 2026 — vérifié le 11 septembre 2026Démarche officielle, sans impriméGuide : environ 35 min

Échéances

À chaque paiement du salaire: Tout salarié doit recevoir une fiche de paie lors du paiement du salaire.
Conservation : 5 ans dans l'entreprise: L'employeur doit conserver dans les locaux de l'entreprise un double de la fiche de paie, sous forme papier ou électronique, pendant 5 ans.
Disponibilité : 50 ans, ou 6 ans après la retraite: Au-delà des 5 ans, les fiches peuvent ne pas être directement accessibles dans l'entreprise — sans être effacées pour autant — mais l'employeur doit en garantir la disponibilité au salarié soit pendant 50 ans à compter de l'émission, soit pendant 6 ans après son départ à la retraite.
Contestation : 3 ans: Le salarié peut contester le montant ou l'exactitude de sa fiche de paie pendant 3 ans à compter de sa remise.

Pièces à préparer

Identification de l'employeur : code APE ou NAF, numéro Siret, convention collective de branche applicable
Identification du salarié : emploi, position dans la classification conventionnelle
Décompte des heures de la période, en distinguant taux normal et heures supplémentaires avec leurs taux
Rémunération brute, accessoires de salaire, autres versements et retenues dont les frais de transport domicile-travail
Cotisations et contributions sociales avec leur assiette et leur taux, avant déduction des exonérations
Dates de congé et indemnité de congés payés si une période de congé tombe dans la paie
Nombre d'heures indemnisées en cas d'activité partielle

Voir la démarche sur le site officiel

Aucun imprimé n'est associé à cette démarche : le lien mène à la page officielle qui la décrit.

Ce que cette fiche vous donne

Le guide ci-dessus et le lien vers le site officiel. ActioFin ne produit aucun document pour cette fiche : ce que vous remplissez ou déposez se fait sur le support officiel.

Qui est concerné

Tout employeur, dès le premier salarié : la fiche de paie se remet lors du paiement du salaire
Tout salarié, qui la reçoit et peut en contester le montant ou l'exactitude pendant 3 ans à compter de sa remise
Employeurs qui dématérialisent : ils doivent indiquer au salarié les conditions dans lesquelles la fiche est disponible
Salariés qui refusent la dématérialisation : ils le signalent à l'employeur, et le format papier s'applique
Employeurs de salariés affiliés au régime local d'assurance maladie complémentaire obligatoire du Haut-Rhin, du Bas-Rhin et de la Moselle, pour lesquels des dispositions particulières s'appliquent

Exemple concret

Exemple : Boulangerie Tavernier remet la fiche de mars à son apprenti et à sa vendeuse

La Boulangerie Tavernier emploie deux personnes. Pour la fiche de mars, la zone 1 porte le nom et l'adresse de l'entreprise, son code APE et son numéro Siret, la convention collective de branche applicable, puis pour chaque salarié son nom, son emploi et sa position dans la classification conventionnelle, la période et le nombre d'heures en distinguant les heures au taux normal des heures supplémentaires avec leurs taux. La zone 2 porte la rémunération brute, l'assiette et le montant des cotisations à la charge de l'employeur et du salarié avant déduction des exonérations, la prise en charge des frais de transport domicile-travail, le montant effectivement reçu et la date de paiement ; la vendeuse ayant pris une semaine de congés en mars, ses dates de congé et son indemnité de congés payés y figurent aussi. La zone 3 réunit les cotisations de protection sociale en cinq rubriques — santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille, chômage — avec le total des exonérations et le montant total versé par l'employeur. Les zones 4 à 6 portent le net à payer avant impôt, le montant net social, le net imposable et son cumul annuel, l'impôt prélevé à la source et son cumul. La zone 7 rappelle la rubrique dédiée sur le portail service-public.fr et incite le salarié à conserver son bulletin sans limitation de durée. La boulangerie dématérialise depuis 2024 ; sa vendeuse ayant refusé ce format, elle reçoit la sienne sur papier.

Comment remplir, étape par étape

Remettez la fiche lors du paiement du salaire : c'est l'événement qui déclenche l'obligation, pas la fin du mois.
Choisissez le format en sachant que la dématérialisation est le principe depuis 2017 et le papier l'exception, sauf désaccord du salarié — et indiquez-lui, si vous dématérialisez, les conditions dans lesquelles sa fiche est disponible.
Servez la zone 1 : nom et adresse de l'employeur et éventuellement de l'établissement, code APE ou NAF et numéro Siret, convention collective de branche applicable ou référence au code du travail pour les congés payés et les délais de préavis, nom et emploi du salarié et sa position dans la classification conventionnelle, période et nombre d'heures en distinguant taux normal et heures supplémentaires avec leurs taux, nature et volume du forfait pour les salariés au forfait, nature de la base de calcul si ce n'est pas la durée du travail, nature et montant des accessoires de salaire soumis à cotisations.
Servez la zone 2 : rémunération brute, montant et assiette des cotisations et contributions à la charge de l'employeur et du salarié avant déduction des exonérations, taux des cotisations à la charge du salarié avant ces mêmes déductions, nature et montant des autres versements et retenues dont la prise en charge des frais de transport domicile-travail, montant effectivement reçu, date de paiement, et le cas échéant dates de congé et indemnité de congés payés.
Servez la zone 3 : cotisations de protection sociale réunies en cinq rubriques — santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille, chômage —, montant total des exonérations et exemptions, montant total versé par l'employeur, et montant correspondant à l'évolution de la rémunération liée à la suppression des cotisations chômage et maladie.
Servez les zones 4, 5 et 6 : net à payer avant impôt sur le revenu et impôt prélevé à la source ; montant net social, c'est-à-dire le revenu net après déduction de l'ensemble des prélèvements sociaux obligatoires ; net imposable servant de base au prélèvement à la source et son cumul annuel, impôt prélevé et son cumul, montant net des heures complémentaires ou supplémentaires exonérées et son cumul. Portez aussi l'assiette, le taux et le montant de la retenue à la source opérée, ainsi que la somme qui aurait été versée au salarié en l'absence de retenue à la source ; et affichez la mention « Net à payer avant impôt sur le revenu » et la valeur associée dans une police dont le corps de caractère est au moins égal à 1,5 fois celui utilisé pour les autres lignes du bulletin.
Servez la zone 7 : mention de la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail service-public.fr, rubrique cotisations salariales ; mention incitant le salarié à conserver son bulletin sans limitation de durée ; et, en cas d'activité partielle, le nombre d'heures indemnisées.
Conservez un double 5 ans dans les locaux, et organisez la disponibilité au-delà : 50 ans à compter de l'émission, ou 6 ans après le départ à la retraite du salarié.

Le formulaire, poste par poste

Zone 1 — identification: Employeur et salarié, mais aussi code APE ou NAF, Siret, convention collective de branche, classification conventionnelle et décompte des heures en distinguant taux normal et heures supplémentaires.
Zone 2 — salaire: Rémunération brute, cotisations avec leur assiette AVANT déduction des exonérations, autres versements et retenues, montant effectivement reçu, date de paiement, et l'indemnité de congés payés lorsqu'une période de congé tombe dans la paie.
Zone 3 — cotisations et contributions sociales: Les cotisations de protection sociale réunies en CINQ rubriques : santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille, chômage. S'y ajoutent le total des exonérations et le montant total versé par l'employeur.
Zone 4 — net à payer et net imposable: Montant net à payer AVANT impôt sur le revenu, et montant de l'impôt prélevé à la source. La mention « Net à payer avant impôt sur le revenu » et la valeur associée s'affichent dans une police dont le corps de caractère est au moins égal à 1,5 fois celui utilisé pour les autres lignes du bulletin.
Zone 5 — montant net social: Le revenu net après déduction de l'ensemble des prélèvements sociaux obligatoires. C'est une zone à part entière, distincte du net à payer comme du net imposable.
Zone 6 — impôt sur le revenu: Net imposable servant de base au prélèvement à la source et son cumul annuel, impôt prélevé et son cumul annuel, montant net des heures complémentaires ou supplémentaires exonérées et son cumul. S'y ajoutent l'assiette, le taux et le montant de la retenue à la source opérée, et la somme qui aurait été versée au salarié en l'absence de retenue à la source.
Zone 7 — mentions finales: Renvoi à la rubrique dédiée au bulletin de paie sur le portail service-public.fr, mention incitant à conserver le bulletin sans limitation de durée, et nombre d'heures indemnisées en cas d'activité partielle.

Bon à savoir

La dématérialisation est le principe depuis 2017 ; le salarié garde le droit de la refuser, et il le signale à l'employeur.
Le salarié qui a perdu sa fiche peut demander un double, mais AUCUNE disposition légale n'oblige l'employeur à le transmettre — d'où la mention qui l'incite à conserver ses bulletins sans limitation de durée.
Le montant net social est une zone distincte : ce n'est ni le net à payer, ni le net imposable, mais le revenu net après déduction de l'ensemble des prélèvements sociaux obligatoires.
Des dispositions particulières s'appliquent aux salariés affiliés au régime local d'assurance maladie complémentaire obligatoire du Haut-Rhin, du Bas-Rhin et de la Moselle : seules les valeurs correspondant au taux salarial et à la part salarié doivent figurer sur la fiche.
Au-delà des 5 ans de conservation dans l'entreprise, les fiches ne doivent pas pour autant être effacées : elles peuvent seulement ne plus être directement accessibles sur place.
La fiche de paie est la pièce de référence d'autres démarches servies par ailleurs — l'attestation de salaire pour les indemnités journalières reprend les éléments de rémunération qu'elle porte.
Deux mentions sont INTERDITES : l'employeur ne doit pas faire figurer sur la fiche de paie du salarié l'exercice du droit de grève ou les fonctions de représentant du personnel. La nature et le montant de la rémunération liée à l'activité de représentant du personnel doivent figurer sur une fiche annexée à la fiche de paie, que l'employeur établit et fournit au salarié.

Erreurs fréquentes

Remettre la fiche à une date fixe sans lien avec le paiement : l'obligation naît du paiement du salaire.
Dématérialiser sans indiquer au salarié les conditions dans lesquelles sa fiche est disponible.
Imposer la dématérialisation à un salarié qui l'a refusée : il peut refuser et le signaler à l'employeur.
Confondre net à payer, net imposable et montant net social : ce sont trois zones distinctes de la fiche depuis le 1er juillet 2023.
Présenter les cotisations après déduction des exonérations : le montant, l'assiette et le taux se portent AVANT déduction des exonérations et exemptions.
Regrouper les cotisations de protection sociale autrement qu'en cinq rubriques — santé, accidents du travail et maladies professionnelles, retraite, famille, chômage.
Détruire les doubles au bout de 5 ans : ils peuvent cesser d'être directement accessibles dans l'entreprise, mais la disponibilité doit être garantie 50 ans, ou 6 ans après le départ à la retraite.
Oublier le nombre d'heures indemnisées en cas d'activité partielle, qui est une mention de la zone 7.
Oublier les dates de congé et l'indemnité de congés payés lorsqu'une période de congé annuel tombe dans la période de paie.
Faire figurer l'exercice du droit de grève ou les fonctions de représentant du personnel : ces deux mentions sont interdites sur la fiche de paie, et la rémunération liée au mandat se porte sur une fiche annexée.

Questions fréquentes

Quand la fiche de paie doit-elle être remise ?

Lors du paiement du salaire : tout salarié doit recevoir une fiche de paie à ce moment-là.

La fiche de paie électronique peut-elle être imposée ?

Non. Depuis 2017 la dématérialisation est le principe et le papier l'exception, sauf en cas de désaccord du salarié : celui-ci peut refuser de recevoir sa fiche de manière dématérialisée et le signale à l'employeur.

Combien de temps faut-il conserver les fiches de paie ?

Un double, papier ou électronique, pendant 5 ans dans les locaux de l'entreprise. Au-delà, l'employeur doit garantir au salarié la disponibilité de ses fiches soit pendant 50 ans à compter de l'émission, soit pendant 6 ans après son départ à la retraite.

Quelle sanction en cas de non-remise ?

Le salarié peut saisir le conseil de prud'hommes. L'employeur peut être condamné à une amende pouvant atteindre 450 € par fiche non remise, et à verser des dommages et intérêts.

Pendant combien de temps un salarié peut-il contester sa fiche de paie ?

Pendant 3 ans à compter de sa remise, sur le montant comme sur l'exactitude.

L'employeur doit-il fournir un duplicata en cas de perte ?

Le salarié peut en demander un, mais aucune disposition légale n'oblige l'employeur à le transmettre.

Pour aller plus loin

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Sources officielles

Lire en anglais

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