Déclarer son honorabilité à l'immatriculation

Une société à trois dirigeants dépose son dossier d'immatriculation avec une seule déclaration de non-condamnation. Le dossier repart incomplet, et l'entreprise attend trois semaines de plus pendant que son bail de 1 400 € par mois court déjà. La déclaration est nominative : il en faut une par personne.

Une pièce du dossier d'immatriculation

Immatriculer une entreprise, au registre national comme à celui du commerce, suppose de produire une déclaration de non-condamnation et de filiation. Elle accompagne le dossier au même titre qu'un justificatif de domiciliation ou qu'un exemplaire des statuts.

Le dirigeant y atteste n'avoir fait l'objet d'aucune condamnation ni sanction lui interdisant de gérer une entreprise. Il y indique en outre sa filiation, c'est-à-dire les nom et prénoms de ses parents, ce qui permet de l'identifier sans ambiguïté dans les fichiers consultés.

Cette seconde mention surprend souvent, et elle est pourtant la raison d'être du document. Sans filiation, deux personnes homonymes nées la même année ne se distinguent pas, et la vérification perdrait toute valeur dès qu'un nom est répandu.

La déclaration est nominative. Dans une société qui compte plusieurs gérants, plusieurs présidents ou un représentant permanent de personne morale, chacun produit la sienne. Un dossier qui n'en contient qu'une pour trois dirigeants est incomplet, et il revient tel quel.

C'est le motif de rejet le plus banal de cette pièce, et le plus coûteux en délai. Il se constate au dépôt, alors que le reste du dossier est prêt, et il fait repartir l'ensemble du circuit alors qu'une page manquait.

La déclaration se produit à l'ouverture du dossier, pas en cours d'instruction. La joindre dès le dépôt évite la relance, qui arrive en général après que le reste du dossier a été examiné et qui remet l'ensemble en file d'attente.

Aucun formulaire imposé

Aucun imprimé officiel ne s'impose pour cette déclaration. Le modèle mis à disposition par l'administration est une facilité, non une obligation de forme : une déclaration datée et signée qui porte les bonnes mentions convient tout autant.

Cette liberté de forme a une contrepartie : c'est au rédacteur de s'assurer que rien ne manque. Un document élégant mais dépourvu de la filiation, ou signé sans date, sera refusé aussi sûrement qu'une page blanche.

Les mentions attendues sont peu nombreuses et se retiennent : identité complète du déclarant, date et lieu de naissance, domicile, filiation, visa de l'article A. 123-51 du code de commerce, attestation d'absence de condamnation ou de sanction interdisant de gérer, lieu, date et signature manuscrite.

La signature manuscrite reste la règle pratique la plus sûre. Une signature électronique peut être admise selon le canal de dépôt, mais elle suppose un procédé conforme, là où une signature à la main sur un document scanné ne soulève aucune question.

• Identité complète, date et lieu de naissance du déclarant
• Domicile du déclarant — le modèle officiel écrit « demeurant … »
• Filiation : nom et prénoms des parents
• Visa de l'article A. 123-51 du code de commerce, que le modèle officiel porte deux fois
• Attestation d'absence de condamnation ou de sanction interdisant de gérer
• Lieu, date et signature — une déclaration par dirigeant

Qui la produit, exactement

La produisent les personnes physiques qui dirigent : gérant de société à responsabilité limitée, président ou directeur général de société par actions, entrepreneur individuel. Le champ suit la fonction de direction, pas la détention du capital.

Un associé non dirigeant n'en produit donc pas, quelle que soit sa part. Un dirigeant sans aucune part du capital en produit une, parce que c'est sa capacité à gérer qui est en cause, et non son intérêt financier dans l'entreprise.

Lorsqu'une personne morale dirige une autre société, c'est son représentant permanent, personne physique désignée à cet effet, qui souscrit la déclaration. Oublier ce cas est fréquent dans les montages où une holding préside une filiale opérationnelle.

Le changement de dirigeant en cours de vie sociale rouvre la question. La nomination d'un nouveau gérant s'accompagne d'une déclaration à son nom, au même titre que lors de la constitution, et le dossier de modification est rejeté sans elle.

Ce point s'oublie d'autant plus facilement que le reste du dossier de modification est léger. Un procès-verbal de nomination suffit à prouver la décision ; il ne dit rien de l'honorabilité de la personne nommée, et c'est ce que la déclaration ajoute.