Fin de contrato, facturas de profesionales y el ingreso con el modelo 111

Este verano, la panadería de Lucía ha pagado la indemnización legal a una dependienta despedida por causas objetivas, 1.000 € de honorarios a su gestoría y un encargo a una traductora recién establecida. El 20 de octubre vence el modelo 111 del tercer trimestre, y Lucía no sabe qué cantidades entran en él ni cuáles se quedan fuera.

Terminar un contrato: liquidación y finiquito

Cuando un contrato termina, el artículo 49.2 del Estatuto obliga al empresario a acompañar la comunicación de la extinción, o su preaviso, de una propuesta del documento de liquidación de las cantidades adeudadas. El trabajador puede pedir que un representante legal esté presente cuando firme el recibo del finiquito, y el recibo debe hacerlo constar.

La liquidación reúne lo que se debe hasta el último día: el salario del mes en curso, la parte no cobrada de las pagas extraordinarias y, cuando procede, la indemnización. Las dos primeras son salario y siguen las reglas del módulo anterior; la indemnización tiene reglas propias, laborales y fiscales, que este módulo separa.

Tres indemnizaciones, tres escalas

Al expirar un contrato de duración determinada, el artículo 49.1 c) reconoce una indemnización equivalente a la parte proporcional de doce días de salario por cada año de servicio. No la generan los contratos formativos ni el de sustitución, y una normativa específica puede fijar otra cuantía para determinadas relaciones.

En el despido por causas objetivas del artículo 52, el artículo 53.1 exige una comunicación escrita con la causa, poner a disposición del trabajador en el mismo momento veinte días de salario por año de servicio, con un máximo de doce mensualidades, y conceder un preaviso de quince días.

Si la decisión se funda en el artículo 52 c) con causa económica y la empresa no puede poner la indemnización a disposición del trabajador, puede dejar de hacerlo haciéndolo constar en la carta; el trabajador puede exigirla cuando la extinción surte efecto.

Si un juez declara improcedente el despido, el artículo 56.1 da a la empresa cinco días desde la notificación de la sentencia para optar entre readmitir al trabajador o pagarle treinta y tres días de salario por año de servicio, hasta veinticuatro mensualidades. Si no opta, se entiende que readmite, con los salarios de tramitación.

En los despidos objetivo e improcedente, los periodos inferiores a un año se prorratean por meses; el artículo 49.1 c) habla de parte proporcional, y la herramienta del recorrido aplica el mismo prorrateo. Para los contratos anteriores al 12 de febrero de 2012, el despido improcedente cuenta cuarenta y cinco días por año del tiempo anterior a esa fecha.

Ese régimen transitorio, previsto en la disposición transitoria undécima, tiene su propio tope: setecientos veinte días de salario, salvo que el tiempo anterior a 2012 diera por sí solo más días, y nunca más de cuarenta y dos mensualidades. La herramienta convierte cada mensualidad en treinta días: los setecientos veinte días equivalen a las veinticuatro mensualidades del despido improcedente.

El salario diario por el que se multiplican esos días no lo fija el Estatuto. La herramienta del recorrido lo pide como dato, tal como figure en el finiquito o lo indique la asesoría, y no lo deduce de la nómina. Un error en ese dato desplaza toda la indemnización en la misma proporción.

La parte de la indemnización que no tributa

El artículo 7 e) de la Ley del IRPF declara exentas las indemnizaciones por despido o cese del trabajador en la cuantía establecida con carácter obligatorio en el Estatuto de los Trabajadores. No lo es la que se fija por convenio, pacto o contrato, aunque las acordadas en conciliación ante el servicio administrativo no se consideran pactadas.

En los despidos colectivos y en los objetivos del artículo 52 c) por causas económicas, técnicas, organizativas, de producción o fuerza mayor, está exenta la parte que no supere los límites del despido improcedente. El límite absoluto es de 180.000 euros. Lo que exceda es rendimiento del trabajo: la empresa retiene sobre el exceso, no sobre todo lo entregado.

El artículo 75.3 del Reglamento confirma la consecuencia práctica: no hay obligación de retener sobre las rentas exentas. La parte legal de la indemnización se paga entera y no figura en las casillas de retenciones del modelo 111, aunque sí en la declaración anual de la empresa, que relaciona también las rentas exentas.

La factura del profesional: 15 % o 7 %

Cuando la empresa paga a un profesional persona física, como el gestor que lleva la gestoría de Lucía, un abogado o una traductora, el artículo 95.1 del Reglamento le obliga a retener el 15 por ciento de los ingresos íntegros. El modelo 111 solo cuenta como perceptores a personas físicas y entidades en atribución de rentas, no a sociedades.

El tipo baja al 7 por ciento en el periodo impositivo en que el profesional inicia su actividad y en los dos siguientes, siempre que no hubiera ejercido actividad profesional alguna en el año anterior al inicio. El profesional debe comunicarlo al pagador, que conserva la comunicación firmada; sin ella, la empresa aplica el tipo general.

La herramienta del recorrido calcula la retención sobre los honorarios sin IVA y lo declara como hipótesis, porque el artículo 95.1 habla de ingresos íntegros sin referirse a ese impuesto. El IVA, al tipo general del 21 % cuando la prestación lo lleva, se suma a la factura y la herramienta no le aplica retención.

Un particular que contrata a un profesional no retiene: la obligación del artículo 76 alcanza a las personas jurídicas y entidades y a quienes ejercen actividades económicas cuando pagan en el ejercicio de esas actividades. La panadería retiene sobre la factura de su gestoría; Lucía no lo haría al pagar a un arquitecto la reforma de su casa.

El modelo 111: una autoliquidación por periodo

Las retenciones y los ingresos a cuenta se declaran con el modelo 111. Según las instrucciones de la Agencia Tributaria, la autoliquidación es única para cada retenedor y comprende todos los datos del periodo, trimestral o mensual. No se presenta un 111 por trabajador ni por proveedor: uno solo reúne nóminas, honorarios y especie.

El artículo 108.1 del Reglamento fija el ritmo general: declaración e ingreso en los primeros veinte días naturales de abril, julio, octubre y enero, por el trimestre natural anterior. Según las instrucciones del modelo, un vencimiento que cae en sábado o en día inhábil se traslada al primer día hábil siguiente.

La declaración es mensual, en los veinte primeros días naturales del mes siguiente, para las grandes empresas, que ese artículo identifica remitiendo al artículo 71.3 del Reglamento del IVA, cuyo umbral de volumen de operaciones es de 6.010.121,04 euros en el año precedente, y para las Administraciones públicas con un presupuesto anual de más de 6 millones de euros.

Las personas físicas con actividad, como un autónomo que paga una nómina, pueden presentar con Cl@ve, con certificado electrónico o en el papel generado por el servicio de impresión de la sede. Las sociedades anónimas y limitadas, como la de Lucía, no tienen esa opción en el cuadro de la Agencia Tributaria: presentan por internet con certificado electrónico.

Las casillas que usa una pequeña empresa

El apartado de liquidación separa los rendimientos del trabajo de los de actividades económicas y, dentro de cada uno, lo pagado en dinero de lo pagado en especie. Cada bloque de tres casillas pide lo mismo: número de perceptores, importe de las percepciones sujetas y retenciones o ingresos a cuenta.

Las casillas 13 a 27 recogen premios, aprovechamientos forestales de los vecinos en montes públicos y cesiones de derechos de imagen, situaciones raras en una pyme. El coche de un comercial iría a las casillas 04 a 06, con su valoración como percepción y el ingreso a cuenta correspondiente.

Negativo, en blanco o complementario

Si la empresa pagó en el periodo rentas sujetas a retención pero ninguna dio lugar a retención efectiva, por ejemplo un sueldo por debajo del importe excluido de retención, presenta el modelo 111 como autoliquidación negativa. No hay nada que ingresar, pero la declaración deja constancia de que hubo pagos.

Si no pagó ninguna renta sujeta a retención, no presenta el modelo: las instrucciones prohíben enviar un 111 con todas las casillas de liquidación vacías. En su lugar, comunica con una declaración censal de modificación, modelo 036 o 037, la baja en la obligación de retener, en el plazo de un mes desde el final del periodo.

Cuando vuelva a pagar rentas con retención, deberá comunicar de nuevo el alta en esa obligación con otra declaración censal de modificación. Y si descubre un error en un 111 ya presentado, la complementaria solo sirve cuando el resultado anterior fue inferior al debido, por lo que siempre arroja una cantidad a ingresar.

Después del último trimestre

El ciclo se cierra en enero. El artículo 108.2 obliga al retenedor a presentar una declaración anual de las retenciones e ingresos a cuenta en los primeros veinte días naturales de enero, o hasta el 31 si la presenta en soporte legible por ordenador o con los módulos de impresión de la Administración, con la relación de perceptores.