La nómina: del bruto al neto, con cotizaciones, retención y especie

Lucía regenta una panadería en Valladolid a través de su sociedad limitada y acaba de contratar a Diego por 30.000 € brutos al año, con contrato indefinido y doce pagas. Pensaba transferirle 2.500 € cada mes. Su gestora le explica que a Diego le llegará bastante menos, y que la diferencia no se la queda la panadería: pertenece a la Seguridad Social y a Hacienda.

La nómina, un documento obligatorio

El artículo 29 del Estatuto de los Trabajadores exige que el salario se liquide y se pague de forma puntual y documentada, y que el periodo al que se refieren las retribuciones periódicas no exceda de un mes. La documentación consiste en entregar al trabajador un recibo individual y justificativo del pago: eso es la nómina.

Ese recibo sigue el modelo aprobado por el Ministerio, salvo que un convenio colectivo o un acuerdo con los representantes fije otro que separe con claridad las percepciones del trabajador y las deducciones que legalmente procedan. Esas deducciones son el centro de este módulo, y ninguna queda a criterio del empresario.

El artículo 31 añade dos gratificaciones extraordinarias al año, una por Navidad y otra en el mes que fije el convenio o el acuerdo con los representantes, que también fija su cuantía. El convenio puede prorratearlas en las doce mensualidades: por eso unas plantillas cobran catorce pagas y otras doce.

La definición alcanza por igual a la sociedad limitada de Lucía y al autónomo que contrata a su primer empleado. El tamaño del negocio no cambia la obligación de retener; solo cambia, como se verá en el módulo siguiente, la frecuencia con la que se declara e ingresa lo retenido.

Primera deducción: las cotizaciones del trabajador

La Orden PJC/297/2026 fija las normas de cotización de 2026, y cada tipo se reparte entre la empresa y la persona trabajadora. Para las contingencias comunes, el tipo es del 28,30 por ciento: el 23,60 corre a cargo de la empresa y el 4,70 se descuenta en la nómina.

El desempleo depende del contrato: 7,05 por ciento en la contratación indefinida, con el 1,55 a cargo del trabajador, y 8,30 en la de duración determinada, con el 1,60, salvo los contratos de sustitución, de relevo y formativos, que siguen el tipo del indefinido. La formación profesional suma un 0,10, y la equidad intergeneracional, un 0,15.

Sumados, los cuatro tipos dan un 6,50 por ciento con contrato indefinido y un 6,55 con un contrato de duración determinada sujeto al 8,30. Es la parte que el trabajador ve descontada. La empresa paga además su propia parte, mucho mayor, que no figura como deducción en la nómina pero sí en el coste del puesto.

A la parte empresarial de esos conceptos se suman dos cotizaciones que solo paga la empresa: el Fondo de Garantía Salarial, al 0,20 por ciento, y las contingencias de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales, cuyo tipo sale de una tarifa de primas por actividad y cuya prima corre a cargo exclusivo del empleador.

La base: entre un suelo y un tope

Los tipos no se aplican a cualquier importe. La base de cotización tiene un tope máximo de 5.101,20 euros mensuales desde el 1 de enero de 2026, según el artículo 2 de la orden. Por encima, el salario sigue cotizando, pero mediante una cotización adicional de solidaridad con sus propios tramos y tipos.

También hay suelos. La base mínima mensual de los grupos de cotización 4 a 7 es de 1.424,40 euros, y los grupos 1 a 3 tienen bases mínimas más altas. Un sueldo mensual inferior a ese suelo solo encaja con un trabajo a tiempo parcial, y la herramienta del recorrido lo señala con un aviso.

Segunda deducción: la retención del IRPF

La retención no es un porcentaje que el empresario elige. Los artículos 82 a 86 del Reglamento del IRPF describen un procedimiento que parte de la retribución anual del trabajador, dineraria y en especie, y termina en un tipo expresado con dos decimales. Ese tipo se aplica después a cada nómina del año.

El primer paso es la base para calcular el tipo. A la retribución se le restan las cotizaciones a la Seguridad Social, 2.000 euros anuales de otros gastos, previstos en el artículo 19.2 f) de la Ley del IRPF, y una reducción por rendimientos del trabajo que solo existe para rendimientos netos modestos.

Esa reducción vale 7.302 euros cuando el rendimiento neto del trabajo no supera 14.852 euros, disminuye por tramos por encima de esa cifra y desaparece cuando el rendimiento neto alcanza 19.747,5 euros. Para un sueldo medio, la base suele ser la retribución menos las cotizaciones y menos esos 2.000 euros.

El segundo paso es el mínimo personal y familiar. El mínimo del contribuyente es, con carácter general, de 5.550 euros anuales, y aumenta con la edad y con los descendientes que dan derecho a su propio mínimo. Por eso dos compañeros con el mismo sueldo pueden soportar retenciones distintas en la misma empresa.

La escala de retención

El tercer paso aplica la escala del artículo 85 del Reglamento dos veces: una a la base y otra al mínimo personal y familiar. La cuota de retención es la diferencia entre ambos resultados y nunca puede ser negativa. El tipo es esa cuota dividida por la retribución total y multiplicada por cien.

Dos reglas protegen los sueldos bajos. Si la retribución no supera el importe excluido del artículo 81, según la situación familiar, no se retiene nada, salvo en contratos de menos de un año: sin descendientes, en la situación tercera, son 15.876 euros. Hasta 35.200 euros, la cuota no puede superar el 43 % de la diferencia con ese importe.

El tipo tiene también un suelo. En los contratos o relaciones de duración inferior al año, el artículo 86.2 impide que baje del 2 por ciento, y el artículo 81.3 deja sin efecto el importe excluido de retención: aunque el trabajador cobre poco en el conjunto del año, la empresa retiene sobre cada nómina.

Lo que el trabajador debe comunicar

Todo el cálculo descansa en datos que la empresa no conoce por sí sola. El artículo 88 del Reglamento obliga al trabajador a comunicar al pagador la situación personal y familiar que influye en la retención, y obliga al pagador a conservar esa comunicación firmada. Sin ella, la empresa no puede tener en cuenta esas circunstancias.

La comunicación puede hacerse por medios electrónicos si garantiza la autenticidad del origen, la integridad del contenido, su conservación y el acceso de la Administración. Conviene recogerla el primer día de trabajo y cada vez que algo cambie, como el nacimiento de un hijo, porque cada cambio puede mover el tipo.

La retención es solo un pago a cuenta. El impuesto definitivo se liquida en la declaración de la renta del trabajador, que descuenta lo retenido. Por eso el artículo 108.3 obliga a la empresa a expedir un certificado de las retenciones practicadas y a ponerlo a disposición del trabajador antes de que se abra el plazo de declaración.

Retribución en especie: el coche de empresa

No todo el salario se paga en dinero. El artículo 42 de la Ley del IRPF define las rentas en especie como la utilización, el consumo o la obtención, para fines particulares, de bienes, derechos o servicios gratis o por debajo del precio normal de mercado, aunque no supongan un gasto real para quien los concede.

En una pequeña empresa, lo más frecuente es el coche cedido a un trabajador. El artículo 43 de la Ley valora su uso en el 20 por ciento anual del coste de adquisición para el pagador, tributos incluidos. Si el coche no es de la empresa, como en un renting, el porcentaje se aplica a su valor de mercado nuevo.

La ley permite reducir esa valoración hasta un 30 por ciento para los vehículos eficientes, y el artículo 48 bis del Reglamento lo concreta en tres escalones según las emisiones, el tipo de motor y un valor de mercado máximo antes de impuestos. Las condiciones técnicas se comprueban en la ficha del vehículo, no en la factura.

La valoración se imputa según la disponibilidad del coche para fines particulares, se use o no. La herramienta del recorrido aplica ese criterio, que toma del Manual práctico de Renta de la Agencia Tributaria, y prorratea por meses cuando el coche solo está disponible una parte del año, una convención propia que declara como tal.

Sobre una retribución en especie no se retiene, porque no hay dinero del que descontar nada: se hace un ingreso a cuenta. El artículo 102 del Reglamento lo calcula aplicando a su valor el tipo de retención que corresponda al trabajador, un tipo que ya se obtiene sobre la retribución total, dineraria y en especie.

Si la empresa no repercute ese ingreso a cuenta al trabajador, el artículo 43.2 de la Ley lo suma al valor de la retribución en especie, y el trabajador declara ambas cantidades en su renta. Repercutirlo o no es una decisión con efecto fiscal: merece quedar por escrito en la política de vehículos de la empresa.

De la nómina al ingreso

Lo que la empresa descuenta no se queda en su cuenta. Las cotizaciones del trabajador se ingresan en la Seguridad Social junto con las de la empresa; las retenciones y los ingresos a cuenta se declaran a Hacienda con el modelo 111, que el módulo siguiente recorre casilla por casilla.