Die Wertguthabenvereinbarung: Aufbau, Zweck und Versicherung in der Freistellung

Ein Ingenieurbüro in Kassel stellt eine Projektleiterin mit 4.200 € Monatsgehalt für fünf Monate frei und zahlt das Gehalt aus ihrem Gleitzeitkonto weiter, auf dem sich über Jahre Überstunden gesammelt haben. Eine schriftliche Wertguthabenvereinbarung gibt es nicht. Die Regel, die bei solchen Konten die Versicherung in der Auszeit trägt, reicht aber nur für Freistellungen von bis zu drei Monaten. Eine Pause von fünf Monaten fällt aus ihr heraus.

Zwei Konten, die gleich aussehen

Viele Betriebe führen Arbeitszeitkonten. Auf ihnen landen Stunden, die über die vertragliche Arbeitszeit hinaus geleistet werden, und später werden sie durch freie Tage ausgeglichen. Das Sozialgesetzbuch unterscheidet zwei Arten solcher Konten, und nur eine davon ist ein Wertguthaben im Sinne der §§ 7b bis 7f SGB IV.

Die erste Art dient der Beweglichkeit im Alltag. Gleitzeitkonten, Jahresarbeitszeitkonten und Konten für Auftragsspitzen gleichen Schwankungen aus. Das Gesetz spricht von Vereinbarungen zur flexiblen Gestaltung der werktäglichen oder wöchentlichen Arbeitszeit oder zum Ausgleich betrieblicher Produktions- und Arbeitszeitzyklen. In der Praxis heißen sie meist Flexikonten.

Die zweite Art verfolgt ein anderes Ziel. Beschäftigte sparen Entgelt oder Zeit an, um später für einen längeren Abschnitt ganz oder teilweise freigestellt zu werden, etwa vor der Rente, für eine Pflegephase oder für eine Weiterbildung. Dieses Ansparen für eine spätere Freistellung ist der Kern des Wertguthabens.

Der Unterschied ist keine Formalie. An ihm hängen der Versicherungsschutz während der Auszeit, die Pflicht zur Insolvenzsicherung, die Anlagevorschriften, die Mitnahme zu einem neuen Arbeitgeber und die Beitragsfolgen einer zweckwidrigen Verwendung. Ein falsch eingeordnetes Konto verfehlt deshalb mehrere Regeln zugleich, und meist fällt das erst bei der Betriebsprüfung auf.

Die Arbeitszeitgrenzen selbst regelt ein anderes Gesetz. Wie viele Stunden am Tag gearbeitet werden dürfen und welche Ruhezeiten gelten, steht im Arbeitszeitgesetz; das erklärt der Kurs zum Arbeitsvertrag. Ein Wertguthaben erlaubt nicht, diese Grenzen zu überschreiten. Es verändert nur, wann das verdiente Entgelt ausgezahlt wird.

Fünf Merkmale nach § 7b SGB IV

§ 7b SGB IV zählt fünf Voraussetzungen auf, die zusammen vorliegen müssen. Fehlt eine davon, ist das Konto kein Wertguthaben im Sinne des Gesetzes, gleichgültig, wie Betrieb und Belegschaft es intern nennen. Die Bezeichnung Langzeitkonto oder Lebensarbeitszeitkonto entscheidet nichts; es kommt allein auf die Merkmale an.

Das erste Merkmal verlangt Schriftlichkeit, und zwar für den Aufbau. Eine mündliche Absprache oder eine bloße Übung im Betrieb genügt nicht. Wer ein Langzeitkonto einführen will, sollte die Vereinbarung deshalb unterschrieben in der Personalakte haben, bevor die erste Stunde oder der erste Euro gutgeschrieben wird.

Das zweite Merkmal grenzt ab. Ein Konto, dessen Zweck der Ausgleich von Schwankungen ist, bleibt ein Flexikonto, auch wenn sich dort über Jahre Hunderte Stunden sammeln. Der Wortlaut stellt auf das Ziel der Vereinbarung ab, nicht auf die Höhe des Kontostands. Ein hoher Saldo macht aus einem Gleitzeitkonto also kein Wertguthaben.

Das dritte und vierte Merkmal beschreiben den Mechanismus. In der Ansparphase arbeitet der Beschäftigte und erhält weniger ausgezahlt, als er verdient; der Rest fließt in das Guthaben. In der Auszeit arbeitet er weniger oder gar nicht und bekommt Entgelt aus dem Guthaben. Das Gesetz lässt auch die umgekehrte Reihenfolge zu.

Diese Umkehrung folgt aus Nummer 4: das fällige Entgelt kann mit einer Arbeitsleistung erzielt werden, die vor oder nach der Freistellung erbracht wird. Eine Auszeit darf also am Anfang stehen und später nachgearbeitet werden. Für diesen Fall enthält § 7 Abs. 1a eine eigene Vergleichsregel, die weiter unten folgt.

Das fünfte Merkmal setzt eine Untergrenze. Das in der Freistellung fällige Entgelt muss insgesamt die Geringfügigkeitsgrenze übersteigen. Eine Ausnahme gilt, wenn die Beschäftigung schon vor der Auszeit geringfügig war. Einen Betrag nennt § 7b selbst nicht; wie sich die Grenze aus dem Mindestlohn ergibt, zeigt der Kurs zum Minijob.

Wofür das Guthaben verwendet werden darf

§ 7c SGB IV legt fest, wofür ein Wertguthaben in Anspruch genommen werden kann, und zieht eine zeitliche Grenze: die Entnahme ist bis zum Ablauf des Kalendermonats möglich, in dem der Beschäftigte die Regelaltersgrenze der Rentenversicherung erreicht. Eine Auszeit aus dem Guthaben jenseits dieses Monats sieht die Vorschrift nicht vor.

Die erste Gruppe bilden gesetzlich geregelte Freistellungen und Arbeitszeitverringerungen. Genannt werden beispielhaft die Pflegezeit nach dem Pflegezeitgesetz, die Familienpflegezeit, die Elternzeit, in der ein Kind selbst betreut und erzogen wird, und die Teilzeit nach § 8 oder § 9a des Teilzeit- und Befristungsgesetzes.

Für die Teilzeit nach § 8 TzBfG enthält § 7c eine Besonderheit. Die Verringerung der Arbeitszeit kann auf die Dauer der Entnahme aus dem Wertguthaben befristet werden. Wer also für ein Jahr auf eine halbe Stelle geht und die Lücke aus dem Guthaben auffüllt, kann danach wieder zur bisherigen Arbeitszeit zurückkehren.

Die zweite Gruppe sind vertraglich vereinbarte Freistellungen. Die Vorschrift nennt zwei Beispiele: die Zeit unmittelbar vor dem Bezug einer Altersrente, auch darüber hinaus bis zum Ende des Monats der Regelaltersgrenze, und die Teilnahme an einer beruflichen Qualifizierung. Das Wort insbesondere zeigt, dass auch andere Auszeiten wie ein Sabbatical in Betracht kommen.

Die Vertragsparteien dürfen die Zwecke enger fassen. § 7c Abs. 2 erlaubt, in der Vereinbarung festzulegen, dass das Guthaben nur für bestimmte Zwecke genutzt werden darf, zum Beispiel ausschließlich für den gleitenden Übergang in den Ruhestand. Eine solche Beschränkung wirkt sich auf die Anlage des Guthabens aus, wie das zweite Modul zeigt.

• Pflegezeit nach § 3 PflegeZG und Familienpflegezeit nach § 2 FPfZG
• Elternzeit nach § 15 BEEG
• Teilzeit nach § 8 oder § 9a TzBfG, befristbar auf die Dauer der Entnahme
• Freistellung vor der Altersrente, längstens bis zum Monat der Regelaltersgrenze
• Teilnahme an beruflichen Qualifizierungsmaßnahmen
• weitere vertraglich vereinbarte Auszeiten, sofern die Vereinbarung die Zwecke nicht beschränkt

Versichert bleiben in der Freistellung

Versicherungspflicht setzt eine Beschäftigung gegen Arbeitsentgelt voraus. Wer monatelang nicht arbeitet, übt dem ersten Anschein nach keine Beschäftigung aus. Ohne Sonderregel wäre deshalb unklar, ob eine lange Auszeit den Schutz in Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung unterbricht, obwohl weiter Entgelt gezahlt wird.

§ 7 Abs. 1a SGB IV schließt diese Lücke. Eine Beschäftigung besteht auch in Zeiten der Freistellung von mehr als einem Monat, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind. Erstens muss während der Auszeit Arbeitsentgelt aus einem Wertguthaben nach § 7b fällig sein. Zweitens darf dieses Entgelt nicht unangemessen vom bisherigen abweichen.

Der Vergleichsmaßstab steht im Gesetz: das monatlich fällige Entgelt in der Auszeit wird mit dem Entgelt der vorausgegangenen zwölf Kalendermonate verglichen, in denen Arbeitsentgelt bezogen wurde. Monate ohne Entgelt, etwa während einer unbezahlten Elternzeit, zählen dabei nicht mit. Eine Prozentgrenze für die Angemessenheit nennt der Gesetzestext nicht.

Das ist für die Praxis wichtig. In Merkblättern kursieren Bandbreiten, innerhalb derer eine Abweichung als angemessen gelten soll. Sie stehen nicht in § 7 Abs. 1a und sind in diesem Kurs nicht nachgeprüft. Wer ein Freistellungsentgelt deutlich unter oder über dem bisherigen Niveau plant, sollte die Frage vorab mit der Einzugsstelle klären.

Die dritte Zahl betrifft das Flexikonto. Auch aus einem Gleitzeit- oder Jahresarbeitszeitkonto kann eine Auszeit finanziert werden, und auch dann bleibt die Beschäftigung bestehen, allerdings nur bei einer Freistellung von bis zu drei Monaten. Eine längere Pause braucht deshalb eine echte Wertguthabenvereinbarung, wie das Ingenieurbüro aus der Einleitung erfahren hat.

Beginnt ein Beschäftigungsverhältnis mit einer Freistellung, fehlt der Blick auf frühere Monate. Das Gesetz nimmt dann die spätere Arbeitsphase als Maßstab. Das monatliche Entgelt in der Auszeit darf von dem Entgelt für die Zeit der Arbeitsleistung, mit der es später erzielt werden soll, nicht unangemessen abweichen.

Eine weitere Regel schützt vor Unvorhergesehenem. Endet das Arbeitsverhältnis vorzeitig und kann die Arbeit, mit der die Auszeit erst noch verdient werden sollte, deshalb nicht mehr geleistet werden, bleibt die Freistellung trotzdem eine Beschäftigung gegen Entgelt. Voraussetzung ist, dass dieses Ende bei Abschluss der Vereinbarung nicht vorhersehbar war.

Schließlich erlaubt § 7 Abs. 1a, schon beim Abschluss einen anderen Verwendungszweck festzulegen, allerdings nur für drei Fälle: das Ende der Beschäftigung wegen verminderter Erwerbsfähigkeit, wegen Erreichens einer Altersgrenze für eine Altersrente oder wegen Tod. Für andere Anlässe, etwa eine Kündigung, lässt sich ein solcher Ersatzzweck nicht im Voraus vereinbaren.

Für die allgemeine Regel, nach der eine Beschäftigung ohne Entgeltanspruch nur einen Monat lang fortbesteht, verweist dieser Kurs auf den Kurs zu den Sozialversicherungsmeldungen. Sie betrifft unbezahlte Unterbrechungen. Beim Wertguthaben wird dagegen Entgelt gezahlt, und deshalb greift die eigene Regel des Absatzes 1a.

Beiträge nach Fälligkeit, Lohnsteuer nach Zufluss

In der Sozialversicherung folgt der Beitrag beim Wertguthaben dem Zeitpunkt der Fälligkeit. § 23b Abs. 1 SGB IV bestimmt, dass für die Arbeitsphase und für die Auszeit jeweils das im betreffenden Zeitraum fällige Arbeitsentgelt maßgebend ist. Der Teil, der in das Guthaben fließt, wird also nicht schon beim Ansparen verbeitragt.

Praktisch heißt das: Verdient eine Beschäftigte 4.000 Euro und fließen 500 Euro in das Guthaben, werden in der Arbeitsphase Beiträge aus 3.500 Euro erhoben. Werden später in der Auszeit 2.800 Euro im Monat aus dem Guthaben gezahlt, sind diese 2.800 Euro die beitragspflichtige Einnahme des jeweiligen Monats.

Für Einmalzahlungen enthält § 23b Abs. 1 Satz 2 eine Ergänzung, die hier nur angedeutet wird. Bei der anteiligen Beitragsbemessungsgrenze nach § 23a zählt in einer Freistellung das fällige Entgelt an Stelle des erzielten. Wer ein Weihnachtsgeld in eine Auszeit legt, sollte diese Regel mit dem Abrechnungsprogramm prüfen.

Im Steuerrecht knüpft die Lohnsteuer an den Bezug an. Nach § 38a Abs. 1 EStG bemisst sich die Jahreslohnsteuer nach dem Arbeitslohn, den der Arbeitnehmer im Kalenderjahr bezieht, und nach § 11 EStG gilt eine Einnahme in dem Jahr als bezogen, in dem sie zufließt. Einbehalten wird nach § 38 Abs. 3 EStG bei jeder Lohnzahlung.

Darin liegt der Grundgedanke der Steuerstundung: versteuert wird das Entgelt, wenn es in der Auszeit ausgezahlt wird, und zwar als Arbeitslohn nach § 19 EStG. Ob eine bloße Gutschrift schon Zufluss ist, beantworten die gelesenen Vorschriften nicht ausdrücklich. Die Finanzverwaltung hat dazu eigene Anweisungen, die dieser Kurs nicht auswertet.

Wer ein Modell einführt, dessen steuerliche Behandlung nicht eindeutig ist, kann beim Betriebsstättenfinanzamt eine Anrufungsauskunft nach § 42e EStG einholen. Das Finanzamt erklärt dann, ob und inwieweit im Einzelfall die Vorschriften über die Lohnsteuer anzuwenden sind. So steht der Lohnsteuerabzug fest, bevor die erste Gutschrift gebucht wird.

Für die monatliche Abrechnung ändert ein Wertguthaben am Verfahren nichts. Die einbehaltene Lohnsteuer wird wie sonst angemeldet und abgeführt, in der Ansparphase aus dem ausgezahlten Teil, in der Auszeit aus dem Entgelt aus dem Guthaben. Fristen und Anmeldungszeiträume zeigt der Rechner zur Lohnsteuer-Anmeldung.