Beschäftigungspflicht und Ausgleichsabgabe: wer zahlt und wie viel

Ein Metallbetrieb beschäftigt im Jahresdurchschnitt 120 Menschen, darunter zwei schwerbehinderte. Die Geschäftsführung hält das für ein ordentliches Ergebnis. Das Gesetz rechnet anders: sechs Pflichtarbeitsplätze, vier davon unbesetzt, und für jeden dieser Plätze laufen Monat für Monat 405 € Abgabe auf, die bis zum 31. März des Folgejahres überwiesen sein muss, ohne dass jemand eine Rechnung schickt.

Wer als schwerbehindert zählt

Die Pflichten dieses Moduls hängen an einem rechtlichen Status, nicht an einer Diagnose. Der Arbeitgeber fragt deshalb nicht nach Krankheiten. Entscheidend ist, ob ein Beschäftigter als schwerbehinderter oder als gleichgestellter behinderter Mensch anerkannt ist. Nur diese Anerkennung zählt für die Quote und für die meisten Rechte, die im zweiten Modul folgen.

§ 2 Abs. 2 SGB IX bestimmt, wer schwerbehindert ist: ein Mensch mit einem Grad der Behinderung von wenigstens 50, der rechtmäßig in Deutschland wohnt, sich hier gewöhnlich aufhält oder hier auf einem Arbeitsplatz im Sinne des § 156 beschäftigt ist. Den Grad stellt die nach § 152 zuständige Behörde auf Antrag fest, nicht der Arbeitgeber.

Daneben kennt das Gesetz die Gleichstellung. Menschen mit einem Grad der Behinderung von weniger als 50, aber wenigstens 30, sollen schwerbehinderten Menschen gleichgestellt werden, wenn sie ohne diesen Schritt einen geeigneten Arbeitsplatz nicht erlangen oder nicht behalten können. So regelt es § 2 Abs. 3 SGB IX.

Über die Gleichstellung entscheidet nach § 151 Abs. 2 die Bundesagentur für Arbeit, und zwar auf Antrag des behinderten Menschen. Sie wird mit dem Tag wirksam, an dem der Antrag eingeht, und kann befristet werden. Für den Arbeitgeber heißt das: ein Bescheid kann auf einen Zeitpunkt zurückwirken, zu dem im Betrieb noch niemand davon wusste.

Gleichgestellte werden grundsätzlich wie schwerbehinderte Menschen behandelt. § 151 Abs. 3 nimmt aber zwei Bereiche aus, darunter den Zusatzurlaub nach § 208. Diese Unterscheidung wird im zweiten Modul wichtig, wenn es um Urlaubstage geht. Für die Beschäftigungsquote dieses Moduls zählen beide Gruppen, und beide gehören in das Verzeichnis des Arbeitgebers.

Ab 20 Arbeitsplätzen: die Pflichtquote

§ 154 Abs. 1 SGB IX verpflichtet private und öffentliche Arbeitgeber, die jahresdurchschnittlich monatlich mindestens 20 Arbeitsplätze haben. Sie müssen auf wenigstens 5 Prozent dieser Arbeitsplätze schwerbehinderte Menschen beschäftigen. Schwerbehinderte Frauen sind dabei nach dem ausdrücklichen Wortlaut der Vorschrift besonders zu berücksichtigen.

Die Schwelle wird nicht an einem Stichtag gemessen. Maßgeblich ist der Durchschnitt über die Monate des Kalenderjahres. Ein Betrieb, der im Sommer mit zusätzlichen Kräften kurz über 20 Stellen kommt und im Winter deutlich darunter liegt, kann im Jahresmittel unter der Schwelle bleiben, zumal nicht jede Aushilfsstelle überhaupt mitzählt.

Für kleinere Arbeitgeber gilt eine feste Zahl statt der Quote. Wer jahresdurchschnittlich weniger als 40 Arbeitsplätze hat, muss im Jahresdurchschnitt je Monat einen schwerbehinderten Menschen beschäftigen. Bei weniger als 60 Arbeitsplätzen sind es zwei. Erst ab 60 Arbeitsplätzen rechnet der Arbeitgeber tatsächlich mit den 5 Prozent.

Das Gesetz knüpft die Pflicht an den Arbeitgeber, nicht an den einzelnen Betrieb. Wer mehrere Filialen unter demselben Rechtsträger führt, betrachtet deren Arbeitsplätze deshalb zusammen. Das Verzeichnis nach § 163 wird dagegen für jeden Betrieb gesondert geführt; dazu mehr im Abschnitt über Anzeige und Zahlung.

Was als Arbeitsplatz zählt

Ob ein Arbeitgeber 19 oder 21 Arbeitsplätze hat, entscheidet § 156 SGB IX. Arbeitsplätze sind alle Stellen, auf denen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, Beamte, Richter sowie Auszubildende und andere zur beruflichen Bildung Eingestellte beschäftigt werden. Gezählt werden also Stellen, nicht Köpfe, und der Ausgangspunkt ist bewusst weit gefasst.

§ 156 Abs. 3 nimmt zwei Gruppen von Stellen heraus, die in kleinen Betrieben häufig vorkommen. Nicht mit zählen Stellen, die nach der Natur der Arbeit oder nach Vereinbarung höchstens acht Wochen besetzt sind, und Stellen mit weniger als 18 Wochenstunden. Eine Aushilfe mit zehn Wochenstunden zählt also ebenso wenig wie eine Erntehelferin mit einem Sechswochenvertrag.

Für die Berechnung der Mindestzahl und der Pflichtplätze kommt § 157 Abs. 1 hinzu. Stellen von Auszubildenden zählen dabei nicht mit, ebenso die von Rechts- oder Studienreferendaren mit Rechtsanspruch auf Einstellung. Auszubildende besetzen also Arbeitsplätze im Sinne des § 156, erhöhen aber weder die Schwelle noch die Zahl der Pflichtplätze.

Aufrunden und mehrfach anrechnen

Ab 60 Arbeitsplätzen entsteht bei 5 Prozent oft ein Bruch. § 157 Abs. 2 regelt die Rundung: Bruchteile von 0,5 und mehr werden aufgerundet. Bei Arbeitgebern mit jahresdurchschnittlich weniger als 60 Arbeitsplätzen wird dagegen abgerundet, was dort wegen der festen Zahlen aus § 154 kaum je eine Rolle spielt.

Auf der anderen Seite der Rechnung stehen die besetzten Pflichtplätze. Nach § 158 Abs. 1 wird ein schwerbehinderter Mensch, der auf einem Arbeitsplatz im Sinne des § 156 beschäftigt ist, auf einen Pflichtplatz angerechnet. Ein schwerbehinderter Arbeitgeber zählt nach Abs. 4 selbst ebenfalls als ein Pflichtplatz, etwa der Inhaber einer kleinen Firma.

Teilzeit schadet der Anrechnung erst unterhalb von 18 Stunden. Wer kürzer als betriebsüblich, aber mindestens 18 Stunden in der Woche arbeitet, zählt voll. Bei weniger als 18 Stunden lässt die Bundesagentur für Arbeit die Anrechnung zu, wenn die kürzere Arbeitszeit wegen Art oder Schwere der Behinderung notwendig ist. So steht es in § 158 Abs. 2.

§ 159 erlaubt Mehrfachanrechnungen. Die Bundesagentur kann einen Menschen, dessen Teilhabe am Arbeitsleben auf besondere Schwierigkeiten stößt, auf bis zu drei Pflichtplätze anrechnen. Das gilt besonders für die Gruppen des § 155 Abs. 1, etwa Menschen, die dauerhaft eine besondere Hilfskraft brauchen, oder schwerbehinderte Menschen ab dem vollendeten 50. Lebensjahr.

Ohne Zulassung wirkt die Doppelanrechnung in der Ausbildung. Ein schwerbehinderter Mensch, der beruflich ausgebildet wird, zählt auf zwei Pflichtplätze. Übernimmt ihn der Ausbildungsbetrieb oder ein anderer Arbeitgeber im Anschluss, zählt er im ersten Beschäftigungsjahr weiter doppelt. Wer unmittelbar aus einer Werkstatt für behinderte Menschen kommt, zählt in den ersten zwei Beschäftigungsjahren doppelt.

Die Ausgleichsabgabe und ihre Beträge

Solange ein Arbeitgeber die vorgeschriebene Zahl nicht erreicht, zahlt er nach § 160 Abs. 1 SGB IX für jeden unbesetzten Pflichtplatz eine Ausgleichsabgabe. Das Gesetz stellt gleich im zweiten Satz klar, dass die Zahlung die Beschäftigungspflicht nicht aufhebt. Die Abgabe ist also kein Freikauf, sondern ein Ausgleich, der neben der Pflicht weiterläuft.

Die Höhe hängt von der jahresdurchschnittlichen Beschäftigungsquote ab, also vom Anteil der besetzten Pflichtplätze an den Arbeitsplätzen. Je weiter ein Arbeitgeber von der Pflichtquote entfernt ist, desto teurer wird jeder fehlende Platz. Wer überhaupt niemanden beschäftigt, zahlt den höchsten Satz, und zwar für jeden einzelnen Pflichtplatz.

Im Wortlaut von § 160 Abs. 2 stehen noch die ursprünglichen Beträge von 140, 245, 360 und 720 Euro. Sie werden nach Abs. 3 an die Bezugsgröße der Sozialversicherung angepasst, sobald diese seit der letzten Anpassung um wenigstens 10 Prozent gestiegen ist. Das Bundesministerium für Arbeit und Soziales macht die neuen Beträge im Bundesanzeiger bekannt.

Die maßgebliche Bekanntmachung vom 2. Dezember 2024 erhöht die Sätze ab dem 1. Januar 2025. Es sind monatliche Beträge je unbesetztem Pflichtplatz. Die Bekanntmachung hält selbst fest, dass die erhöhten Werte erstmals zum 31. März 2026 zu zahlen sind, wenn die Abgabe für das Jahr 2025 fällig wird.

Die Fußnote zu § 160 verweist, Stand der Lesung am 23. September 2026, auf keine spätere Bekanntmachung. Für die Jahre 2025 und 2026 gelten deshalb die erhöhten Beträge. Wer eine alte Arbeitshilfe mit den Zahlen aus dem Gesetzestext benutzt, rechnet zu niedrig und riskiert einen Rückstand samt Zuschlägen.

Für kleinere Arbeitgeber gibt es eine eigene Staffel. Sie knüpft an die Zahl der jahresdurchschnittlich beschäftigten schwerbehinderten Menschen an, nicht an die Quote, und steht in § 160 Abs. 2 Satz 2. Die Bekanntmachung hat auch sie erhöht. Sie spiegelt die festen Pflichtzahlen aus § 154: ein Platz unter 40, zwei Plätze unter 60 Arbeitsplätzen.

Weil die Sätze monatlich gelten und die Anzeige nach Monaten gegliedert ist, wird die Zahl der unbesetzten Pflichtplätze Monat für Monat festgestellt. Der Satz selbst richtet sich nach der Quote im Jahresdurchschnitt. Bleibt die Belegschaft das ganze Jahr gleich, genügt eine einfache Formel: unbesetzte Plätze mal Monatsbetrag mal zwölf.

Anzeige bis zum 31. März, Zahlung zugleich

Die Abgabe wird nicht vorab per Bescheid angefordert; der Arbeitgeber ermittelt sie selbst. § 163 Abs. 2 verlangt, dass er der für seinen Sitz zuständigen Agentur für Arbeit einmal jährlich bis spätestens 31. März für das vorangegangene Kalenderjahr die nötigen Daten anzeigt, aufgegliedert nach Monaten.

Zugleich mit dieser Anzeige zahlt er nach § 160 Abs. 4 die Ausgleichsabgabe an das Integrationsamt, das für seinen Sitz zuständig ist. Die Anzeige geht also an die Agentur für Arbeit, das Geld an das Integrationsamt. Wer beide Adressaten verwechselt, verliert Zeit, die kurz vor Fristende meistens fehlt.

Der Anzeige liegt das Verzeichnis nach § 163 Abs. 1 bei, dazu je eine Kopie von Anzeige und Verzeichnis zur Weiterleitung an das Integrationsamt. Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung und Inklusionsbeauftragter erhalten je eine Kopie. Nach Abs. 6 sind die abgestimmten Vordrucke der Bundesagentur zu verwenden; ein elektronisches Übermittlungsverfahren soll zugelassen werden.

Das Verzeichnis ist kein Jahresdokument. Der Arbeitgeber führt es laufend und gesondert für jeden Betrieb. Es listet die beschäftigten schwerbehinderten, gleichgestellten und sonstigen anrechnungsfähigen Menschen und wird den Vertretern von Agentur und Integrationsamt auf Verlangen vorgelegt, nicht erst im März.

Wer die Daten bis zum 30. Juni nicht, falsch oder unvollständig anzeigt, erhält nach § 163 Abs. 3 einen Feststellungsbescheid der Bundesagentur über die Berechnungsgrundlagen. Ist ein Arbeitgeber mehr als drei Monate im Rückstand, stellt das Integrationsamt die offenen Beträge per Bescheid fest und zieht sie ein. Widerspruch und Klage dagegen haben keine aufschiebende Wirkung.

Nach dem 31. März erhebt das Integrationsamt auf Rückstände Säumniszuschläge nach § 24 Abs. 1 SGB IV. Das ist 1 Prozent des rückständigen, auf 50 Euro nach unten abgerundeten Betrags für jeden angefangenen Monat der Säumnis. In begründeten Ausnahmefällen kann das Amt davon absehen, einen Anspruch darauf gibt es nicht.

Arbeitgeber ohne Pflichtarbeitsplätze müssen nicht jedes Jahr anzeigen. Nach § 163 Abs. 4 erstatten sie die Anzeige nur, wenn die Bundesagentur sie im Rahmen einer repräsentativen Teilerhebung auffordert, die alle fünf Jahre stattfindet. Die Pflicht nach Abs. 5, auf Verlangen Auskunft zu geben, bleibt davon unberührt.

Versäumnisse bei Verzeichnis, Anzeige, Auskunft oder Benennung sind nach § 238 SGB IX Ordnungswidrigkeiten, vorsätzlich wie fahrlässig begangen. Die Geldbuße kann bis zu 10.000 Euro betragen; zuständig ist die Bundesagentur für Arbeit. Umgekehrt gilt eine zeitliche Grenze: nach Ablauf des Kalenderjahres, das auf den Eingang der Anzeige folgt, wird weder nachgefordert noch erstattet.

Die Jahresrechnung in fünf Schritten

Im Alltag eines kleinen Betriebs lässt sich die Pflicht in eine feste Reihenfolge bringen. Zuerst werden für jeden Monat die Arbeitsplätze nach § 156 gezählt, ohne Stellen unter 18 Wochenstunden, ohne Kurzzeitstellen bis acht Wochen und ohne Auszubildende. Aus den zwölf Monatswerten ergibt sich der Jahresdurchschnitt, der über Schwelle und Staffel entscheidet.

Im zweiten Schritt folgt die Zahl der Pflichtplätze: einer unter 40, zwei unter 60, darüber 5 Prozent mit der Rundung des § 157. Im dritten Schritt werden die anrechenbaren Menschen je Monat gezählt, mit ihren Mehrfachanrechnungen und den Zulassungen der Bundesagentur, die im Verzeichnis stehen sollten.

Im vierten Schritt stehen sich Soll und Ist gegenüber. Aus der Differenz ergeben sich die unbesetzten Pflichtplätze jedes Monats, aus dem Jahresdurchschnitt die Beschäftigungsquote oder, bei kleinen Arbeitgebern, die Zahl der beschäftigten schwerbehinderten Menschen. Beides zusammen bestimmt den Monatsbetrag aus der Bekanntmachung.

Im fünften Schritt werden die Monatsbeträge addiert, die Anzeige mit dem Verzeichnis an die Agentur für Arbeit geschickt und die Summe an das Integrationsamt überwiesen, beides bis zum 31. März. Laufend gepflegte Monatsdaten ersparen dabei jede Rekonstruktion.