Kaution und Betriebskosten: was verlangt werden darf und bis wann abzurechnen ist

Eine Lehrerin vermietet ihre geerbte Zweizimmerwohnung für 850 € kalt und 180 € Vorauszahlung auf die Nebenkosten. Im Vertrag steht eine Kaution von 3.090 €, fällig bei Schlüsselübergabe. Die Abrechnung für 2024 schickt sie im Januar 2026 und fordert 380 € nach. Die Mieterin zahlt keinen Cent davon, und sie ist im Recht. Zwei Klauseln, zwei Fehler, beide aus dem Gesetz ablesbar.

Die Kaution: Obergrenze und Raten

Ob ein Mieter überhaupt eine Sicherheit leisten muss, entscheidet der Vertrag. Das Gesetz verlangt keine Kaution, es begrenzt sie nur. Wer als privater Vermieter eine Kaution will, muss sie deshalb ausdrücklich vereinbaren. Ohne Abrede im Mietvertrag gibt es keinen Anspruch darauf, auch nicht nachträglich.

Ist eine Sicherheit vereinbart, darf sie nach § 551 Abs. 1 BGB höchstens das Dreifache der Monatsmiete betragen. Maßgeblich ist die Miete ohne die Betriebskosten, die als Pauschale oder als Vorauszahlung ausgewiesen sind. Gerechnet wird also mit der Nettokaltmiete, nicht mit der Warmmiete, die auf dem Kontoauszug steht.

Das Gesetz spricht von der Sicherheit, nicht von einer bestimmten Form. Die Obergrenze betrifft deshalb den Betrag, den der Mieter zur Absicherung leistet, und nicht nur das Sparbuch. Zinsen, die die angelegte Kaution abwirft, zählen dagegen nicht mit: Nach Absatz 3 erhöhen sie die Sicherheit, und die Obergrenze gilt ausdrücklich vorbehaltlich dieser Regel.

Ist die Sicherheit als Geldsumme zu leisten, darf der Mieter sie in drei gleichen monatlichen Teilzahlungen erbringen (§ 551 Abs. 2 BGB). Die erste Rate ist zu Beginn des Mietverhältnisses fällig, die beiden weiteren jeweils zusammen mit den unmittelbar folgenden Mietzahlungen. Eine Klausel, die die ganze Summe bei Schlüsselübergabe verlangt, weicht davon ab.

Solche Abweichungen haben keinen Bestand. Nach § 551 Abs. 4 BGB ist eine zum Nachteil des Mieters abweichende Vereinbarung unwirksam. Der Vermieter kann sich weder auf eine höhere Summe noch auf eine sofortige Gesamtzahlung berufen. Es bleibt bei dem, was das Gesetz zulässt, unabhängig davon, was unterschrieben wurde.

Zahlt der Mieter die Kaution nicht, hat der Vermieter ein scharfes Mittel. Nach § 569 Abs. 2a BGB liegt ein wichtiger Grund für eine fristlose Kündigung vor, wenn der Mieter mit der Sicherheitsleistung in Höhe eines Betrags im Verzug ist, der zwei Monatsmieten entspricht. Auch hier bleiben ausgewiesene Betriebskosten bei der Monatsmiete außer Betracht.

Einer Abhilfefrist oder Abmahnung bedarf es in diesem Fall nicht. Wer allerdings nur eine überhöhte Kaution verlangt hat, kann aus dem Rückstand beim unzulässigen Teil nichts ableiten: Geschuldet ist nur, was § 551 zulässt. Die Rechnung beginnt daher immer mit der richtigen Obergrenze und den richtigen Fälligkeiten der Raten.

Die Kaution anlegen und zurückgeben

Eine Barkaution gehört nicht auf das Girokonto des Vermieters. § 551 Abs. 3 BGB verlangt, dass er sie bei einem Kreditinstitut zu dem Zinssatz anlegt, der für Spareinlagen mit dreimonatiger Kündigungsfrist üblich ist. Die Parteien können eine andere Anlageform vereinbaren, etwa einen Fonds, doch die Grundregel bleibt die Sparanlage.

In beiden Fällen muss die Anlage getrennt vom Vermögen des Vermieters erfolgen. Das ist mehr als Buchhaltung: Eine getrennte Anlage schützt das Geld des Mieters, wenn Gläubiger des Vermieters auf dessen Konten zugreifen. Wer die Kaution mit eigenem Geld vermischt, verletzt eine Pflicht aus dem Mietverhältnis.

Die Erträge stehen dem Mieter zu und erhöhen die Sicherheit. Der Vermieter darf die Zinsen also nicht für sich behalten, er muss sie der Kaution zuschlagen. Nur bei Wohnraum in einem Studenten- oder Jugendwohnheim entfällt die Pflicht zur Verzinsung. Für eine gewöhnliche Mietwohnung gilt diese Ausnahme nicht.

Die Kaution sichert Ansprüche aus dem Mietverhältnis, typischerweise offene Mieten, Nachzahlungen aus Abrechnungen und Schäden an der Wohnung. Bei den Schäden ist Eile geboten. Nach § 548 Abs. 1 BGB verjähren Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Mietsache in sechs Monaten, gerechnet ab dem Tag, an dem er die Wohnung zurückerhält.

Das ist eine kurze Frist, gemessen an der üblichen Verjährung. Wer bei der Rückgabe Schäden feststellt, sollte sie deshalb sofort dokumentieren, beziffern und geltend machen. Ein Übergabeprotokoll mit Unterschrift beider Seiten ist das wichtigste Beweismittel, sowohl für den Zustand bei Einzug als auch für den Zustand bei Auszug.

Für den umgekehrten Fall gilt dieselbe Zeitspanne. Ansprüche des Mieters auf Ersatz von Aufwendungen oder auf Gestattung der Wegnahme einer Einrichtung verjähren nach § 548 Abs. 2 BGB ebenfalls in sechs Monaten, allerdings ab der Beendigung des Mietverhältnisses. Wie Kaution und Nebenkosten steuerlich zu behandeln sind, erklärt der Kurs zu den Vermietungseinkünften.

Welche Kosten Betriebskosten sind

Auch die Nebenkosten muss der Mieter nur tragen, wenn es vereinbart ist. § 556 Abs. 1 BGB erlaubt den Parteien, die Betriebskosten auf den Mieter zu übertragen. Fehlt eine solche Abrede, sind sie mit der Miete abgegolten. Eine Inklusivmiete ist zulässig, sie verschiebt nur das Kostenrisiko vollständig auf den Vermieter.

Was Betriebskosten sind, definiert das Gesetz eng. Es sind die Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch von Gebäude, Nebengebäuden, Anlagen und Grundstück laufend entstehen. Entscheidend ist das Wort laufend: Einmalige Ausgaben fallen nicht darunter, wiederkehrende schon.

Für die Aufstellung verweist § 556 Abs. 1 Satz 3 BGB auf die Betriebskostenverordnung vom 25. November 2003. Deren § 1 Abs. 2 schließt zwei Gruppen ausdrücklich aus. Verwaltungskosten, also Hausverwaltung, Aufsicht und die eigene Verwaltungsarbeit des Vermieters, sind keine Betriebskosten. Ebenso wenig die Kosten der Instandhaltung und Instandsetzung.

Diese zweite Grenze ist im Alltag die wichtigere. Wer eine defekte Heizungspumpe tauschen lässt, beseitigt einen Mangel aus Abnutzung, und das ist Instandsetzung. Die regelmäßige Wartung derselben Anlage dagegen gehört zum Betrieb der Heizung. Die Rechnung des Handwerkers muss deshalb danach getrennt werden, was sie bezahlt.

Eine Erleichterung kennt die Verordnung für den Vermieter, der selbst Hand anlegt. Nach § 1 Abs. 1 Satz 2 BetrKV darf er eigene Sach- und Arbeitsleistungen mit dem Betrag ansetzen, den ein Dritter, etwa ein Unternehmer, für eine gleichwertige Leistung berechnen könnte. Die Umsatzsteuer, die dieser Dritte verlangen würde, darf er dabei nicht ansetzen.

§ 2 BetrKV zählt die Betriebskosten in siebzehn Nummern auf. Die erste betrifft die laufenden öffentlichen Lasten, namentlich die Grundsteuer. Es folgen Wasser, Entwässerung, Heizung und Warmwasser, der Aufzug, Straßenreinigung und Müllbeseitigung, Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung sowie die Gartenpflege.

• Nummer 11 bis 13: Beleuchtung der Gemeinschaftsflächen, Schornsteinreinigung, Sach- und Haftpflichtversicherung des Gebäudes
• Nummer 14: der Hauswart, soweit er nicht Instandhaltung, Schönheitsreparaturen oder Verwaltung erledigt
• Nummer 15: Antennen- und Verteilanlagen, mit Übergangsregeln für Altanlagen
• Nummer 16: Einrichtungen für die Wäschepflege
• Nummer 17: sonstige Betriebskosten im Sinne des § 1, die von den Nummern 1 bis 16 nicht erfasst sind

Die Auffangnummer 17 ist kein Freibrief. Sie erfasst nur Kosten, die die Definition des § 1 erfüllen, also laufend entstehen und weder Verwaltung noch Instandhaltung sind. Wer eine solche Position umlegen will, sollte sie im Mietvertrag ausdrücklich benennen, damit der Mieter weiß, was auf ihn zukommt.

Bei den Breitbandkosten hat sich die Rechtslage geändert. Nach Nummer 15 konnten Nutzungsentgelte für fremde Antennen und die laufenden Grundgebühren für Breitbandanschlüsse nur bis zum 30. Juni 2024 umgelegt werden. Für einen gebäudeinternen Glasfaseranschluss gilt dagegen eine eigene Regel mit einem Bereitstellungsentgelt, das § 556 Abs. 3a BGB zusätzlich begrenzt.

Pauschale oder Vorauszahlung, und der Umlageschlüssel

Ist vereinbart, dass der Mieter die Betriebskosten trägt, bleibt die Form zu wählen. § 556 Abs. 2 BGB lässt eine Pauschale oder eine Vorauszahlung zu. Die Pauschale ist ein fester Betrag, über den nicht abgerechnet wird. Steigen die Kosten, trägt der Vermieter die Differenz, sinken sie, behält er den Überschuss.

Die Vorauszahlung ist der Regelfall. Der Mieter zahlt monatlich einen Abschlag, und am Ende des Jahres wird abgerechnet. Vorauszahlungen dürfen nur in angemessener Höhe vereinbart werden. Ein zu niedriger Abschlag ist zulässig, verschafft dem Mieter aber eine unangenehme Nachzahlung, ein deutlich zu hoher widerspricht dem Gesetz.

Nach welchem Schlüssel verteilt wird, regelt § 556a BGB. Haben die Parteien nichts anderes vereinbart, sind die Betriebskosten nach dem Anteil der Wohnfläche umzulegen. Kosten, die von einem erfassten Verbrauch oder einer erfassten Verursachung abhängen, sind dagegen nach einem Maßstab zu verteilen, der diesen Unterschieden Rechnung trägt.

Der Vermieter kann einen vereinbarten Schlüssel einseitig auf eine verbrauchsabhängige Verteilung umstellen. Das geschieht durch Erklärung in Textform und ist nur vor Beginn eines Abrechnungszeitraums zulässig (§ 556a Abs. 2 BGB). Waren die Kosten bislang in der Miete enthalten, ist diese entsprechend herabzusetzen.

Für die vermietete Eigentumswohnung gilt eine praktische Sonderregel. Haben die Parteien nichts anderes vereinbart, wird nach dem Maßstab umgelegt, der zwischen den Wohnungseigentümern gilt (§ 556a Abs. 3 BGB). Der Vermieter kann also die Verteilung aus der Hausgeldabrechnung übernehmen, solange dieser Maßstab nicht billigem Ermessen widerspricht.

Die Abrechnung: jährlich, fristgebunden, belegt

Über Vorauszahlungen ist jährlich abzurechnen, und dabei gilt der Grundsatz der Wirtschaftlichkeit (§ 556 Abs. 3 Satz 1 BGB). Der Vermieter darf nur Kosten umlegen, die bei ordentlicher Bewirtschaftung entstehen. Ein Hausmeistervertrag weit über dem Marktpreis oder eine unnötig teure Versicherung gehen im Streit zu seinen Lasten.

Die Abrechnung muss dem Mieter spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach Ende des Abrechnungszeitraums mitgeteilt werden. Für das Kalenderjahr 2025 endet diese Frist mit dem 31. Dezember 2026. Entscheidend ist der Zugang beim Mieter, nicht das Datum auf dem Schreiben oder der Tag, an dem es zur Post gegeben wurde.

Die Folge einer Versäumung ist hart. Nach Ablauf der Frist ist die Geltendmachung einer Nachforderung durch den Vermieter ausgeschlossen, es sei denn, er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Wer auf die Hausgeldabrechnung der Eigentümergemeinschaft wartet, sollte das früh anmahnen und dokumentieren, damit er diesen Entlastungsnachweis führen kann.

Zu Teilabrechnungen ist der Vermieter nicht verpflichtet. Er darf also warten, bis alle Belege vorliegen, solange er die Jahresfrist einhält. Legt er aber nur eine Abrechnung vor, in der eine Rechnung fehlt, riskiert er, den fehlenden Betrag nach Fristablauf nicht mehr nachfordern zu können.

Auch der Mieter hat eine Frist. Einwendungen gegen die Abrechnung muss er spätestens bis zum Ablauf des zwölften Monats nach ihrem Zugang mitteilen. Danach kann er Einwendungen nicht mehr geltend machen, außer er hat die Verspätung nicht zu vertreten. Nach zwei Jahren hat damit in der Regel jede Abrechnung Bestand.

Um prüfen zu können, darf der Mieter die Belege sehen. Der Vermieter hat ihm auf Verlangen Einsicht in die Unterlagen zu gewähren, die der Abrechnung zugrunde liegen (§ 556 Abs. 4 BGB). Er ist berechtigt, die Belege elektronisch bereitzustellen, etwa als Scan. Das erspart den Termin, ersetzt aber nicht die vollständige Zusammenstellung.

Die laufende Miete folgt einem eigenen Takt. Sie ist nach § 556b Abs. 1 BGB zu Beginn, spätestens bis zum dritten Werktag der einzelnen Zeitabschnitte zu entrichten, nach denen sie bemessen ist. Bei einer Monatsmiete ist das der dritte Werktag jedes Monats. Eine Klausel, die den Mieter an der Aufrechnung hindert, begrenzt § 556b Abs. 2 BGB zu seinen Gunsten.