Vom Jahresabschluss zum Ausschüttungsbeschluss: Erklärung, Zufluss und verdeckte Gewinnausschüttung

Die Brenner Messtechnik GmbH hat 2025 einen Jahresüberschuss von 180.000 € erzielt. Ihr Gesellschafter-Geschäftsführer möchte 100.000 € davon auf sein Privatkonto holen und fragt, ob er das Geld nicht einfach überweisen kann. Zwischen dem Gewinn und seinem Konto liegen aber ein Beschluss, zwei Jahreserklärungen, eine Anmeldung und ein Steuerabzug — und wer eine Stufe auslässt, zahlt am Ende doppelt.

Zwei Ebenen, zwei Steuern

Eine GmbH ist ein eigenes Steuersubjekt. Sie versteuert ihr Einkommen selbst, mit Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer, und zwar in dem Jahr, in dem sie es erzielt. Der Gesellschafter versteuert nur, was bei ihm ankommt, und das ist erst die Ausschüttung, nicht schon der Gewinn der Gesellschaft.

Diese Trennung ist der Kern des ganzen Themas. Wer Geld aus der Gesellschaft holen will, bewegt es von einer Steuerebene in die andere, und jede Ebene hat ihre eigenen Pflichten. Die Gesellschaft erklärt, beschließt, behält ein und meldet an; der Gesellschafter erklärt selbst oder lässt die Abgeltung wirken.

Wie Körperschaftsteuer und Gewerbesteuer im Einzelnen berechnet werden, behandelt der Kurs zur Körperschaft- und Gewerbesteuer. Dieser Kurs setzt danach an: bei den Erklärungen, mit denen die Gesellschaft ihr Jahr abschließt, und bei dem Weg, den der versteuerte Gewinn bis in die private Sphäre des Gesellschafters nimmt.

§ 8 Absatz 3 Satz 1 KStG stellt dafür eine Grundregel auf, die man kennen muss, bevor man über Ausschüttungen nachdenkt. Für die Ermittlung des Einkommens ist es ohne Bedeutung, ob das Einkommen verteilt wird. Eine Ausschüttung senkt die Steuer der Gesellschaft also nicht, sie folgt ihr nach.

Darin unterscheidet sich die Ausschüttung vom Gehalt. Ein angemessenes Geschäftsführergehalt ist bei der GmbH Betriebsausgabe und beim Empfänger Arbeitslohn. Eine Gewinnausschüttung wird dagegen aus bereits versteuertem Gewinn gezahlt und beim Empfänger ein zweites Mal erfasst, nun als Kapitalertrag.

Für die Planung heißt das: wer Geld aus der Gesellschaft braucht, sollte zuerst fragen, auf welchem Weg er es bezieht. Gehalt, Miete und Zinsen zu Marktkonditionen mindern den Gewinn der Gesellschaft. Die Ausschüttung tut das nicht, ist dafür aber an keinen Vertrag und keine Gegenleistung gebunden.

Die Belastung besteht deshalb aus zwei Schichten. Auf der ersten liegt der Körperschaftsteuersatz, der für Veranlagungszeiträume bis einschließlich 2027 gilt und damit auch für 2026, dazu Solidaritätszuschlag und Gewerbesteuer. Auf der zweiten liegt die Steuer des Gesellschafters auf den Betrag, der tatsächlich ausgeschüttet wird.

Der Zuschlag von 5,5 Prozent begegnet in diesem Kurs zweimal. Er wird auf die Körperschaftsteuer der Gesellschaft erhoben und ebenso auf die Kapitalertragsteuer, die sie bei einer Ausschüttung einbehält. § 3 Absatz 1 Nummer 5 des Solidaritätszuschlaggesetzes nennt die zu erhebende Kapitalertragsteuer ausdrücklich als Bemessungsgrundlage.

Die Erklärungen, mit denen das Jahr abgeschlossen wird

Nach § 31 Absatz 1 KStG gelten für die Durchführung der Besteuerung die Vorschriften des Einkommensteuergesetzes entsprechend, soweit das Körperschaftsteuergesetz nichts anderes bestimmt. Die Gesellschaft gibt also wie ein Einzelunternehmer eine Jahreserklärung ab, nur eben die Körperschaftsteuererklärung statt der Einkommensteuererklärung.

Absatz 1a schreibt die Form vor. Die Körperschaftsteuererklärung und die Erklärung zur gesonderten Feststellung von Besteuerungsgrundlagen sind nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz elektronisch zu übermitteln. Papier gibt es nur auf Antrag zur Vermeidung unbilliger Härten, und dann unterschreibt der gesetzliche Vertreter eigenhändig.

Die zweite Erklärung wird oft übersehen, obwohl sie für dieses Thema die wichtigere ist. § 27 Absatz 2 Satz 4 KStG verpflichtet Kapitalgesellschaften, auf den Schluss jedes Wirtschaftsjahrs Erklärungen zur gesonderten Feststellung von Besteuerungsgrundlagen abzugeben, unter anderem für den Bestand des steuerlichen Einlagekontos.

Diese Pflicht besteht auch in Jahren, in denen weder ausgeschüttet noch eingelegt wurde. Das Konto wird fortgeschrieben, sein Bestand gesondert festgestellt, und der Bescheid dient als Grundlage für die Feststellung des Folgejahres. Wie das Konto funktioniert und warum es über steuerfreie Rückzahlungen entscheidet, zeigt das dritte Modul.

• Körperschaftsteuererklärung für den Veranlagungszeitraum, elektronisch (§ 31 Abs. 1a KStG)
• Erklärung zur gesonderten Feststellung von Besteuerungsgrundlagen, unter anderem zum steuerlichen Einlagekonto (§ 27 Abs. 2 Satz 4 KStG)
• Erklärung zum Gewerbesteuermessbetrag, behandelt im Kurs zur Körperschaft- und Gewerbesteuer
• Kapitalertragsteuer-Anmeldung für jede einzelne Ausschüttung, unabhängig vom Jahresrhythmus (§ 45a EStG)

Bei einem vom Kalenderjahr abweichenden Wirtschaftsjahr gilt eine Besonderheit für die Vorauszahlungen. § 31 Absatz 2 KStG verlangt, dass sie bereits während des Wirtschaftsjahrs entrichtet werden, das im Veranlagungszeitraum endet. Erklärt wird ein solches Wirtschaftsjahr in dem Veranlagungszeitraum, in dem es endet.

Schließlich eine kleine Regel mit praktischer Wirkung: die einzelnen Körperschaftsteuerbeträge werden bei der Festsetzung nach § 31 Absatz 1 Satz 2 KStG zu Gunsten des Steuerpflichtigen auf volle Euro gerundet. Wer den Bescheid nachrechnet, sollte eine Abweichung um Centbeträge deshalb nicht für einen Fehler halten.

Bis wann erklärt werden muss

Die Frist steht nicht im Körperschaftsteuergesetz, sondern in § 149 der Abgabenordnung. Nach Absatz 2 hat eine Gesellschaft für Erklärungen zu einem Kalenderjahr sieben Monate Zeit, gerechnet ab dem Jahresende. Die Körperschaftsteuererklärung 2025 ist also ohne Berater bis zum 31. Juli 2026 fällig.

Ist eine steuerberatende Person mit der Erstellung beauftragt, verschiebt Absatz 3 die Frist bis zum letzten Tag des Monats Februar des zweiten folgenden Jahres. Die Vorschrift nennt in derselben Nummer die Körperschaftsteuererklärung und die Feststellungserklärung nach § 27 Absatz 2 Satz 4 KStG.

Beide Erklärungen laufen damit im Gleichschritt, und das ist sinnvoll. Die Feststellung des Einlagekontos stützt sich auf dieselbe Steuerbilanz wie die Körperschaftsteuererklärung. Eine Gesellschaft, die nur eine der beiden abgibt, hat die Vorarbeit für die andere ohnehin schon erledigt und verschenkt nur den letzten Schritt.

Das Finanzamt kann Erklärungen, die unter die längere Frist fallen, im Einzelfall früher anfordern. Wie diese Vorabanforderung wirkt, wann eine Fristverlängerung in Betracht kommt und was eine Verspätung kostet, behandelt der Kurs zu Einspruch, Fristen und Stundung; hier genügt die Grundregel.

Wichtig ist eine Unterscheidung, die in der Praxis regelmäßig verschwimmt. Die Fristen des § 149 AO betreffen die Jahreserklärungen. Die Kapitalertragsteuer auf eine Ausschüttung folgt einem völlig anderen Takt, nämlich dem Tag des Zuflusses, und wartet nicht auf die Jahreserklärung des Folgejahres.

Vom Beschluss zum Zufluss

Eine GmbH schüttet nicht dadurch aus, dass der Geschäftsführer Geld überweist. Nach § 46 Nummer 1 GmbHG unterliegen die Feststellung des Jahresabschlusses und die Verwendung des Ergebnisses der Bestimmung der Gesellschafter. Erst ihr Beschluss macht aus einem Jahresüberschuss einen Anspruch auf Auszahlung.

§ 29 GmbHG beschreibt den Rahmen dieses Beschlusses. Die Gesellschafter haben grundsätzlich Anspruch auf den Jahresüberschuss zuzüglich eines Gewinnvortrags und abzüglich eines Verlustvortrags. Sie können aber, wenn der Gesellschaftsvertrag nichts anderes bestimmt, Beträge in Gewinnrücklagen einstellen oder als Gewinn vortragen.

Wird die Bilanz bereits unter teilweiser Verwendung des Ergebnisses aufgestellt oder werden Rücklagen aufgelöst, haben die Gesellschafter nach § 29 Absatz 1 Satz 2 GmbHG Anspruch auf den Bilanzgewinn statt auf den Jahresüberschuss. Auch die Ausschüttung früher einbehaltener Gewinne läuft deshalb über einen Beschluss der Gesellschafter.

Verteilt wird nach dem Verhältnis der Geschäftsanteile, sofern der Gesellschaftsvertrag keinen anderen Maßstab festsetzt. Eine Grenze zieht § 30 GmbHG: das zur Erhaltung des Stammkapitals erforderliche Vermögen darf nicht an die Gesellschafter ausgezahlt werden. Bei der UG kommt die gesetzliche Rücklage hinzu, die der Kurs zur Wahl zwischen GmbH und UG erklärt.

Steuerlich legt der Beschluss zwei Dinge fest. Wem die Ausschüttung zuzurechnen ist, richtet sich nach § 20 Absatz 5 EStG danach, wem die Anteile im Zeitpunkt des Gewinnverteilungsbeschlusses zuzurechnen sind. Wann sie ihm zufließt, regelt dagegen § 44 Absatz 2 EStG.

Danach fließen Gewinnanteile, deren Ausschüttung eine Körperschaft beschließt, an dem Tag zu, der im Beschluss als Tag der Auszahlung bestimmt worden ist. Fehlt eine solche Bestimmung, gilt als Zeitpunkt des Zufließens der Tag nach der Beschlussfassung.

Der Zuflusstag ist mehr als eine Formalie. An ihm entsteht die Kapitalertragsteuer, an ihm ist sie einzubehalten, und wie das zweite Modul zeigt, ist sie bei einer GmbH-Ausschüttung an diesem Tag auch abzuführen. Ein Beschluss ohne Auszahlungstag setzt die Uhr deshalb schon am nächsten Morgen in Gang.

Ein sorgfältiger Beschluss nennt deshalb den Betrag, die Verteilung und den Auszahlungstag. Er schafft zugleich Klarheit darüber, wann die Gesellschaft liquide sein muss: nicht nur für die Nettoauszahlung an die Gesellschafter, sondern auch für die einbehaltene Steuer, die am selben Tag an das Finanzamt geht.

Die verdeckte Gewinnausschüttung: der Umweg, der doppelt kostet

Nicht jede Ausschüttung wird beschlossen. Zahlt die Gesellschaft ihrem Gesellschafter mehr, als sie einem fremden Dritten zahlen würde, oder verzichtet sie ihm zuliebe auf Einnahmen, spricht man von einer verdeckten Gewinnausschüttung. Das Gesetz verwendet diesen Begriff an mehreren Stellen, ohne ihn selbst zu definieren.

Für die Gesellschaft ist die Rechtsfolge in § 8 Absatz 3 Satz 2 KStG geregelt: verdeckte Gewinnausschüttungen mindern das Einkommen nicht. Was als Aufwand gebucht war, wird dem Einkommen wieder hinzugerechnet; der Kurs zur Körperschaft- und Gewerbesteuer zeigt diese Korrektur im Einzelnen.

Die Folgen enden aber nicht bei der Gesellschaft. § 20 Absatz 1 Nummer 1 Satz 2 EStG zählt verdeckte Gewinnausschüttungen ausdrücklich zu den sonstigen Bezügen des Gesellschafters. Derselbe Betrag ist dann bei der Gesellschaft nicht abziehbar und beim Gesellschafter zugleich Kapitalertrag.

Damit berührt die verdeckte Ausschüttung auch den Steuerabzug. § 43 Absatz 1 Satz 1 Nummer 1 EStG knüpft die Kapitalertragsteuer an Kapitalerträge im Sinne des § 20 Absatz 1 Nummer 1, und dazu gehört die verdeckte Ausschüttung nach dem Wortlaut. Einbehalten wurde bei ihr naturgemäß nichts.

Für nicht einbehaltene Steuer haftet der Schuldner der Kapitalerträge nach § 44 Absatz 5 EStG, es sei denn, er weist nach, dass er seine Pflichten weder vorsätzlich noch grob fahrlässig verletzt hat. Bei einer Zahlung, die die Gesellschaft bewusst an ihren eigenen Gesellschafter geleistet hat, fällt dieser Nachweis schwer.

Typische Auslöser sind ein unangemessen hohes Gehalt, eine Miete über dem Marktniveau für Räume des Gesellschafters, ein zinsloses Darlehen an ihn oder die private Nutzung eines Firmenwagens ohne Vereinbarung. Gemeinsam ist ihnen, dass ein Vorteil fließt, der unter Fremden so nicht vereinbart worden wäre.

Die Vorbeugung ist unspektakulär: klare, im Voraus geschlossene Verträge zwischen Gesellschaft und Gesellschafter, marktübliche Konditionen und eine tatsächliche Durchführung, die dem Vertrag entspricht. Wer Geld aus der GmbH holen will, sollte es offen tun, über Gehalt, Beschluss oder Einlagenrückgewähr, und nicht über einen Umweg.

Wie die Einnahme beim Gesellschafter besteuert wird, wenn er die Anteile im Privatvermögen hält, behandelt der Kurs zu den Kapitalerträgen. Für eine Gesellschaft als Gesellschafterin und für betrieblich gehaltene Anteile gelten eigene Regeln, die das dritte Modul darstellt.