Die erste Tätigkeitsstätte, und warum alles andere von ihr abhängt

Zwei Außendienstler fahren dieselbe Strecke, 40 Kilometer, 220 Tage im Jahr. Der eine setzt 3.344 € an, der andere 6.688 €. Der Unterschied steht in keinem der beiden Arbeitsverträge als Zahl: er hängt allein daran, ob der Arbeitgeber dem Betrieb eine erste Tätigkeitsstätte zugeordnet hat oder nicht.

Ein Begriff, der zwei Regelwerke trennt

Das deutsche Reisekostenrecht kennt zwei Welten. Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte werden mit der Entfernungspauschale abgegolten. Alle anderen beruflich veranlassten Fahrten sind Reisekosten und werden mit den tatsächlichen Kosten oder pauschalen Kilometersätzen angesetzt.

Der Unterschied ist erheblich. Die Entfernungspauschale kennt nur die einfache Entfernung, Reisekosten kennen die gefahrenen Kilometer. Dieselbe Strecke zählt im einen Fall einmal, im anderen zweimal — das ist der Faktor zwei aus dem Einstieg.

Alles hängt also an der Frage, ob eine erste Tätigkeitsstätte besteht. Sie ist kein Ort im Sinne des Alltagsverständnisses, sondern ein Rechtsbegriff mit einer Definition, und diese Definition beginnt nicht bei der Häufigkeit, sondern bei einer Entscheidung des Arbeitgebers.

Die Zuordnung wird durch die dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegungen sowie die sie ausfüllenden Absprachen und Weisungen bestimmt. Sie ist damit eine Gestaltungsentscheidung, die im Arbeitsvertrag oder in einer Weisung getroffen wird — und die man treffen oder unterlassen kann.

Dauerhaft ist die Zuordnung insbesondere dann, wenn der Arbeitnehmer unbefristet, für die Dauer des Dienstverhältnisses oder über einen Zeitraum von 48 Monaten hinaus an der Einrichtung tätig werden soll. Eine auf zwei Jahre befristete Entsendung begründet also keine.

Fehlt eine solche Festlegung oder ist sie nicht eindeutig, greift eine Ersatzregel. Erste Tätigkeitsstätte ist dann die Einrichtung, an der der Arbeitnehmer dauerhaft typischerweise arbeitstäglich tätig werden soll, oder an der er je Arbeitswoche zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel seiner vereinbarten Arbeitszeit verbringen soll.

Erst hier kommt die Häufigkeit ins Spiel, und nur hilfsweise. Wer zuerst zählt, wie oft jemand im Büro ist, prüft die zweite Frage vor der ersten und kommt regelmäßig zu einem anderen Ergebnis als das Gesetz.

• je Dienstverhältnis hat der Arbeitnehmer höchstens EINE erste Tätigkeitsstätte
• liegen bei mehreren Stätten die Voraussetzungen vor, bestimmt der Arbeitgeber, welche es ist
• fehlt diese Bestimmung oder ist sie unklar, gilt die der Wohnung am nächsten gelegene
• eine Bildungseinrichtung für ein Vollzeitstudium gilt ebenfalls als erste Tätigkeitsstätte

Der letzte Punkt überrascht viele Studierende. Wer außerhalb eines Dienstverhältnisses ein Vollzeitstudium aufnimmt, hat an der Hochschule eine erste Tätigkeitsstätte — und rechnet die Fahrten dorthin mit der Entfernungspauschale, nicht als Reisekosten.

Der zweite Punkt der Liste ist für Arbeitgeber der interessanteste. Wo mehrere Stätten in Betracht kommen, bestimmt der Arbeitgeber, welche die erste ist. Diese Bestimmung kostet nichts und entscheidet über die Abrechnung jeder künftigen Fahrt.

Fehlt sie, entscheidet die Nähe zur Wohnung — ein Kriterium, das der Betrieb nicht steuert und das bei jedem Umzug eines Mitarbeiters kippen kann. Eine ausdrückliche Zuordnung im Arbeitsvertrag ist deshalb fast immer die ruhigere Lösung.

Die Entfernungspauschale: ein Satz, nicht zwei

Für jeden Arbeitstag, an dem der Arbeitnehmer die erste Tätigkeitsstätte aufsucht, ist eine Entfernungspauschale für jeden vollen Kilometer der Entfernung anzusetzen. Der Satz beträgt nach dem geltenden Text 0,38 Euro, und zwar für jeden vollen Kilometer.

Dieser Punkt verdient Aufmerksamkeit, weil viele Merkblätter noch anders lauten. Eine gestaffelte Regelung mit einem niedrigeren Satz für die ersten Kilometer findet sich im geltenden Gesetzestext nicht mehr; er kennt einen einzigen Satz für die gesamte Entfernung.

Gezählt werden volle Kilometer der einfachen Entfernung, nicht die Hin- und Rückfahrt. Angefangene Kilometer fallen weg: bei 24,8 Kilometern werden 24 angesetzt. Und gezählt werden Arbeitstage, an denen die Stätte tatsächlich aufgesucht wird, nicht Kalendertage.

Maßgeblich ist die kürzeste Straßenverbindung. Eine andere kann zugrunde gelegt werden, wenn sie offensichtlich verkehrsgünstiger ist und vom Arbeitnehmer regelmäßig benutzt wird. Beide Bedingungen müssen zusammentreffen — die Umleitung muss also gefahren werden, nicht nur besser sein.

Die andere Seite: Fahrten, die keine Wege zur Arbeit sind

Nummer 4a erfasst beruflich veranlasste Fahrten, die weder Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte noch Familienheimfahrten sind. Für sie gilt die Entfernungspauschale gerade nicht, sondern der Ansatz der tatsächlichen Aufwendungen.

Anstelle der tatsächlichen Kosten können die Fahrtkosten mit den pauschalen Kilometersätzen angesetzt werden, die für das benutzte Fahrzeug als höchste Wegstreckenentschädigung nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzt sind. Der Satz kommt also aus einem anderen Gesetz, nicht aus dem Einkommensteuerrecht.

Hier zählt die gefahrene Strecke, Hinweg und Rückweg. Genau daraus entsteht der Unterschied aus dem Einstieg: dieselben Kilometer, einmal einfach und einmal doppelt gezählt, und dazu ein anderer Satz je Kilometer.

Für Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte greift eine Rückausnahme. Wer nach arbeitsrechtlichen Festlegungen dauerhaft denselben Ort typischerweise arbeitstäglich aufzusuchen hat, rechnet die Fahrten dorthin wieder nach der Entfernungspauschale.

Dasselbe gilt für ein weiträumiges Tätigkeitsgebiet, etwa ein Hafen- oder Forstgebiet. Die Fahrt von der Wohnung zum nächstgelegenen Zugang folgt der Entfernungspauschale, während die Fahrten innerhalb des Gebiets wieder Reisekosten sind.

Der Höchstbetrag, und wer ihn nicht kennt

Die Pauschale ist gedeckelt: höchstens 4.500 Euro im Kalenderjahr. Dieser Betrag steht im selben Satz wie der Kilometersatz und wird oft übersehen, weil er erst bei längeren Strecken oder vielen Arbeitstagen überhaupt erreicht wird.

Der Halbsatz danach hebt ihn für den häufigsten Fall wieder auf. Ein höherer Betrag als 4.500 Euro ist anzusetzen, soweit der Arbeitnehmer einen eigenen oder ihm zur Nutzung überlassenen Kraftwagen benutzt. Wer mit dem Auto fährt, kennt die Grenze praktisch nicht.

Damit wirkt der Deckel vor allem auf andere Verkehrsmittel: Fahrrad, Motorrad, Mitfahrgelegenheit, zu Fuß. Wer die Strecke als Beifahrer zurücklegt, stößt bei langen Wegen an die 4.500 Euro, der Fahrer desselben Wagens nicht.

Nicht anwendbar ist die Pauschale auf Flugstrecken und auf Strecken mit steuerfreier Sammelbeförderung. Wer also im Werksbus mitfährt, setzt für diese Teilstrecke nichts an; das Gesetz behandelt sie als bereits abgegolten.

Steuerfreie Sachbezüge für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte mindern den abziehbaren Betrag. Ein vom Arbeitgeber gezahltes Jobticket kürzt also den eigenen Abzug — nicht jedoch ein nach § 3 Nummer 37 steuerfreier Sachbezug, den das Gesetz ausdrücklich ausnimmt.

Abgegolten heißt abgegolten, mit zwei Ausnahmen

Absatz 2 zieht einen Schlussstrich, den viele unterschätzen. Durch die Entfernungspauschalen sind sämtliche Aufwendungen abgegolten, die durch die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und durch die Familienheimfahrten veranlasst sind.

Sämtliche heißt wörtlich alle. Parkgebühren, Garagenmiete, Reparaturen, sogar die Kosten eines Unfalls auf dem Arbeitsweg gehen in der Pauschale auf. Sie lassen sich nicht daneben ansetzen, so hoch sie im Einzelfall auch ausfallen.

Die erste Ausnahme betrifft öffentliche Verkehrsmittel. Deren Aufwendungen können angesetzt werden, soweit sie den im Kalenderjahr insgesamt als Entfernungspauschale abziehbaren Betrag übersteigen. Eine teure Jahreskarte schlägt die Pauschale also, wenn sie höher liegt.

Das verlangt eine Vergleichsrechnung über das ganze Jahr, nicht je Fahrt. Verglichen wird die Summe der Ticketkosten mit der Summe aus Kilometern, Satz und Arbeitstagen; angesetzt wird der höhere der beiden Beträge.

Die zweite Ausnahme gilt für Menschen mit Behinderungen. Wer einen Grad der Behinderung von mindestens 70 hat, oder von weniger als 70 und mindestens 50 bei erheblicher Beeinträchtigung der Bewegungsfähigkeit im Straßenverkehr, kann die tatsächlichen Aufwendungen ansetzen.

Diese Voraussetzungen sind durch amtliche Unterlagen nachzuweisen. Das Wahlrecht gilt für die Wege zur ersten Tätigkeitsstätte und für Familienheimfahrten gleichermaßen, und es lohnt sich gerade dort, wo die Pauschale die realen Kosten nicht deckt.

Mehrere Wohnungen, und welche zählt

Hat ein Arbeitnehmer mehrere Wohnungen, sind die Wege von einer Wohnung, die nicht der ersten Tätigkeitsstätte am nächsten liegt, nur zu berücksichtigen, wenn sie den Mittelpunkt der Lebensinteressen bildet und nicht nur gelegentlich aufgesucht wird.

Auch hier gelten zwei Bedingungen gemeinsam. Der Lebensmittelpunkt allein genügt nicht, wenn die Wohnung nur gelegentlich aufgesucht wird, und häufige Aufenthalte allein genügen nicht ohne den Lebensmittelpunkt.

Wer regelmäßig von der weiter entfernten Wohnung fährt, ohne dass sie Lebensmittelpunkt ist, rechnet also mit der Entfernung der näheren. Das ist der häufigste Streitpunkt bei Wochenendpendlern, die keine doppelte Haushaltsführung geltend machen.

Den Lebensmittelpunkt bestimmen dabei die tatsächlichen Verhältnisse: wo die persönlichen Bindungen liegen, wo die Familie wohnt, wo Vereins- und Freundeskreis sind. Eine Meldebescheinigung allein trägt diesen Nachweis erfahrungsgemäß nicht.

Wer die Voraussetzungen der doppelten Haushaltsführung erfüllt, fährt mit ihr regelmäßig besser, weil dann auch Unterkunft und Verpflegung zählen. Das zweite Modul behandelt sie deshalb unmittelbar nach den auswärtigen Tätigkeiten.

Wer also den eigenen Fall einordnen will, stellt drei Fragen in dieser Reihenfolge. Hat der Arbeitgeber eine Tätigkeitsstätte zugeordnet? Ist die Zuordnung dauerhaft? Und wird diese Stätte an dem fraglichen Tag tatsächlich aufgesucht?

Erst die dritte Frage entscheidet über den einzelnen Tag. Eine erste Tätigkeitsstätte zu haben bedeutet nicht, sie täglich anzusteuern — und für jeden Tag, an dem sie nicht aufgesucht wird, gibt es auch keine Entfernungspauschale.

Das ist die Brücke zum zweiten Modul. Ein Tag ohne Weg zur ersten Tätigkeitsstätte ist entweder ein auswärtiger Arbeitstag oder ein Tag zu Hause, und beide werden nach eigenen Regeln abgerechnet.

Der Pauschbetrag ist eine Schwelle, kein Zuschlag

§ 9a EStG zieht Pauschbeträge für Werbungskosten ab, wenn nicht höhere Werbungskosten nachgewiesen werden. Von den Einnahmen aus nichtselbständiger Arbeit ist ein Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 Euro abzuziehen.

Die Wendung wenn nicht höhere nachgewiesen werden macht daraus ein Entweder-oder. Der Pauschbetrag wird nicht zusätzlich gewährt, sondern anstelle der Einzelnachweise, und er gilt auch dann, wenn überhaupt keine Werbungskosten angefallen sind.

Daraus folgt eine nüchterne Rechnung vor jedem Sammeln von Belegen. Erst was über 1.230 Euro hinausgeht, wirkt sich überhaupt aus. Bei 0,38 Euro je Kilometer und 220 Arbeitstagen ist diese Schwelle ab rund 15 Kilometern einfacher Entfernung überschritten.

Für Versorgungsbezüge im Sinne des § 19 Absatz 2 gilt ein eigener, deutlich niedrigerer Pauschbetrag von 102 Euro. Wer eine Betriebsrente bezieht, erreicht die Schwelle also schon mit geringen Aufwendungen.

Zu beachten bleibt, dass in diese Schwelle alle Werbungskosten einfließen, nicht nur die Fahrten. Arbeitsmittel, Beiträge zu Berufsverbänden, Fortbildung und die Aufwendungen des zweiten Moduls zählen mit und können die Grenze gemeinsam überschreiten.

Bei der Fortbildung zieht das Gesetz allerdings eine eigene Grenze. Aufwendungen für die Berufsausbildung oder ein Studium sind nur dann Werbungskosten, wenn zuvor bereits eine Erstausbildung abgeschlossen wurde oder die Ausbildung im Rahmen eines Dienstverhältnisses stattfindet.

Als Erstausbildung gilt eine geordnete Ausbildung mit einer Mindestdauer von zwölf Monaten bei vollzeitiger Ausbildung und mit einer Abschlussprüfung. Ist keine Abschlussprüfung vorgesehen, gilt die Ausbildung mit ihrer planmäßigen Beendigung als abgeschlossen.

Für ein Erststudium ohne vorherige Ausbildung bleibt damit nur der Sonderausgabenabzug, der in einem verlustfreien Jahr wirkungslos verpufft. Wer zuerst eine Lehre abschließt und dann studiert, steht steuerlich deutlich besser.

Schließlich erklärt Absatz 3 die Regeln zu Fahrten, Verpflegung und doppelter Haushaltsführung für weitere Einkunftsarten entsprechend anwendbar. Sie sind also kein reines Arbeitnehmerrecht, sondern gelten etwa auch bei Vermietung und Verpachtung.