Das Arbeitszeugnis: Anspruch, Form, Wahrheit und Zeugnissprache

Eine Buchhalterin verlässt nach sechs Jahren einen Tischlereibetrieb, zuletzt mit 3.400 € brutto im Monat. Der Inhaber bescheinigt ihr, sie habe ihre Aufgaben „zur vollen Zufriedenheit“ erledigt, und hält das für ein Lob. Sie liest darin eine mittelmäßige Note und verlangt ein „stets“ davor. Wer muss nun was beweisen, und darf der Inhaber das Zeugnis überhaupt per E-Mail schicken?

Ein Anspruch, der mit dem Ende entsteht

Das Zeugnis ist keine Gefälligkeit und kein Brauch, sondern ein gesetzlicher Anspruch. § 109 Absatz 1 der Gewerbeordnung gibt ihn jedem Arbeitnehmer, und zwar bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Der Arbeitgeber schuldet das Dokument, der Mitarbeiter muss es nicht verdienen.

Dass die Vorschrift in der Gewerbeordnung steht, täuscht über ihre Reichweite. Sie gilt nicht nur für Gewerbebetriebe, sondern für Arbeitsverhältnisse schlechthin. Das zeigt ein Verweis im Bürgerlichen Gesetzbuch, der die allgemeine Zeugnisregel für Dienstverhältnisse ausdrücklich an § 109 GewO weiterreicht, sobald ein Arbeitnehmer betroffen ist.

Dieser Verweis steht in § 630 BGB. Die Norm regelt das Zeugnis für dauernde Dienstverhältnisse im Allgemeinen und schließt mit dem Satz, dass für Arbeitnehmer die Gewerbeordnung anzuwenden ist. Ein Handwerksbetrieb, eine Arztpraxis und ein Verein folgen also derselben Regel wie ein Handelsunternehmen.

Umgekehrt reicht § 630 BGB über Arbeitnehmer hinaus. Er gibt auch dem Verpflichteten eines dauernden Dienstverhältnisses, der kein Arbeitnehmer ist, einen Anspruch. Für ihn gilt der Wortlaut des BGB selbst: ein Zeugnis über das Dienstverhältnis und seine Dauer, auf Verlangen erweitert auf Leistungen und Führung im Dienst.

Auslöser ist die Beendigung, nicht die Kündigung. Ob das Arbeitsverhältnis durch Kündigung einer Seite, durch Aufhebungsvertrag oder durch Ablauf einer Befristung endet, ist für den Anspruch gleichgültig. Auch wer selbst kündigt, erhält sein Zeugnis; es ist keine Belohnung für ein einvernehmliches Ende.

Ein Zwischenzeugnis während des laufenden Arbeitsverhältnisses nennt § 109 GewO nicht. Wer es in einem Tarifvertrag, einer Betriebsvereinbarung oder im Arbeitsvertrag findet, hat dort seine Grundlage. Dieser Kurs behandelt nur das Zeugnis, das der Gesetzestext selbst an das Ende knüpft.

Für Auszubildende gilt eine eigene Vorschrift im Berufsbildungsgesetz mit einem etwas anderen Inhalt. Sie wird im Kurs zur Ausbildungsvergütung erklärt und hier nicht wiederholt. Alles Folgende betrifft das Zeugnis für Arbeitnehmer im Sinne der Gewerbeordnung.

Einfach oder qualifiziert: der Arbeitnehmer wählt

Das Gesetz kennt zwei Stufen. Das einfache Zeugnis muss mindestens Angaben zu Art und Dauer der Tätigkeit enthalten. Mehr verlangt der zweite Satz des Absatzes 1 nicht: was der Mitarbeiter getan hat und von wann bis wann er es getan hat.

Das qualifizierte Zeugnis geht darüber hinaus. Nach dem dritten Satz kann der Arbeitnehmer verlangen, dass sich die Angaben auch auf Leistung und Verhalten im Arbeitsverhältnis erstrecken. Das Wahlrecht liegt beim Mitarbeiter, nicht beim Betrieb.

Daraus folgt eine klare Arbeitsteilung. Ohne Verlangen schuldet der Arbeitgeber nur das einfache Zeugnis. Verlangt der Mitarbeiter die Bewertung, darf der Arbeitgeber sie nicht verweigern, auch wenn er lieber nichts über Leistung und Verhalten sagen würde.

Leistung und Verhalten sind zwei getrennte Gegenstände. Die Leistung beschreibt, wie die übertragenen Aufgaben erledigt wurden. Das Verhalten betrifft den Umgang mit Vorgesetzten, Kollegen und Kunden. Beide begrenzt das Gesetz mit denselben drei Wörtern: im Arbeitsverhältnis.

Diese Begrenzung ist wörtlich zu nehmen. Was ein Mitarbeiter in seiner Freizeit tut, gehört nicht in das Zeugnis, solange es das Arbeitsverhältnis nicht berührt. Das qualifizierte Zeugnis ist eine Beurteilung der Arbeit, keine Charakterstudie der Person.

Für einen Mitarbeiter mit schwacher Leistung kann das einfache Zeugnis die bessere Wahl sein. Es sagt nichts Nachteiliges, weil es gar nichts bewertet. Dass Leser das Fehlen einer Bewertung selbst deuten, ändert nichts daran, dass die Entscheidung allein beim Arbeitnehmer liegt.

Die Art der Tätigkeit verlangt mehr als eine Berufsbezeichnung. Ein künftiger Arbeitgeber soll aus dem Zeugnis ersehen können, welche Aufgaben der Mitarbeiter tatsächlich wahrgenommen hat. „Sachbearbeiterin“ sagt wenig; die Aufzählung von Kreditorenbuchhaltung, Mahnwesen und Lohnvorbereitung sagt, was sie konnte.

Die Dauer ist die rechtliche Dauer des Arbeitsverhältnisses, nicht die Zeit am letzten Arbeitsplatz. Wer intern die Abteilung gewechselt hat, bekommt ein Zeugnis über das ganze Arbeitsverhältnis, und die Stationen gehören in die Beschreibung der Tätigkeit.

Papier oder elektronisch: die Einwilligung entscheidet

Absatz 1 spricht von einem schriftlichen Zeugnis. Der Normalfall ist also ein unterschriebenes Papier. Absatz 3 öffnet daneben einen zweiten Weg: das Zeugnis kann in elektronischer Form erteilt werden, wenn der Arbeitnehmer eingewilligt hat.

Die elektronische Form ist beim Zeugnis also nicht ausgeschlossen, sondern von einer Bedingung abhängig. Das unterscheidet es von der Kündigung, für die das Gesetz die elektronische Form ganz verbietet. Wer beide Dokumente im selben Ablauf erstellt, sollte die beiden Regeln nicht verwechseln.

Die Einwilligung gehört dem Arbeitnehmer. Der Betrieb kann ihm den elektronischen Weg nicht einseitig vorschreiben, auch nicht mit dem Hinweis, alle Personalunterlagen würden inzwischen digital geführt. Ohne Zustimmung bleibt es beim Papier.

Praktisch empfiehlt es sich, die Einwilligung ausdrücklich und nachweisbar einzuholen. Sie schützt den Betrieb vor dem späteren Einwand, das elektronisch erteilte Zeugnis genüge dem Anspruch nicht. § 630 BGB enthält dieselbe Öffnung für Dienstverhältnisse, wiederum abhängig von der Zustimmung des Verpflichteten.

Was genau die elektronische Form technisch verlangt, regelt nicht § 109 GewO, sondern das allgemeine Formrecht. Eine formlose E-Mail mit angehängtem Scan ist deshalb nicht ohne Weiteres dasselbe. Im Zweifel ist das unterschriebene Papier der Weg, der keinen Streit über die Form zulässt.

Klar, verständlich, ohne Geheimsprache

Absatz 2 enthält zwei Gebote. Das erste ist positiv: das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein. Ein Leser ohne Vorwissen über den Betrieb soll erfassen können, was der Mitarbeiter getan hat und wie es beurteilt wird.

Verständlich heißt auch: ohne interne Kürzel, Projektnamen oder Systembezeichnungen, die außerhalb des Betriebs niemand kennt. Das Zeugnis richtet sich an Leser, die den Betrieb nie betreten haben. Was sie nicht verstehen, kann dem Mitarbeiter bei der nächsten Bewerbung nicht nützen.

Das zweite Gebot ist ein Verbot. Das Zeugnis darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die eine andere Aussage treffen sollen als die, die aus der äußeren Form oder dem Wortlaut ersichtlich ist. Gemeint sind verdeckte Botschaften an den nächsten Arbeitgeber.

Das Verbot erfasst zwei Kanäle. Der Wortlaut ist der offensichtliche: eine scheinbar freundliche Wendung, die unter Eingeweihten Kritik bedeutet. Die äußere Form ist der weniger offensichtliche: Papier, Aufbau, Unterschrift und Auslassungen können ebenfalls etwas mitteilen, das der Text nicht sagt.

• eine Wendung, die wörtlich lobt, unter Personalern aber als Tadel gilt
• das auffällige Weglassen einer Angabe, die in Zeugnissen dieser Art üblich ist
• Zeichen, Unterstreichungen oder Hervorhebungen, deren Bedeutung sich nur Eingeweihten erschließt
• eine äußere Form, die das Zeugnis als nachlässig oder widerwillig erstellt erscheinen lässt

Die Liste ist keine amtliche Aufzählung, sondern veranschaulicht die beiden Kanäle, die Absatz 2 benennt. Maßgeblich bleibt der Zweck: jede Gestaltung, die dem Leser etwas anderes sagen soll als das, was offen dasteht, verletzt das Gesetz.

Für den Aussteller ist die sicherste Regel einfach. Was er über Leistung oder Verhalten sagen will, schreibt er offen hin, und was er nicht sagen will, verschlüsselt er auch nicht. Ein Zeugnis, das ohne Codebuch lesbar ist, erfüllt Absatz 2 bereits von selbst.

Die Zufriedenheitsskala in der Rechtsprechung

Das Gesetz schreibt keine Noten vor. Die Praxis hat trotzdem eine Skala entwickelt, die sich an der Formel orientiert, wie zufrieden der Arbeitgeber mit der Aufgabenerfüllung war. Das Bundesarbeitsgericht hat diese Skala in seinem Urteil vom 18. November 2014, Aktenzeichen 9 AZR 584/13, ausdrücklich aufgegriffen.

Was folgt, ist Rechtsprechung und nicht Gesetzestext. Es prägt die Praxis der Arbeitsgerichte, weil es vom obersten Arbeitsgericht stammt, steht aber in keinem Paragrafen. Wer einen Streit führt, sollte deshalb stets prüfen, ob sich die Linie seither weiterentwickelt hat.

Nach den Gründen dieses Urteils entspricht die Bescheinigung, jemand habe zur vollen Zufriedenheit gearbeitet, einer durchschnittlichen Leistung, also der Note befriedigend. Für die Note gut muss mehr bescheinigt werden, etwa durch ein Zeitmoment wie stets, immer oder durchgehend.

Auch die Wendung, jemand habe stets zur Zufriedenheit gearbeitet, rechnet das Urteil der mittleren Note zu. Das Zeitwort allein hebt also nicht; erst die Verbindung mit der vollen Zufriedenheit ergibt die Stufe gut.

Zur Begründung zieht der Senat die verbreitete Definition der Schulnoten heran. Befriedigend ist eine Leistung, die den Anforderungen im Allgemeinen entspricht. Gut ist sie, wenn sie ihnen voll entspricht, und sehr gut, wenn sie ihnen in besonderem Maße entspricht.

Eine Steigerung über die Höchststufe hinaus hält das Gericht für überflüssig. Oberhalb der vollsten Zufriedenheit habe sich keine weitere Stufe etabliert, und eine noch vollere Zufriedenheit brauche es nicht. Wer ein Spitzenzeugnis ausstellen will, findet die Formel also bereits in der Tabelle.

Das Gericht hat dabei auch erklärt, was das Wort zufrieden in dieser Sprache bedeutet. Es beschreibt nicht die Stimmung des Arbeitgebers, sondern eine Bewertung am Maßstab dessen, was von einem Arbeitnehmer mit vergleichbarer Aufgabe objektiv erwartet wird.

Ebenso wichtig ist die Klarstellung zu stets. Das Wort bedeutet nicht, dass während des gesamten Arbeitsverhältnisses nie ein Fehler vorkam. Es drückt ein Mehr gegenüber dem Üblichen aus, und kein Arbeitgeber kann ein fehlerloses Arbeitsleben erwarten.

Wahr vor wohlwollend: wer die bessere Note beweisen muss

Der Kern des Urteils betrifft die Beweislast. Der Leitsatz lautet sinngemäß: hat der Arbeitgeber eine Leistung zur vollen Zufriedenheit bescheinigt, muss der Arbeitnehmer im Prozess die Tatsachen vortragen und beweisen, die eine bessere Schlussbeurteilung rechtfertigen sollen.

Der Senat begründet das mit dem Gesetzeswortlaut. § 109 GewO gibt einen Anspruch auf ein leistungsgerechtes Zeugnis, nicht auf ein gutes oder sehr gutes. Erst wenn der Arbeitnehmer dargelegt hat, dass nur eine überdurchschnittliche Beurteilung leistungsgerecht wäre, muss der Arbeitgeber mit Gegentatsachen antworten.

Das Gericht hat sich dabei ausdrücklich nicht davon leiten lassen, dass in vielen Branchen überwiegend gute Noten vergeben werden. Wie häufig eine Note in Zeugnissen vorkommt, verschiebt nach dem Urteil die Beweislast nicht.

Deutlich wird der Senat bei den sogenannten Gefälligkeitszeugnissen. Eine Schlussnote, die der tatsächlichen Leistung nicht entspricht, ist nach seinen Worten unwahr und damit gesetzeswidrig. Eine Pflicht, sich einer solchen Übung anzuschließen, besteht nicht.

Für den Betrieb heißt das zweierlei. Er darf eine durchschnittliche Leistung als durchschnittlich bescheinigen, ohne dafür im Prozess die Last zu tragen. Und er sollte seine eigenen Signale kennen: das Urteil deutet an, dass etwa ein gezahlter Bonus gegen eine bloß mittlere Bewertung sprechen kann.

Das Urteil entscheidet nur den Fall, in dem der Arbeitnehmer nach oben abweichen will. Zu einer Bewertung unter dem Durchschnitt trifft der gelesene Text keine Aussage. Wahr muss das Zeugnis aber auch dann sein, und eine dokumentierte Personalakte ist die beste Grundlage für jede ehrliche Note.

Vorbereitung erspart den Streit. Wer vor dem Schreiben die Stationen, die übertragenen Aufgaben und vorhandene Beurteilungen zusammenträgt, kann jede Aussage belegen. Wer aus dem Gedächtnis schreibt, bewertet oft den letzten Monat statt der gesamten Zeit.

Zum Schluss eine Reihenfolge für die Praxis. Zuerst klären, ob ein qualifiziertes Zeugnis verlangt wird. Dann Art und Dauer vollständig beschreiben, danach offen bewerten, zuletzt die Form wählen: Papier, oder elektronisch nur mit Einwilligung.