Déclarer qui détient la société

Une SAS de 10 000 parts, au capital de 100 000 €, doit nommer ses associés dans sa liasse. Pas tous : ceux qui détiennent directement au moins 10 % du capital. Un porteur à 9,8 % n'y figure pas, un porteur à 10,2 % y figure avec son identité complète, et cette frontière est la seule chose que le tableau demande de vérifier.

Le seul tableau qui parle de personnes

Toute la liasse porte sur des montants : actifs, charges, provisions, résultats. Un tableau fait exception et déclare des personnes, avec leur nom, leur adresse et leur numéro d'identification. C'est celui qui donne la composition du capital social, et cette nature particulière explique ses règles propres.

L'obligation figure à l'article 38 II de l'annexe III au code général des impôts. Elle ne se déclenche pas selon la taille : une société à deux associés la sert comme une société qui en compte quarante. Et pas seulement sur les sociétés : au réel normal, l'entrepreneur individuel dépose la même liasse.

Le tableau commence par des compteurs avant tout détail nominatif : nombre d'associés personnes morales, nombre d'associés personnes physiques, et les nombres de parts correspondants. Ces compteurs se renseignent en premier, parce qu'ils fixent le cadre que les blocs suivants doivent respecter.

Les remplir après coup, en recopiant ce que les blocs contiennent, prive le feuillet de son contrôle interne. Les compteurs sont là pour être confrontés au détail, pas pour en être déduits : c'est en les posant d'abord qu'on s'aperçoit qu'un associé manque à l'appel.

Le seuil de dix pour cent, et ce qu'il laisse dehors

Seuls les détenteurs d'au moins un dixième du capital sont nommés. Le reste du capital n'est pas ignoré pour autant : il se retrouve dans les compteurs de parts, qui doivent totaliser l'ensemble des titres émis, y compris ceux des porteurs restés sous le seuil.

L'appréciation se fait à la clôture de l'exercice, sur la situation telle qu'elle existe à cette date. Une cession intervenue en cours d'année ne se raconte pas dans le tableau : seul l'état final compte, et l'historique des mouvements relève du registre des mouvements de titres.

Un associé personne morale se déclare avec son numéro d'identification s'il est établi en France. Une société étrangère se nomme avec son adresse complète, sans numéro français. Laisser la case vide sans autre indication rend la personne non identifiable et vide le tableau de son utilité.

L'usufruit et la nue-propriété méritent une convention claire dans le dossier. Le tableau raisonne sur la détention du capital, et un démembrement mal documenté conduit à déclarer deux fois les mêmes parts, une fois au nom de l'usufruitier et une fois au nom du nu-propriétaire.

• Compteurs : nombre d'associés personnes morales et personnes physiques
• Compteurs : nombre de parts détenues par chacune de ces deux catégories
• Blocs : identité, adresse, pourcentage et nombre de parts, au-delà du seuil
• Hors tableau : les porteurs sous le seuil, présents seulement dans les compteurs

Pourquoi l'administration demande ces noms

Le tableau alimente les contrôles de cohérence entre sociétés d'un même ensemble. Une participation déclarée d'un côté doit se retrouver de l'autre, dans la liasse de la société détenue, et l'absence de symétrie est un signal que les systèmes de recoupement détectent sans intervention humaine.

Il sert aussi à apprécier des régimes qui dépendent de la détention du capital. Le taux réduit réservé aux petites entreprises, le régime des sociétés mères ou l'intégration fiscale supposent tous une structure de capital que l'administration doit pouvoir vérifier sans demander de pièce supplémentaire.

Pour la société elle-même, le feuillet a une vertu pratique. Rempli sérieusement chaque année, il tient à jour une photographie du capital que personne d'autre ne maintient dans les petites structures, et qui devient précieuse lors d'une entrée d'investisseur ou d'une transmission.

C'est souvent en le remplissant qu'une société découvre que son registre des mouvements de titres n'a pas suivi les dernières cessions. Mieux vaut le découvrir à la clôture, avec le temps de régulariser, que le jour où un acquéreur demande la chaîne complète des transferts depuis la constitution.