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Belege beim Finanzamt nachreichen — was, wann, wie lange aufbewahren

Der Steuererklärung sind nur die Unterlagen beizufügen, die nach den Steuergesetzen VORZULEGEN sind (§ 150 Abs. 4 Satz 1 AO). Alles andere bewahren Sie auf und legen es vor, wenn das Finanzamt es VERLANGT (§ 97 Abs. 1 Satz 1 AO) — für Spendenbescheinigungen sagt es § 50 Abs. 8 EStDV ausdrücklich. Die ELSTER-Leistung „Belegnachreichung“ ist der elektronische Weg, solche Belege nach Abgabe der Erklärung zu übermitteln. Wichtigste Ausnahme: eine Bescheinigung über einbehaltene Kapitalertragsteuer muss vorliegen, damit die Steuer angerechnet wird, sofern die Daten nicht elektronisch übermittelt wurden (§ 36 Abs. 2 Nr. 2 Satz 2 EStG).

Aktuell für 2026 — geprüft am 23. September 2026Amtliches Verfahren, ohne VordruckAnleitung: etwa 15 Min.

Fristen

Vorlage: auf Verlangen der Finanzbehörde
§ 97 Abs. 1 Satz 1 AO; das Vorlageverlangen muss angeben, ob die Urkunden für Ihre eigene Besteuerung oder die anderer Personen benötigt werden (Satz 2)
Spendenbelege aufbewahren: bis ein Jahr nach Bekanntgabe der Steuerfestsetzung
§ 50 Abs. 8 Satz 2 EStDV — soweit sie nicht schon auf Verlangen vorgelegt wurden
Kapitalertragsteuer-Bescheinigung bei Antrag nach § 32d Abs. 4 oder 6 EStG
Für die Anrechnung genügt es dann, wenn die Bescheinigung auf Verlangen des Finanzamts vorgelegt wird (§ 36 Abs. 2 Nr. 2 Satz 3 EStG)

Bereitzulegende Unterlagen

  • ELSTER-Zugang mit Zertifikat oder ELSTER-Unternehmenskonto
  • Das Schreiben des Finanzamts mit den verlangten Unterlagen
  • Steuernummer, Steuerart und Zeitraum der betroffenen Erklärung
  • Lesbare Scans der verlangten Belege
  • Zuwendungsbestätigungen oder Buchungsbestätigungen für Spenden
  • Steuerbescheinigungen über einbehaltene Kapitalertragsteuer, falls verlangt
Zum Verfahren auf der amtlichen Seite

Zu diesem Verfahren gehört kein Formular: Der Link führt zur amtlichen Seite, die es beschreibt.

Was Ihnen diese Seite bietet

Den Leitfaden oben und den Link zur amtlichen Seite. ActioFin erstellt für diese Seite kein Dokument: Was Sie ausfüllen oder einreichen, geschieht über das amtliche Medium.

Wen es betrifft

  • Wer eine Steuererklärung über ELSTER abgegeben hat und vom Finanzamt aufgefordert wird, Belege nachzureichen (§ 97 Abs. 1 AO)
  • Wer Spenden oder Mitgliedsbeiträge abzieht: die Zuwendungsbestätigung ist auf Verlangen vorzulegen und bis ein Jahr nach Bekanntgabe der Steuerfestsetzung aufzubewahren (§ 50 Abs. 8 EStDV)
  • Wer die Anrechnung durch Steuerabzug erhobener Einkommensteuer begehrt: ohne vorgelegte Bescheinigung oder übermittelte Daten keine Anrechnung (§ 36 Abs. 2 Nr. 2 Satz 2 EStG)
  • NICHT nötig für Daten, die Dritte bereits nach § 93c AO elektronisch übermittelt haben: sie gelten als Angaben des Steuerpflichtigen, sofern er nicht abweichende Angaben macht (§ 150 Abs. 7 Satz 2 AO)
  • NICHT der richtige Weg, um einem Bescheid zu widersprechen: dafür gibt es den Einspruch, mit eigener Frist

Konkretes Beispiel

Jonas Weber, selbständiger Grafiker, reicht Spendenbelege nach

Jonas gibt seine Einkommensteuererklärung über ELSTER ab und trägt zwei Zuwendungen ein: 1.200 Euro an einen gemeinnützigen Verein, für die er eine Zuwendungsbestätigung auf amtlichem Vordruck erhalten hat, und 150 Euro an eine andere steuerbegünstigte Körperschaft, für die er nur den Kontoauszug und den vom Verein hergestellten Beleg hat. Beifügen muss er nichts: abziehbar ist die Zuwendung, wenn er die Bestätigung ERHALTEN hat (§ 50 Abs. 1 Satz 1 EStDV); für die 150 Euro genügt die Buchungsbestätigung der Bank, weil die Zuwendung 300 Euro nicht übersteigt und der Beleg des Vereins die vorgeschriebenen Angaben trägt — den Beleg muss er zusätzlich aufbewahren (§ 50 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 Buchst. b und Satz 3 EStDV). Sechs Wochen später bittet das Finanzamt um die Zuwendungsbestätigung über 1.200 Euro. Jonas meldet sich in Mein ELSTER an, wählt „Belegnachreichung“, bezeichnet Steuerart und Jahr, lädt den Scan hoch und übermittelt. Die Originale hebt er bis ein Jahr nach Bekanntgabe des Bescheids auf (§ 50 Abs. 8 Satz 2 EStDV). Wie viel der Spenden sich steuerlich auswirkt, berechnet der Rechner zum Spendenabzug.

Wie auszufüllen, Schritt für Schritt

  1. Lesen Sie das Schreiben des Finanzamts: welche Unterlagen werden verlangt, für welche Steuerart und welches Jahr, und für wessen Besteuerung (§ 97 Abs. 1 Satz 2 AO)?
  2. Stellen Sie genau diese Belege zusammen — nicht mehr: beizufügen ist nur, was verlangt wird oder was ein Steuergesetz vorschreibt (§ 150 Abs. 4 Satz 1 AO).
  3. Scannen Sie die Belege lesbar ein.
  4. Melden Sie sich in Mein ELSTER an und wählen Sie unter „Alle Formulare“ die Leistung „Belegnachreichung“.
  5. Ordnen Sie die Belege der Erklärung zu, auf die sich das Verlangen bezieht (Steuernummer, Steuerart, Zeitraum).
  6. Übermitteln Sie und bewahren Sie einen Nachweis der Übermittlung auf.
  7. Heben Sie die Originale weiter auf — für Spendenbelege mindestens bis ein Jahr nach Bekanntgabe der Steuerfestsetzung (§ 50 Abs. 8 Satz 2 EStDV).

Gut zu wissen

  • § 150 Abs. 4 AO knüpft die Beifügungspflicht an die Steuergesetze: vorzulegen ist, was dort vorgeschrieben ist; Dritte sind verpflichtet, die dafür erforderlichen Bescheinigungen auszustellen (Satz 2).
  • Das Finanzamt kann die Vorlage an Amtsstelle verlangen oder die Urkunden bei Ihnen einsehen, wenn Sie einverstanden sind oder die Urkunden für eine Vorlage ungeeignet sind (§ 97 Abs. 2 AO).
  • Der Spendenempfänger kann die Zuwendungsbestätigung mit Ihrer Vollmacht selbst elektronisch an das Finanzamt übermitteln; dafür braucht er Ihre Identifikationsnummer (§ 50 Abs. 2 EStDV). Dann entfällt das Nachreichen.
  • Bei Kapitalerträgen gilt die strengere Regel: ohne vorgelegte Steuerbescheinigung oder übermittelte Daten wird die einbehaltene Steuer nicht angerechnet (§ 36 Abs. 2 Nr. 2 Satz 2 EStG) — außer bei einem Antrag nach § 32d Abs. 4 oder 6 EStG, dann auf Verlangen (Satz 3).
  • Was Sie für prüfungsbedürftig halten, gehört nicht in einen Beleg, sondern in das dafür vorgesehene Feld der Erklärung: es muss Ihnen ermöglicht werden, dort Angaben für eine Bearbeitung durch Amtsträger zu machen (§ 150 Abs. 7 Satz 1 AO).
  • Die ELSTER-Seite nennt die Leistung auch „Nachreichung von Belegen“ und „Belege nachreichen“; sie führt eine fachliche Version, aber kein Jahr.

Häufige Fehler

  • Alle Belege ungefragt mitschicken. Beizufügen ist nur, was die Steuergesetze vorschreiben (§ 150 Abs. 4 Satz 1 AO); der Rest wird auf Verlangen vorgelegt (§ 97 Abs. 1 AO).
  • Belege nach Abgabe der Erklärung wegwerfen. Spendenbelege sind bis ein Jahr nach Bekanntgabe der Festsetzung aufzubewahren (§ 50 Abs. 8 Satz 2 EStDV).
  • Annehmen, einbehaltene Kapitalertragsteuer werde ohne Bescheinigung angerechnet. § 36 Abs. 2 Nr. 2 Satz 2 EStG sagt das Gegenteil, sofern keine Daten übermittelt wurden.
  • Die Belegnachreichung als Einspruch benutzen. Ein nachgereichter Beleg ersetzt keinen fristgerechten Einspruch gegen einen bereits ergangenen Bescheid.
  • Die Belege keiner Erklärung zuordnen. Ohne Steuerart und Zeitraum kann das Finanzamt sie nicht dem Verfahren zuordnen.

Häufige Fragen

Muss ich Belege zusammen mit der Steuererklärung einreichen?

Nur die Unterlagen, die nach den Steuergesetzen vorzulegen sind (§ 150 Abs. 4 Satz 1 AO). Andere Urkunden legen Sie auf Verlangen der Finanzbehörde vor (§ 97 Abs. 1 Satz 1 AO).

Wie lange muss ich Spendenquittungen aufheben?

Soweit Sie sie nicht bereits auf Verlangen vorgelegt haben, bis zum Ablauf eines Jahres nach Bekanntgabe der Steuerfestsetzung (§ 50 Abs. 8 Satz 2 EStDV).

Reicht bei kleinen Spenden der Kontoauszug?

Ja, in den Fällen des § 50 Abs. 4 Satz 1 EStDV, unter anderem bei Zuwendungen bis 300 Euro an die dort genannten Empfänger; aus der Buchungsbestätigung müssen Auftraggeber, Empfänger, Betrag, Buchungstag und tatsächliche Durchführung ersichtlich sein (Satz 2).

Kann ich Belege auch unaufgefordert nachreichen?

Die ELSTER-Seite der Leistung sagt dazu nichts. Gesetzlich geschuldet sind nur die vorgeschriebenen Unterlagen (§ 150 Abs. 4 AO) und die verlangten (§ 97 Abs. 1 AO); Hinweise für eine manuelle Prüfung gehören in das dafür vorgesehene Feld der Erklärung (§ 150 Abs. 7 Satz 1 AO).

Wo lege ich die Belege vor?

Elektronisch über die ELSTER-Leistung „Belegnachreichung“, oder an Amtsstelle, wenn das Finanzamt dies verlangt; mit Ihrem Einverständnis kann es die Urkunden auch bei Ihnen einsehen (§ 97 Abs. 2 AO).

Weiterführend

Die zugehörigen Beträge berechnen

Verwandte Formulare

Amtliche Quellen

Auf Englisch lesen

Anleitung und Dokument dienen ausschließlich der Information und stellen keine Rechts- oder Steuerberatung im Sinne des Steuerberatungsgesetzes dar. Maßgeblich ist allein die Entscheidung der empfangenden Behörde; prüfen Sie deren Anforderungen und lassen Sie sich im Zweifel beraten.