Was der Arbeitgeber meldet, bis wann, und warum die Sofortmeldung nicht genügt

Ein Imbiss in Leipzig stellt für ein Stadtfest samstags eine Aushilfe ein und will sie am Montag anmelden, zusammen mit der Lohnabrechnung. In der Gastronomie ist das einen Tag zu spät: dort muss der Beginn spätestens bei Arbeitsaufnahme gemeldet sein, und für die unterlassene Meldung sieht das Gesetz eine Geldbuße bis zu 25.000 € vor.

Wer meldet, an wen, und aus welchem Anlass

Die deutsche Sozialversicherung erfährt von einem Beschäftigungsverhältnis nicht durch den Arbeitsvertrag und nicht durch die Lohnsteuer. Sie erfährt davon durch Meldungen, die der Arbeitgeber elektronisch erstattet. Ohne Meldung existiert der Beschäftigte für Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung zunächst nicht.

Die Grundnorm ist § 28a SGB IV. Sie verpflichtet den Arbeitgeber, für jeden kraft Gesetzes Versicherten in diesen vier Zweigen eine Meldung an die Einzugsstelle zu erstatten, und zwar bei bestimmten Ereignissen, die Absatz 1 in einer langen nummerierten Liste aufzählt.

Adressat ist also nicht eine zentrale Behörde, sondern die Krankenkasse des einzelnen Beschäftigten. Ein Betrieb mit zehn Beschäftigten bei sechs Kassen meldet an sechs Einzugsstellen. Das Lohnprogramm verteilt die Datensätze, aber die Zuordnung beginnt mit der richtigen Kasse in den Stammdaten.

• Beginn und Ende der versicherungspflichtigen Beschäftigung
• Beginn und Ende der Elternzeit sowie die Unterbrechung der Entgeltzahlung
• Änderungen in der Beitragspflicht und ein Wechsel der Einzugsstelle
• einmalig gezahltes Arbeitsentgelt, soweit es gesondert zu melden ist
• Beginn und Ende einer Berufsausbildung oder Altersteilzeitarbeit
• eine Änderung des Entgelts, mit der die Geringfügigkeitsgrenze über- oder unterschritten wird
• der Eintritt eines Insolvenzereignisses und die Auflösung des Arbeitsverhältnisses

Die Liste zeigt, dass die Meldung keine einmalige Formalität zu Beginn ist. Sie begleitet das Arbeitsverhältnis. Jede Änderung, die für Beiträge oder spätere Leistungen erheblich ist, erzeugt einen eigenen Datensatz, der die Versicherungsbiografie des Beschäftigten fortschreibt.

Jede Meldung und jeder darin enthaltene Datensatz ist mit einem eindeutigen Kennzeichen zur Identifizierung zu versehen. Das klingt technisch, hat aber eine praktische Folge: eine falsche Meldung wird nicht überschrieben, sondern ausdrücklich storniert und durch eine neue ersetzt.

Inhaltlich verlangt Absatz 3 für jeden Versicherten insbesondere die Versicherungsnummer, soweit bekannt, Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, die Tätigkeit nach dem Schlüsselverzeichnis der Bundesagentur für Arbeit, die Betriebsnummer, die Beitragsgruppen und die zuständige Einzugsstelle.

Fehlt die Versicherungsnummer, bleibt der Arbeitgeber nicht untätig. Nach Absatz 3a fragt er sie bei der Datenstelle der Rentenversicherung ab; die übrigen Meldepflichten laufen davon unberührt weiter. Eine fehlende Nummer ist also kein Grund, die Anmeldung aufzuschieben.

Für Minijobs in Privathaushalten kennt Absatz 7 eine Sonderform, den Haushaltsscheck. Er ersetzt die Meldung nach Absatz 1, ist unverzüglich zu erstatten und wird mit einem Lastschriftmandat verbunden. Für Betriebe spielt er keine Rolle; er erklärt nur, warum manche Regeln des Absatzes für Privathaushalte nicht gelten.

Bei der Anmeldung kommen zwei Angaben hinzu, die Folgen haben. Der Arbeitgeber muss angeben, ob er mit dem Beschäftigten verheiratet, verpartnert oder verwandt in gerader absteigender Linie ist, und ob es sich um einen geschäftsführenden Gesellschafter einer GmbH handelt. Diese Angaben lösen eine Statusprüfung aus, die ein Nachbarkurs behandelt.

Anmeldung und Abmeldung: erste Abrechnung, höchstens sechs Wochen

Die Fristen stehen nicht im Gesetz selbst, sondern in der Datenerfassungs- und -übermittlungsverordnung, kurz DEÜV. § 6 DEÜV regelt die Anmeldung: der Beginn einer versicherungspflichtigen Beschäftigung ist mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung zu melden, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beginn.

Die Formulierung enthält zwei Grenzen, und es gilt die frühere. Wer am Monatsende abrechnet und am 12. des Monats einstellt, muss mit der Abrechnung dieses Monats melden, nicht erst nach sechs Wochen. Die sechs Wochen sind die äußerste Grenze für Betriebe mit längeren Abrechnungsrhythmen.

Spiegelbildlich regelt § 8 DEÜV die Abmeldung. Das Ende einer versicherungspflichtigen Beschäftigung ist mit der nächsten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung zu melden, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach dem Ende. Maßgeblich ist das rechtliche Ende, nicht der letzte tatsächliche Arbeitstag.

Für kurze Beschäftigungen erlaubt Absatz 2 eine Vereinfachung. Ist bis zur Abmeldung noch keine Anmeldung erfolgt, können An- und Abmeldung innerhalb der Frist des § 6 zusammen erstattet werden. Das betrifft etwa eine Aushilfe, die nach drei Wochen wieder geht, bevor die erste Abrechnung lief.

Absatz 3 macht aus derselben Technik eine Pflicht. Überschreitet oder unterschreitet das Entgelt die Geringfügigkeitsgrenze, sind eine Ab- und eine Anmeldung innerhalb der Frist des § 6 zusammen zu erstatten. Der Beschäftigte wechselt dann gewissermaßen vom Minijob in die reguläre Versicherung oder umgekehrt.

Dasselbe Paar aus Ab- und Anmeldung verlangt § 12 Abs. 1 DEÜV, wenn sich die gemeldete Beitragsgruppe, der Personengruppenschlüssel oder die Krankenkasse des Beschäftigten ändert. Wer die Kasse wechselt, wird bei der alten Einzugsstelle ab- und bei der neuen angemeldet, auch wenn sich am Arbeitsverhältnis nichts ändert.

Bei Auszubildenden, die im selben Betrieb übernommen werden, verlangt § 12 Abs. 2 DEÜV, das Ende der Ausbildung und den Beginn der Beschäftigung zu melden. Als Beginn der Ausbildung darf auch der Erste des Monats gemeldet werden, als Ende der Letzte des Monats, in dem sie endet.

Eine weitere Pflicht betrifft die Pflegeversicherung. Nach Absatz 13 des § 28a ist bei Beginn einer dort versicherungspflichtigen Beschäftigung zusätzlich eine Meldung an die Datenstelle der Rentenversicherung zu erstatten, und zwar innerhalb von sieben Tagen. Beim Ende der Beschäftigung folgt die Gegenmeldung zeitgleich mit der Abmeldung.

Die Sofortmeldung in elf Wirtschaftsbereichen

In bestimmten Branchen reicht die Anmeldung mit der ersten Abrechnung nicht aus. § 28a Abs. 4 SGB IV verpflichtet Arbeitgeber dort, den Tag des Beginns eines Beschäftigungsverhältnisses spätestens bei dessen Aufnahme an die Datenstelle der Rentenversicherung zu melden. § 7 DEÜV wiederholt diese Frist wörtlich.

Zwei Unterschiede zur normalen Anmeldung fallen sofort auf. Der Adressat ist nicht die Krankenkasse, sondern die Datenstelle der Rentenversicherung. Und die Frist läuft nicht nach Wochen, sondern endet mit dem Arbeitsbeginn: am ersten Arbeitstag muss die Meldung bereits abgegeben sein.

Praktisch heißt das: zwei Datensätze an zwei Empfänger für dieselbe Person. Die Sofortmeldung geht vor der ersten Schicht an die Rentenversicherung, auch an einem Samstag. Die Anmeldung folgt mit der Abrechnung an die Krankenkasse. Wer beide Wege im Lohnprogramm getrennt anstößt, verliert keinen davon aus dem Blick.

Die Sofortmeldung ist schlank. Sie enthält Familien- und Vornamen, die Versicherungsnummer oder ersatzweise Tag und Ort der Geburt samt Anschrift, die Betriebsnummer des Arbeitgebers und den Tag der Beschäftigungsaufnahme. Mehr verlangt das Gesetz an dieser Stelle nicht.

Der wichtigste Satz steht am Ende des Absatzes: die Sofortmeldung gilt nicht als Meldung nach Absatz 1 Satz 1 Nummer 1. Sie ersetzt die Anmeldung also nicht. Wer sofort gemeldet hat, muss mit der ersten Abrechnung trotzdem regulär bei der Einzugsstelle anmelden.

Die Sofortmeldung wird in der Stammsatzdatei der Rentenversicherung gespeichert. Ihr Zweck ist Kontrolle: wer an einer Baustelle oder in einer Küche angetroffen wird, soll vom ersten Tag an als gemeldet erkennbar sein. Eine nachgeholte Meldung am Folgetag erfüllt diesen Zweck gerade nicht mehr.

Nach dem Wortlaut knüpft die Pflicht an den Wirtschaftsbereich an, in dem der Arbeitgeber Personen beschäftigt, nicht an die einzelne Tätigkeit. Ein Hotel meldet auch die Buchhalterin sofort, ein Bauunternehmen auch die Bürokraft. Wer unsicher ist, ob sein Betrieb zu einem der Bereiche zählt, klärt das vor der ersten Einstellung.

Unterbrechung, Elternzeit und Einmalzahlung

Nicht jede Pause im Entgelt beendet die Beschäftigung. Nach § 7 Abs. 3 SGB IV gilt eine Beschäftigung gegen Arbeitsentgelt als fortbestehend, solange das Beschäftigungsverhältnis ohne Anspruch auf Arbeitsentgelt fortdauert, jedoch nicht länger als einen Monat. Ein kurzer unbezahlter Urlaub löst deshalb keine Abmeldung aus.

Diese Monatsfiktion gilt ausdrücklich nicht, wenn bestimmte Leistungen bezogen werden, etwa Krankengeld, Verletztengeld, Übergangsgeld, Mutterschaftsgeld oder Elterngeld, oder wenn Elternzeit genommen wird. Für diese Fälle hat die DEÜV eine eigene Meldung vorgesehen, die Unterbrechungsmeldung.

§ 9 DEÜV verlangt sie, wenn die Beschäftigung durch Wegfall des Entgeltanspruchs für mindestens einen Kalendermonat unterbrochen wird und eine solche Leistung bezogen wird. Zu melden ist der Zeitraum bis zum Wegfall des Entgeltanspruchs, und zwar innerhalb von zwei Wochen nach Ablauf des ersten Kalendermonats.

Die Frist ist mit zwei Wochen deutlich kürzer als die sechs Wochen der Anmeldung. Das Lohnbüro muss also wissen, wann die Entgeltfortzahlung endet und Krankengeld beginnt. Ohne diese Information aus der Personalabteilung ist die Frist praktisch nicht einzuhalten.

Endet die Beschäftigung während der Unterbrechung, ist nach § 8 abzumelden. Endet sie in dem Kalendermonat, der auf den Wegfall des Entgeltanspruchs folgt, gilt nach Absatz 2 eine Sechs-Wochen-Frist ab dem Ende der Beschäftigung für die Unterbrechungsmeldung, und das Ende wird zusätzlich abgemeldet.

Die Elternzeit hat eine eigene Vorschrift. § 12 Abs. 6 DEÜV verlangt, Beginn und Ende gesondert der Krankenkasse zu melden, sofern die Beschäftigung durch Wegfall des Entgeltanspruchs unterbrochen wird. Diese Meldung ist mit der nächsten Entgeltabrechnung, spätestens innerhalb von sechs Wochen abzugeben.

Einmalzahlungen wie Weihnachtsgeld werden grundsätzlich zusammen mit dem laufenden Entgelt gemeldet. Gesondert zu melden sind sie nach § 11 DEÜV nur in bestimmten Lagen, etwa wenn für das betreffende Kalenderjahr keine weitere Meldung mehr erfolgt oder wenn für laufendes und einmaliges Entgelt unterschiedliche Beitragsgruppen gelten.

Anders liegt der lange unbezahlte Urlaub ohne eine der genannten Leistungen. Die Fiktion des § 7 Abs. 3 trägt ihn nur einen Monat. Danach endet die versicherungspflichtige Beschäftigung im Sinne des Gesetzes, und § 8 DEÜV verlangt die Abmeldung; kehrt der Beschäftigte zurück, wird er neu angemeldet.

Jahresmeldung, Mitteilung an den Beschäftigten und Stornierung

Einmal im Jahr zieht die Meldung eine Bilanz. Nach § 28a Abs. 2 SGB IV ist jeder am 31. Dezember des Vorjahres Beschäftigte zu melden. § 10 DEÜV setzt die Frist: mit der ersten folgenden Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens bis zum 15. Februar des folgenden Jahres.

Die Jahresmeldung entfällt, wenn zum 31. Dezember ohnehin eine Abmeldung, eine Unterbrechungsmeldung oder eine sonstige Meldung nach § 12 zu erstatten ist. Arbeitsentgelt ist darin nur insoweit zu melden, als es nicht schon gemeldet wurde; fehlende Jahresmeldungen können die Einzugsstellen maschinell anfordern.

Nicht zu verwechseln ist sie mit der besonderen Jahresmeldung zur Unfallversicherung nach Absatz 2a, die zum 16. Februar des Folgejahres fällig ist. Sie trägt Unternehmernummer, Gefahrtarifstelle und das in der Unfallversicherung beitragspflichtige Entgelt; die Einzelheiten stehen im Kurs zur Unfallversicherung.

Für geringfügig Beschäftigte gelten nach Absatz 9 die allgemeinen Regeln entsprechend, mit zwei Ausnahmen. Für kurzfristig Beschäftigte ist keine Jahresmeldung zu erstatten, und Meldungen zu Beginn und Ende der Elternzeit entfallen bei Minijobs ganz. Welche Einzugsstelle dort zuständig ist, behandelt der Kurs zu Minijobs.

Der Beschäftigte hat Anspruch darauf, zu erfahren, was über ihn gemeldet wurde. Nach Absatz 5 teilt ihm der Arbeitgeber den Inhalt der Meldungen mindestens einmal jährlich zum 30. April in Textform mit, und zwar mit der laufenden, spätestens mit der folgenden Entgeltabrechnung.

Bei Auflösung des Arbeitsverhältnisses gilt eine schärfere Regel: die Bescheinigung ist unverzüglich nach Abgabe der letzten Meldung auszustellen. Die Mitteilung kann gesondert oder als Anhang zur monatlichen Entgeltbescheinigung erfolgen, was die meisten Lohnprogramme automatisch erledigen.

Fehler werden nicht still korrigiert. § 14 DEÜV verlangt, eine Meldung unverzüglich zu stornieren, wenn sie nicht zu erstatten war, bei einer unzuständigen Einzugsstelle einging oder unzutreffende Angaben etwa zu Beschäftigungszeit, Entgelt, Abgabegrund, Beitragsgruppen oder Betriebsnummer enthält. Danach wird die richtige Meldung neu erstattet.

Damit steht das Gerüst der Meldungen. Sie sagen der Sozialversicherung, wer versichert ist und mit welchem Entgelt. Wie das Geld selbst fließt, wann es fällig ist, wer es prüft und was ein Versäumnis kostet, behandelt das zweite Modul.