Wer Kleinunternehmer ist, und woran es sich entscheidet

Eine Grafikerin in Leipzig hat im Vorjahr Rechnungen über 24 800 € geschrieben und führt keinen Cent Umsatzsteuer ab. Ihre Nachbarin, derselbe Beruf, kam auf 26 100 € und muss seither auf jeder Rechnung Steuer ausweisen, Voranmeldungen übermitteln und Vorauszahlungen leisten. Zwischen den beiden liegen 1 300 € Umsatz und ein einziger Satz im Umsatzsteuergesetz. Dieser Satz enthält zwei Zahlen und zwei Zeitformen, und beide entscheiden mit.

Die zwei Grenzen des § 19 Abs. 1 UStG

Die Kleinunternehmerregelung ist keine Steuerermäßigung und kein Wahlrecht, das man beantragt. Sie ist eine Rechtsfolge, die eintritt, sobald zwei Bedingungen gleichzeitig erfüllt sind. Das Gesetz formuliert sie in einem einzigen Satz, und dieser Satz ist der ganze Prüfungsmaßstab.

§ 19 Abs. 1 Satz 1 UStG stellt einen im Inland ansässigen Unternehmer steuerfrei, wenn sein Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25 000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100 000 Euro nicht überschreitet. Beide Bedingungen stehen mit „und“ nebeneinander. Fällt eine von beiden weg, fällt die Befreiung.

Seit der Neufassung ist der Umsatz ausdrücklich steuerfrei. Das ist mehr als eine sprachliche Feinheit: Steuerfreiheit ist der Anknüpfungspunkt für andere Vorschriften, unter anderem für den Ausschluss des Vorsteuerabzugs. Wir kommen im zweiten Modul darauf zurück, weil genau dort der Preis der Regelung liegt.

Die beiden Zahlen werden häufig zu einer einzigen verschmolzen, und daraus entsteht der teuerste Irrtum dieses Themas. Es gibt keine gemittelte Grenze und keine Grenze, die man über zwei Jahre verteilen könnte. Es gibt zwei Prüfungen, jede mit ihrem eigenen Zeitraum und ihrer eigenen Zahl.

Wichtig ist außerdem die Ansässigkeit. Die Befreiung nach Absatz 1 setzt voraus, dass der Unternehmer im Inland oder in den in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebieten ansässig ist. Für Unternehmer aus dem übrigen Gemeinschaftsgebiet gilt ein eigener Absatz mit eigenen Voraussetzungen, den wir weiter unten behandeln.

Dass die Regelung eine Rechtsfolge und kein Antrag ist, hat eine praktische Seite. Es gibt keinen Bescheid, der die Kleinunternehmereigenschaft feststellt, und kein Datum, ab dem sie bewilligt wäre. Wer die Voraussetzungen erfüllt, ist Kleinunternehmer; wer sie nicht mehr erfüllt, ist es nicht mehr.

Deshalb verschiebt sich die ganze Arbeit auf die Beobachtung der eigenen Zahlen. Niemand wird den Unternehmer im Laufe des Jahres darauf hinweisen, dass eine Grenze näher rückt. Die Prüfung ist eine Selbstprüfung, und ihr Material ist die Aufstellung der zugeflossenen Entgelte.

Was der Gesamtumsatz umfasst

Der Begriff, auf den es ankommt, ist nicht der Gewinn und nicht der Kontoeingang insgesamt, sondern der Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 UStG. Er hat eine eigene Definition, die von der betriebswirtschaftlichen Umsatzgröße an drei Stellen abweicht.

Die erste Abweichung steckt in den Worten „nach vereinnahmten Entgelten“. Maßgeblich ist, was im Kalenderjahr tatsächlich zugeflossen ist, nicht was fakturiert wurde. Eine im Dezember geschriebene und im Januar bezahlte Rechnung zählt damit in das Jahr der Zahlung, nicht in das Jahr der Rechnungsstellung.

Diese Zuordnung nach Zufluss hat eine unangenehme Eigenschaft: Sie lässt sich am Jahresende nicht mehr korrigieren, wohl aber durch den Zeitpunkt der Rechnungsstellung beeinflussen. Wer nahe an der Grenze arbeitet, sollte deshalb wissen, welche offenen Posten voraussichtlich noch im laufenden Jahr bezahlt werden.

Die zweite Abweichung sind die Abzüge. Der Gesetzestext nennt zwei Gruppen steuerfreier Umsätze, jede mit ihrem eigenen Verweis in den § 4 UStG, und behandelt sie unterschiedlich streng. Die dritte Abweichung, der Anlagevermögens-Ausschluss, steht in einem eigenen Satz am Ende des Absatzes.

• Ausgangspunkt: die steuerbaren Umsätze nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG, also Lieferungen und sonstige Leistungen im Inland gegen Entgelt
• Berechnung: nach vereinnahmten Entgelten, also nach Zufluss und nicht nach Rechnungsdatum
• Abzug: die in § 19 Abs. 2 Nr. 1 genannten steuerfreien Umsätze, etwa nach § 4 Nr. 11 bis 29 UStG
• Abzug: die in Nr. 2 genannten steuerfreien Umsätze, aber nur, soweit sie Hilfsumsätze sind
• Außer Ansatz: Umsätze mit Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens

Die letzte Zeile der Liste ist in der Praxis die wirksamste. Wer im Prüfungsjahr einen Firmenwagen oder eine Maschine veräußert, erhöht damit seinen Gesamtumsatz nicht. Das Gesetz nimmt diese Umsätze ausdrücklich heraus, weil sie nichts über den laufenden Geschäftsbetrieb aussagen, sondern über dessen Ausstattung.

Der zweite Abzugsposten ist schmaler, als er aussieht. Die in Nr. 2 genannten steuerfreien Umsätze mindern den Gesamtumsatz nur, wenn sie Hilfsumsätze sind, also neben der eigentlichen Tätigkeit anfallen. Wer solche Umsätze als Hauptgeschäft betreibt, kann sie nicht abziehen.

Die Unterscheidung zwischen den beiden Nummern ist damit keine Feinheit der Systematik, sondern entscheidet über Beträge. Die Umsätze der Nummer 1 werden ohne weitere Bedingung abgezogen. Die der Nummer 2 nur unter dem Vorbehalt, dass es sich um Hilfsumsätze handelt.

Ein Beispiel für diesen Vorbehalt liefert das Gesetz selbst durch seine Verweisungen. Nummer 2 nennt unter anderem § 4 Nr. 8 Buchstabe a bis h UStG, also bestimmte Finanzumsätze. Wer sie gelegentlich neben seiner Haupttätigkeit erzielt, zieht sie ab; ein Finanzdienstleister, dessen Geschäft sie sind, nicht.

Weil der Gesamtumsatz eine Bruttogröße nach Zufluss ist, lohnt eine schlichte Arbeitsweise: eine Spalte im Kassen- oder Kontenjournal, die jede Einnahme dem Kalenderjahr ihres Zuflusses zuordnet. Wer diese Spalte führt, kann die Grenze jederzeit ablesen, statt sie am Jahresende zu rekonstruieren.

Diese Spalte beantwortet beide Prüfungen mit denselben Daten. Ihre Summe für das abgelaufene Jahr ist die erste Bedingung, ihre laufende Summe für das angefangene Jahr die zweite. Zwei Zahlen aus einer Quelle, und keine davon muss geschätzt werden.

Die beiden Zeitachsen der Prüfung

Der Gesetzestext benutzt für die zwei Bedingungen zwei verschiedene Zeitformen, und das ist kein Zufall. Für das vorangegangene Kalenderjahr heißt es „nicht überschritten hat“, für das laufende „nicht überschreitet“. Die erste Prüfung blickt zurück auf einen abgeschlossenen Zeitraum, die zweite begleitet das Jahr, während es läuft.

Für die Rückschau bedeutet das: Am 1. Januar steht endgültig fest, ob die erste Bedingung erfüllt ist. Der Gesamtumsatz des abgelaufenen Jahres ändert sich nicht mehr, und mit ihm ändert sich die Antwort nicht mehr. Diese Bedingung ist über das ganze Jahr hinweg stabil.

Für die laufende Prüfung gilt das Gegenteil. Sie ist eine Bedingung, die während des Jahres erfüllt bleiben muss. Solange die 100 000 Euro nicht überschritten werden, trägt sie; wird die Grenze im Jahresverlauf überschritten, ist sie nicht mehr erfüllt. Die Befreiung hängt damit an einer Größe, die sich mit jeder Zahlung bewegt.

Eine praktische Folge dieser Asymmetrie betrifft Existenzgründer. Wer im laufenden Jahr erst beginnt, hat kein vorangegangenes Kalenderjahr mit eigenem Gesamtumsatz. Die zweite Grenze dagegen gilt vom ersten Tag an und ist damit die einzige, die im Gründungsjahr wirklich beobachtet werden muss.

Wer die zweite Grenze im Blick behalten will, braucht keine Prognose, sondern eine laufende Summe. Der Abstand zwischen bisherigem Jahresumsatz und 100 000 Euro ist die einzige Zahl, die im Zweifel zählt, und sie lässt sich nach jeder Zahlung in einer Zeile fortschreiben.

Die Asymmetrie erklärt auch, warum beide Zahlen so weit auseinanderliegen. Die Rückschau auf 25 000 Euro entscheidet über den Einstieg in die Befreiung für ein ganzes Jahr. Die laufende Grenze von 100 000 Euro ist dagegen eine Obergrenze für das Jahr selbst und liegt deshalb höher.

Für die Planung heißt das: Die für das kommende Jahr entscheidende Zahl entsteht im laufenden. Wer wissen will, ob er im Folgejahr befreit sein wird, liest sie am 31. Dezember ab und nicht im Januar des Folgejahres, wenn sich nichts mehr ändern lässt.

Unternehmer aus dem übrigen Gemeinschaftsgebiet

Absatz 4 überträgt die Befreiung auf Unternehmer, die im übrigen Gemeinschaftsgebiet ansässig sind. Die Übertragung ist allerdings nicht wörtlich: Bezugsgröße ist dort nicht der inländische Gesamtumsatz, sondern der nach Artikel 288 der Richtlinie 2006/112/EG ermittelte Jahresumsatz im gesamten Gemeinschaftsgebiet.

Für diesen unionsweiten Jahresumsatz nennt das Gesetz eine einzige Zahl, 100 000 Euro, und verlangt sie für beide Zeiträume: im vorangegangenen Kalenderjahr nicht überschritten und im laufenden nicht überschritten. Die Staffelung 25 000 zu 100 000 aus Absatz 1 findet sich hier nicht wieder.

• Bezugsgröße: unionsweiter Jahresumsatz nach Artikel 288 der Richtlinie 2006/112/EG
• Grenze: 100 000 Euro, im vorangegangenen und im laufenden Kalenderjahr
• Zusätzliche Voraussetzung: eine vom Ansässigkeitsstaat erteilte Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
• Verzicht: gegenüber der Finanzbehörde des Ansässigkeitsstaats, mit eigener Wirksamkeitsregel

Die Identifikationsnummer ist dabei keine Formalie, sondern eine eigenständige Voraussetzung neben der Umsatzgrenze. Das Gesetz zählt beide Punkte unter „wenn“ auf und verbindet sie mit „und“. Ohne die erteilte Nummer greift Absatz 4 nicht, auch wenn der Umsatz weit unter der Grenze liegt.

Auch der Verzicht ist für diese Unternehmer eigens geregelt. Nach Absatz 5 wird er nicht gegenüber dem deutschen Finanzamt erklärt, sondern gegenüber der zuständigen Finanzbehörde im Mitgliedstaat der Ansässigkeit. Die Zuständigkeit folgt damit der Ansässigkeit und nicht dem Ort des Umsatzes.

Der Zeitpunkt der Wirksamkeit ist dort ebenfalls anders bestimmt. Der Verzicht wirkt ab Beginn des auf den Eingang der Erklärung folgenden Kalendervierteljahres; geht die Erklärung im letzten Monat eines Quartals ein, erst ab dem zweiten Monat des folgenden Quartals. Die Mindestbindung von fünf Kalenderjahren gilt auch hier.

Wann die Regelung von vornherein nicht gilt

Absatz 6 nimmt einen Fall ausdrücklich aus: Für innergemeinschaftliche Lieferungen neuer Fahrzeuge gilt Absatz 1 nicht. Wer ein neues Fahrzeug in einen anderen Mitgliedstaat liefert, kann sich für diesen Umsatz also nicht auf die Kleinunternehmerbefreiung berufen, unabhängig von der Höhe seines Gesamtumsatzes.

Daneben schaltet Absatz 1 Satz 2 eine Reihe von Vorschriften ab, die sonst gelten würden. Genannt sind unter anderem die Steuerbefreiung innergemeinschaftlicher Lieferungen, der Verzicht auf Steuerbefreiungen nach § 9 UStG und die Erklärungspflichten des § 18 Abs. 1 bis 4 UStG. Das zweite Modul behandelt diese Folgen im Einzelnen.

Zur selben Aufzählung gehört die Angabe der Umsatzsteuer-Identifikationsnummern in einer Rechnung nach § 14a UStG. Auch sie findet keine Anwendung. Die Rechnung des Kleinunternehmers richtet sich stattdessen nach einer eigenen, kürzeren Vorschrift, die wir im zweiten Modul Punkt für Punkt durchgehen.

Zwei Vorschriften bleiben ausdrücklich unberührt: § 149 Abs. 1 Satz 2 der Abgabenordnung und § 18 Abs. 4a UStG. Die Abschaltung ist damit nicht pauschal, sondern eine Liste mit zwei benannten Ausnahmen — ein Unterschied, der zählt, sobald das Finanzamt zur Abgabe einer Erklärung auffordert.