Wer wem was meldet: Gewerbeamt, Gemeinde und Finanzamt

Eine Kosmetikerin eröffnet am 31. März 2026 ihr Studio in Leipzig. Am selben Morgen war sie beim Gewerbeamt, die Bestätigung liegt in der Schublade, und nun wartet sie auf Post vom Finanzamt. Im Juni schreibt sie ihre ersten Rechnungen über zusammen 3.400 € ohne Steuernummer, weil keine gekommen ist. Sie kam nicht, weil das Finanzamt noch etwas von ihr erwartete: den Fragebogen, fällig seit Ende April.

Zwei Gesetze, zwei Meldungen

Wer sich selbständig macht, meldet sich nicht einmal an, sondern zweimal, und zwar nach zwei verschiedenen Gesetzen. Die Gewerbeordnung verlangt eine Anzeige an die Gewerbebehörde. Die Abgabenordnung verlangt eine Anzeige gegenüber der Steuerverwaltung und darüber hinaus Auskünfte an das Finanzamt. Beide Pflichten haben eigene Adressaten, eigene Zeitpunkte und eigene Folgen.

Der Zweck erklärt die Trennung. Die Daten der Gewerbeanzeige dürfen nach § 14 Abs. 5 GewO nur für die Überwachung der Gewerbeausübung und für statistische Erhebungen verarbeitet werden. Das Finanzamt braucht dagegen Angaben, aus denen es Steuern festsetzen kann: die Art der Tätigkeit, den erwarteten Umsatz und Gewinn, die Rechtsform und die Beteiligten.

Die Gewerbebehörde behält ihre Daten nicht für sich. § 14 Abs. 8 GewO zählt die Stellen auf, an die sie regelmäßig übermittelt, darunter die Industrie- und Handelskammer, die Handwerkskammer, die Unfallversicherung und in Nummer 13 die nach § 22 AO zuständigen Finanzämter. Diese Nummer trägt allerdings einen Zusatz: unbeschadet des § 138 der Abgabenordnung.

Dieser Zusatz ist der Kern des ersten Moduls. Dass das Gewerbeamt das Finanzamt unterrichtet, ersetzt die eigene steuerliche Pflicht des Gründers nicht. Die Kosmetikerin aus dem Einstieg hatte die eine Meldung erledigt und die andere für überflüssig gehalten. Genau diese Verwechslung kostet Gründer regelmäßig die ersten Monate ihrer Rechnungsstellung.

Die Gewerbeanzeige: gleichzeitig mit dem Beginn

§ 14 Abs. 1 Satz 1 GewO verpflichtet jeden, der den selbständigen Betrieb eines stehenden Gewerbes, einer Zweigniederlassung oder einer unselbständigen Zweigstelle anfängt, dies der zuständigen Behörde anzuzeigen. Eine Frist in Tagen kennt die Vorschrift nicht. Sie verlangt die Anzeige gleichzeitig mit dem Anfang, also weder Wochen vorher noch Wochen danach.

Welche Behörde zuständig ist, bestimmt das Landesrecht; gemeint ist die Gewerbebehörde am Ort des Betriebs. Den Inhalt der Anzeige regelt eine Rechtsverordnung nach § 14 Abs. 14 GewO. Sie bestimmt insbesondere, welche Informationen anzugeben sind, und sie kann die Verwendung von Vordrucken anordnen und deren Gestaltung festlegen.

Die Anzeigepflicht endet nicht mit der Eröffnung. Nach § 14 Abs. 1 Satz 2 GewO ist ebenso anzuzeigen, wenn der Betrieb verlegt wird, wenn der Gegenstand des Gewerbes wechselt oder auf nicht geschäftsübliche Waren oder Leistungen ausgedehnt wird, wenn sich der Name des Gewerbetreibenden ändert und wenn der Betrieb aufgegeben wird.

Für den Umzug in einen anderen Meldebezirk gilt eine Vereinfachung: Angezeigt wird ausschließlich bei der Behörde des neuen Standorts, die die Daten unverzüglich an die bisherige weiterleitet. Wer die Abmeldung vergisst, obwohl die Aufgabe des Betriebs eindeutig feststeht, kann nach einem angemessenen Zeitraum von Amts wegen abgemeldet werden.

Unterbleibt die Anzeige, liegt eine Ordnungswidrigkeit nach § 146 Abs. 2 Nr. 2 Buchst. b GewO vor, und zwar schon bei Fahrlässigkeit. Dasselbe gilt für eine Anzeige, die unrichtig, unvollständig oder verspätet erstattet wird. Die Geldbuße kann nach § 146 Abs. 3 GewO in diesen übrigen Fällen des Absatzes 2 bis zu eintausend Euro betragen.

Freie Berufe: kein Gewerbeamt, direkt zum Finanzamt

Nicht jede selbständige Tätigkeit ist ein Gewerbe. § 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG beschreibt die freiberufliche Tätigkeit: die selbständige wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende oder erzieherische Arbeit sowie eine lange Liste von Katalogberufen, von Ärzten und Architekten über Journalisten bis zu Dolmetschern und Übersetzern, ergänzt um die ähnlichen Berufe.

Gewerberechtlich werden die freien Berufe herkömmlich nicht als Gewerbe behandelt, und § 6 Abs. 1 GewO nimmt eine Reihe von Berufen ausdrücklich vom Anwendungsbereich der Gewerbeordnung aus, etwa Rechtsanwälte, Notare, Wirtschaftsprüfer und Steuerberater. Eine Gewerbeanzeige nach § 14 GewO fällt für diese Tätigkeiten deshalb nicht an.

Steuerlich regelt § 138 Abs. 1 Satz 3 AO den Weg ausdrücklich: Wer eine freiberufliche Tätigkeit aufnimmt, teilt dies dem nach § 19 AO zuständigen Finanzamt mit. Das ist grundsätzlich das Wohnsitzfinanzamt, in dessen Bezirk der Steuerpflichtige wohnt. Eine Gemeinde ist auf diesem Weg nicht zwischengeschaltet.

Die Einordnung wirkt weit über die Anmeldung hinaus. Der Gewerbesteuer unterliegt nach § 2 Abs. 1 GewStG der stehende Gewerbebetrieb. Umgekehrt gilt die Tätigkeit einer Kapitalgesellschaft nach § 2 Abs. 2 GewStG stets und in vollem Umfang als Gewerbebetrieb. Eine GmbH, die Architekten gründen, ist also gewerbesteuerpflichtig, der einzelne freiberufliche Architekt nicht.

Die Grenze verläuft nicht immer scharf. Verkauft eine Beraterin nebenher Waren, ist dieser Handel keine Tätigkeit aus dem Katalog des § 18 EStG. Der Fragebogen sollte die Tätigkeit deshalb so genau beschreiben, dass das Finanzamt die Einordnung selbst vornehmen kann, statt sie aus einem einzigen Schlagwort erraten zu müssen.

Die steuerliche Anzeige nach § 138 Abs. 1 AO

Für Gewerbetreibende läuft die steuerliche Anzeige über die Gemeinde. Wer einen gewerblichen Betrieb oder eine Betriebstätte eröffnet, teilt dies nach § 138 Abs. 1 Satz 1 AO auf amtlich vorgeschriebenem Vordruck der Gemeinde mit, in der eröffnet wird. Die Gemeinde unterrichtet unverzüglich das nach § 22 Abs. 1 AO zuständige Finanzamt vom Inhalt der Mitteilung.

Dieses Finanzamt ist für die Festsetzung des Gewerbesteuermessbetrags zuständig. § 22 Abs. 1 AO verweist dafür auf das Betriebsfinanzamt des § 18 Abs. 1 Nr. 2 AO, also das Finanzamt, in dessen Bezirk sich die Geschäftsleitung befindet. Ist die Festsetzung der Realsteuern den Gemeinden nicht übertragen, tritt nach Satz 2 ein Finanzamt an die Stelle der Gemeinde.

Dieselbe Pflicht trifft die Eröffnung eines Betriebs der Land- und Forstwirtschaft. Satz 4 erstreckt sie auf die Verlegung und die Aufgabe eines Betriebs, einer Betriebstätte oder einer freiberuflichen Tätigkeit. Wer in eine andere Stadt umzieht oder schließt, ist also erneut anzeigepflichtig, steuerlich wie gewerberechtlich, und jeweils nach der eigenen Vorschrift.

Absatz 1a öffnet einen weiteren Kanal. Unternehmer im Sinne des § 2 UStG können ihre Anzeigepflichten nach Absatz 1 zusätzlich bei der Finanzbehörde, die für ihre Umsatzbesteuerung zuständig ist, elektronisch erfüllen. Das Gesetz spricht von „zusätzlich“: Es schafft einen zweiten Weg, ohne den Weg über die Gemeinde abzuschaffen.

Der Fragebogen: zusätzlich, elektronisch, binnen eines Monats

Die eigentliche Arbeit steckt in Absatz 1b. Wer nach Absatz 1 Satz 1 bis 3 eine Betriebseröffnung oder die Aufnahme einer freiberuflichen Tätigkeit mitzuteilen hat, muss dem Finanzamt zusätzlich Auskunft über die für die Besteuerung erheblichen rechtlichen und tatsächlichen Verhältnisse geben. Diese Auskunft ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung.

Die Form ist vorgeschrieben. Die Auskünfte sind nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz über die amtlich bestimmte Schnittstelle zu übermitteln (§ 138 Abs. 1b Satz 2 AO), in der Praxis über Mein ELSTER. Papier ist die Ausnahme: Es kommt nur in Betracht, wenn das Finanzamt auf Antrag zur Vermeidung unbilliger Härten auf die elektronische Übermittlung verzichtet.

Die Frist steht in Absatz 4. Mitteilungen nach den Absätzen 1, 1a und 1b sind innerhalb eines Monats nach dem meldepflichtigen Ereignis zu erstatten. Ereignis ist die Eröffnung des Betriebs oder die Aufnahme der Tätigkeit. Weder der Eingang eines Schreibens vom Finanzamt noch die erste Rechnung setzt die Frist in Gang.

Gerechnet wird nach § 108 Abs. 1 AO nach dem Bürgerlichen Gesetzbuch. Der Tag des Ereignisses zählt nicht mit (§ 187 Abs. 1 BGB). Die Frist endet mit dem Tag des Folgemonats, der dieselbe Zahl trägt (§ 188 Abs. 2 BGB), und wenn es diesen Tag nicht gibt, mit dem letzten Tag des Monats (§ 188 Abs. 3 BGB).

Für die Kosmetikerin aus dem Einstieg bedeutet das: Eröffnung am 31. März 2026, einen 31. April gibt es nicht, also endete die Frist am Donnerstag, dem 30. April 2026. Endet eine solche Frist an einem Wochenende oder Feiertag, gilt nach § 108 Abs. 3 AO erst der folgende Werktag als letzter Tag.

Sehr kleine Tätigkeiten können ausgenommen werden. Nach § 138 Abs. 1c AO kann das Bundesministerium der Finanzen durch ein im Bundessteuerblatt veröffentlichtes Schreiben Ausnahmen von Anzeige- und Auskunftspflicht bestimmen, soweit die Tätigkeit keine oder nur geringfügige steuerliche Auswirkung hat. Ohne eine solche Ausnahme bleibt es bei der Pflicht.

Drei Fragebögen für drei Rechtsformen

ELSTER führt für Gründungen nicht einen einzigen Fragebogen, sondern je einen nach Rechtsform. Welcher passt, hängt an der Rechtsform des neuen Unternehmens, nicht an der Branche. Wer den falschen wählt, beantwortet Fragen, die auf seine Lage nicht zugeschnitten sind, und übergeht die, auf die es bei seiner Rechtsform ankommt.

Beim Einzelunternehmen setzt ELSTER die Aufnahme einer gewerblichen, freiberuflichen oder land- und forstwirtschaftlichen Tätigkeit voraus. Es ist also ein Formular für alle drei Einkunftsarten. Die Weiche zwischen Gemeinde und Finanzamt stellt nicht der Fragebogen, sondern bereits § 138 Abs. 1 AO, je nachdem, ob gewerblich oder freiberuflich gegründet wird.

Bei der Personengesellschaft fragt der Fragebogen zusätzlich nach den Beteiligten, ihren Anteilen und den Vereinbarungen zwischen Gesellschaft und Gesellschaftern. Was daraus steuerlich folgt, insbesondere die gemeinsame Gewinnfeststellung und die Gewerbesteuer der Gesellschaft, erläutert die Anleitung zum Fragebogen für Personengesellschaften Schritt für Schritt.

Kapitalgesellschaften unterliegen einer eigenen Vorschrift. Nach § 137 Abs. 1 AO zeigen Steuerpflichtige, die keine natürlichen Personen sind, dem nach § 20 AO zuständigen Finanzamt und den für die Realsteuern zuständigen Gemeinden die Umstände an, die für ihre steuerliche Erfassung von Bedeutung sind, insbesondere Gründung, Erwerb der Rechtsfähigkeit, Rechtsformwechsel, Sitzverlegung und Auflösung.

Auch hier gilt ein Monat (§ 137 Abs. 2 AO), und er läuft für jedes Ereignis gesondert. Die Gründung durch notariellen Vertrag und der Erwerb der Rechtsfähigkeit sind im Gesetz getrennt genannt. Wer mit der Anzeige bis zur Eintragung ins Handelsregister wartet, hat die Frist für die Gründung deshalb oft schon verstreichen lassen.

Die Auskünfte des Fragebogens schuldet die Kapitalgesellschaft über § 138 Abs. 1b Satz 4 AO, der die Sätze 1 bis 3 auf die Steuerpflichtigen des § 137 erstreckt, die nicht schon nach Absatz 1 anzeigepflichtig sind. Ob überhaupt eine GmbH oder eine UG gegründet werden soll, behandelt der Kurs zur Wahl zwischen GmbH und UG.

Welches Finanzamt zuständig ist

Die Zuständigkeit folgt der Steuer, um die es geht. Für die Einkommensteuer einer natürlichen Person ist nach § 19 Abs. 1 AO das Wohnsitzfinanzamt zuständig. Für den Gewerbesteuermessbetrag ist es nach § 22 Abs. 1 AO das Betriebsfinanzamt am Ort der Geschäftsleitung. Für Körperschaften knüpft § 20 Abs. 1 AO ebenfalls an die Geschäftsleitung an.

Wohnung und Betrieb liegen oft in derselben Stadt, aber nicht immer im selben Finanzamtsbezirk. Gehören zur Wohnsitzgemeinde mehrere Finanzämter und liegt der Betrieb im Bezirk eines anderen als des Wohnsitzfinanzamts, wird nach § 19 Abs. 3 AO jenes andere Finanzamt auch für die Einkommensteuer zuständig.

ELSTER weist beim Fragebogen für Einzelunternehmen ausdrücklich darauf hin, dass sich die örtliche Zuständigkeit für die Besteuerung des neu gegründeten Unternehmens nach dem Ort der Leitung des Unternehmens richtet, und bittet, das bei der Auswahl des Finanzamts zu beachten. Maßgebend ist also der Ort, von dem aus das Unternehmen geführt wird.

Für den Freiberufler nennt § 138 Abs. 1 Satz 3 AO dagegen das nach § 19 AO zuständige Finanzamt. Wohnen Freiberufler in einem Bezirk und arbeiten in einem anderen, lohnt deshalb vor dem Absenden eine kurze Rückfrage beim Finanzamt. Ein falsch adressierter Fragebogen wird zwar weitergeleitet, aber er kostet Zeit, die in der Monatsfrist fehlt.

Wenn die Anzeige ausbleibt

Gewerberechtlich droht, wie gesehen, eine Geldbuße. Steuerlich ist die Lage anders gebaut. § 379 AO führt als Ordnungswidrigkeit ausdrücklich die versäumten Auslandsmitteilungen des § 138 Abs. 2 AO auf, nicht aber die Anzeige nach Absatz 1 oder die Auskünfte nach Absatz 1b. Die Steuerverwaltung hat für diese Pflichten ein anderes Werkzeug.

Fordert das Finanzamt den Fragebogen an, erlässt es einen Verwaltungsakt, der auf eine Handlung gerichtet ist. Ein solcher Verwaltungsakt kann nach § 328 Abs. 1 AO mit Zwangsmitteln durchgesetzt werden, also mit Zwangsgeld, Ersatzvornahme oder unmittelbarem Zwang. Das einzelne Zwangsgeld darf nach § 329 AO höchstens 25.000 Euro betragen.

Der teurere Schaden entsteht ohnehin woanders. Ohne Steuernummer fehlt der Rechnung eine Pflichtangabe: § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 2 UStG verlangt die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Eine Rechnung ohne eine dieser Nummern erfüllt die Anforderungen des § 14 Abs. 4 UStG nicht.

Und die steuerlichen Pflichten beginnen nicht erst mit der Erfassung. Die Pflicht zur Umsatzsteuer-Voranmeldung knüpft an den Voranmeldungszeitraum an, nicht an den Tag, an dem die Steuernummer eintrifft. Wer spät erfasst wird, holt die ersten Voranmeldungen in einem Zug nach, mit allen Zahlungen auf einmal.