Portali, agenzie e ritenuta: gli obblighi di chi intermedia

Un'agenzia di Rimini gestisce gli appartamenti di trenta privati e a luglio incassa per loro 80.000 € di affitti brevi. Prima di girare le somme ai proprietari trattiene 16.800 € e deve versarli con l'F24 entro il 16 agosto. Se sbaglia, la sanzione non colpisce i proprietari: colpisce l'agenzia, che agisce da sostituto d'imposta.

Chi è intermediario ai fini fiscali

Gli obblighi riguardano chi esercita in forma professionale, anche non esclusiva, l'intermediazione immobiliare e interviene nella stipula di contratti di locazione breve, con canali tradizionali o gestendo un portale online. Conta la funzione, non la forma giuridica: l'attività può essere individuale o associata.

Non ogni vetrina fa scattare gli obblighi. Deve comunicare i dati l'intermediario che partecipa alla conclusione dell'accordo, per esempio quando l'ospite accetta la proposta tramite lui o aderisce all'offerta sulla piattaforma. Se il portale si limita a pubblicare l'annuncio e l'ospite accetta scrivendo direttamente al proprietario, l'intermediario ha solo messo in contatto le parti.

Una catena di intermediari non moltiplica gli adempimenti. Li assolve quello a cui il locatore ha affidato l'incarico. L'agente immobiliare che pubblica l'offerta su una piattaforma resta l'obbligato, perché la piattaforma presta il suo servizio all'agente e non al proprietario. L'agente deve avvisare il gestore del portale della veste in cui opera.

Gli adempimenti si basano sulle informazioni fornite dal locatore, che ne risponde se non sono veritiere. L'intermediario può però tenere conto di ciò che sa: se il locatore gli comunica una partita IVA per la fattura della provvigione, può considerare la locazione parte di un'attività d'impresa e non applicare il regime delle locazioni brevi.

La ritenuta del 21 per cento

Quando incassa i canoni o interviene nel pagamento, l'intermediario opera come sostituto d'imposta una ritenuta del 21 per cento, a titolo d'acconto, al momento in cui paga la somma al locatore. La legge di bilancio 2024 l'ha mantenuta in questa misura e sempre come acconto, qualunque sia il regime fiscale scelto dal beneficiario.

La base è l'intero importo che l'ospite deve pagare al locatore secondo il contratto, compresa, se è inclusa nel prezzo, la provvigione dovuta dal locatore all'intermediario. Non si applica l'abbattimento forfettario del 5 per cento. Se invece la provvigione è addebitata a parte al conduttore, o al locatore che non la riaddebita, resta fuori dalla ritenuta.

Non rientrano nella base le somme chieste a titolo di deposito cauzionale o di penale. Non c'è ritenuta neppure quando l'ospite paga con un assegno intestato al locatore, anche se l'assegno passa dalle mani dell'intermediario: manca la disponibilità materiale delle somme su cui trattenere.

Banche, istituti di pagamento, istituti di moneta elettronica, Poste e servizi di pagamento digitale non operano la ritenuta sui pagamenti con carta: intervengono come prestatori di servizi di pagamento, non come intermediari nella stipula. L'obbligo resta sul portale o sull'agenzia che incassa e poi gira il denaro al proprietario.

Se l'ospite recede dopo che la ritenuta è stata operata, versata e certificata, il locatore la recupera in dichiarazione o ne chiede il rimborso. Se la disdetta arriva prima della certificazione, l'intermediario può restituire la ritenuta al locatore e recuperarla in compensazione. Il momento della certificazione decide chi fa il lavoro.

Versare e certificare

Conta il momento in cui l'intermediario paga il locatore, non quello della prenotazione. Un soggiorno prenotato e saldato dall'ospite a dicembre, ma girato al proprietario a gennaio, genera una ritenuta di gennaio: si versa entro il 16 febbraio e porta come riferimento il mese di gennaio dell'anno nuovo.

La ritenuta si versa con il modello F24 entro il 16 del mese successivo a quello in cui è stata effettuata. L'intermediario può fare un unico versamento cumulativo per tutte le ritenute del mese. Il codice tributo è il 1919, istituito dalla risoluzione 88/E del 2017, nella sezione Erario.

Nel modello F24 il codice va accompagnato dal mese e dall'anno di riferimento, nei formati 00MM e AAAA: una ritenuta di gennaio 2026 si indica con 0001 e 2026. Se versa un rappresentante fiscale, nel campo del codice fiscale va quello del soggetto rappresentato, mentre il rappresentante compare come coobbligato con il codice identificativo 72.

L'intermediario certifica al locatore le ritenute operate, secondo le regole sulla certificazione dei sostituti d'imposta. Con la certificazione assolve anche l'obbligo di comunicare i dati del contratto. Per il proprietario è il documento da conservare: sarà la prova della ritenuta da scomputare in dichiarazione.

Trasmettere i dati dei contratti

Per ogni contratto concluso per suo tramite, l'intermediario trasmette all'Agenzia delle Entrate un insieme di dati fissato dalla legge e dal provvedimento attuativo. La comunicazione passa dai servizi telematici dell'Agenzia, secondo le specifiche tecniche pubblicate sul sito, e per più contratti dello stesso locatore sullo stesso immobile può essere aggregata.

• Nome, cognome e codice fiscale del locatore
• Durata del contratto
• Indirizzo dell'immobile
• Codice identificativo nazionale (CIN) dell'immobile
• Anno di riferimento e importo del corrispettivo lordo

Il CIN è il codice identificativo nazionale dell'immobile previsto dall'articolo 13-ter del decreto legge 145 del 2023. L'intermediario lo riceve dal locatore insieme agli altri dati: un annuncio caricato senza codice lascia la futura comunicazione priva di uno degli elementi richiesti.

Il termine è il 30 giugno dell'anno successivo a quello di conclusione del contratto. Se l'ospite recede prima, i dati non vanno trasmessi; se recede dopo la trasmissione, l'intermediario rettifica la comunicazione con le procedure informatiche dell'Agenzia.

La sanzione è quella dell'articolo 11 del decreto legislativo 471 del 1997, da 250 a 2.000 euro. Si riduce alla metà se la trasmissione avviene entro i 15 giorni successivi alla scadenza, o se nello stesso termine si invia la comunicazione corretta. Non è sanzionabile l'errore causato dal comportamento del locatore.

La mancata ritenuta è punita a parte, con la sanzione amministrativa dell'articolo 14 dello stesso decreto, e resta possibile il ravvedimento operoso. Sono due violazioni distinte: un portale che trasmette i dati ma non trattiene, o viceversa, risponde di quella che ha commesso.

Intermediari non residenti

Molti portali hanno sede all'estero. Chi ha una stabile organizzazione in Italia adempie tramite questa, come un intermediario residente. Chi risiede in un altro Stato dell'Unione senza stabile organizzazione in Italia può adempiere direttamente oppure nominare un rappresentante fiscale come responsabile d'imposta.

Chi risiede fuori dall'Unione adempie tramite la stabile organizzazione che ha in uno Stato membro; se non ne ha, nomina un rappresentante fiscale. Se non lo nomina, le società residenti in Italia dello stesso gruppo rispondono in solido per l'effettuazione e il versamento della ritenuta.

Imposta di soggiorno e conservazione dei dati

Chi incassa il canone o interviene nel pagamento è anche responsabile del pagamento dell'imposta di soggiorno e del contributo di soggiorno, con diritto di rivalsa sugli ospiti, e degli altri adempimenti previsti dal regolamento comunale. Quando a incassare è il portale, questa responsabilità è sua.

La dichiarazione dell'imposta di soggiorno si presenta in forma cumulativa ed esclusivamente telematica entro il 30 giugno dell'anno successivo a quello in cui si è verificato il presupposto. L'imposta esiste solo nei comuni che l'hanno istituita, e misura e regole di dettaglio si leggono nel regolamento del comune in cui si trova l'immobile.

Gli intermediari conservano i dati usati per le comunicazioni e quelli sui pagamenti per tutto il periodo in cui può essere notificato un avviso di accertamento: fino al 31 dicembre del quinto anno successivo alla presentazione della dichiarazione, o del settimo in caso di dichiarazione omessa o nulla.

• Ogni mese: ritenute operate sui pagamenti ai locatori, versate con l'F24 entro il 16 del mese seguente, codice 1919
• Per ogni locatore: certificazione delle ritenute, che vale anche come comunicazione dei dati
• Entro il 30 giugno dell'anno seguente: trasmissione dei dati dei contratti conclusi
• Entro il 30 giugno dell'anno seguente: dichiarazione cumulativa dell'imposta di soggiorno, se si incassa
• Per cinque anni dopo la dichiarazione, o sette se omessa: conservazione dei dati e dei pagamenti

Per una piccola agenzia che gestisce qualche decina di case questo calendario pesa quanto quello di un datore di lavoro. Conviene legare ogni pagamento al proprietario a un registro che riporti corrispettivo lordo, provvigione, ritenuta e mese di versamento: è la stessa base che servirà per certificare e per comunicare.

Che cosa resta da fare al proprietario

La ritenuta dell'intermediario non chiude il rapporto con il fisco. Entro il termine del saldo delle imposte sui redditi il proprietario calcola l'imposta dovuta, ordinaria o sostitutiva, sottrae le ritenute subite e versa l'eventuale differenza. Imposta, ritenute e saldo si indicano nella dichiarazione dei redditi.

Se la ritenuta supera l'imposta, l'eccedenza si scomputa dalle altre imposte o si chiede a rimborso. Può accadere a chi resta nel regime ordinario e ha detrazioni che riducono l'IRPEF dovuta. Chi applica invece la cedolare al 26 per cento sul secondo immobile avrà di regola un saldo da pagare, perché la ritenuta copre solo 21 punti.

Chi affitta direttamente, senza agenzie né portali che incassano per lui, non subisce ritenute. Paga tutta l'imposta con il saldo e, quando sono dovuti, con gli acconti, secondo il calendario dell'IRPEF. Rinunciare all'intermediario elimina un costo di provvigione, ma sposta sul proprietario l'intero onere di calcolo e versamento.

La certificazione ricevuta va letta con attenzione. Riporta i corrispettivi lordi su cui l'intermediario ha operato la ritenuta e l'importo trattenuto: il primo dato deve tornare con le prenotazioni dell'anno, il secondo è quello da indicare in dichiarazione. Una differenza va chiarita con l'intermediario prima di presentare la dichiarazione, non dopo.

Al proprietario conviene tenere un fascicolo per anno con le certificazioni ricevute, l'elenco delle prenotazioni e le ricevute di eventuali riaddebiti al consumo. Serve a verificare che l'importo certificato corrisponda agli incassi, a scomputare le ritenute giuste e a difendere la base imponibile in caso di controllo.

Anche questa parte del decreto 50 del 2017 cambia dal 2027: la versione successiva dell'articolo 4 riporta come abrogati dal decreto legislativo 117 del 2026 i commi sulla ritenuta e sugli intermediari non residenti. Le regole di questo modulo valgono per gli affitti del 2026 e per le relative scadenze.