Les documents à tenir à disposition

Un salarié quitte l'entreprise avec un solde de tout compte de 2 840 €. Trois documents au moins doivent l'accompagner, un quatrième s'ajoute si l'entreprise propose un plan d'épargne. Aucun ne s'envoie d'office : ils se tiennent à disposition dans l'entreprise, et cette nuance change tout au moment d'un litige.

Quatre documents, selon l'entreprise

À la rupture ou à l'échéance d'un contrat de travail, quel qu'en soit le mode, l'employeur tient à la disposition du salarié un certificat de travail, un solde de tout compte et une attestation destinée à l'organisme qui gère l'assurance chômage.

Un quatrième document s'ajoute lorsque l'entreprise propose un dispositif d'épargne salariale : l'état récapitulatif de l'épargne. Il recense les sommes et les supports détenus par le salarié, qui en aura besoin pour décider de les conserver ou de les transférer.

Ces obligations ne dépendent ni du motif de la rupture ni de l'ancienneté. Une fin de contrat à durée déterminée de trois semaines les déclenche exactement comme un licenciement après vingt ans, et un salarié parti sans prévenir y a droit au même titre qu'un autre.

Chacun a sa base légale propre, ce qui explique qu'ils obéissent à des règles de forme différentes. Le certificat de travail relève d'un article du code du travail, le solde de tout compte d'un autre, et l'attestation chômage d'une série d'articles réglementaires distincts.

Le certificat de travail ne porte que des faits : identité des parties, dates d'entrée et de sortie, emplois occupés et périodes correspondantes. Y ajouter une appréciation, même élogieuse, le fait sortir de son objet et fournit au salarié comme à l'employeur un argument dont aucun n'avait besoin.

Quérable et non portable

Le texte dit que l'employeur tient les documents à disposition, et non qu'il les adresse. La distinction est ancienne et a un effet pratique immédiat : un salarié qui ne se déplace pas ne peut pas reprocher à l'entreprise de ne pas lui avoir envoyé ses papiers.

En pratique, la plupart des employeurs envoient tout de même les documents, et ils ont raison. Le coût d'un envoi recommandé est dérisoire face au temps passé à démontrer, deux ans plus tard, que les papiers étaient bien disponibles à l'accueil de l'entreprise.

L'envoi transforme une obligation passive en preuve active. L'accusé de réception date la mise à disposition effective, ferme la discussion sur le retard invoqué, et évite au passage les relances téléphoniques d'un ancien salarié qui monte un dossier d'indemnisation.

Quand l'entreprise choisit de ne pas envoyer, une lettre informant le salarié que ses documents sont à sa disposition, et depuis quelle date, produit le même effet probatoire pour un coût encore plus faible. Ce qui compte est la trace, pas le mode de remise.

• Certificat de travail : dates d'entrée et de sortie, emplois occupés
• Solde de tout compte : inventaire des sommes versées à la fin du contrat
• Attestation destinée à l'assurance chômage : ouverture des droits du salarié
• État récapitulatif de l'épargne salariale, si un dispositif existe dans l'entreprise

Ce que le solde de tout compte inventorie

Le solde de tout compte fait l'inventaire des sommes versées au salarié à l'occasion de la fin de son contrat. Il ne crée aucun droit et n'en éteint aucun par lui-même : c'est un document de récapitulation, dont la valeur tient à son exactitude.

Y figurent le dernier salaire, l'indemnité compensatrice de congés payés, les éventuelles indemnités de rupture et, le cas échéant, l'indemnité compensatrice de préavis lorsque celui-ci n'a pas été exécuté à la demande de l'employeur.

L'état récapitulatif de l'épargne salariale mérite une attention particulière, parce qu'il est le seul document dont l'oubli ne se voit jamais. Un salarié qui ignore l'existence de ses avoirs ne les réclame pas, et ils continuent de vivre chez le teneur de compte sans qu'il en sache rien.

L'erreur la plus courante porte sur les congés payés. Le solde de tout compte est souvent établi à partir du compteur de congés du logiciel de paie sans vérifier que ce compteur intègre bien les droits acquis pendant la période de préavis, travaillée ou non.

Une seconde erreur consiste à omettre les jours de repos acquis au titre d'un accord d'aménagement du temps de travail. Ils ne figurent pas toujours dans le même compteur que les congés payés, et leur oubli se découvre en général par une réclamation écrite.