Un stagiaire n'est pas un salarié

Un cabinet d'architecture de douze personnes accueille quatre stagiaires en même temps, sur un poste laissé vacant par un départ. Le quatrième est de trop, et le poste ne pouvait pas être confié à un stagiaire. L'amende encourue est de 2 000 € par stagiaire concerné. Avant de lire : combien de stagiaires ce cabinet pouvait-il accueillir ?

La convention, et ce qu'elle porte

Le stagiaire doit signer une convention de stage : c'est la pièce qui fonde l'accueil, et elle engage trois parties, l'établissement d'enseignement, l'organisme d'accueil et le stagiaire lui-même.

Son contenu est encadré. Elle fait figurer le cursus suivi, les compétences à acquérir, les activités confiées, les noms de l'enseignant référent et du tuteur, les dates et la durée hebdomadaire de présence.

Elle porte aussi le volet pratique : le montant de la gratification, les modalités d'encadrement, les avantages offerts, le régime de protection sociale, les conditions de suspension et de résiliation, et le renvoi au règlement intérieur.

L'accueil se double d'une obligation de suivi. Le stagiaire est accueilli et accompagné par un tuteur tout au long du stage, et ce tuteur est garant du respect des objectifs pédagogiques fixés dans la convention.

• Un stage ne peut pas remplacer un salarié absent, en suspension de contrat ou licencié.
• Il ne peut pas servir à exécuter une tâche régulière correspondant à un poste permanent.
• Il ne peut pas répondre à un accroissement temporaire d'activité.
• Il ne peut pas occuper un emploi saisonnier.

Six mois, et trois stagiaires à la fois

La durée de formation effectuée en milieu professionnel est de six mois maximum par organisme d'accueil et par année d'enseignement. Le plafond n'est donc pas annuel civil : il suit l'année scolaire du stagiaire.

Ces six mois ont un équivalent en heures, qui est la vraie règle de comptage. La durée maximale est atteinte dès lors que le stagiaire a accompli, durant l'année d'enseignement, 924 heures de présence effective dans l'organisme d'accueil.

Le nombre de stagiaires simultanés dépend de l'effectif. Les entreprises de moins de vingt salariés peuvent en accueillir trois au maximum en même temps ; au-delà de vingt salariés, le plafond passe à 15 % de l'effectif par semaine civile.

Une limite s'ajoute côté encadrement : chaque tuteur suit trois stagiaires au maximum au cours de la même période. Un cabinet peut donc buter sur le tuteur avant de buter sur l'effectif.

Le compteur d'heures explique une situation fréquente. Un stage à temps partiel étalé sur sept mois reste licite tant que la présence effective n'atteint pas le plafond horaire ; un stage à temps plein de six mois pleins, lui, le frôle dès la dernière semaine.

Le délai de carence entre deux stages

Un même poste ne peut pas accueillir deux stagiaires à la file. L'employeur doit respecter un délai de carence entre deux stages sur un même poste : il est d'un tiers de la durée du stage précédent.

Un stage de six mois impose donc deux mois de carence avant qu'un autre stagiaire ne reprenne le même poste. La règle ferme la porte au poste permanent déguisé en succession de stages.

Reste une trace à tenir. L'employeur tient à jour la liste des conventions de stage conclues et inscrit les noms et prénoms des stagiaires accueillis dans une partie spécifique du registre unique du personnel.

La carence ne joue que pour un même poste, pas pour un même stagiaire ni pour l'entreprise entière. Deux stagiaires peuvent donc démarrer le même jour sur deux postes distincts, dans la limite du nombre simultané autorisé par l'effectif.