VERI*FACTU: los requisitos del programa con el que se factura

Andrés lleva una ferretería en Burgos constituida como sociedad limitada. Factura con un programa que compró hace diez años por 300 €, y su proveedor le ofrece ahora una actualización «para VERI*FACTU» por 180 € al año. Andrés no sabe si es obligatoria ni desde cuándo. Ha oído que la ley castiga con 50.000 € por ejercicio ciertos programas no adaptados, y ha leído en un foro que todo empezaba en 2026. Antes de firmar nada, necesita la regla exacta y la fecha vigente.

Dos obligaciones distintas que se suelen confundir

En España conviven dos reformas que se anuncian juntas y no regulan lo mismo. Una exige que el programa con el que se factura sea fiable e inalterable: es el reglamento conocido como VERI*FACTU. La otra obliga a intercambiar facturas electrónicas estructuradas entre empresas. Este módulo trata la primera; el siguiente, la segunda.

El propio preámbulo del Real Decreto 1007/2023 lo advierte: existen sensibles diferencias entre la normativa de factura electrónica, que afecta a la documentación, conservación y transmisión de las facturas, y los requisitos de los sistemas informáticos que soportan la facturación. Ambas normas son compatibles y se complementan, pero una no sustituye a la otra.

La Agencia Tributaria lo resume de forma más directa en su sede electrónica: los registros de facturación no contienen toda la información de las facturas y en ningún caso son facturas electrónicas. Una empresa sujeta a VERI*FACTU puede seguir expidiendo facturas en papel, siempre que el programa genere el registro que exige el reglamento.

De dónde viene la obligación

El punto de partida es el artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, General Tributaria. Obliga a productores, comercializadores y usuarios a que los sistemas que soportan los procesos contables, de facturación o de gestión garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin alteraciones que no queden anotadas.

El mismo artículo permite que un reglamento fije especificaciones técnicas, exija que los programas estén certificados y que usen formatos estándar. Ese reglamento es el aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, desarrollado técnicamente por la Orden HAC/1177/2024, de 17 de octubre, que entró en vigor el 29 de octubre de 2024.

El artículo 8 traduce la ley en exigencias concretas. Una vez generado, un registro no puede alterarse sin que el sistema lo detecte y avise. Cualquier corrección o anulación se hace mediante al menos un registro adicional posterior, de modo que los datos originales se conservan intactos. Borrar un registro sin que el sistema lo detecte deja de ser posible.

El mismo artículo exige que los registros estén encadenados para poder seguir su rastro desde el primero hasta el último, correctamente fechados, conservados durante el plazo de la Ley General Tributaria y exportables a un almacenamiento externo en formato legible. Añade un registro de eventos que anota automáticamente determinadas interacciones con el sistema.

Quién está obligado y qué queda fuera

El artículo 3.1 aplica el reglamento a quienes utilicen un sistema informático de facturación, aunque solo lo usen para una parte de su actividad. La lista cubre a casi todos los que facturan desde un programa:

• Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades, salvo las entidades totalmente exentas del artículo 9.1 de la Ley 27/2014
• Autónomos y demás contribuyentes del IRPF con actividades económicas
• Contribuyentes del Impuesto sobre la Renta de no Residentes con establecimiento permanente
• Entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas
• Productores y comercializadores de los programas, por su actividad de producción y venta (artículo 3.2)

Quedan fuera, por el artículo 3.3, quienes llevan sus libros registro en los términos del artículo 62.6 del Reglamento del IVA, es decir, los que ya suministran su facturación de forma inmediata a la Agencia Tributaria. El artículo 4 excluye además ciertas operaciones, como las facturadas por establecimientos permanentes situados en el extranjero.

La obligación nace del uso de un sistema informático para facturar: quien no factura con ningún programa no está obligado a comprar uno. Y el reglamento se aplica en territorio común; respecto del País Vasco y Navarra, solo alcanza a quienes tengan su domicilio fiscal en territorio común, según el artículo 1.3.

La Agencia Tributaria resume el ámbito en cuatro condiciones: facturar con un programa, no estar en el SII, no tener domicilio fiscal en el País Vasco o Navarra y no tener resolución de no aplicación del artículo 5. Canarias, Ceuta y Melilla están incluidas. En recargo de equivalencia, sin obligación general de facturar, solo cuentan las facturas expedidas con programa.

El registro de facturación de alta

El artículo 9 obliga al programa a generar automáticamente un registro de facturación de alta de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de cada factura. No es una copia de la factura, sino un resumen estructurado con datos fiscales y de seguridad, cuyo formato fija el anexo de la orden ministerial.

El artículo 10 detalla su contenido. Incluye el NIF y el nombre del emisor, el del destinatario cuando sea obligatorio, el número y la serie, la fecha de expedición y la de la operación, el tipo de factura, la descripción general, el importe total, el régimen de IVA aplicado, la base imponible, el tipo y la cuota.

A esos datos de la factura se suman datos de control: la identificación del registro anterior con parte de su huella, el código del sistema informático y de su productor, y la fecha, hora, minuto y segundo de generación. Todos los importes se expresan en euros, convirtiendo los de facturas emitidas en otra divisa.

Cuando una factura se ha emitido por error, el artículo 11 prevé un registro de facturación de anulación, con los datos de la factura anulada y los mismos elementos de encadenamiento. No se borra el alta: se añade un nuevo registro que deja constancia de la anulación, coherente con la regla general de inalterabilidad del artículo 8.

Huella, encadenamiento y firma

Cada registro lleva una huella, o hash, calculada según las especificaciones de la orden. Como incorpora parte de la huella del registro anterior, los registros forman una cadena: suprimir o modificar uno rompe la secuencia y se detecta. Es la técnica que permite verificar que no se han omitido facturas.

El artículo 12 exige además que los registros de alta y de anulación se firmen electrónicamente. Hay una excepción importante en el artículo 16.3: los sistemas que remiten todos sus registros a la Agencia Tributaria no están obligados a firmarlos, porque basta con que calculen la huella. Esa diferencia orienta la elección de modalidad.

Dos modalidades: remitir o conservar

La Agencia Tributaria describe dos modalidades válidas. En la modalidad VERI*FACTU, el sistema remite a la sede electrónica, de forma continuada y automática, todos los registros que genera. En la modalidad no VERI*FACTU, el sistema conserva los registros, firmados, y los entrega cuando la Administración los requiere.

Optar por VERI*FACTU no exige solicitud previa: según el artículo 16.5, se opta al iniciar sistemáticamente la remisión, y la opción dura al menos hasta el final del año natural del primer envío efectivo. El artículo 17 de la orden la exige hasta el 31 de diciembre del último año en que el sistema haya funcionado como VERI*FACTU.

Lo que cambia en la factura: el código QR y la leyenda

La reforma añade dos elementos visibles a la factura, completa o simplificada, mediante el artículo 6.5 del Reglamento de facturación. Primero, un código QR que representa parte de su contenido; en una factura electrónica puede sustituirse por el contenido que representa. Segundo, la leyenda «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU».

La leyenda solo puede figurar cuando el sistema remite todos los registros a la Agencia Tributaria. Un programa en modalidad de conservación imprime el código QR, pero no la leyenda. Ponerla sin remitir los registros daría al cliente una garantía falsa sobre la factura que recibe.

La orden fija el formato del código: entre 30x30 y 40x40 milímetros, según la norma ISO/IEC 18004, con nivel medio de corrección de errores. Contiene la dirección del servicio de cotejo y datos de la factura, empezando por el NIF del emisor. La leyenda debe ir en letra bien visible, similar al resto de la factura.

La declaración responsable del programa

El reglamento no crea una homologación administrativa previa. El artículo 13 encarga al productor certificar, mediante una declaración responsable, que su programa cumple la Ley General Tributaria, el reglamento y la orden. Debe constar por escrito y de forma visible en el propio sistema, en cada versión, y entregarse al cliente al adquirirlo.

Para Andrés, la consecuencia es concreta. Antes de pagar una actualización, puede pedir al proveedor la declaración responsable de la versión que va a instalar, que el productor está obligado a conservar para todas sus versiones. Sin ese documento, nada acredita que el programa esté adaptado.

La aplicación gratuita de la Agencia Tributaria

El artículo 7 permite cumplir con un programa propio o comercial que respete el reglamento, o con la aplicación que desarrolle la Administración tributaria. Esa aplicación tiene la consideración de sistema VERI*FACTU a todos los efectos, y la sede electrónica ya ofrece el acceso a la aplicación de facturación de la Agencia.

Tiene límites que conviene conocer antes de elegirla. Según la orden, solo sirve para facturar en nombre propio o mediante apoderado, exige identificación electrónica y toda factura debe tener destinatario. La Agencia precisa que solo admite facturas completas, no simplificadas, ni facturas con varios destinatarios.

Un calendario aplazado dos veces

Las fechas de VERI*FACTU han cambiado varias veces. Según el Real Decreto 254/2025, de 1 de abril, la fecha inicialmente prevista era el 1 de julio de 2025; ese real decreto la llevó al 1 de enero de 2026 para las sociedades y al 1 de julio de 2026 para el resto.

El Real Decreto-ley 15/2025, de 2 de diciembre, volvió a modificar la disposición final cuarta del Real Decreto 1007/2023. Su exposición de motivos explica la urgencia: sin esa reforma, los requisitos habrían sido exigibles el 1 de enero de 2026. El BOE publicó su convalidación por Resolución de 11 de diciembre de 2025.

El texto consolidado del BOE, actualizado por última vez el 3 de diciembre de 2025, dice así a fecha de lectura, 3 de octubre de 2026: los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades deben tener adaptados sus sistemas antes del 1 de enero de 2027, y el resto de obligados, antes del 1 de julio de 2027.

La Agencia Tributaria describe el tiempo anterior a esas fechas como un periodo de pruebas. Durante ese periodo se puede dejar de remitir registros con un sistema VERI*FACTU y facturar con otro programa, sin que la permanencia hasta fin de año resulte obligatoria. Tras la fecha límite, la regla de permanencia se aplica plenamente.

Estas fechas ya han cambiado dos veces: el Real Decreto 254/2025 y el Real Decreto-ley 15/2025. Antes de cerrar un calendario de adaptación, compruebe en el BOE la última actualización de la disposición final cuarta del Real Decreto 1007/2023.

Las sanciones del artículo 201 bis

El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria, añadido por la Ley 11/2021, tipifica dos infracciones graves. La primera castiga fabricar, producir o comercializar programas que permitan llevar contabilidades distintas, ocultar transacciones, registrar otras distintas o alterar las ya registradas, o que no cumplan las especificaciones técnicas o no se certifiquen.

Esa infracción se sanciona con 150.000 € por cada ejercicio con ventas y por cada tipo distinto de programa; si el único defecto es la falta de certificación, con 1.000 € por programa comercializado sin certificado. La segunda infracción castiga la tenencia de programas no certificados, debiendo estarlo, o alterados: 50.000 € por ejercicio.

El mismo artículo impide acumular ambas: quien haya sido sancionado por fabricar o comercializar un programa no puede ser sancionado, además, por su tenencia.

El usuario se preocupa sobre todo por la tenencia. La Agencia Tributaria responde en sus preguntas frecuentes a una duda habitual: conservar el programa antiguo solo para consultar facturas históricas no es sancionable si se puede acreditar que ya no permite expedir facturas, por ejemplo desinstalándolo o bloqueando la emisión.

La misma respuesta advierte de que, después del 1 de enero de 2027 o del 1 de julio de 2027 según el caso, la mera tenencia de un programa no adaptado que pueda emitir facturas sí sería infracción. La Agencia recomienda exportar los registros antiguos en lugar de conservar el programa.

Qué hacer antes de la fecha límite

El primer paso es identificar la fecha propia: sociedad o autónomo. El segundo, inventariar todos los programas que emiten facturas, incluidos el terminal del mostrador y la tienda en línea. El tercero, pedir a cada proveedor la declaración responsable de la versión adaptada y elegir la modalidad.

Por último, conviene planificar la retirada del programa antiguo: exportar su histórico en formato legible, comprobar que la exportación es completa y desinstalarlo o bloquear la emisión. Si una empresa elige VERI*FACTU, el listado de registros en la sede electrónica le facilitará además preparar sus autoliquidaciones de IVA.