Die Inventur: was gezählt wird, wann und mit welchen Erleichterungen

Ein Sanitärgroßhändler aus Kassel, eingetragener Kaufmann mit Kalenderjahr als Geschäftsjahr, will seinem Lager den Dezember ersparen. Er lässt am 15. August 2026 zählen, kommt auf Vorräte von 412.000 € und will diese Liste für die Bilanz zum 31. Dezember verwenden. Der Zähltag liegt aber vor dem Zeitfenster, das das Handelsgesetzbuch für eine vorverlegte Inventur öffnet, und die Liste trägt die Bilanz so nicht.

Inventar und Inventur: Verzeichnis und Vorgang

Zwei Wörter werden im Betrieb oft verwechselt. Die Inventur ist der Vorgang: zählen, messen, wiegen, Salden abstimmen. Das Inventar ist ihr Ergebnis, ein Verzeichnis aller Vermögensgegenstände und Schulden mit Menge und Wert. Das Gesetz verlangt das Verzeichnis, die Inventur ist der Weg dorthin.

Die Pflicht steht in § 240 Abs. 1 HGB. Jeder Kaufmann verzeichnet zu Beginn seines Handelsgewerbes genau seine Grundstücke, Forderungen und Schulden, sein Bargeld und seine sonstigen Vermögensgegenstände. Dabei gibt er für jeden einzelnen Vermögensgegenstand und jede Schuld auch den Wert an.

Wer Kaufmann ist und wer als kleiner Einzelkaufmann nach § 241a HGB von Buchführung und Inventar befreit ist, klärt der Kurs zur Buchführungspflicht. Eine GmbH oder UG ist immer Kaufmann und stellt deshalb immer ein Inventar auf. Dieser Kurs beginnt dort, wo die Pflicht feststeht.

Das Inventar ist mehr als eine Formalie. Aus ihm leitet sich die Bilanz ab, und jede Lücke setzt sich dort fort. Ein vergessenes Außenlager senkt den Vorratsbestand, eine übersehene Lieferantenrechnung den Schuldenstand, und beides verfälscht den Gewinn des Jahres in dieselbe Richtung oder gegeneinander.

Wann das Inventar aufzustellen ist

Nach § 240 Abs. 2 HGB folgt auf das Eröffnungsinventar ein Inventar für den Schluss jedes Geschäftsjahres. Stichtag ist also nicht der Tag, an dem gezählt wird, sondern der letzte Tag des Geschäftsjahres. Alles, was die Inventur feststellt, muss auf diesen Tag hin gelten.

Derselbe Absatz begrenzt das Geschäftsjahr: Es darf zwölf Monate nicht überschreiten. Kürzer darf es sein, etwa im Gründungsjahr oder beim Wechsel auf ein abweichendes Wirtschaftsjahr. Länger nie, auch nicht, um eine unbequeme Inventur im Hochbetrieb zu umgehen.

Eine feste Frist in Tagen oder Monaten für die Aufstellung des Inventars kennt das Gesetz nicht. Satz 3 verlangt nur, dass sie innerhalb der Zeit geschieht, die einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entspricht. Praktisch heißt das: so zeitnah, dass der Jahresabschluss innerhalb seiner eigenen Frist darauf aufbauen kann.

Die Fristen für den Abschluss selbst, drei oder sechs Monate bei Kapitalgesellschaften, behandelt der Kurs zum Jahresabschluss. Für die Inventur bedeuten sie eine Rückwärtsrechnung: Wer bis Ende März aufstellen muss, braucht das Inventar deutlich früher, weil Bewertung, Abstimmung und Buchungen noch folgen.

Vollständig und beim richtigen Eigentümer

§ 246 Abs. 1 HGB verlangt, dass der Jahresabschluss sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden und Rechnungsabgrenzungsposten enthält. Für die Inventur heißt das: Nicht nur das Lager wird aufgenommen, sondern auch Kasse, Bankkonten, Forderungen, Anzahlungen, Verbindlichkeiten und Gegenstände an fremden Orten.

Zugerechnet wird grundsätzlich dem Eigentümer. Ist ein Gegenstand einem anderen wirtschaftlich zuzurechnen, gehört er nach Satz 2 in dessen Bilanz. Unter Eigentumsvorbehalt gelieferte Ware, die im eigenen Lager steht, zählt deshalb regelmäßig beim Käufer, obwohl der Lieferant noch Eigentümer ist.

Umgekehrt gehört Ware, die ein Unternehmen bei einem Kommissionär oder in einem Fremdlager liegen hat, in sein eigenes Inventar. Sie steht nicht auf dem eigenen Hof, wird also leicht vergessen. Eine Bestätigung des Lagerhalters zum Stichtag schließt diese Lücke am zuverlässigsten.

Absatz 2 verbietet die Verrechnung. Posten der Aktivseite dürfen nicht mit Posten der Passivseite saldiert werden, Aufwendungen nicht mit Erträgen. Hat ein Kunde zugleich eine offene Rechnung und ein Guthaben aus einer Gutschrift, erscheinen beide im Inventar getrennt, nicht als Differenz.

Eine Ausnahme regelt derselbe Absatz für Vermögen, das dem Zugriff aller übrigen Gläubiger entzogen ist und ausschließlich Altersversorgungsverpflichtungen dient. Es wird mit diesen Schulden verrechnet. Für die meisten kleinen Unternehmen spielt das keine Rolle; wer eine solche Gestaltung hat, stimmt sie mit der Beratung ab.

Festwert und Gruppenbewertung

Nicht jeder Gegenstand muss jedes Jahr einzeln gezählt und bewertet werden. § 240 Abs. 3 HGB erlaubt für Sachanlagen sowie für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe einen Festwert: eine gleichbleibende Menge zu einem gleichbleibenden Wert, die von Jahr zu Jahr unverändert angesetzt wird.

Die Voraussetzungen sind eng. Die Gegenstände müssen regelmäßig ersetzt werden, ihr Gesamtwert muss für das Unternehmen von nachrangiger Bedeutung sein, und der Bestand darf sich in Größe, Wert und Zusammensetzung nur geringfügig verändern. Typische Beispiele sind Gerüstteile, Werkzeuge, Paletten oder Schrauben.

Ganz entfällt die Zählung nicht. Satz 2 verlangt in der Regel alle drei Jahre eine körperliche Bestandsaufnahme. Ergibt sie, dass sich der Bestand deutlich verändert hat, ist der Festwert anzupassen. Ein Festwert, der seit zehn Jahren unverändert in den Büchern steht, erfüllt diese Regel nicht.

Absatz 4 erlaubt eine zweite Vereinfachung: die Gruppenbewertung. Gleichartige Vorräte und andere gleichartige oder annähernd gleichwertige bewegliche Vermögensgegenstände und Schulden werden zu einer Gruppe zusammengefasst und mit dem gewogenen Durchschnittswert angesetzt. Einzelpreise je Stück müssen dann nicht nachverfolgt werden.

Gezählt wird bei der Gruppenbewertung weiterhin. Vereinfacht wird nur der Wert: Statt jedem Stück seinen Einkaufspreis zuzuordnen, gilt für alle Stücke der Gruppe derselbe gewogene Durchschnitt. Das passt zu Waren, die in vielen Lieferungen zu schwankenden Preisen eingehen und im Lager zusammengeschüttet werden.

Stichprobeninventur

§ 241 HGB fasst drei weitere Erleichterungen zusammen, die an der Zählung selbst ansetzen. Die erste in Absatz 1: Der Bestand darf nach Art, Menge und Wert mit anerkannten mathematisch-statistischen Methoden auf Grund von Stichproben ermittelt werden.

Das Gesetz stellt zwei Bedingungen. Das Verfahren muss den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entsprechen, und der Aussagewert des Ergebnisses muss dem einer vollständigen körperlichen Bestandsaufnahme gleichkommen. Ein grober Schätzwert aus wenigen gezählten Regalen erfüllt das nicht.

In der Praxis lohnt sich die Stichprobe für große Lager mit vielen Positionen und einer verlässlichen Lagerbuchhaltung. Ein kleiner Handwerksbetrieb mit überschaubarem Materiallager gewinnt damit wenig. Die statistische Methode, ihre Dokumentation und ihre Prüfung kosten oft mehr Zeit als das vollständige Zählen.

Permanente Inventur

Absatz 2 löst die Zählung vom Stichtag. Einer körperlichen Bestandsaufnahme für den Schluss des Geschäftsjahres bedarf es nicht, soweit ein anderes, ordnungsgemäßes Verfahren sichert, dass der Bestand nach Art, Menge und Wert auch ohne sie für diesen Zeitpunkt festgestellt werden kann.

Das bekannteste dieser Verfahren ist die permanente Inventur. Eine Lagerbuchhaltung erfasst jeden Zugang und jeden Abgang nach Art und Menge. Die Bestände werden über das Jahr verteilt körperlich geprüft, Abweichungen werden berichtigt, und der Bestand zum Stichtag ergibt sich aus der Lagerbuchhaltung.

Gezählt wird also auch hier, nur nicht alles am selben Tag. Die Voraussetzung ist eine Lagerbuchhaltung, der man trauen kann. Werden Abgänge nicht zeitnah gebucht oder Entnahmen für Baustellen nur auf Zuruf erfasst, trägt das Verfahren nicht, und es bleibt nur die Stichtagszählung.

Vor- oder nachverlegte Inventur

Absatz 3 erlaubt, den Zähltag vom Stichtag zu lösen. Gegenstände brauchen im Inventar für den Schluss des Geschäftsjahres nicht verzeichnet zu werden, wenn zwei Bedingungen zusammen erfüllt sind. Beide müssen vorliegen, eine allein genügt nicht.

Erstens hat der Kaufmann den Bestand in einem besonderen Inventar nach Art, Menge und Wert verzeichnet. Dieses besondere Inventar ist für einen Tag aufgestellt, der innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten beiden Monate nach dem Schluss des Geschäftsjahres liegt.

Zweitens muss ein ordnungsgemäßes Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahren sichern, dass der am Stichtag vorhandene Bestand auf Grund des besonderen Inventars ordnungsgemäß bewertet werden kann. Bei vorverlegter Zählung schreibt man vorwärts, bei nachverlegter rechnet man zurück.

Die Fortschreibung geht vom gezählten Wert aus, addiert die Zugänge bis zum Stichtag und zieht die Abgänge ab. Die Rückrechnung geht umgekehrt vom späteren Zähltag zurück. In beiden Fällen braucht man belastbare Belege für Wareneingang und Warenausgang im Zwischenzeitraum.

Das Beispiel zeigt die Stärke und die Schwäche des Verfahrens. Es spart die Zählung im Jahresendgeschäft, hängt aber an der Qualität der Belege. Werden verkaufte Waren mit Verkaufspreisen statt mit Einstandspreisen abgezogen, stimmt der fortgeschriebene Wert nicht, und der Fehler wandert unbemerkt in die Bilanz.

Verbrauchsfolge: welcher Bestand zuerst geht

Bei gleichartigen Vorräten, die zu verschiedenen Preisen eingekauft wurden, stellt sich die Frage, welche Stücke am Stichtag noch da sind. § 256 Satz 1 HGB erlaubt, soweit es den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht, eine Unterstellung: Die zuerst oder die zuletzt angeschafften Stücke gelten als zuerst verbraucht.

Unterstellt man, dass die zuerst gekauften Stücke zuerst gehen, spricht man von Fifo. Der Endbestand besteht dann rechnerisch aus den jüngsten Einkäufen. Unterstellt man das Gegenteil, spricht man von Lifo: Der Endbestand besteht aus den ältesten Einkäufen. Satz 2 lässt daneben den Durchschnitt nach § 240 Abs. 4 HGB zu.

Steuerlich ist die Auswahl kleiner. § 6 Abs. 1 Nr. 2a EStG erlaubt Unternehmen, die ihren Gewinn nach § 5 EStG ermitteln, nur die Lifo-Unterstellung, und nur, soweit sie den handelsrechtlichen Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht. Eine Fifo-Unterstellung sieht das Einkommensteuergesetz nicht vor.

Wer Lifo einmal gewählt hat, ist gebunden. Nach Satz 3 kann in den folgenden Wirtschaftsjahren nur mit Zustimmung des Finanzamts davon abgewichen werden. Satz 2 regelt den Einstieg: Der Vorratsbestand am Ende des Vorjahres gilt mit seinem Bilanzansatz als erster Zugang des neuen Wirtschaftsjahres.

Die Verbrauchsfolge bestimmt nur den Ausgangswert. Ob dieser Wert am Stichtag noch gehalten werden kann oder auf einen niedrigeren Markt- oder Teilwert herabgesetzt werden muss, ist eine zweite Frage. Sie folgt den Bewertungsregeln des nächsten Moduls, die auf jeden der drei Werte angewendet werden.

Die Inventur organisieren

Das Gesetz sagt, was das Inventar leisten muss, nicht wie man zählt. Bewährt hat sich eine schriftliche Anweisung vor dem Zähltag: welche Bereiche, welche Teams, welche Zähllisten, wie mit beschädigter Ware umzugehen ist und wer die Listen nach der Zählung einsammelt.

Zählen und Aufschreiben sollten getrennte Personen übernehmen, und die Zähllisten sollten vorab nummeriert sein. So fällt auf, wenn eine Liste fehlt. Während der Zählung sollten keine Waren bewegt werden, oder jede Bewegung wird mit Uhrzeit festgehalten, damit sie dem richtigen Zeitpunkt zugeordnet werden kann.

Beschädigte, veraltete oder schwer verkäufliche Ware wird schon beim Zählen gekennzeichnet. Sie wird später nicht mit dem vollen Einkaufspreis bewertet, und diese Information geht verloren, wenn sie nicht auf der Zählliste steht. Das nächste Modul zeigt, warum sie für den Bilanzansatz entscheidend ist.

Zuletzt die Stichtagsabgrenzung: Ware, die am 31. Dezember eingetroffen ist, deren Rechnung aber erst im Januar kommt, gehört ins Inventar, und die Schuld dazu ebenfalls. Ware, die schon verkauft und ausgeliefert ist, gehört nicht mehr dazu. Lieferscheine rund um den Stichtag sind dafür die wichtigste Quelle.