Der Firmenwagen: Listenpreis, Arbeitsweg und Fahrtenbuch

Ein Vertriebsleiter fährt einen Dienstwagen mit einem Bruttolistenpreis von 48.000 € und wohnt 25 Kilometer vom Büro entfernt. Auf jeder Gehaltsabrechnung stehen 840 € zusätzlicher Arbeitslohn, obwohl ihm kein Cent mehr überwiesen wird: 480 € für die Privatfahrten, 360 € für den Arbeitsweg. Wäre der Wagen ein reines Elektroauto, stünden dort nur 210 € — ein Viertel.

Zwei Vorschriften, eine Bewertungsregel

Ein Firmenwagen, der auch privat gefahren werden darf, verschafft seinem Fahrer einen Nutzen, den er sonst aus versteuertem Einkommen bezahlen müsste. Das Steuerrecht erfasst diesen Nutzen an zwei Stellen: beim Unternehmer als Entnahme, beim Arbeitnehmer als Sachbezug. Die Rechenregel ist in beiden Fällen dieselbe.

Für den Unternehmer steht sie in § 6 Absatz 1 Nummer 4 Satz 2 EStG, und sie ist dort an eine Bedingung geknüpft. Das Fahrzeug muss zu mehr als 50 Prozent betrieblich genutzt werden. Nur für ein solches Fahrzeug schreibt die Vorschrift die pauschale Bewertung vor; bei geringerer betrieblicher Nutzung greift sie nicht.

Für den Arbeitnehmer verweist § 8 Absatz 2 Satz 2 EStG auf dieselbe Vorschrift und erklärt sie für entsprechend anwendbar. Damit tritt die allgemeine Regel des Satzes 1 zurück, nach der Sachbezüge mit dem üblichen Endpreis am Abgabeort zu bewerten wären. Was ein vergleichbarer Mietwagen kosten würde, ist also ohne Bedeutung.

Für den Arbeitgeber folgt daraus eine laufende Pflicht. Der Vorteil ist Arbeitslohn, er wird jeden Monat dem Lohnsteuerabzug unterworfen und erscheint am Jahresende in der Lohnsteuerbescheinigung, die das zweite Modul behandelt. Ein übersehener Dienstwagen ist deshalb kein Versäumnis des Mitarbeiters, sondern ein Fehler der Lohnabrechnung.

Eine Abgrenzung vorab: Fahrräder, die kein Kraftfahrzeug sind, fallen nicht unter diese Regel. Für den Unternehmer bestimmt § 6 Absatz 1 Nummer 4 Satz 6 ausdrücklich, dass die private Nutzung eines betrieblichen Fahrrads außer Ansatz bleibt. Dieses Modul befasst sich deshalb nur mit Autos und anderen Kraftfahrzeugen.

Die 1-Prozent-Regel und was zum Listenpreis gehört

Der Kern der Regel ist knapp. Für jeden Kalendermonat wird 1 Prozent des inländischen Listenpreises angesetzt, und zwar des Preises im Zeitpunkt der Erstzulassung. Hinzu kommen die Kosten der Sonderausstattung, alles einschließlich Umsatzsteuer. Heraus kommt ein fester Monatsbetrag, gleichgültig, wie viele Kilometer privat gefahren wurden.

Das Wort Listenpreis ist wörtlich zu nehmen. Maßgeblich ist nicht der Betrag, den der Betrieb tatsächlich bezahlt hat, sondern der Katalogpreis. Ein Händlerrabatt von zwanzig Prozent senkt die Anschaffungskosten, aber nicht den geldwerten Vorteil. Wer beim Kauf geschickt verhandelt, spart dadurch keinen Euro Lohnsteuer.

Dasselbe gilt für Gebrauchtwagen. Weil der Listenpreis im Zeitpunkt der Erstzulassung zählt, wird ein fünf Jahre alter Wagen bewertet, als wäre er neu. Sein Zeitwert mag längst auf ein Drittel gesunken sein; die Monatspauschale bleibt unverändert, solange das Fahrzeug überlassen wird.

Auch Leasing ändert daran nichts. Die Rate, die der Betrieb zahlt, fließt in die Bewertung nicht ein. Für den Arbeitnehmer ist gleichgültig, ob sein Wagen gekauft, geleast oder gemietet ist — der Listenpreis bei Erstzulassung ist in allen drei Fällen dieselbe Zahl.

Die Sonderausstattung gehört dazu, weil sie den Wert des Fahrzeugs erhöht. Wer ein Modell mit Navigationssystem, Schiebedach und Anhängerkupplung wählt, trägt diese Positionen in die Bemessungsgrundlage. Die Umsatzsteuer wird ebenfalls mitgerechnet, auch wenn der Betrieb sie als Vorsteuer zurückerhalten hat.

Der Monatsbezug hat eine Folge, die oft überrascht. Das Gesetz spricht von jedem Kalendermonat und nicht von jedem Tag der Nutzung. Eine tageweise Aufteilung sieht der Wortlaut nicht vor; wer den Wagen nur einen Teil des Monats zur Verfügung hatte, kann daraus keinen anteiligen Betrag ableiten.

Elektro- und Hybridfahrzeuge: das Datum der Anschaffung entscheidet

Für Elektrofahrzeuge und extern aufladbare Hybridelektrofahrzeuge wird der Listenpreis nicht voll angesetzt. Satz 2 kennt dafür fünf Varianten, und welche gilt, hängt vom Datum der Anschaffung und von den Eigenschaften des Fahrzeugs ab. Entscheidend ist also nicht das Jahr der Versteuerung, sondern das Jahr, in dem das Fahrzeug angeschafft wurde.

Die günstigste Variante ist die Nummer 3. Bei Anschaffung nach dem 31. Dezember 2018 und vor dem 1. Januar 2031 wird der Listenpreis nur zu einem Viertel angesetzt. Voraussetzung ist, dass das Fahrzeug je gefahrenen Kilometer überhaupt kein Kohlendioxid ausstößt und sein Bruttolistenpreis nicht mehr als 100.000 Euro beträgt.

Die Preisgrenze wirkt wie eine Schwelle. Ein Elektroauto zu genau 100.000 Euro erhält noch das Viertel, eines zu 100.001 Euro nicht mehr, und zwar vollständig nicht. Häufig übersehen wird aber, was danach kommt: das Fahrzeug fällt damit keineswegs auf den vollen Listenpreis zurück.

Denn die Nummern 4 und 5 greifen gerade dann, wenn Nummer 3 nicht anzuwenden ist. Nummer 5 erfasst Anschaffungen nach dem 31. Dezember 2024 und vor dem 1. Januar 2031. Sie setzt den Listenpreis zur Hälfte an, wenn das Fahrzeug höchstens 50 Gramm Kohlendioxid je Kilometer ausstößt oder elektrisch mindestens 80 Kilometer weit kommt.

Ein reines Elektroauto über der Preisgrenze stößt null Gramm aus und erfüllt damit die erste dieser Bedingungen. Wird es in diesem Zeitraum angeschafft, gilt für seinen Listenpreis die Hälfte. Wer hier mit dem vollen Listenpreis rechnet, setzt den geldwerten Vorteil doppelt so hoch an, wie das Gesetz es verlangt.

Für Plug-in-Hybride hat sich die Bedingung mit der Zeit verschärft. Nummer 4 erfasste Anschaffungen der Jahre 2022 bis 2024 und verlangte höchstens 50 Gramm oder eine elektrische Reichweite von mindestens 60 Kilometern. Seit 2025 verlangt Nummer 5 beim gleichen Emissionswert eine Reichweite von mindestens 80 Kilometern.

Nummer 2 regelte die Anschaffungen der Jahre 2019 bis 2021, ebenfalls mit dem halben Listenpreis; Hybride mussten dafür die Voraussetzungen des Elektromobilitätsgesetzes erfüllen. Nummer 1 schließlich betrifft ältere Fahrzeuge, die vor 2023 angeschafft wurden und unter keine andere Nummer fallen: bei ihnen mindern pauschale Batteriekosten den Listenpreis.

Woher stammen Emissionswert und Reichweite? Das Gesetz legt es selbst fest: aus der Übereinstimmungsbescheinigung des Fahrzeugs nach den dort genannten europäischen Vorschriften. Eine Prospektangabe oder ein Testbericht ersetzt sie nicht. Die Bescheinigung gehört deshalb zu den Unterlagen, die zur Lohnabrechnung des Fahrzeugs aufbewahrt werden sollten.

Die Minderung wirkt auf den Listenpreis selbst. Weil der Zuschlag für den Arbeitsweg, um den es im nächsten Abschnitt geht, auf den Listenpreis im Sinne dieses Satzes verweist, wird auch er mit dem geminderten Wert berechnet. Ein Viertel des Listenpreises bedeutet also ein Viertel des gesamten pauschalen Vorteils.

Der Arbeitsweg: 0,03 Prozent je Entfernungskilometer

Darf der Arbeitnehmer den Wagen auch für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte nutzen, erhöht sich der Monatswert. § 8 Absatz 2 Satz 3 setzt dann für jeden Kalendermonat zusätzlich 0,03 Prozent des Listenpreises an, und zwar für jeden Kilometer der Entfernung zwischen beiden Orten.

Gezählt wird die Entfernung, nicht die gefahrene Strecke. Wer 25 Kilometer vom Betrieb entfernt wohnt, setzt 25 Kilometer an, nicht die 50 Kilometer von Hin- und Rückweg. Gerechnet wird außerdem je Monat, nicht je Fahrt: ob der Arbeitnehmer an zwanzig oder an acht Tagen ins Büro fährt, ändert den Pauschalwert nicht.

Der Zuschlag setzt nur voraus, dass der Wagen für diese Fahrten genutzt werden kann. Das Gesetz knüpft an die Möglichkeit an, nicht an die Zahl der tatsächlich gefahrenen Wege. Wer die Nutzung für den Arbeitsweg ausschließen will, muss das deshalb eindeutig regeln, statt nur seltener mit dem Dienstwagen zu kommen.

Gleichgestellt sind Arbeitnehmer ohne erste Tätigkeitsstätte, die dauerhaft und typischerweise arbeitstäglich denselben Ort oder dasselbe weiträumige Tätigkeitsgebiet aufsuchen müssen; § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 4a Satz 3 behandelt diese Fahrten wie den Arbeitsweg. Wie der Arbeitnehmer seine eigenen Wegekosten absetzt, erklärt der Kurs über Fahrtkosten und Arbeitszimmer.

Ab welcher Entfernung wiegt der Arbeitsweg schwerer als die Privatnutzung? Die Rechnung ist einfach: 0,03 Prozent je Kilometer übersteigen das eine Prozent der Privatnutzung, sobald mehr als 33 Kilometer zusammenkommen. Bei 34 Kilometern beträgt der Zuschlag bereits 1,02 Prozent des Listenpreises.

Im Beispiel des Vertriebsleiters sind es 25 Kilometer. 0,03 Prozent von 48.000 Euro ergeben 14,40 Euro je Kilometer, mal 25 also 360 Euro. Zusammen mit den 480 Euro der Privatnutzung erhöht sich sein steuerpflichtiger Arbeitslohn um 840 Euro im Monat und um 10.080 Euro im Jahr.

Für Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung gilt ein eigener, viel niedrigerer Satz. Jede solche Fahrt wird mit 0,002 Prozent des Listenpreises je Kilometer der Entfernung zwischen dem eigenen Hausstand und dem Beschäftigungsort angesetzt. Anders als beim Arbeitsweg wird hier also je Fahrt gerechnet.

Ein Wert entsteht allerdings nicht, wenn für die Fahrt ein Werbungskostenabzug nach § 9 Absatz 1 Satz 3 Nummer 5 Satz 5 und 6 in Betracht käme. Dort ist eine Familienheimfahrt wöchentlich abziehbar. Die wöchentliche Heimfahrt bleibt beim Dienstwagen also ohne Vorteil; erst jede weitere Fahrt derselben Woche wird bewertet.

Das Fahrtenbuch: tatsächliche Kosten statt Pauschale

Die Pauschale ist nicht zwingend. Nach § 8 Absatz 2 Satz 4 kann der Wert von Privatnutzung und Arbeitsweg stattdessen mit dem Teil der gesamten Fahrzeugkosten angesetzt werden, der auf diese Fahrten entfällt. Für den Unternehmer eröffnet § 6 Absatz 1 Nummer 4 Satz 3 denselben Weg für seine Entnahme.

Der Preis dieser Wahl sind zwei Nachweise. Erstens müssen die gesamten Aufwendungen für das Fahrzeug durch Belege nachgewiesen werden: Abschreibung oder Leasingrate, Kraftstoff oder Strom, Versicherung, Kraftfahrzeugsteuer, Reparaturen. Zweitens muss ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch das Verhältnis der privaten Fahrten und der Arbeitswege zu den übrigen Fahrten belegen.

Was ordnungsgemäß im Einzelnen bedeutet, beschreibt das Gesetz selbst nicht. Aus dem Zweck folgt aber das Wesentliche: das Buch muss die Aufteilung der Fahrten für das ganze Jahr nachprüfbar machen. Ein Buch mit Lücken beweist das Verhältnis nicht, und ohne diesen Beweis bleibt nur die Pauschale.

Wann lohnt sich der Aufwand? Die Pauschale unterstellt eine Privatnutzung, die mit dem Listenpreis wächst, gleichgültig, wie viel tatsächlich gefahren wird. Wer einen teuren Wagen überwiegend dienstlich fährt und nur wenige private Kilometer hat, bezahlt mit der Pauschale für eine Nutzung, die es so nicht gibt.

Auch ein älterer, weitgehend abgeschriebener Wagen kann für das Fahrtenbuch sprechen. Die Pauschale bemisst sich weiter am ursprünglichen Listenpreis, während die tatsächlichen Kosten mit der Abschreibung sinken. Umgekehrt ist die Pauschale bequem und oft günstig, wenn viel privat gefahren wird und der Wagen neu ist.

Die Förderung von Elektro- und Hybridfahrzeugen geht beim Fahrtenbuch nicht verloren. Satz 3 übernimmt dieselben Zeiträume und Bedingungen: die Anschaffungskosten oder vergleichbare Aufwendungen gehen nur zur Hälfte oder zu einem Viertel in die Gesamtkosten ein. Die Wahl der Methode entscheidet also nicht über die Vergünstigung.

Eine Methode lässt sich nicht nachträglich Monat für Monat aussuchen. Wer im Frühjahr merkt, dass das Fahrtenbuch lästig ist, und es aufgibt, hat für den Rest des Jahres keinen Nachweis des Verhältnisses der Fahrten mehr. Die Entscheidung gehört deshalb an den Anfang der Überlassung, nicht an ihr Ende.