Registrare il contratto: obbligo, termine e modalità

Chiara affitta a Padova il bilocale ereditato dalla nonna: 7.200 € l'anno, contratto 4+4 con decorrenza dal 1° maggio 2026. Ha firmato con l'inquilino e pensa di aver chiuso la pratica. Le restano invece trenta giorni per registrare il contratto all'Agenzia delle Entrate, pagare 144 € d'imposta di registro e applicare il bollo su ogni copia.

Un obbligo che non dipende dal canone

La scheda dell'Agenzia delle Entrate è netta: tutti i contratti di locazione e di affitto di beni immobili vanno registrati, compresi quelli sui fondi rustici e quelli stipulati da soggetti passivi IVA, qualunque sia il canone pattuito. Un affitto da poche centinaia di euro l'anno segue la stessa regola di un capannone industriale.

L'obbligo riguarda entrambe le parti. Può registrare il conduttore, cioè chi prende in locazione, oppure il locatore, cioè il proprietario. Nella pratica se ne occupa spesso il proprietario, ma la scheda non lo impone a lui. Conviene quindi stabilire per iscritto chi registra, e chiedere all'altra parte la ricevuta dell'avvenuta registrazione.

C'è una ragione concreta. La scheda sul calcolo dell'imposta precisa che locatore e conduttore rispondono in solido del pagamento dell'intera somma dovuta per la registrazione. Se chi doveva pagare non lo fa, l'inquilino non può considerarsi al riparo: il debito verso il fisco è di entrambi, per l'intero importo.

L'unica esenzione: i contratti brevissimi

Un solo caso sfugge all'obbligo: i contratti di locazione a uso abitativo che non superano trenta giorni complessivi nell'anno tra le stesse parti. Il limite si conta sommando tutti i periodi dell'anno con lo stesso inquilino, non contratto per contratto. Due soggiorni di venti giorni con la stessa persona fanno quaranta giorni.

L'esenzione vale soltanto per l'abitazione. Un magazzino o un ufficio affittati per due settimane restano soggetti alla regola generale. Chi affitta per periodi brevi un appartamento deve poi fare i conti con le regole fiscali sulle locazioni brevi, che riguardano l'imposta sul reddito del proprietario e non la registrazione del contratto.

Trenta giorni per registrare

Il termine è di trenta giorni dalla data di stipula, oppure dalla decorrenza del contratto se questa è anteriore. Un contratto firmato il 10 giugno con decorrenza dal 1° giugno va dunque registrato entro trenta giorni dal 1° giugno. Firmare a locazione già iniziata non allunga il tempo a disposizione, lo accorcia.

Il termine vale anche per chi sceglie la cedolare secca: il contratto va registrato comunque, cambia soltanto quello che si paga. Il secondo modulo spiega che cosa l'opzione toglie e che cosa lascia. Ciò che non cambia è la scadenza, né il fatto che una registrazione tardiva ha un costo in sanzioni e interessi.

Se invece si firma prima della decorrenza, per esempio a marzo per un affitto che comincia a maggio, i trenta giorni partono dalla firma. La registrazione può quindi precedere di settimane l'ingresso dell'inquilino. Succede, per esempio, allo studente che firma in primavera per l'anno accademico successivo.

Tre modi per registrare

Il primo modo è telematico, con i servizi dell'Agenzia: serve un'identità digitale SPID, la carta d'identità elettronica o la carta nazionale dei servizi. L'applicazione RLI esiste come software da installare sul computer o come procedura web, e permette sia di registrare il contratto sia di pagare registro e bollo.

La via telematica è obbligatoria per gli agenti immobiliari e per chi possiede almeno dieci immobili; per tutti gli altri è una scelta, a condizione di essere abilitati ai servizi telematici. Il secondo modo è l'ufficio: si compila il modello RLI e ci si presenta, su appuntamento, in un qualsiasi ufficio dell'Agenzia.

L'ufficio non deve essere quello del proprio domicilio fiscale: la scheda precisa che se ne può scegliere uno qualsiasi. Il terzo modo è delegare. Un intermediario abilitato, come un professionista, un'associazione di categoria o un CAF, oppure un semplice delegato, registra il contratto per conto delle parti.

Per chi registra un solo contratto e ha già un'identità digitale, la via telematica evita l'appuntamento e riunisce registrazione e pagamento in un solo passaggio. L'ufficio resta utile a chi non ha credenziali o preferisce consegnare i documenti di persona; l'intermediario, a chi vuole affidare a qualcun altro anche la compilazione del modello.

Che cosa portare in ufficio

Chi si presenta allo sportello deve avere con sé tutto il necessario, perché l'ufficio registra sulla base di ciò che riceve. La scheda dell'Agenzia elenca i documenti da preparare prima dell'appuntamento, e conviene controllarli uno per uno la sera prima:

• almeno due originali del contratto, oppure un originale e una copia di cui l'ufficio attesterà la conformità
• la richiesta di registrazione, cioè il modello RLI compilato
• il modello RR con l'elenco dei contratti, se se ne registra più d'uno
• i contrassegni telematici del bollo, con data di emissione non successiva alla stipula, su ogni copia
• la ricevuta del pagamento dell'imposta di registro con l'F24 Elementi identificativi

Il bollo vale 16 euro ogni quattro facciate scritte e, comunque, ogni cento righe, per ciascuna copia da registrare. Un contratto breve ma fitto di righe può quindi richiedere più contrassegni di quanti ne suggeriscano le facciate. Il calcolatore di ActioFin legge la regola prendendo il più alto dei due conteggi.

In alternativa all'F24 e ai contrassegni, registro e bollo si possono pagare chiedendo l'addebito sul proprio conto con l'apposito modello. Se la registrazione è contestuale, l'ufficio restituisce la copia timbrata e firmata; se è differita, rilascia una ricevuta di consegna e comunica quando la copia registrata sarà pronta.

Un dettaglio sui contrassegni sorprende molti: devono essere acquistati in una data non successiva a quella della firma. Comprarli il giorno dell'appuntamento, a contratto firmato da settimane, non rispetta la regola. Conviene acquistarli prima dell'incontro per la firma, contando le facciate e le righe del testo definitivo.

I nuovi contratti devono inoltre contenere una clausola con cui l'inquilino dichiara di aver ricevuto le informazioni e la documentazione sull'attestazione della prestazione energetica, l'APE. La copia dell'APE va allegata al contratto, salvo che si tratti della locazione di singole unità immobiliari.

Come si paga alla prima registrazione

Il canale di pagamento segue quello di registrazione. Chi registra per via telematica paga registro e bollo con addebito sul conto corrente bancario o postale, nella stessa procedura. Chi registra in ufficio paga il registro con l'F24 Elementi identificativi, oppure con la richiesta di addebito, e il bollo con i contrassegni.

Per l'F24 Elementi identificativi valgono le regole generali: chi ha partita IVA lo presenta solo per via telematica, chi non ce l'ha può usare anche la banca o l'ufficio postale. Nella sezione del contribuente si indica chi paga e, accanto, il codice fiscale di una controparte con il codice identificativo 63.

Nella sezione erario si scrive la lettera F, che indica il registro, il codice tributo e l'anno di stipula del contratto, o di decorrenza se anteriore. Gli elementi identificativi restano vuoti alla prima registrazione: il codice del contratto nasce con la registrazione stessa, e servirà per tutti i versamenti degli anni successivi.

Gli ultimi due codici dicono una cosa importante: una registrazione tardiva si può regolarizzare con il ravvedimento operoso, versando sanzione ridotta e interessi su righe distinte. Il corso sul ravvedimento spiega il meccanismo delle riduzioni; la misura di partenza della sanzione per la registrazione tardiva va verificata sulle fonti dell'Agenzia.

Un modello per tutta la vita del contratto

Il modello RLI non serve una volta sola. Dopo la prima registrazione, la scheda sugli adempimenti successivi elenca ciò che passa ancora di lì: i versamenti per le annualità successive, la proroga, la cessione e il subentro, la risoluzione e la rinegoziazione del canone. Chi registra apre, in pratica, un fascicolo che dura quanto la locazione.

Per questo conviene conservare con cura la copia registrata o la ricevuta telematica. Vi si trova il codice identificativo del contratto, che servirà per ogni versamento futuro con l'F24 Elementi identificativi. Se lo si smarrisce, la scheda indica che si può recuperare con l'apposita funzione di ricerca del codice identificativo del contratto.

Anche l'opzione per la cedolare secca passa dal modello RLI, al momento della registrazione o in un'annualità successiva. Chi la sceglie non paga registro e bollo, ma compila comunque la richiesta di registrazione nei termini. Il secondo modulo spiega nel dettaglio che cosa cambia, e per quali adempimenti.