Conservare a norma: chi è obbligato, per quanto tempo e che cosa resta consultabile

Marta, idraulica a Verona, nel 2027 deve dimostrare a un cliente di avergli fatturato 4.800 € per un impianto realizzato nel 2024. Apre il portale dell'Agenzia sicura di trovare il file XML dove l'aveva sempre visto. Il file non c'è più: restano solo pochi dati di sintesi. Non aveva perso nulla per distrazione; aveva scambiato un archivio temporaneo per un archivio legale.

Un obbligo che vale per entrambe le parti

Una fattura elettronica ha due protagonisti, e la legge li tratta allo stesso modo. L'articolo 39 del DPR 633/1972, richiamato dalla guida dell'Agenzia, impone la conservazione a norma tanto a chi emette il documento quanto a chi lo riceve. Nessuno dei due può contare sull'archivio dell'altro.

La tentazione più comune è pensare che basti il passaggio dal Sistema di Interscambio. Lo SdI controlla il file, lo recapita e ne lascia traccia, ma non si sostituisce al contribuente nell'adempimento. Il suo compito è far viaggiare la fattura, non custodirla per molti anni al posto di chi l'ha prodotta o ricevuta.

Ne segue una regola pratica semplice. Ogni fattura attiva inviata e ogni fattura passiva ricevuta tramite SdI devono finire, prima o poi, in un sistema di conservazione. Chi emette cento fatture l'anno e ne riceve duecento ha trecento documenti da portare in conservazione, non cento.

La guida dell'Agenzia descrive tre garanzie che la conservazione a norma deve offrire negli anni: non perdere mai le fatture, riuscire sempre a leggerle e poter recuperare in qualsiasi momento l'originale. Una cartella sul portatile non assicura nessuna delle tre: si rompe, si cancella, e con gli anni il formato può diventare illeggibile.

Il processo è di solito offerto da operatori privati certificati. Accanto a loro, l'Agenzia mette a disposizione un servizio gratuito per tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute, accessibile dall'area riservata del portale Fatture e Corrispettivi. Il secondo modulo di questo corso è dedicato interamente a quel servizio.

Consultare non significa conservare

Sul portale Fatture e Corrispettivi c'è un riquadro chiamato Consultazione. Da lì, con il collegamento Fatture elettroniche e altri dati Iva, si vedono tutte le fatture e le note di variazione passate correttamente dallo SdI, emesse, ricevute o messe a disposizione. È comodo, ed è proprio per questo che inganna.

L'Agenzia distingue le due funzioni con precisione. La consultazione serve alla gestione di tutti i giorni, nel periodo vicino all'emissione o alla ricezione: controllare un ordine, registrare un documento, verificare un incasso o preparare un pagamento. Si può visualizzare il documento e scaricarne una copia conforme.

La conservazione ha uno scopo diverso: archiviare il file originale in modo sicuro, secondo le regole del CAD, perché non vada smarrito o distrutto e possa essere recuperato anche molti anni dopo. L'esempio che fa l'Agenzia è il contenzioso, quando bisogna esibire l'originale della fattura e non una sua copia.

Le due scadenze della consultazione

La scheda sul servizio di consultazione fissa due orizzonti. I file delle fatture trasmessi correttamente allo SdI restano disponibili nell'area riservata fino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello in cui lo SdI li ha ricevuti. Dopo quella data il file XML non si scarica più dal portale.

Resta però qualcosa: i cosiddetti dati fattura, cioè i dati di sintesi del documento. Si possono ancora vedere fino al 31 dicembre dell'ottavo anno che segue quello in cui si è presentata la dichiarazione di riferimento. Numero, data, controparte, imponibile e imposta sopravvivono dunque molto più a lungo del file completo.

Le due scadenze partono da eventi diversi, ed è il punto su cui si sbaglia. Il file si conta dall'anno di ricezione da parte dello SdI; i dati di sintesi dall'anno in cui si presenta la dichiarazione che li riguarda. Per una fattura del 2024, la dichiarazione si presenta nel 2025, e l'ottavo anno successivo è il 2033.

L'errore di Marta è frequente perché, per due anni abbondanti, la consultazione sembra un archivio completo. Chi non ha mai dovuto recuperare una fattura vecchia non si accorge del limite. Lo scopre il giorno in cui un cliente contesta, una banca chiede un documento o l'amministrazione avvia un controllo.

Quanto a lungo può servire una fattura

Il periodo di consultazione non va confuso con la durata per cui la fattura può essere richiesta. Il termine entro cui l'amministrazione può notificare un avviso di accertamento è di cinque anni nel regime ordinario, come ricorda la scheda del regime forfetario. Un documento può quindi servire ben oltre i due anni del portale.

La stessa scheda prevede un regime premiale per il forfettario che ha un fatturato composto esclusivamente da fatture elettroniche: il termine di decadenza per l'accertamento scende a quattro anni. È un vantaggio reale, ma non accorcia la vita del documento a due anni. Anche quattro anni superano ampiamente la finestra di consultazione.

Oltre al fisco c'è il diritto civile. Le risposte dell'Agenzia richiamano l'articolo 2220 del codice civile, che disciplina la conservazione delle scritture e dei documenti dell'impresa, e confermano che la conservazione gratuita dell'Agenzia è a norma anche da quel punto di vista. Il corso non riporta la durata civilistica: va letta nel testo dell'articolo.

Il quadro pratico è quindi questo: due anni di file consultabile, qualche anno in più di esposizione ai controlli, una durata civilistica propria e quindici anni di conservazione offerti dal servizio pubblico. Chi aderisce a un servizio di conservazione copre in un colpo solo tutti questi orizzonti, invece di rincorrerli uno per uno.

Un controllo fiscale, del resto, non chiede solo le fatture dell'anno appena chiuso. Può riguardare periodi di qualche anno prima, quando il file è già uscito dalla consultazione. In quel momento l'unica prova piena dell'operazione è l'originale conservato: i dati di sintesi dicono che la fattura è esistita, non ne mostrano il contenuto.

Lo stesso vale nei rapporti privati. Una garanzia contestata, un recupero crediti, una causa con un cliente o un fornitore possono richiedere la fattura originale a distanza di anni. Chi la conserva a norma la produce senza discussioni; chi ha solo una stampa o un file salvato altrove si espone a contestazioni sulla sua autenticità.

C'è infine un argomento di semplice organizzazione. Un archivio che si alimenta da solo, senza che nessuno debba ricordarsi di copiare file, è l'unico che resta completo negli anni. Le lacune nascono quasi sempre da un passaggio manuale dimenticato: un mese di ferie, un cambio di collaboratore, un computer sostituito.

Casi misti: carta, forfettari e privati

Non tutte le fatture di un'attività sono elettroniche. Per le operazioni con l'estero o per documenti ricevuti fuori dallo SdI possono ancora circolare fatture analogiche. Le risposte dell'Agenzia chiariscono che non occorrono registri sezionali: si possono usare modalità di conservazione elettroniche, obbligatorie per le fatture elettroniche, e analogiche per le altre.

Anche la numerazione può restare unica. La fattura numero 1 può essere cartacea e le numero 2 e 3 elettroniche, purché ogni documento resti identificabile in modo univoco. Ciò che non cambia è il vincolo dell'articolo 39: la fattura nata elettronica si conserva in forma elettronica, non stampata e archiviata in un faldone.

Il forfettario non è esonerato da tutto. Fra gli adempimenti che la scheda del regime gli lascia figurano due obblighi sui documenti di acquisto: numerare e conservare le fatture ricevute e le bollette doganali, oltre all'emissione e alla ricezione di fatture elettroniche per le operazioni nazionali. Le fatture passive che arrivano via SdI vanno quindi conservate anche da lui.

Il consumatore finale, invece, non è tenuto a nulla di tutto questo. Quando chiede una fattura non deve fornire una PEC né gestire il file XML: il venditore o il professionista emette la fattura elettronica verso lo SdI e gli consegna una copia, su carta o in formato digitale, perfettamente valida.

Il privato può comunque vedere le fatture intestate a lui nella propria area riservata, accedendo con SPID, CIE o CNS. Si tratta di un servizio che non può delegare a un intermediario, per una scelta concordata tra Agenzia e Garante della privacy. Valgono per lui gli stessi limiti temporali della consultazione.

Una routine che evita le sorprese

Il modo più semplice per non trovarsi nella situazione di Marta è decidere una volta per tutte dove vanno le fatture. Chi ha già un gestionale o un commercialista che offre la conservazione deve verificare che il servizio sia effettivamente attivo e copra sia le fatture emesse sia quelle ricevute.

Chi non ha nulla può aderire al servizio gratuito dell'Agenzia: è la soluzione minima che copre tutte le fatture passate dallo SdI. In entrambi i casi conviene annotare la data di adesione e il perimetro coperto, perché sono le due informazioni che servono il giorno in cui si cerca un documento vecchio.

• Verificare una volta l'anno che il servizio di conservazione risulti attivo e riceva i documenti
• Controllare che le fatture passive arrivino davvero in conservazione, non solo quelle attive
• Tenere separate e in ordine le poche fatture analogiche che l'attività ancora riceve
• Prima del 31 dicembre, scaricare dal portale i file in scadenza che non risultassero conservati
• Annotare l'identificativo SdI delle fatture importanti, per ritrovarle con una ricerca puntuale

L'ultimo punto merita un chiarimento. Ogni file ricevuto dallo SdI porta un identificativo univoco, l'IdSdI, e il servizio di consultazione permette di cercare una fattura proprio con quel numero, dal comando Ricerca per SdI/file. Chi lo annota accanto alle fatture di importo rilevante le ritrova in pochi secondi.