Il servizio gratuito dell'Agenzia: adesione, recupero del pregresso e gestione nel tempo

Luca apre la partita IVA come consulente informatico nel 2023 e per tre anni lascia le fatture sul portale. A ottobre 2026 un cliente gli contesta una fattura di 2.400 € del settembre 2023. Luca aderisce in fretta al servizio di conservazione dell'Agenzia, sperando di recuperare tutto. Il servizio accetta una data di partenza, ma non quella che gli servirebbe.

Dove si trova e come si attiva

Il servizio fa parte degli strumenti gratuiti che l'Agenzia offre per predisporre, trasmettere, consultare e conservare le fatture elettroniche. Si raggiunge dal portale Fatture e Corrispettivi, un'area riservata a cui si accede con SPID, con la Carta Nazionale dei Servizi o con le credenziali Fisconline o Entratel rilasciate dall'Agenzia.

Dalla pagina iniziale del portale si sceglie il collegamento Fatturazione elettronica e Conservazione, e poi Accedi alla sezione conservazione. Si apre una pagina con due documenti da leggere prima di proseguire: il Manuale del servizio di Conservazione, che descrive il processo tecnico, e l'Accordo di servizio, che va sottoscritto.

Il manuale non è una formalità da scorrere in fretta. Descrive che cosa accade al file una volta preso in carico, come viene custodito e come si richiede in seguito. Chi un giorno dovrà esibire un originale in un contenzioso farà bene a sapere fin dall'inizio quali passaggi lo attendono.

Prima di sottoscrivere conviene preparare due informazioni. La prima è la data di inizio dell'attività, o almeno l'anno delle prime fatture elettroniche. La seconda è l'elenco delle fatture più importanti già emesse o ricevute. Con questi due elementi si decide in pochi minuti se e fino a quando indicare una data retroattiva.

Chi entra nel portale tramite un intermediario deve invece verificare che la delega copra la conservazione. Senza quella delega il commercialista non può aderire al servizio né gestire la conservazione per conto del cliente, anche se trasmette le fatture dal proprio gestionale. È un controllo da fare una volta sola, all'inizio del rapporto professionale.

Con la sottoscrizione il servizio diventa operativo senza altri adempimenti: le fatture che transitano dallo SdI vengono portate in conservazione in automatico. Non serve caricare i file a mano né firmarli digitalmente. Le risposte dell'Agenzia precisano infatti che il servizio non è subordinato alla firma digitale del file XML della fattura.

Recuperare le fatture già transitate

Chi aderisce tardi, come Luca, non riparte da zero. Al momento della sottoscrizione può indicare una data retroattiva: le fatture passate dallo SdI da quel giorno in poi saranno portate in conservazione. Senza alcuna indicazione, invece, il servizio prende in carico solo i file inviati allo SdI dal giorno dopo l'adesione.

La data retroattiva ha però un limite preciso. Non può essere anteriore al 1° gennaio del secondo anno che precede quello in cui si sottoscrive l'accordo. Chi aderisce nel 2026 può risalire al massimo al 1° gennaio 2024; chi aderisce nel 2027, al 1° gennaio 2025.

La morale dell'esempio non è che il servizio sia inutile, ma che conviene aderire presto. Ogni anno di ritardo sposta in avanti la data più lontana recuperabile, mentre la finestra di consultazione continua a chiudersi alle spalle. Chi aderisce all'apertura della partita IVA non si pone mai il problema.

Chi scopre il problema in ritardo ha ancora una strada per le fatture che la consultazione mostra ma che il recupero non raggiunge: scaricarle subito e affidarle a un operatore privato di conservazione. Il tempo in questo caso è il fattore decisivo, perché ogni 31 dicembre porta via un'altra annualità di file.

Il calendario dell'adesione tardiva si può ragionare così. A ottobre 2026 la consultazione mostra ancora i file ricevuti nel 2024 e nel 2025, mentre il recupero del servizio arriva fino al 1° gennaio 2024. Le due finestre coincidono: aderendo nel 2026 con la data più lontana, nessun file ancora visibile resta scoperto.

Il vero rischio riguarda quindi i file già usciti dalla consultazione, come quelli del 2023 per chi aderisce nel 2026. Per loro non esiste un recupero dal portale. Restano le copie eventualmente scaricate a suo tempo, il gestionale del commercialista o l'archivio della controparte: tutte strade meno sicure dell'originale conservato.

Che cosa il servizio accetta, e che cosa no

Il perimetro è netto. Come ricordano le risposte dell'Agenzia, il servizio è utilizzabile per legge solo per le fatture elettroniche emesse e ricevute tramite SdI. Non si possono caricare fatture cartacee, PDF o documenti ricevuti per altre vie, anche se riguardano la stessa attività.

Il caso tipico è quello dell'impresa che ha ricevuto in passato una fattura non elettronica da un fornitore. Quel documento non entra nella conservazione dell'Agenzia: va custodito con le regole della carta oppure affidato a un conservatore privato. Chi usa il servizio pubblico deve quindi sapere che copre solo una parte, per quanto grande, dell'archivio.

Vi entrano invece anche documenti che non sono fatture in senso stretto, purché transitino dallo SdI. L'Agenzia porta per esempio in conservazione automatica il documento di integrazione con codice TD16, usato per il reverse charge interno, quando l'operatore ha aderito al servizio.

Nulla impedisce di tenere due archivi paralleli. Le risposte dell'Agenzia confermano che la stessa fattura può essere conservata contemporaneamente presso più soggetti, per esempio con il servizio pubblico e con una società privata. Molti professionisti scelgono proprio questa doppia copertura: il servizio gratuito come rete di sicurezza, il gestionale per il lavoro quotidiano.

Chi risponde della conservazione

Aderendo al servizio, il titolare dell'impresa, o il rappresentante legale se si tratta di una società, accetta di essere individuato come responsabile della conservazione. È una conseguenza diretta della scelta di aderire, e non si trasferisce a chi materialmente compila o trasmette le fatture.

La gestione operativa, invece, si può affidare. Dall'area riservata, o presentando il modulo in un ufficio dell'Agenzia, si può delegare un altro soggetto al servizio Fatturazione elettronica e conservazione delle fatture elettroniche. È la strada normale per chi lavora con un commercialista o con un'associazione di categoria.

• Predisporre e trasmettere fatture elettroniche tramite lo SdI con le funzioni del portale
• Aderire al servizio di conservazione per conto del titolare
• Portare le fatture in conservazione e chiederne l'esibizione
• Revocare il servizio ed esportare tutte le fatture conservate
• Visualizzare lo stato dell'adesione al servizio di conservazione

Il monitoraggio delle ricevute di trasmissione richiede qualcosa in più: il delegato può accedervi solo se ha anche la delega alla Consultazione dei dati rilevanti ai fini IVA. Chi affida tutto a un intermediario fa bene a verificare che le due deleghe siano attive, per non scoprire una mancanza proprio quando serve una ricevuta.

Esibire, revocare, esportare

Il senso della conservazione si vede quando si chiede indietro un documento. Tra le funzioni del servizio c'è la richiesta di esibizione delle fatture conservate: è ciò che produce l'originale da mostrare a un giudice, a un verificatore o a una controparte, con le garanzie che la semplice copia della consultazione non offre.

Il servizio si può anche revocare. Chi passa a un conservatore privato, o semplicemente cambia organizzazione, può esportare tutte le fatture conservate. Prima di revocare conviene controllare che l'esportazione sia completa e che il nuovo sistema abbia preso in carico i file: altrimenti si crea un buco difficile da colmare.

Chiudere la partita IVA non cancella l'archivio. Alla domanda se la conservazione dell'Agenzia sia assicurata anche dopo la cessazione dell'attività, le risposte ufficiali sono brevi: sì, per quindici anni. È un punto rassicurante per chi va in pensione o cessa l'attività e teme di dover custodire da solo anni di fatture.

La consultazione come strumento di controllo

Una volta attivata la conservazione, la consultazione torna a fare il suo mestiere: il controllo quotidiano. L'elenco delle fatture emesse mostra di default l'ultimo trimestre, ma si può scegliere un periodo diverso e cercare per partita IVA o codice fiscale della controparte, oppure per intervallo di imponibile.

Ogni riga riporta i dati essenziali: numero, data, controparte, imponibile, imposta, identificativo SdI e applicazione del bollo. Un segno verde indica le fatture consegnate; un segno rosso quelle non recapitate per un problema del canale del cliente e messe a disposizione sul portale, che il destinatario deve prendere in visione.

Il segno rosso interessa anche la conservazione. Una fattura di acquisto messa a disposizione e mai presa in visione rischia di sfuggire alla contabilità del destinatario. Chi controlla regolarmente la sezione delle fatture messe a disposizione evita di scoprire mesi dopo un documento che doveva registrare e conservare.

Dalla stessa area si raggiunge anche la funzione di pagamento dell'imposta di bollo sulle fatture elettroniche, con gli elenchi A e B predisposti dall'Agenzia. Le regole del bollo non sono oggetto di questo corso; basti sapere che quei dati partono dalle stesse fatture che il servizio porta in conservazione.

Tre scelte possibili e come decidere

In pratica le strade sono tre: il solo servizio gratuito dell'Agenzia, un conservatore privato, oppure entrambi. Il servizio pubblico non costa nulla, si alimenta da solo e dura quindici anni, ma copre soltanto i documenti passati dallo SdI. Un operatore privato può custodire anche altri documenti, secondo il contratto concluso.

Per un professionista che riceve e invia quasi solo fatture elettroniche nazionali, il servizio dell'Agenzia basta spesso da solo. Per un'impresa con molte operazioni con l'estero, documenti cartacei o archivi da unificare, il conservatore privato diventa utile, e il servizio pubblico resta come seconda copia gratuita.

Qualunque sia la scelta, due verifiche valgono per tutti. La prima: sapere con certezza da quale data l'archivio è completo. La seconda: provare almeno una volta a recuperare un documento, per sapere come si fa prima che serva davvero. Un archivio mai interrogato è un archivio di cui non si conosce il funzionamento.

Chi lavora con un commercialista può chiedergli direttamente quale soluzione usa per le fatture dello studio e per quelle del cliente. La risposta va messa per iscritto, insieme alla data di attivazione. Sono poche righe che, nel giorno di un controllo o di una contestazione, risparmiano ore di ricerche.