Servizi con l'estero, archivio VIES ed elenchi Intrastat

Una web agency di Torino realizza un sito per un'impresa di Parigi e le fattura 6.000 € più 1.320 € di Iva italiana. Il cliente rifiuta di pagare l'imposta: nel suo Paese la assolve lui, con l'inversione contabile. L'agenzia deve rimettere mano alla fattura e, già che c'è, scopre di non aver mai presentato l'elenco Intrastat dei servizi.

Dove si considera reso un servizio

Per i beni la domanda è dove viaggia la merce. Per i servizi, che non viaggiano, la legge ha dovuto scegliere un criterio. L'articolo 7-ter del decreto Iva fissa la regola generale della territorialità delle prestazioni di servizi, e quella regola distingue anzitutto chi riceve il servizio.

Se il committente è un soggetto passivo, il servizio si considera effettuato in Italia quando quel committente è stabilito in Italia. Se il committente non è un soggetto passivo, il servizio si considera effettuato in Italia quando è il prestatore, soggetto passivo, a essere stabilito in Italia. È un criterio semplice, e da solo risolve la maggior parte dei casi.

La conseguenza pratica è immediata. Una consulenza resa da un professionista italiano a un'impresa di Madrid non è territoriale in Italia, perché il committente è un soggetto passivo stabilito in Spagna. La stessa consulenza resa a un privato di Madrid è territoriale in Italia, perché il prestatore è italiano e il cliente non è un soggetto passivo.

La definizione ha un dettaglio che conta. Una persona fisica è considerata soggetto passivo solo per i servizi che riceve quando agisce nell'esercizio dell'attività. Un idraulico olandese che ordina un programma gestionale per la sua ditta è un committente soggetto passivo; lo stesso idraulico che ordina un corso di cucina per sé non lo è.

Esistono deroghe alla regola generale, per esempio per i servizi legati a un immobile, per i trasporti di persone, per la ristorazione o per alcuni servizi resi a privati. Gli elenchi Intrastat le richiamano, escludendo i servizi disciplinati dagli articoli 7-quater e 7-quinquies. Questo modulo si ferma alla regola generale, che è quella della maggior parte delle piccole imprese.

Chi paga l'imposta quando il fornitore è estero

Rovesciamo la prospettiva. Una piccola impresa italiana acquista un servizio da un prestatore stabilito all'estero: un abbonamento a un software, una campagna pubblicitaria, una consulenza tecnica. Il committente è un soggetto passivo stabilito in Italia, quindi per l'articolo 7-ter il servizio è effettuato in Italia. Resta da capire chi versa l'imposta.

L'articolo 17 del decreto Iva risponde: gli obblighi relativi alle operazioni effettuate in Italia da soggetti non residenti nei confronti di soggetti passivi stabiliti in Italia sono adempiuti dai cessionari o committenti. Il fornitore estero non addebita l'Iva italiana; è il cliente italiano ad assolverla, con il meccanismo dell'inversione contabile.

Il modo di farlo dipende da dove è stabilito il prestatore. Se è stabilito in un altro Stato membro, il committente integra la fattura ricevuta e la registra secondo gli articoli 46 e 47 del decreto legge 331, come per un acquisto intracomunitario di beni.

Se invece il prestatore è stabilito fuori dall'Unione, non c'è una fattura europea da integrare. Il comma 5 dell'articolo 21 prevede allora che sia il committente a emettere lui stesso la fattura, in unico esemplare, oppure che si assicuri che la emetta un terzo per suo conto.

Quest'ultima fattura, che il committente emette per un obbligo proprio, porta l'annotazione «autofatturazione» prevista dal comma 6-ter dell'articolo 21. Se a emetterla è un terzo, la responsabilità resta comunque del committente. Il risultato contabile è lo stesso della fattura integrata: imposta a debito e, se spetta, imposta in detrazione.

• Servizio acquistato da un prestatore dell'Unione: integrazione della fattura ricevuta e doppia annotazione
• Servizio acquistato da un prestatore extra Ue: autofattura in unico esemplare, con l'annotazione «autofatturazione»
• In entrambi i casi: imposta italiana all'aliquota del servizio, a debito e in detrazione se spetta
• Servizio generico da un prestatore dell'Unione: compare anche nell'elenco Intrastat degli acquisti

Per chi detrae l'imposta per intero l'operazione non costa nulla, ma va fatta. Un'integrazione dimenticata lascia un buco nel registro delle fatture emesse, e quindi nella liquidazione e nella comunicazione trimestrale. Un'integrazione fatta con l'aliquota sbagliata produce lo stesso errore sui due lati, e può passare inosservata a lungo.

Le annotazioni in fattura

Torniamo al lato di chi vende un servizio. Quando il servizio non è territoriale in Italia, il prestatore italiano non addebita l'imposta, ma deve comunque emettere la fattura. Il comma 6-bis dell'articolo 21 stabilisce quale annotazione riportare al posto dell'imposta, con l'eventuale richiamo della norma europea o nazionale.

Se il cliente è un soggetto passivo debitore dell'imposta in un altro Stato membro, l'annotazione è «inversione contabile». Se l'operazione si considera effettuata fuori dall'Unione, l'annotazione è «operazione non soggetta». Sono due formule diverse per due situazioni diverse, e scambiarle è uno degli errori più comuni.

Anche il termine di emissione ha una regola propria. Per le prestazioni di servizi rese a soggetti passivi stabiliti in un altro Stato membro, non soggette all'imposta in Italia per l'articolo 7-ter, la fattura è emessa entro il giorno 15 del mese successivo a quello di effettuazione dell'operazione, come prevede il comma 4 dell'articolo 21.

Nel racconto di apertura la web agency aveva sbagliato proprio qui. Il cliente parigino era un'impresa: il servizio non era territoriale in Italia, la fattura doveva portare «inversione contabile» e nessuna Iva italiana. L'imposta francese l'avrebbe assolta il cliente, e l'agenzia avrebbe dovuto inserire il servizio nell'elenco Intrastat.

Entrare e restare nell'archivio VIES

Nessuna di queste operazioni funziona se la partita Iva italiana non è inclusa nell'archivio VIES, il sistema europeo di scambio di informazioni sull'Iva. La scheda dell'Agenzia è chiara: per poter effettuare operazioni intracomunitarie i soggetti Iva devono essere inclusi in quell'archivio.

L'obbligo riguarda tutti coloro che esercitano un'impresa, un'arte o una professione in Italia, o vi istituiscono una stabile organizzazione. L'inclusione può essere chiesta anche dai non residenti identificati direttamente o tramite un rappresentante fiscale, con regole particolari per chi viene da fuori dall'Unione.

La volontà di essere inclusi si esprime nel campo «Operazioni intracomunitarie» del quadro I del modello AA9, per imprese individuali e lavoratori autonomi, o del modello AA7, per gli altri soggetti. Chi non l'ha fatto all'apertura della partita Iva può chiederlo in seguito attraverso i servizi telematici dell'Agenzia, direttamente o tramite un intermediario.

L'Agenzia include immediatamente il numero di partita Iva nell'archivio al momento in cui riceve l'opzione. Lo stesso contribuente può verificare l'avvenuta inclusione con il servizio di verifica online. Con le stesse modalità può comunicare, in qualsiasi momento, di voler uscire dall'archivio, se non intende più effettuare operazioni intracomunitarie.

Restare nell'archivio richiede costanza. La posizione dei soggetti inclusi è monitorata nel tempo e l'Agenzia effettua controlli formali sulla presentazione degli elenchi riepilogativi. Chi non presenta alcun elenco per quattro trimestri consecutivi viene escluso, previa una comunicazione, con effetto dal sessantesimo giorno successivo alla data della comunicazione.

L'esclusione colpisce spesso chi ha chiesto l'inclusione per un'operazione sporadica e poi non ha più scambiato nulla con l'estero. Il giorno in cui torna a vendere a un cliente europeo, il suo numero non risulta valido nel sistema, e il cliente può rifiutare di trattare la fornitura senza imposta.

Gli elenchi Intrastat: che cosa, quando, ogni quanto

Gli elenchi riepilogativi, chiamati comunemente Intrastat, sono due. Il primo riguarda le operazioni effettuate verso soggetti passivi stabiliti in un altro Stato membro: le cessioni intracomunitarie di beni e le prestazioni di servizi diverse da quelle delle deroghe degli articoli 7-quater e 7-quinquies.

Il secondo riguarda le operazioni ricevute da soggetti passivi stabiliti in un altro Stato membro: gli acquisti intracomunitari di beni e le prestazioni di servizi rientranti nella regola generale dell'articolo 7-ter. Un'impresa che compra e vende in Europa, quindi, può trovarsi a presentare entrambi gli elenchi, ciascuno con la propria periodicità.

La periodicità si determina per ciascun elenco e per ciascuna categoria di operazioni. È trimestrale per chi, nei quattro trimestri precedenti, ha effettuato operazioni di quella categoria per un ammontare totale trimestrale non superiore a una soglia fissata dalla scheda dell'Agenzia. Chi supera quella soglia presenta gli elenchi ogni mese.

Chi ha iniziato l'attività da meno di quattro trimestri presenta gli elenchi ogni trimestre, purché nei trimestri già trascorsi sia rimasto sotto la soglia. Chi sarebbe trimestrale può scegliere la periodicità mensile, ma la scelta vale per l'intero anno solare: non si passa da un regime all'altro a piacere.

Il passaggio inverso è invece obbligatorio. Chi presenta un elenco ogni trimestre e nel corso del trimestre supera la soglia deve passare alla periodicità mensile dal mese successivo a quello del superamento. Per i mesi del trimestre già trascorsi presenta gli elenchi mensili, opportunamente contrassegnati.

Gli elenchi si presentano all'Agenzia delle Dogane in via telematica, entro il giorno 25 del mese successivo al periodo di riferimento. Chi è abilitato a Entratel o Fisconline può usare quei canali anche per gli elenchi Intrastat. La trasmissione può essere fatta direttamente dal contribuente o tramite un intermediario abilitato.

Gli elenchi non sono un doppione della dichiarazione Iva. Servono al controllo incrociato tra i Paesi dell'Unione: quello che un'impresa italiana dichiara di aver venduto a un cliente tedesco deve ritrovarsi negli acquisti dichiarati da quel cliente in Germania. È anche per questo che la loro assenza fa perdere l'inclusione nel VIES.

La riserva del testo unico, per i servizi

Gli articoli 7-ter, 17 e 21 del decreto Iva letti per questo modulo risultano abrogati sulla Gazzetta Ufficiale dal testo unico Iva, che si applica dal 1° gennaio 2027. Le regole spiegate sono quelle della loro ultima versione non vuota, valide per il 2026; dal 2027 vanno ritrovate nei nuovi articoli.

Le schede dell'Agenzia sul VIES e sugli elenchi Intrastat sono pagine operative, aggiornate separatamente. La scheda sugli elenchi porta come ultimo aggiornamento il 4 febbraio 2026. Chi le consulta in un anno successivo dovrebbe verificare la soglia e la scadenza prima di fidarsi delle cifre riportate qui.