Auto ai dipendenti, agenti di commercio e veicoli strumentali: il 70, l'80 e il 100 %

Una SRL mette a disposizione di Davide, suo venditore, un'auto da 35.000 € che lui usa anche nel fine settimana. Se la guidasse l'amministratore, la società ne dedurrebbe il 20 % entro il tetto di 18.075,99 euro. Assegnata al dipendente per la maggior parte dell'anno, la deduzione sale al 70 % del costo intero. In cambio, Davide si vede tassare un fringe benefit.

Il veicolo concesso al dipendente

La lettera b-bis) dell'articolo 164 ammette il 70 per cento delle spese relative ai veicoli dati in uso promiscuo ai dipendenti per la maggior parte del periodo d'imposta. La quota si applica a tutte le voci del mezzo: ammortamento o canone, carburante, assicurazione, manutenzione. Tra le fasce che tollerano un uso privato, è la più favorevole.

I tetti di costo in lire stanno dentro la lettera b), e la lettera b-bis) non li richiama. Per questo la percentuale del 70 si applica al costo pieno del veicolo, senza riportarlo a 18.075,99 euro. Su un'auto di prezzo elevato la differenza rispetto all'auto dell'amministratore diventa molto ampia, come mostra l'esempio che segue.

Se l'assegnazione dura meno di metà anno

Quando la concessione copre meno della metà del periodo, la lettera b-bis) non si applica per quell'anno e il veicolo ricade nella regola generale della lettera b): 20 per cento entro il tetto di costo. Un'auto consegnata al venditore a settembre, quindi, nel primo anno si deduce come quella del titolare.

La prova della concessione passa dai documenti del rapporto di lavoro: la lettera di assegnazione con la data di consegna, le condizioni di utilizzo, le somme eventualmente trattenute in busta paga. Sono gli stessi documenti che servono a calcolare il benefit del dipendente, e un controllo li confronta con le deduzioni della società.

L'altra faccia: il benefit tassato sul dipendente

Per il lavoratore l'auto in uso promiscuo è un compenso in natura, e l'articolo 51, comma 4, lo misura in modo convenzionale. Si parte dal costo chilometrico di esercizio indicato nelle tabelle nazionali dell'Automobile club d'Italia per il modello, applicato a una percorrenza convenzionale di 15.000 chilometri l'anno.

Di quell'importo il dipendente è tassato sul 50 per cento se l'auto è tradizionale, sul 20 per cento se è un'ibrida plug-in, sul 10 per cento se è elettrica a batteria. Si tolgono le somme trattenute al lavoratore per l'uso del mezzo. Trascorso il quinto anno dalla prima immatricolazione, il valore aumenta del 50 per cento.

Le tabelle ACI sono pubblicate dal Ministero dell'economia entro il 31 dicembre e valgono dall'anno successivo. Il corso non ne riporta i valori, che cambiano da modello a modello. Per l'impresa conta il quadro d'insieme: la deduzione al 70 per cento ha come contropartita un reddito in natura del dipendente, che passa dalla busta paga.

Due correttivi completano il calcolo. Se il veicolo ha accessori o allestimenti che le tabelle non valorizzano e che il lavoratore non ha comprato di tasca propria, il valore sale del 5 per cento. E dal valore si sottraggono anche le somme trattenute per quegli accessori, non solo quelle chieste per l'uso del mezzo.

La scelta del tipo di alimentazione cambia quindi il benefit del lavoratore, non la deduzione della società. Il 70 per cento della lettera b-bis) si applica allo stesso modo a un'auto termica, ibrida o elettrica: ciò che varia, per l'impresa, è solo il costo di partenza del veicolo e delle sue spese di gestione.

Agenti e rappresentanti di commercio

Per chi esercita attività di agenzia o di rappresentanza di commercio la percentuale della lettera b) è elevata all'80 per cento. Anche i tetti crescono: 25.822,84 euro di costo d'acquisto per gli autoveicoli e 5.164,57 euro l'anno per i canoni di noleggio, al posto di 18.075,99 e 3.615,20 euro.

La maggiorazione riguarda i veicoli utilizzati da chi svolge l'attività di agente o rappresentante, la cui professione consiste nel visitare i clienti per conto dei mandanti. Tutte le altre condizioni restano quelle generali: il carburante va pagato con carta, e la plusvalenza alla vendita rileva nella proporzione degli ammortamenti dedotti.

La stessa auto nelle quattro fasce

Mettere a confronto le fasce aiuta a capire quanto pesa la scelta di chi guida il veicolo. La tabella usa un'auto da 35.000 euro e, solo per l'esercizio, una quota annua di ammortamento di 7.000 euro, più 3.000 euro l'anno di spese di gestione pagate in modo tracciabile.

Il confronto non dice quale soluzione convenga: dice che cosa il fisco riconosce in ciascun caso. Concedere l'auto a un dipendente sposta una parte del costo sul suo reddito in natura, e la fascia strumentale esclusiva richiede un uso che poche attività possono davvero dimostrare. La scelta resta organizzativa prima che fiscale.

La vendita di un'auto concessa ai dipendenti

Anche per i veicoli al 70 per cento la plusvalenza segue la proporzione del comma 2: rileva nella misura in cui gli ammortamenti sono stati dedotti. Se la società ha sempre dedotto il 70 per cento delle quote, alla vendita il 70 per cento della plusvalenza entra nel reddito, e la stessa proporzione vale per un'eventuale minusvalenza.

Il calcolo si complica quando il veicolo cambia fascia nel corso della sua vita, per esempio perché passa dal venditore all'amministratore. La proporzione si costruisce allora sommando gli ammortamenti dedotti anno per anno, ciascuno con la sua percentuale. Per questo il registro dei beni ammortizzabili va tenuto con la quota fiscale di ogni esercizio.

Il veicolo strumentale esclusivo, deducibile per intero

La lettera a) ammette l'intero costo per i mezzi destinati a essere usati esclusivamente come beni strumentali nell'attività propria dell'impresa, e per i veicoli adibiti a uso pubblico. Non basta che l'auto serva molto al lavoro: deve essere il mezzo con cui l'impresa svolge la sua attività tipica, e non servire a nient'altro.

• Il veicolo è lo strumento dell'attività propria dell'impresa, non un semplice supporto agli spostamenti
• Non esiste alcun impiego privato, nemmeno occasionale o serale
• I veicoli adibiti a uso pubblico rientrano comunque nella lettera a)
• Senza documentazione dell'uso esclusivo, il mezzo ricade nella lettera b) e nel suo 20 per cento

L'intestazione alla società non cambia la fascia. Un'autovettura aziendale guidata dall'amministratore anche per spostamenti personali resta al 20 per cento con il tetto di costo, esattamente come quella di una ditta individuale. Ciò che conta, per l'articolo 164, è come il mezzo viene usato, non a chi appartiene.

I mezzi che l'articolo 164 non elenca

L'articolo si applica ai mezzi che nomina: autovetture e autocaravan delle lettere a) e m) dell'articolo 54 del codice della strada, motocicli e ciclomotori, e nella lettera a) anche aeromobili da turismo, navi e imbarcazioni da diporto. Un veicolo di categoria diversa segue le regole generali di deducibilità del reddito d'impresa.

La categoria del veicolo si legge nella carta di circolazione, ed è da lì che parte l'analisi. Un mezzo omologato per una categoria che l'articolo non richiama non subisce né la percentuale del 20 né il tetto di costo. Resta comunque soggetto ai principi di competenza e di inerenza, come ogni altro bene dell'impresa.

Il carburante delle auto concesse ai dipendenti resta soggetto al comma 1-bis: la società lo deduce al 70 per cento solo se pagato con carte elettroniche. Affidare al venditore una carta carburante intestata all'azienda risolve insieme due problemi, la prova del pagamento e il controllo dei consumi del veicolo.

Che cosa conservare, veicolo per veicolo

• La carta di circolazione, da cui risulta la categoria del mezzo
• La fattura d'acquisto, o il contratto di noleggio o di leasing con la sua durata
• La lettera di assegnazione al dipendente, firmata e datata
• Il prospetto delle somme trattenute in busta paga per l'uso del veicolo
• Gli estratti conto della carta carburante
• Il registro dei beni ammortizzabili con la quota fiscale di ogni esercizio

Con questi documenti ogni fascia applicata si giustifica in pochi minuti. Senza, la percentuale dichiarata diventa difficile da sostenere, e la differenza di deduzione accumulata in più anni può tornare indietro sotto forma di imposta da versare, con le sanzioni e gli interessi che la accompagnano.