Chi deve emettere la fattura elettronica, e che cosa va nel file

Un falegname di Trento manda per email a un albergo una fattura in PDF da 2.440 €, ordinata e completa, come fa da anni. L'albergo paga, ma il suo commercialista non detrae l'Iva. Per il fisco quella fattura non è mai stata emessa: non è passata dal Sistema di Interscambio, e un PDF non è il documento che conta.

Chi è obbligato, chi è esonerato

La guida dell'Agenzia delle Entrate enuncia la regola senza giri di parole. Sono obbligati a emettere la fattura elettronica tutti i titolari di partita Iva residenti o stabiliti in Italia che effettuano operazioni nei confronti di soggetti residenti o stabiliti in Italia. La verifica guarda ai due capi dell'operazione: fornitore italiano e cliente italiano.

Dentro quella verifica la natura del cliente non conta. Un'impresa, un professionista o un consumatore privato ricevono la fattura attraverso lo stesso sistema. Con il consumatore cambiano l'indirizzo a cui va il file e la copia da consegnare, come mostra il paragrafo sul codice destinatario.

L'esonero segue una dispensa preesistente, non ne crea una nuova. Chi era già dispensato per legge dall'emissione della fattura, anche cartacea, lo è anche da quella elettronica. La guida cita due esempi: i piccoli produttori agricoli dell'articolo 34, comma 6, del DPR 633/1972, e chi ha chiesto la dispensa dell'articolo 36-bis per le operazioni esenti.

Un caso non è un esonero ma un divieto. Gli operatori sanitari non possono inviare tramite SdI le fatture per prestazioni sanitarie verso consumatori finali, per i dati particolarmente sensibili che contengono. Qui la regola va nel senso opposto: il canale elettronico è chiuso, non facoltativo.

I contribuenti in regime forfettario non compaiono tra gli esonerati. La guida dedica loro una pagina a parte, che descrive come compilano la fattura nella procedura web. La loro fattura cambia nel contenuto, non nel canale: viaggia attraverso lo SdI come tutte le altre.

Che cosa cambia rispetto alla carta

Secondo la guida, la fattura elettronica si distingue da quella cartacea solo per due aspetti. Va redatta con un pc, un tablet o uno smartphone, in un formato strutturato chiamato XML. E va trasmessa elettronicamente, tramite il Sistema di Interscambio, all'indirizzo telematico presso cui il cliente vuole riceverla.

Tutto il resto della fattura rimane com'era: le parti, i beni o i servizi, gli importi, l'imposta. Cambiano il supporto e il percorso. Per questo chi sa fatturare su carta sa già quasi tutto ciò che il file deve dire; quello che deve imparare è come il file viaggia.

Le regole della fatturazione differita sopravvivono al cambiamento. La guida ricorda che la fattura elettronica differita si può ancora predisporre entro il giorno 15 del mese successivo all'operazione, ai sensi dell'articolo 21, comma 4, lettera a), del decreto. Al momento dell'operazione resta però l'obbligo di rilasciare un documento di trasporto o equipollente, anche su carta.

Il prezzo dell'ignorare il percorso sta in una frase della guida. Una fattura predisposta e inviata in forma diversa dall'XML, o con modalità diverse dallo SdI, si considera non emessa. Il fornitore incorre nelle sanzioni dell'articolo 6 del D.Lgs. 471/1997, e il cliente non può detrarre l'Iva.

È la situazione del falegname dell'inizio. Il suo PDF era l'immagine di una fattura, non la fattura. L'albergo non poteva detrarre l'Iva perché, giuridicamente, nessuna fattura gli era arrivata. Inviare dopo l'XML tramite lo SdI è l'unico modo per rimettere le cose in ordine.

La guida elenca anche dei vantaggi, che spiegano perché il sistema è costruito così. La data di emissione e di consegna è certa, perché ogni fattura passa dallo SdI. E agli operatori compresi nella platea del provvedimento dell'8 luglio 2021 l'Agenzia mette a disposizione le bozze dei registri Iva, delle liquidazioni periodiche e della dichiarazione annuale.

Gli strumenti e la procedura web

Per predisporre una fattura elettronica servono un dispositivo e un programma che produca il formato XML previsto dal provvedimento del Direttore dell'Agenzia del 24 novembre 2022. L'Agenzia offre gratuitamente tre programmi: una procedura web sul portale Fatture e Corrispettivi, un software da scaricare sul pc e un'app chiamata FatturAE.

La procedura web e l'app richiedono una connessione in rete; il software per pc funziona anche senza. La guida precisa che questi strumenti sono rivolti soprattutto a chi emette un numero contenuto di fatture. Per volumi maggiori l'alternativa sono i software privati dei provider specializzati o dei gestionali contabili.

Per accedere alla procedura web servono SPID, la carta d'identità elettronica CIE, la carta nazionale dei servizi CNS, oppure le credenziali Fisconline o Entratel rilasciate dall'Agenzia. La prima volta la procedura mostra i dati del fornitore nella sezione I miei dati, recuperati dall'Anagrafe tributaria. Si può modificare tutto tranne la partita Iva.

La sezione Cliente viene verificata mentre si compila. La procedura controlla subito che la partita Iva o il codice fiscale del cliente esistano in Anagrafe tributaria. Se non esistono, un messaggio lo segnala e non si può proseguire. È voluto: una fattura con un identificativo fiscale inesistente verrebbe comunque scartata dallo SdI.

Il cliente può accelerare questo passaggio mostrando un QR Code che contiene la sua partita Iva, i suoi dati anagrafici e l'indirizzo telematico registrato. La procedura lo legge e compila i dati. I dati del cliente si possono anche salvare in una rubrica, per la fattura successiva verso lo stesso cliente.

Il codice destinatario nei suoi tre casi

Un solo campo decide dove va la fattura: il Codice destinatario. La guida lo definisce indispensabile per inviare correttamente la fattura e indica tre modi di compilarlo. La scelta dipende da ciò che il cliente vi ha comunicato, non da chi sia il cliente.

• Il cliente vi ha comunicato un codice alfanumerico di 7 caratteri: inseritelo
• Il cliente vi ha comunicato un indirizzo di posta elettronica certificata (PEC): inserite 0000000 e scrivete la PEC nel campo PEC Destinatario
• Il cliente è un consumatore finale, o un soggetto Iva che non ha comunicato né codice né PEC: inserite soltanto 0000000

Il terzo caso porta con sé un obbligo in più. Quando si inserisce soltanto 0000000, occorre rilasciare al cliente una copia informatica o analogica della fattura, ricordandogli che l'originale è quella elettronica. Potrà consultarla e scaricarla nella sua area riservata del sito dell'Agenzia, dove lo SdI la mette a disposizione.

Il cliente privato riceve quindi due cose: una copia da voi, e l'accesso all'originale nella sua area riservata. La copia è una cortesia con un promemoria giuridico allegato; non è la fattura. La guida insiste sulla formula perché un consumatore che tiene in mano un PDF potrebbe altrimenti credere che il PDF sia il documento.

Dati della fattura, linee e totale

Nella sezione Dati della fattura si compilano i campi obbligatori: tipo documento, numero, data e divisa. Nell'area Beni e servizi si descrivono natura, quantità e qualità di quanto ceduto o prestato, con l'imponibile, l'aliquota Iva e l'imposta. Per le operazioni esenti o non imponibili, al posto dell'aliquota va il codice che ne identifica la natura.

Una fattura può contenere più linee quando un unico documento riguarda più beni o servizi, anche con aliquote Iva diverse. Il tasto Aggiungi inserisce una linea. Il totale si calcola in automatico e va confermato nel campo Importo totale documento, che è un controllo da parte vostra più che una formalità.

Altri campi sono disponibili all'occorrenza: la ritenuta d'imposta e la cassa previdenziale per la fattura di un professionista, gli sconti, le maggiorazioni. Nella sezione Verifica dati si ricontrolla tutto e si salva il file nel formato obbligatorio XML. Il file si può anche visualizzare e salvare in PDF, ma quello da inviare allo SdI è l'XML.

La stessa schermata propone il tasto Sigilla, che garantisce l'integrità del file XML, e il tasto Invia che lo trasmette. Dopo l'invio la procedura mostra un numero univoco che lo SdI ha assegnato al file, l'IdSdI. Conservatelo: è la chiave con cui ritrovare in seguito la fattura e la sua ricevuta.

Due funzioni risparmiano battitura. Riprendi ultimo file riapre l'ultima fattura predisposta per trasformarla in una nuova. Importa da file XML carica una fattura esistente, anche incompleta, per modificarla e inviarla. Un file predisposto in precedenza e salvato sul pc si può anche inviare più tardi con la funzione Trasmissione.

Nulla di tutto ciò cambia quello che la fattura deve dire ai fini Iva: la procedura è un modulo steso sopra lo stesso contenuto. Chi passa poi a un software privato ritrova gli stessi campi e lo stesso codice destinatario: il formato XML è quello del provvedimento del 24 novembre 2022, qualunque strumento lo scriva.

La fattura del forfettario

Il forfettario usa la stessa procedura, con alcuni campi compilati diversamente. Nella sezione Dati della fattura il campo del regime fiscale valido per la fattura va valorizzato con Regime forfettario, con il rinvio all'articolo 1, commi 54-89, della legge 190/2014. Così cliente e SdI sanno perché l'Iva non compare.

Poiché i forfettari non espongono Iva nelle operazioni nazionali, ogni linea porta un'aliquota Iva dello 0 % e la natura Non soggette - altri casi. La fattura deve inoltre indicare il riferimento normativo della mancata esposizione dell'Iva, nel campo Causale, con la dicitura fornita dalla guida, che cita gli stessi commi della legge 190/2014.

Il professionista forfettario aggiunge due cose. Una seconda Causale dichiara che l'operazione non è soggetta a ritenuta alla fonte ai sensi dell'articolo 1, comma 67, della legge 190/2014. E i dati della cassa previdenziale vanno nel box Dati cassa previdenziale. Entrambi si raggiungono dal menu Altri dati, sulla destra.

Quando la fattura del forfettario è soggetta all'imposta di bollo, si attiva la sezione Dati bollo e si valorizza il campo Bollo virtuale con Sì. I 2 euro dell'imposta di bollo vanno allora compresi nell'importo totale del documento. La guida non dice in quella pagina quando una fattura sia soggetta a bollo; quella regola sta altrove.

Per non compilare questi campi ogni volta, il portale offre ai forfettari un template con i campi già precompilati, per le fatture ordinarie e per quelle verso la pubblica amministrazione. Si trova nella sezione Fatturazione elettronica e Conservazione, nel box Generazione da template.