Invio, controlli dello SdI, ricezione e conservazione

Un grossista di Brescia invia tramite SdI una fattura da 12.200 € con una cifra sbagliata nella partita Iva del cliente. Poche ore dopo torna una ricevuta di scarto. Quella fattura non è mai stata emessa. Una seconda fattura, inviata lo stesso giorno, ha superato i controlli ma ha trovato una casella PEC piena: quella risulta emessa, anche se il cliente forse non sa che esiste.

Quattro strade verso lo SdI

Le fatture elettroniche vanno sempre inviate ai clienti attraverso lo SdI; altrimenti sono considerate non emesse. La guida elenca quattro modalità per trasmettere il file XML. Differiscono per impegno e per volumi, non per effetto giuridico: una fattura accettata dallo SdI vale allo stesso modo qualunque canale l'abbia portata.

• Un servizio online del portale Fatture e Corrispettivi che carica un file XML predisposto in precedenza
• La procedura web o l'app FatturAE, che predispongono e inviano il file in un solo passaggio
• Una PEC con l'XML in allegato, inviata all'indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it
• Un canale telematico, SFTP o Web Service, attivato preventivamente con lo SdI

L'impresa può inviare le fatture da sé o farle inviare da un terzo, di solito un intermediario o un provider di servizi di fatturazione elettronica. Lo SdI accetta fatture anche da una PEC o da un canale non gestiti direttamente dall'operatore. Chi non ha una PEC propria può accordarsi con l'intermediario per l'invio dalla sua.

Il canale SFTP o Web Service risponde a un'altra scala. Collega in modo permanente i server dell'azienda allo SdI ed è pensato per soggetti con un alto grado di informatizzazione, personale che lo presidi con continuità e un numero molto rilevante di fatture. Per attivarlo serve un accordo di servizio, chiesto con un modulo online di accreditamento.

Il consiglio della guida per una piccola impresa è breve: se si inviano poche fatture al giorno, bastano una PEC o il servizio web del portale. Il modulo di accreditamento e i suoi dettagli tecnici appartengono all'allegato A del provvedimento del 24 novembre 2022, e non riguardano una piccola impresa.

Che cosa controlla lo SdI

Quando il file arriva allo SdI, il sistema esegue alcuni controlli. Se sono superati, trasmette il file all'indirizzo telematico indicato nella fattura. La guida indica i tempi: da pochi minuti fino a un massimo di 5 giorni quando il numero di fatture in elaborazione è molto elevato.

• Sono presenti i dati minimi obbligatori dell'articolo 21 o 21-bis del DPR 633/1972
• La partita Iva del fornitore e la partita Iva o il codice fiscale del cliente esistono in Anagrafe tributaria
• Il campo codice destinatario è valorizzato
• Imponibile, aliquota e imposta sono coerenti tra loro
• Lo stesso file non è già stato inviato

I dati minimi sono, in generale, gli identificativi di fornitore e cliente, il numero e la data della fattura, la descrizione di natura, quantità e qualità dei beni o servizi, l'imponibile, l'aliquota e l'Iva. Il primo modulo ha mostrato dove si inserisce ciascuno di essi.

Il controllo di coerenza è aritmetico. L'illustrazione è della guida stessa: con un imponibile di 100 euro e un'aliquota del 22 %, lo SdI verifica che l'Iva sia di 22 euro. Una fattura la cui imposta non torna con base e aliquota non passa, e questo intercetta gli errori di battitura prima che il cliente li veda.

La firma digitale non è richiesta. Per le fatture verso soggetti Iva o consumatori finali lo SdI accetta anche file non firmati. Se il file è firmato, però, lo SdI controlla la validità del certificato di firma: una firma con certificato scaduto può così causare uno scarto che un file non firmato avrebbe evitato.

Tre ricevute e il loro significato

Qualunque sia l'esito dei controlli, lo SdI invia una ricevuta a chi ha trasmesso il file. Ne esistono tre: di scarto, di consegna e di impossibilità di recapito. Si consultano nell'apposita area del portale Fatture e Corrispettivi, e ognuna fissa lo stato della fattura.

Se uno o più controlli non vanno a buon fine, lo SdI scarta la fattura e invia una ricevuta di scarto con un codice errore e una sintetica descrizione. La ricevuta torna alla stessa PEC o allo stesso canale da cui è arrivato il file. Per le fatture inviate con i servizi gratuiti dell'Agenzia, è consultabile solo sul portale.

Una fattura scartata non è mai stata emessa: si corregge l'errore e si reinvia il file. La guida consiglia di ricompilarla con la stessa data e numerazione di quella scartata, modificando però il nome del file se la fattura non è prodotta con la procedura web del portale. Il riferimento è la circolare 13/E del 2 luglio 2018.

Se i controlli sono superati, lo SdI recapita la fattura all'indirizzo dei campi Codice destinatario e PEC destinatario, e invia a chi ha trasmesso una ricevuta di consegna. Vi sono riportati la data di ricezione da parte del destinatario, l'identificativo IdSdI, il nome del file assegnato da chi l'ha predisposto e un codice hash che ne garantisce l'integrità.

La terza ricevuta riguarda un file che ha superato i controlli ma non è stato consegnato: casella PEC piena, server SFTP o Web Service momentaneamente non disponibile, o codice destinatario 0000000. Leggendo la partita Iva o il codice fiscale del cliente, lo SdI mette allora un duplicato della fattura nell'area riservata del cliente sul portale.

Chi ha trasmesso riceve allora una ricevuta di impossibilità di recapito, che indica la data di messa a disposizione del file al cliente sul portale. La guida ne trae la conseguenza: la fattura si considera emessa per il fornitore, ma non ancora definitivamente ricevuta, ai fini fiscali, dal cliente.

Emessa per l'uno, ricevuta per l'altro

Ai fini dell'Iva la guida riassume le date. Per il fornitore, ogni volta che lo SdI invia una ricevuta di consegna o una ricevuta di impossibilità di recapito, la fattura si considera emessa, e la data di esigibilità dell'imposta coincide con quella riportata in fattura.

Per il cliente, una fattura consegnata si considera ricevuta, e l'Iva si può detrarre dalla data di consegna. Se la fattura ha superato i controlli ma non è stata consegnata, la data da cui si può detrarre l'Iva coincide con quella di presa visione da parte del cliente nell'area riservata del portale.

Lo scarto tra le due date è il punto in cui il fornitore ha un dovere di diligenza. La guida gli chiede di avvisare il cliente, per vie diverse dallo SdI, come email o telefono, che la fattura lo attende nell'area riservata. Finché il cliente non la guarda, non può detrarne l'Iva.

Il fornitore che ignora la ricevuta di impossibilità di recapito non perde nulla sul lato Iva, perché la fattura è comunque emessa. Il cliente perde tempo sulla detrazione e può non sapere che la fattura esiste: così cominciano i ritardi di pagamento. Un breve messaggio dopo ogni ricevuta del genere costa meno di un sollecito.

Ricevere le proprie fatture di acquisto

Quando i controlli sono superati, lo SdI consegna all'indirizzo scritto nella fattura, che sia o no direttamente riconducibile al cliente. Un'impresa può ricevere sulla propria PEC, sul proprio canale SFTP o Web Service, o tramite un intermediario. Quello che non può fare è lasciare la scelta al caso.

Per essere sicuri di ricevere le fatture, dice la guida, bisogna comunicare a ogni fornitore in modo chiaro e tempestivo non solo la partita Iva e i dati anagrafici, come con la carta, ma anche l'indirizzo telematico: una PEC, o un codice destinatario di 7 cifre. Il fornitore lo riporta in fattura, e lo SdI lo segue.

Due servizi del portale rendono tutto più solido. Il primo registra, abbinato alla partita Iva, l'indirizzo telematico su cui ricevere tutte le fatture. Una volta registrato, quell'indirizzo prevale su quello eventualmente indicato dal fornitore: lo SdI recapita all'indirizzo registrato. Una sola registrazione sostituisce decine di istruzioni ai fornitori.

Il secondo genera un QR Code che contiene la partita Iva, i dati anagrafici e l'indirizzo registrato. Mostrato al fornitore, come la tessera sanitaria in farmacia, gli consente di acquisire i dati in automatico se usa le procedure dell'Agenzia o un software che legge il QR Code, senza errori di battitura.

La consultazione non è la conservazione

Tutte le fatture e le note di variazione emesse e ricevute correttamente tramite SdI si consultano sul portale, in Fatture elettroniche e altri dati Iva. La guida tiene distinta questa funzione dalla conservazione. La consultazione serve alla gestione ordinaria a ridosso di emissione e ricezione: verifica degli ordini, contabilizzazione, incassi e pagamenti.

Anche la consultazione ha un limite di tempo. I file delle fatture restano consultabili fino al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di ricezione da parte dello SdI. Dopo, restano disponibili solo i dati fattura, fino al 31 dicembre dell'ottavo anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione di riferimento. Un'area di consultazione non è un archivio.

La conservazione è un altro obbligo. Per l'articolo 39 del DPR 633/1972 sia chi emette sia chi riceve una fattura elettronica deve conservarla a norma. Non si tratta di salvare il file sul pc: è un processo regolato tecnicamente dal Codice dell'Amministrazione Digitale, il CAD.

Il processo garantisce negli anni che le fatture non vadano mai perse, restino sempre leggibili e che se ne possa recuperare l'originale in qualsiasi momento, per esempio per esibirlo in un contenzioso. Lo offrono operatori privati certificati; l'Agenzia lo mette a disposizione anche gratuitamente per tutte le fatture emesse e ricevute, dall'area riservata del portale.

Il servizio gratuito si attiva in Fatturazione elettronica e Conservazione, sottoscrivendo un accordo di servizio. Le fatture transitate dallo SdI prima dell'adesione si possono recuperare indicando una data di partenza, che non può essere anteriore al primo gennaio del secondo anno precedente l'adesione. Senza quella data, la conservazione parte dal giorno successivo all'adesione.

La stessa area di consultazione porta anche un collegamento per il pagamento dell'imposta di bollo sulle fatture elettroniche, dove l'impresa vede gli elenchi A e B e l'importo da pagare, e può modificare l'elenco B proposto dall'Agenzia. Le regole su quando il bollo sia dovuto stanno nella guida dedicata dell'Agenzia e non sono trattate qui.