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Enregistrer, inventorier, arrêter
L'explication, dans l'ordre où elle se lit · 21 sections · 812 mots · 4 min
ArtisanBois SARL tient ses comptes sur un tableur : une ligne par facture, triée par fournisseur, pour un total de 48 000 € d'achats sur l'exercice. Le gérant trouve le classement plus commode que l'ordre des dates. Le code de commerce, lui, impose l'enregistrement chronologique. Avant de lire : quelles obligations comptables un commerçant porte-t-il exactement, et dans quels livres ?
Ce que vous saurez faire
- Énoncer les trois obligations que l'article L123-12 réunit en un seul texte.
- Retenir la périodicité minimale du contrôle par inventaire.
- Nommer les trois pièces qui composent les comptes annuels.
- Nommer les deux livres que tout commerçant tient obligatoirement.
- Situer ce que la forme électronique change, et ce qu'elle ne change pas.
Trois obligations dans un seul article
L'article L123-12 du code de commerce tient en trois alinéas et pose trois obligations distinctes. La première : toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit procéder à l'enregistrement comptable des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise.
Le texte ajoute aussitôt la contrainte qui gouverne toute la suite : ces mouvements sont enregistrés chronologiquement. L'ordre n'est pas laissé au confort du tenant des comptes ; il est celui des dates, et il ne se réarrange pas après coup.
La deuxième obligation porte sur l'inventaire. Le commerçant doit contrôler par inventaire, au moins une fois tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise. Deux vérifications, donc : l'existence et la valeur.
La troisième ferme le cycle. Le commerçant établit des comptes annuels à la clôture de l'exercice, au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire. Les comptes ne sortent pas des seuls livres : l'inventaire les corrige et les complète.
Définition
Comptes annuels — Les comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et une annexe, qui forment un tout indissociable. Le terme du code n'est pas décoratif : l'annexe n'est pas un supplément facultatif, et l'on ne peut pas produire l'un des trois documents en laissant les autres de côté.
Les deux livres que tout commerçant tient
L'article R123-173 nomme les livres. Tout commerçant tient obligatoirement un livre-journal et un grand-livre. La rédaction en vigueur depuis le 1er janvier 2016 en cite deux, et deux seulement, au titre de l'obligation.
Ces deux livres ne font pas le même travail, et le module suivant y revient. Le premier reçoit les opérations dans l'ordre où elles surviennent ; le second les regroupe par compte. Le même fait comptable figure donc deux fois, sous deux angles.
La confusion la plus répandue consiste à croire qu'un logiciel dispense de l'un des deux. Il n'en dispense pas : il les produit tous les deux à partir d'une même saisie, ce qui rend leur existence invisible sans la rendre facultative.
Chiffres clés
- Périodicité minimale du contrôle par inventaire
- 12 mois
- Pièces composant les comptes annuels
- 3 (bilan, compte de résultat, annexe)
- Livres obligatoires pour tout commerçant
- 2 (livre-journal, grand-livre)
- Achats fournisseurs d'ArtisanBois SARL sur l'exercice
- 48 000 €
Papier ou électronique, coté ou non
Le livre-journal et le grand-livre peuvent, à la demande du commerçant, être cotés et paraphés dans la forme ordinaire et sans frais par le greffier du tribunal dans le ressort duquel il est immatriculé. La formule mérite d'être lue lentement.
Elle dit deux choses. Le paraphe se fait à la demande, il n'est donc pas imposé ; et il se fait sans frais, il n'a donc pas à être acheté. Chaque livre reçoit alors un numéro d'identification, répertorié par le greffier sur un registre spécial.
Le texte admet enfin la forme dématérialisée. Des documents sous forme électronique peuvent tenir lieu de livre-journal et de grand-livre. La contrepartie est précise : ils sont identifiés et datés dès leur établissement, par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve.
Ce membre de phrase est celui que les tableurs ne satisfont pas. Un classeur qu'on rouvre, qu'on retrie et qu'on réenregistre n'est ni identifié ni daté dès son établissement, et rien n'y garantit qu'une ligne n'a pas bougé depuis.
- Enregistrer les mouvements affectant le patrimoine, chronologiquement.
- Contrôler par inventaire, au moins tous les douze mois, l'existence et la valeur des éléments actifs et passifs.
- Établir les comptes annuels à la clôture, au vu des enregistrements et de l'inventaire.
- Tenir un livre-journal et un grand-livre.
- Si la forme est électronique, garantir l'identification et la datation dès l'établissement.
Les erreurs à éviter
- Classer les écritures par tiers ou par nature, alors que l'enregistrement est chronologique.
- Repousser l'inventaire au-delà de douze mois, quand le texte fixe cette périodicité comme un minimum.
- Produire un bilan et un compte de résultat sans annexe, alors que les trois forment un tout indissociable.
- Croire qu'un logiciel dispense de l'un des deux livres, quand il ne fait que les produire ensemble.
- Payer un paraphe présenté comme obligatoire, alors qu'il se fait à la demande et sans frais.
- Tenir ses livres sur un tableur réenregistrable, sans identification ni datation dès l'établissement.
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