Autónomo o sociedad limitada: responsabilidad, capital y trámites

Diego lleva un pequeño negocio de reformas en Málaga como autónomo. Un cliente se niega a pagarle 18.000 € por una obra terminada, y su proveedor, al que debe 12.000 €, empieza a preguntar por su piso. Su cuñado constituyó hace años una sociedad limitada con 3.000 € de capital y dice que duerme más tranquilo. Diego quiere saber de qué está hecha exactamente esa tranquilidad.

Dos maneras de emprender

Quien empieza un negocio en España suele elegir entre dos formas. La primera es trabajar como autónomo, una persona física que ejerce la actividad en su propio nombre. La segunda es constituir una sociedad, casi siempre una sociedad de responsabilidad limitada, SL, que se convierte en una persona distinta titular del negocio.

La elección suele presentarse como una cuestión fiscal. Es antes una cuestión de responsabilidad, de trámites y de costes de funcionamiento, y solo después una cuestión de impuestos. Este módulo trata las tres primeras; el siguiente compara cómo tributa el mismo beneficio en cada caso, con sus límites.

Responsabilidad: todos tus bienes o tu aportación

Para el autónomo, la regla procede del artículo 1911 del Código Civil, en una sola línea: del cumplimiento de las obligaciones responde el deudor con todos sus bienes, presentes y futuros. No hay un patrimonio del negocio separado del personal. Las deudas del negocio pueden perseguir el piso, el coche y los ingresos futuros.

Para la SL, el artículo 1 de la Ley de Sociedades de Capital establece la regla contraria. El capital, dividido en participaciones sociales, se integra por las aportaciones de todos los socios, quienes no responderán personalmente de las deudas sociales. La sociedad responde con su propio patrimonio.

La protección tiene límites que conviene conocer. Los bancos suelen pedir a los socios de una SL joven que avalen personalmente sus préstamos, lo que devuelve el patrimonio personal al juego para esa deuda. Y un administrador que incumple los deberes que impone la Ley puede incurrir en responsabilidad personal, materia que excede de este curso.

Para Diego, la diferencia es concreta. Como autónomo, el proveedor impagado puede dirigirse contra su patrimonio personal, porque la deuda del negocio es su propia deuda. Si el negocio de reformas lo llevara una SL, la reclamación del proveedor se dirigiría contra la sociedad, y el piso de Diego solo estaría expuesto si hubiera firmado un aval personal.

El peso de este argumento depende de la actividad. Un consultor con pocos proveedores y sin préstamos acumula pocas deudas del negocio; un constructor que compra material a crédito y responde de sus obras acumula muchas más. Cuanto más arriesgada es la actividad, más vale la separación de patrimonios.

Capital: un euro, con condiciones

El artículo 4 de la Ley de Sociedades de Capital, en su versión consolidada, fija el mínimo: el capital de la sociedad de responsabilidad limitada no podrá ser inferior a un euro y se expresará precisamente en esa moneda. La redacción procede de la Ley 18/2022. El mismo artículo fija el de la sociedad anónima en sesenta mil euros.

Un euro no significa ausencia de reglas. Mientras el capital de la SL no alcance la cifra de tres mil euros, el artículo 4 impone dos salvaguardas. La primera: deberá destinarse a la reserva legal una cifra al menos igual al 20 por ciento del beneficio hasta que esa reserva, junto con el capital, alcance tres mil euros.

La segunda: en caso de liquidación, voluntaria o forzosa, si el patrimonio de la sociedad fuera insuficiente para pagar sus deudas, los socios responderán solidariamente de la diferencia entre tres mil euros y el capital suscrito. La responsabilidad limitada de una SL de un euro llega, pues, a unos tres mil euros, no a uno.

Constituir: escritura, registro y la vía en línea

El artículo 20 de la Ley de Sociedades de Capital es breve: la constitución de las sociedades de capital exigirá escritura pública, que deberá inscribirse en el Registro Mercantil. La SL necesita, por tanto, notario e inscripción antes de existir como sociedad con personalidad jurídica propia, un paso que el autónomo no tiene.

Desde la Ley 11/2023, la Ley permite además constituir la SL mediante un procedimiento íntegramente en línea, y en ese caso los otorgantes pueden usar el modelo de escritura con estatutos tipo. La vía en línea queda excluida cuando la aportación de los socios al capital no es dineraria, por ejemplo equipos o un vehículo.

La Ley permite también realizar en línea las demás operaciones inscribibles y las dirigidas al cumplimiento de obligaciones legales de la vida de la sociedad. Para quien funda, notario y registro siguen siendo pasos obligatorios, pero ya no exigen necesariamente una visita presencial cuando el capital se aporta en dinero.

Los estatutos deben recoger, entre otras cosas, el objeto social, el domicilio social y el capital con el número, el valor nominal y la numeración de las participaciones. Fijan también el modo de organizar la administración y el número de administradores.

Esas elecciones no son simples formalidades. El objeto social limita las actividades que la sociedad puede ejercer sin modificar sus estatutos, y la forma de administración decide quién puede firmar por la sociedad. Redactarlos pensando en los próximos años evita volver al notario.

Una vez constituida, la SL sigue el mismo camino de alta fiscal que cualquier negocio: una declaración censal con el modelo 036, presentada antes de iniciar la actividad.

Para el NIF, la guía de la Agencia Tributaria da a las personas jurídicas un plazo propio: dentro del mes siguiente a la fecha de su constitución. Ese plazo no aplaza la regla general: quien vaya a realizar actividades empresariales debe solicitarlo antes de cualquier entrega, cobro, pago o contratación de personal para su actividad.

Entre las páginas del modelo, la guía práctica de la Agencia Tributaria enumera la 2B, identificación de personas jurídicas, la 8, relación de socios, y la 10, relación de titulares reales. El curso sobre darse de alta como autónomo describe esa declaración.

El ciclo anual de una SL

El autónomo lleva los registros que exigen el IRPF y el IVA. La SL carga con más. El artículo 253 obliga a los administradores a formular, en el plazo máximo de tres meses desde el cierre del ejercicio, las cuentas anuales, el informe de gestión cuando proceda y la propuesta de aplicación del resultado.

El artículo 164 exige que la junta general ordinaria se reúna dentro de los seis primeros meses de cada ejercicio para aprobar la gestión, las cuentas del ejercicio anterior y la aplicación del resultado. El artículo 279 obliga después a los administradores a depositar las cuentas aprobadas en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a su aprobación.

Tampoco todo el beneficio va a los socios. El artículo 274 exige, en todo caso, destinar el diez por ciento del beneficio del ejercicio a la reserva legal hasta que esta alcance, al menos, el veinte por ciento del capital social. Con un capital pequeño, la obligación se cumple pronto; con uno grande, retiene beneficios durante años.

Ninguno de estos pasos existe para el autónomo. No son pesados para una sociedad pequeña con un buen asesor, pero cuestan honorarios y tiempo cada año, y deben cumplirse incluso en un ejercicio sin actividad. Ese coste fijo forma parte de la comparación, junto a los impuestos y la responsabilidad.

El administrador y la Seguridad Social

Constituir una SL no libera a su dueño del régimen de autónomos. El artículo 305.2.b de la Ley General de la Seguridad Social incluye en él a quienes ejerzan funciones de dirección y gerencia en una sociedad de capital, o le presten otros servicios, a título lucrativo y de forma habitual, personal y directa, siempre que posean su control efectivo.

Se entiende que existe control, en todo caso, cuando las participaciones del trabajador supongan al menos la mitad del capital. Se presume, salvo prueba en contrario, cuando tiene al menos la tercera parte del capital, o la cuarta parte si ejerce funciones de dirección y gerencia.

Otra presunción mira a la familia, y la Ley la enuncia en primer lugar: al menos la mitad del capital está repartida entre socios con los que el trabajador convive y a los que le une vínculo conyugal o parentesco por consanguinidad, afinidad o adopción, hasta el segundo grado.

El socio administrador incluido por esta vía cotiza como un autónomo, con una diferencia: el artículo 308 le impide elegir una base inferior a la mínima del grupo de cotización 7 del Régimen General. Según el artículo 38 ter de la Ley 20/2007, la cuota reducida también se les aplica si cumplen sus requisitos.