Cómo funciona el IVA en una pequeña empresa

Lucía acaba de abrir un pequeño estudio de diseño web en Valencia. Su primer cliente le paga una factura de 2.420 € y ella siente la tentación de contar toda la cantidad como facturación. De ese importe, 420 € nunca fueron suyos: son IVA que ha cobrado por cuenta de Hacienda y que tendrá que ingresar unas semanas después, descontado el IVA de sus propias compras.

Un impuesto sobre el consumo que recaudan las empresas

El Impuesto sobre el Valor Añadido está pensado para que lo pague, al final, el consumidor. Los empresarios y profesionales no lo soportan como un coste en la situación normal: actúan como recaudadores, lo añaden a sus precios y entregan el resultado neto a la Agencia Tributaria.

El mecanismo descansa en dos flujos de sentido contrario. Cada vez que la empresa vende, cobra IVA a su cliente. Cada vez que compra para la actividad, paga IVA a su proveedor. La autoliquidación periódica compensa uno con otro y solo se ingresa la diferencia, o se arrastra cuando las compras superan a las ventas.

La consecuencia práctica para Lucía es sencilla y se olvida a menudo. Los 2.420 € que ve en su cuenta no son ingresos. Sus ingresos son la base imponible, 2.000 €. Los 420 € restantes son una deuda con Hacienda que custodia temporalmente, y una buena previsión de tesorería los aparta el mismo día en que llega el dinero.

Los tipos que fija la Ley

El artículo 90 de la Ley 37/1992 fija la regla general en una frase breve: el impuesto se exigirá al tipo del 21 por ciento, salvo lo dispuesto en el artículo siguiente. El tipo aplicable a cada operación es el vigente en el momento del devengo, no el vigente cuando se cobra la factura.

El artículo 91 enumera después las excepciones. Su apartado uno aplica el tipo del 10 por ciento a una larga lista de bienes y servicios, empezando por los productos aptos para la nutrición humana o animal, con exclusiones expresas como las bebidas alcohólicas y las bebidas refrescantes con azúcares o edulcorantes añadidos.

Su apartado dos aplica el tipo del 4 por ciento a una lista más corta de operaciones. El detalle de ambas listas es extenso y cambia con más frecuencia que el tipo general, así que el hábito prudente es comprobar la partida exacta en el artículo 91 antes de facturar cualquier cosa a un tipo distinto del 21 por ciento.

Su apartado cuatro añade un tipo del 0 por ciento para los bienes entregados como donativo a entidades sin fines lucrativos de la Ley 49/2002 que los destinen a sus fines de interés general. Fuera de ese supuesto acotado, este curso y el calculador de IVA trabajan con los tipos del 21, 10 y 4 %.

Algunas operaciones no tributan a ningún tipo porque el artículo 20 de la Ley las declara exentas, por ejemplo determinados servicios de educación y de guarda de niños. Una operación exenta no lleva IVA en la factura, pero tiene un precio: por regla general, tampoco se puede deducir el IVA de las compras ligadas a ella.

Por eso una exención no siempre es una buena noticia para la empresa. La que tributa recupera el IVA de sus equipos y lo repercute a sus clientes. La exenta no cobra nada, no recupera nada y asume el IVA de sus compras como un coste que acaba, de un modo u otro, en sus precios.

Cuándo se devenga el impuesto

El devengo decide en qué periodo se declara una operación. El artículo 75 de la Ley lo vincula a la operación misma y no al cobro. En las entregas de bienes, el impuesto se devenga cuando tiene lugar su puesta a disposición del adquirente.

En las prestaciones de servicios, se devenga cuando se prestan, ejecutan o efectúan las operaciones gravadas. Un consultor que termina un encargo en marzo declara el IVA de ese encargo en la autoliquidación que cubre marzo, aunque el cliente pague en mayo. La empresa tiene que financiar la distancia entre ambas fechas.

Los anticipos siguen otra regla. El apartado dos del artículo 75 dispone que, en las operaciones sujetas que originen pagos anticipados, el impuesto se devenga en el momento del cobro total o parcial del precio por los importes efectivamente percibidos. Una señal lleva, pues, su propio IVA en la fecha en que se cobra.

Repercutir el IVA: la factura como vehículo

El artículo 88 explica cómo llega el IVA al cliente. La repercusión debe hacerse mediante factura, consignando la cuota separadamente de la base imponible e indicando el tipo aplicado. Se efectúa al tiempo de expedir y entregar la factura, lo que convierte a la factura en el documento central de todo el sistema.

El mismo artículo fija un plazo que sorprende a quien empieza. Se pierde el derecho a la repercusión cuando ha transcurrido un año desde la fecha del devengo. Una empresa que olvida repercutir el IVA de una operación y se da cuenta dos años después no puede reclamarlo ya al cliente.

El apartado uno del artículo 88 zanja además una discusión habitual sobre los presupuestos. Cuando el destinatario es un ente público, se entiende que la empresa que formula una propuesta económica, aunque sea verbal, ha incluido en ella el IVA. Presupuestar 10.000 € a un ayuntamiento y añadir el IVA después no funciona: los 10.000 € ya lo contienen.

Con clientes privados, la práctica prudente sigue el mismo espíritu: indicar con claridad si un precio incluye o no el IVA. La Ley obliga al cliente a soportar el impuesto correctamente repercutido, pero un malentendido sobre un presupuesto se resuelve negociando, no con la Ley, y suele pagarlo el margen del vendedor.

Deducir el IVA: global, por periodo y con factura

El artículo 99 describe cómo funciona la deducción. En cada autoliquidación, el sujeto pasivo deduce globalmente el total de las cuotas deducibles soportadas en el periodo del total de las cuotas devengadas en ese mismo periodo. No se empareja cada compra con una venta concreta: el cálculo se hace sobre los totales del trimestre o del mes.

Las cuotas se entienden soportadas cuando el empresario recibe la factura u otro documento justificativo del derecho a deducir. Sin factura no hay deducción: un tique sin los datos del comprador, o una compra pagada en efectivo y nunca documentada, deja el IVA como un simple coste.

El derecho a deducir no se limita al periodo en que llega la factura. Puede ejercerse en esa autoliquidación o en las siguientes, siempre que no hayan transcurrido cuatro años desde el nacimiento del derecho. Una factura de proveedor olvidada puede, por tanto, deducirse en un trimestre posterior dentro de ese plazo.

La deducción depende también del uso de la compra. El apartado dos del artículo 99 exige que las deducciones se practiquen en función del destino previsible de los bienes y servicios adquiridos, con una rectificación posterior si ese destino cambia. Un portátil comprado para el negocio es deducible; un televisor para el salón de casa, no.

Las obligaciones del sujeto pasivo

El artículo 164 de la Ley enumera lo que debe hacer el sujeto pasivo del IVA. La lista empieza antes de la primera venta, con las declaraciones relativas al comienzo, modificación y cese de la actividad, y con la solicitud del número de identificación fiscal, el NIF, que después hay que comunicar y acreditar cuando se exija.

• Declarar el comienzo, la modificación y el cese de la actividad (declaración censal)
• Obtener el número de identificación fiscal y acreditarlo cuando se exija
• Expedir y entregar factura de todas las operaciones
• Llevar la contabilidad y los registros que establezca el reglamento
• Informar de las operaciones con terceros cuando proceda, incluidas las intracomunitarias
• Presentar las autoliquidaciones periódicas, ingresar el impuesto y presentar una declaración-resumen anual

Ninguna de estas obligaciones depende de la facturación. Un autónomo que factura a un solo cliente y una tienda con cincuenta ventas diarias cargan con la misma lista. Lo que cambia entre ambos es el volumen de papeles, no la obligación, y la autoliquidación periódica es el momento en que confluyen todas las demás.

Un hábito de tesorería, no un truco fiscal

Los problemas de IVA de una pequeña empresa suelen ser prácticos, no jurídicos. El impuesto se cobra a diario y se ingresa tras cada trimestre: el IVA cobrado el 1 de octubre, dinero ajeno, puede quedarse en caja hasta el 30 de enero, casi cuatro meses. Si se gasta en existencias o nóminas, habrá que reunirlo de nuevo al pagar.

Una disciplina sencilla evita el problema: cada vez que cobra una factura, traspasar el IVA que contiene a una cuenta separada, y cada vez que paga una factura de proveedor, recuperar de ella el IVA deducible. Al cerrar el trimestre, el saldo de esa cuenta se aproxima al importe de la autoliquidación.

La misma lógica vale para los clientes morosos. Como el IVA de un servicio se devenga cuando el servicio se presta, la empresa puede deber el impuesto de una factura que su cliente todavía no le ha pagado. Seguir de cerca los cobros forma parte de la gestión del IVA, no es una cuestión aparte.

El módulo siguiente recorre esa autoliquidación paso a paso: con qué frecuencia se presenta, hasta qué fecha, qué ocurre cuando el IVA deducible supera al repercutido y qué servicio de la Agencia Tributaria se utiliza para prepararla y presentarla.