El alta en Hacienda: la declaración censal y sus consecuencias

Pablo, fotógrafo en Sevilla, cubrió dos bodas la primavera pasada y cobró 1.800 € por cada una, directamente en su cuenta personal. Pensaba darse de alta cuando el trabajo fuera regular. Cuando la Agencia Tributaria le preguntó por esos cobros, descubrió que la actividad había empezado con el primer encargo, no con sus trámites.

Dos altas ante dos administraciones

Darse de alta como autónomo en España no es un único trámite. Intervienen dos administraciones distintas: la Agencia Tributaria, que debe saber que existe una nueva actividad y cómo va a tributar, y la Seguridad Social, que debe incluir a la persona en el régimen especial de los autónomos y empezar a recaudar sus cotizaciones.

Este módulo trata del lado fiscal. El siguiente, del lado de la Seguridad Social. Ambas altas están unidas en la práctica, porque describen la misma actividad, pero siguen sus propias reglas, sus propios modelos y sus propios plazos, y olvidar cualquiera de ellas tiene consecuencias distintas.

Quién es autónomo

La definición procede del artículo 305 de la Ley General de la Seguridad Social. Abarca a las personas físicas mayores de dieciocho años que realicen de forma habitual, personal, directa, por cuenta propia y fuera del ámbito de dirección y organización de otra persona, una actividad económica o profesional a título lucrativo, den o no ocupación a trabajadores.

Cada palabra de la definición cuenta. Habitual excluye la operación aislada. Personal y directa significa que la persona hace el trabajo. Por cuenta propia y fuera de una organización ajena separa al autónomo del asalariado. Un fotógrafo que acepta encargos de distintos clientes, fija sus precios y usa su propio equipo encaja de lleno en la definición.

El mismo artículo enumera a quienes quedan expresamente comprendidos en el régimen, como los administradores de sociedades que tienen su control efectivo, los miembros de determinados colegios profesionales o los familiares que trabajan de forma habitual en el negocio. Esos casos se tratan en el curso sobre elegir entre autónomo y sociedad limitada.

Primero, la declaración censal

El artículo 9 del Reglamento general de gestión e inspección tributaria, el Real Decreto 1065/2007, obliga a quienes hayan de formar parte del Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores a presentar una declaración de alta. Esa declaración debe presentarse con anterioridad al inicio de las correspondientes actividades.

El reglamento da un sentido amplio al inicio de la actividad. Se entiende producido desde el momento en que se realicen cualesquiera entregas, prestaciones o adquisiciones de bienes o servicios, se efectúen cobros o pagos o se contrate personal, con la finalidad de intervenir en la producción o distribución de bienes o servicios.

Esa definición explica el problema de Pablo. Su actividad no empezó cuando se sintió preparado ni cuando el trabajo se volvió regular: empezó con el primer encargo que aceptó y el primer cobro que recibió. Comprar un objetivo para uso profesional habría bastado por sí solo para marcar el inicio.

Lo que el modelo 036 dice del negocio

La declaración censal se presenta con el modelo 036. La guía práctica de la Agencia Tributaria enumera sus páginas: causas de presentación, identificación de personas físicas, de personas jurídicas y entidades y de sus establecimientos permanentes, representantes, actividades económicas y locales, IVA, IRPF, IS e IRNR, retenciones, socios, sucesores y titulares reales.

Un autónomo solo rellena las páginas que le afectan: la identificación como persona física, las actividades y locales, el IVA y el IRPF. La guía indica que el modelo puede utilizarlo, con carácter general, cualquier obligado tributario que deba cumplir con la obligación formal de presentar la declaración.

El artículo 9 del reglamento enumera para qué más sirve esa misma declaración. Entre lo más relevante para quien empieza: comunicar el régimen general o especial aplicable en el IVA y renunciar al método de estimación objetiva o a la modalidad simplificada de estimación directa en el IRPF.

• Obtener o confirmar el número de identificación fiscal
• Declarar las actividades que se realizan y dónde se realizan
• Comunicar el régimen de IVA aplicable al negocio
• Elegir o renunciar a los métodos del IRPF que admiten opción
• Declarar, si procede, la obligación de retener sobre pagos a terceros
• Solicitar la inclusión en el Registro de operadores intracomunitarios si se opera con otros Estados miembros

El alta no cierra la historia censal. El artículo 10 del reglamento exige una declaración de modificación, por regla general en el plazo de un mes desde los hechos que la motivan, por ejemplo una nueva actividad o un cambio de domicilio. El artículo 11 fija el mismo plazo de un mes para la baja tras cesar en toda actividad.

Facturar con retención: 15 % o 7 %

El alta cambia también la forma en que las empresas pagan a un profesional. El artículo 95 del Reglamento del IRPF, el Real Decreto 439/2007, aplica una retención del 15 por ciento sobre los ingresos íntegros satisfechos como contraprestación de una actividad profesional. El cliente retiene esa cantidad y la ingresa en Hacienda por cuenta del profesional.

El mismo artículo prevé un tipo del 7 por ciento para quienes inicien actividades profesionales, en el periodo impositivo de inicio y en los dos siguientes, siempre que no hubieran ejercido actividad profesional alguna en el año anterior. El profesional debe comunicarlo al pagador, que conserva la comunicación firmada.

Tres años después, el periodo de inicio ha terminado. La misma factura de 1.000 € lleva una retención del 15 %, 150 €, y Ana cobra 850 € más IVA. La declaración anual de la renta cierra la cuenta: si las retenciones superan el impuesto de todos sus ingresos, se le devuelve la diferencia; si no, paga el resto.

La retención solo se practica cuando quien paga es una empresa o un profesional obligado a retener. Los particulares que contratan a un profesional no retienen, y por eso un autónomo con clientes particulares soporta una parte mayor del IRPF a través del pago fraccionado trimestral que se describe a continuación.

El pago fraccionado trimestral del IRPF

Los autónomos en estimación directa realizan además pagos fraccionados trimestrales del IRPF. El artículo 110 del Reglamento del IRPF fija su importe en el 20 por ciento del rendimiento neto desde el primer día del año hasta el último día del trimestre, menos los pagos de trimestres anteriores y, para los profesionales, las retenciones ya soportadas.

Si los rendimientos netos de actividades económicas del ejercicio anterior no superan 12.000 €, cada pago se reduce además según un cuadro: 100 € cuando no superan 9.000 € (artículo 110.3 c).

El artículo 109 exime del pago fraccionado a los profesionales cuando, en el año natural anterior, al menos el 70 por ciento de los ingresos de la actividad fueron objeto de retención. En el año de inicio, se mide sobre el periodo del pago. Una traductora que solo trabaja para agencias suele estar en ese caso.

La exención es una prueba que se repite, no una condición adquirida para siempre. Un profesional que gana clientes particulares durante el año puede quedar por debajo del umbral y pasar a estar obligado. Comprobar al cierre de cada trimestre la parte de ingresos con retención evita olvidar una declaración que se ha vuelto obligatoria sin avisar.

La sede electrónica de la Agencia Tributaria presenta el modelo correspondiente como el modelo 130, pago fraccionado de empresarios y profesionales en estimación directa. El artículo 111 del reglamento fija los plazos: los tres primeros trimestres entre el día 1 y el 20 de abril, julio y octubre, y el cuarto entre el día 1 y el 30 de enero.

El IVA desde la primera factura

La declaración censal activa también las obligaciones del IVA. Desde la primera operación, el nuevo autónomo repercute IVA en sus facturas, deduce el IVA de las compras del negocio y presenta la autoliquidación periódica, trimestral en el caso habitual. El curso sobre declarar y pagar el IVA explica ese mecanismo en detalle.

Lo que importa en el alta es el régimen declarado en el modelo 036. La mayoría de quienes empiezan quedan en el régimen general del IVA, el que describe ese curso. Existen regímenes especiales para determinadas actividades, y la declaración censal es el lugar donde se comunica la opción o la renuncia.

Un orden práctico de pasos

Como la declaración censal debe preceder a la actividad, y comprar equipo ya cuenta como inicio, el orden de los pasos importa. La secuencia más segura es presentar primero el modelo 036, después solicitar el alta en la Seguridad Social y solo entonces aceptar el primer encargo o comprar la primera herramienta profesional.

• Describir la actividad con precisión, porque el censo y la Seguridad Social la piden
• Decidir dónde se realiza: en casa, en un local alquilado o en casa de los clientes
• Presentar el modelo 036 antes de cualquier venta, compra, cobro, pago o contratación ligados a la actividad
• Solicitar el alta en el régimen de autónomos, como se explica en el módulo siguiente
• Comunicar por escrito a los clientes empresarios si se aplica la retención del 7 % de inicio
• Anotar en la agenda los plazos trimestrales del IVA y, si procede, del pago fraccionado del IRPF

La situación de Pablo muestra lo que cuesta el orden inverso. Al trabajar primero y darse de alta después, quedó fuera del censo en operaciones que la Agencia Tributaria podía ver. Regularizar después es posible, pero siempre resulta más caro y más angustioso que darse de alta la víspera del primer encargo.