Chi è sostituto d'imposta e come si rilascia la Certificazione unica

Il 12 marzo 2026 la titolare di uno studio grafico di Bologna, una srl con tre dipendenti, riceve una PEC da un fotografo: nel 2025 lo studio gli ha pagato 4.000 € di compensi e ne ha trattenuti 800 € di ritenuta. Il fotografo chiede la sua Certificazione unica. In studio nessuno sa se la scadenza è il 16 marzo o il 30 aprile. La risposta è: tutte e due, per due documenti diversi.

Che cosa fa un sostituto d'imposta

Le schede dell'Agenzia delle Entrate non definiscono il sostituto in astratto: lo descrivono attraverso ciò che fa. Chi paga redditi di lavoro dipendente, o compensi per prestazioni di lavoro autonomo, trattiene al momento del pagamento una parte dell'IRPEF dovuta da chi riceve la somma, a titolo di acconto.

In pratica l'impresa si mette al posto del contribuente per una frazione della sua imposta. Il dipendente o il professionista incassa un importo già ridotto. La parte trattenuta non appartiene all'impresa: resta sul suo conto per qualche settimana, poi deve arrivare all'Erario con un versamento fatto a nome del sostituto.

Da questa descrizione discendono quattro obblighi che si ripetono ogni anno. Questo corso li segue nell'ordine in cui si presentano sul calendario di una piccola struttura: trattenere quando si paga, versare entro il termine mensile, certificare al percettore, dichiarare all'Agenzia.

• Trattenere: la ritenuta nasce all'atto del pagamento, non alla firma del contratto né all'arrivo della fattura
• Versare: le somme trattenute si versano con il modello F24 entro il 16 del mese successivo a quello del pagamento
• Certificare: a inizio dell'anno seguente si rilascia a ogni percettore la Certificazione unica
• Dichiarare: le ritenute operate si comunicano all'Agenzia con il modello 770, o con il sistema semplificato quando se ne hanno i requisiti

Quando una piccola struttura diventa sostituto

Non occorre essere una grande azienda. Una srl che assume il primo dipendente diventa sostituto con il primo stipendio pagato. Una ditta individuale in regime ordinario che salda la parcella di un commercialista, di un avvocato o di un traduttore lo diventa nel giorno del bonifico, anche se non ha alcun dipendente.

La scheda sul lavoro dipendente lo dice dei datori di lavoro che corrispondono redditi di lavoro dipendente e assimilati; quella sul lavoro autonomo lo ripete per chi corrisponde compensi a un professionista. In entrambi i casi l'obbligo nasce da un fatto preciso, il pagamento, e non da un'intenzione o da un documento contabile.

La scheda dei dipendenti ricorda che l'area degli assimilati è più larga di quanto sembri: vi rientrano, per esempio, i compensi dei soci di cooperative di produzione e lavoro e gli assegni periodici al coniuge. In una piccola impresa il caso tipico resta però lo stipendio, accanto alle parcelle dei professionisti.

Un'eccezione pesa molto nelle piccole strutture: il regime forfetario. Secondo la scheda dell'Agenzia sulle semplificazioni, chi applica il forfetario non opera le ritenute alla fonte, salvo quelle sui redditi di lavoro dipendente e assimilati. Un grafico forfettario che paga un consulente non gli trattiene dunque nulla.

Il forfettario non esce però del tutto dal quadro. Nella propria dichiarazione dei redditi deve indicare il codice fiscale delle persone a cui ha pagato somme senza ritenuta e l'importo di quelle somme. E quando assume un dipendente, per quello stipendio diventa sostituto come qualunque altro datore di lavoro.

C'è poi il caso rovesciato: il professionista forfettario che riceve il compenso. Non subisce la ritenuta d'acconto e deve consegnare al committente una dichiarazione che attesti che quel reddito è soggetto a imposta sostitutiva. Nella fattura elettronica l'Agenzia prevede una causale apposita per dire che l'operazione non è soggetta a ritenuta.

Come si costruisce la base della ritenuta, che cosa succede alla rivalsa INPS e quanto si bonifica al professionista è materia di un corso dedicato e del calcolatore della ritenuta d'acconto. Qui interessa ciò che viene dopo il bonifico: che cosa il sostituto deve fare, nel corso dell'anno, delle somme che ha trattenuto.

La Certificazione unica: che cosa attesta

Per il periodo d'imposta 2025 i sostituti usano la Certificazione unica 2026, o CU. L'Agenzia vi fa rientrare i redditi di lavoro dipendente e assimilati, quelli di lavoro autonomo, le provvigioni, i redditi diversi e i corrispettivi delle locazioni brevi. Il modello porta l'anno in cui si presenta, non quello dei pagamenti.

La scheda sulla certificazione delle ritenute fissa un contenuto minimo: l'importo complessivo delle somme e dei valori corrisposti, e poi le ritenute operate, le detrazioni d'imposta effettuate e i contributi previdenziali e assistenziali. Altri dati, come il contributo alla cassa professionale o l'IVA, si possono aggiungere ma non sono obbligatori.

Si certifica dunque il lordo corrisposto e la parte trattenuta, non il netto arrivato sul conto del percettore. È l'errore più comune di chi ricostruisce la CU partendo dall'estratto conto: il bonifico racconta solo ciò che è uscito, mentre la certificazione deve ricomporre l'intero importo e la ritenuta.

Per il percettore la CU non è una formalità. Il professionista residente sottrae le ritenute subite dall'IRPEF dovuta nella propria dichiarazione, e ha bisogno di un documento che le provi. Il dipendente ritrova nella CU la base della sua dichiarazione precompilata. Una CU sbagliata sposta l'errore sulla dichiarazione di un altro.

Sintetico al percettore, ordinario all'Agenzia

La CU esiste in due versioni con due destinatari. Il modello sintetico si rilascia al percettore delle somme. Il modello ordinario si trasmette all'Agenzia delle Entrate, solo in via telematica. Sono due documenti distinti che raccontano gli stessi pagamenti, e l'uno non sostituisce l'altro.

Modello, istruzioni, software di compilazione e procedura di controllo sono pubblicati ogni anno dall'Agenzia nella sezione dedicata alla CU. Le istruzioni sono un documento PDF che questo corso non ha letto: non ne riporta quindi il contenuto riga per riga. Il formulario collegato accompagna la compilazione sulle pagine descrittive che si leggono.

Le scadenze della CU 2026

La regola generale fissa una sola data per i due obblighi. Il sintetico va consegnato al percettore entro il 16 marzo 2026 e, entro la stessa data, l'ordinario va trasmesso all'Agenzia. Le eccezioni previste dalla scheda riguardano soltanto la trasmissione all'Agenzia, mai la consegna al percettore.

Prima eccezione: se una certificazione contiene soltanto compensi di lavoro autonomo svolto abitualmente come arte o professione, oppure provvigioni non occasionali di commissione, agenzia, mediazione, rappresentanza di commercio o procacciamento d'affari, la trasmissione all'Agenzia può arrivare fino al 30 aprile 2026.

Seconda eccezione: una certificazione composta soltanto da redditi esenti, o da redditi che non si dichiarano con la precompilata, può essere trasmessa entro il termine della dichiarazione dei sostituti. Quel termine è il 31 ottobre, che nel 2026 cade di sabato: la scheda dell'Agenzia indica perciò il 2 novembre 2026.

La parola che decide è «esclusivamente». L'eccezione si valuta una certificazione alla volta: la CU di un avvocato che ha ricevuto soltanto parcelle professionali può essere trasmessa entro il 30 aprile, mentre le CU dei dipendenti dello stesso studio seguono la regola del 16 marzo.

Attenzione anche all'aggettivo «abituale». Chi ha svolto per voi una prestazione occasionale non esercita un'arte o una professione in modo abituale: la sua certificazione non rientra nella prima eccezione e va trasmessa entro il 16 marzo, come quelle dei dipendenti.

Dalla CU al modello 770

La CU non chiude l'anno fiscale del sostituto. Il modello 770/2026, relativo all'anno d'imposta 2025, serve a comunicare in via telematica all'Agenzia le ritenute operate sui redditi di lavoro dipendente e assimilati, sui compensi di lavoro autonomo, sulle provvigioni e sui redditi diversi, oltre ad altre categorie rare in una piccola impresa.

La scheda del 770 lega i due adempimenti in modo esplicito: il 770 si può inviare solo se il sostituto ha già trasmesso la Certificazione unica nei termini previsti, che la stessa pagina riassume in 16 marzo, 30 aprile e 31 ottobre 2026. Una CU dimenticata a marzo blocca quindi anche la dichiarazione d'autunno.

Per le strutture molto piccole esiste una via più leggera. Dall'anno d'imposta 2025, il sostituto che paga soltanto redditi di lavoro dipendente, autonomo o assimilati, e che al 31 dicembre dell'anno precedente non superava cinque dipendenti, può aderire a un sistema semplificato di comunicazione dei dati, equiparato al 770.

Le modalità del sistema semplificato sono fissate da provvedimenti del Direttore dell'Agenzia che questo corso non ha letto. La soglia dei cinque dipendenti è una condizione, insieme al tipo di redditi pagati; prima di rinunciare al 770 conviene verificare con il proprio intermediario che il sistema sia davvero applicabile.

Resta un punto di metodo. CU e 770 raccontano gli stessi pagamenti visti da due lati, e i versamenti fatti con l'F24 durante l'anno ne sono il terzo. Se i tre insiemi non coincidono, l'errore c'è già: conviene cercarlo a febbraio, quando si preparano le CU, non a ottobre.