La Comunicazione trimestrale delle liquidazioni e l'acconto di dicembre

Una ferramenta di Treviso, trimestrale ordinaria, versa il 20 agosto 3.200 € di Iva del secondo trimestre e archivia la pratica. A fine ottobre il commercialista le chiede dove sia finita la Comunicazione dello stesso trimestre. Il denaro è arrivato all'Erario; i dati che lo spiegano no. Versare e comunicare sono due obblighi con due calendari, e il secondo scadeva il 30 settembre.

Versare non basta: che cosa si comunica

Il corso sulla liquidazione dell'Iva ha mostrato come si calcola il saldo di un mese o di un trimestre e come lo si versa con l'F24. Qui si parte da quel saldo già calcolato. La domanda non è più quanto pagare, ma che cosa l'impresa deve raccontare all'Agenzia su ciascuna liquidazione.

L'obbligo nasce dall'articolo 21-bis del decreto legge 78 del 2010. La scheda dell'Agenzia lo riassume così: i soggetti passivi Iva presentano il modello Comunicazione delle liquidazioni periodiche Iva per comunicare i dati contabili riepilogativi delle liquidazioni periodiche dell'imposta.

Il modello non sostituisce nulla. Non è un versamento e non è la dichiarazione annuale. È un riepilogo intermedio, che mette a disposizione dell'Agenzia, trimestre dopo trimestre, i numeri su cui si fondano i versamenti. Un'impresa può versare puntualmente e restare inadempiente, come la ferramenta dell'esempio iniziale.

Anche il contribuente mensile presenta la Comunicazione ogni tre mesi. Le specifiche tecniche richiedono, per ciascun invio, i dati delle operazioni di liquidazione effettuate nel trimestre di riferimento. Per un mensile sono dunque tre liquidazioni, riportate una accanto all'altra nello stesso file.

Chi è esonerato, e quando il modello non serve

L'esonero segue una regola unica. Ne è fuori chi non deve presentare la dichiarazione annuale Iva, oppure non deve eseguire liquidazioni periodiche, a patto che questa situazione resti tale per tutto l'anno. Chi non liquida non ha nulla da riepilogare.

Il caso più frequente tra i piccoli operatori è il regime forfetario. L'elenco dei contribuenti esonerati dalla dichiarazione Iva vi include chi si è avvalso del regime per tutto l'anno d'imposta. Combinando le due regole, il forfetario che resta tale per l'intero anno non presenta nemmeno la Comunicazione.

La condizione finale conta. Un'impresa che esce dal regime in corso d'anno inizia a liquidare l'Iva e ricade nell'obbligo per i trimestri successivi. L'esonero non si decide una volta per tutte a gennaio: si verifica a ogni trimestre, sulla situazione effettiva.

Esiste poi un esonero di fatto. L'Agenzia precisa che l'obbligo di invio non ricorre in assenza di dati da indicare. Un trimestre senza operazioni attive né passive non richiede alcun file, perché non c'è alcuna liquidazione da riassumere.

L'eccezione è sottile e costa cara a chi la ignora. L'obbligo sussiste quando occorre evidenziare il riporto di un credito proveniente dal trimestre precedente. Un trimestre vuoto che eredita un credito va comunicato lo stesso, perché quel credito deve comparire per poter essere usato più avanti.

Dove vanno i numeri: il quadro VP

Il modello si compila per righi del quadro VP. Le risposte dell'Agenzia alle domande frequenti ne nominano cinque che bastano a una piccola impresa: VP2 per l'imponibile delle operazioni attive, VP3 per quello delle operazioni passive, VP4 per l'Iva esigibile, VP5 per l'Iva detratta e VP8 per il credito del periodo precedente.

• VP2: imponibile delle operazioni attive del periodo
• VP3: imponibile delle operazioni passive, cioè degli acquisti
• VP4: Iva esigibile, l'imposta sulle vendite divenuta dovuta nel periodo
• VP5: Iva detratta, l'imposta sugli acquisti per cui la detrazione è esercitata nel periodo
• VP8: credito del periodo precedente, per il suo intero importo

Sul rigo VP8 l'Agenzia è netta. Va indicato l'intero importo del credito del periodo precedente, non solo la quota effettivamente usata in detrazione. Si toglie soltanto l'eventuale quota chiesta a rimborso o in compensazione con il modello Iva TR, che ha già preso un'altra strada.

Gli acquisti in reverse charge sono la prima trappola. Chi compra ed è debitore dell'imposta, per esempio in un acquisto intracomunitario, non mette quell'imponibile tra le operazioni attive del rigo VP2. Lo indica tra le passive in VP3, e riporta l'imposta sia in VP4 sia in VP5, in quest'ultimo solo se detraibile.

Il ragionamento è simmetrico dal lato di chi vende. Il cedente che emette una fattura senza imposta perché il debitore è il cliente comprende comunque quell'imponibile nel rigo VP2. L'operazione esiste nel suo fatturato anche se l'Iva la liquiderà un altro.

La seconda trappola riguarda le fatture con Iva a esigibilità differita. L'imponibile va nel rigo VP2 del mese o del trimestre in cui l'operazione è effettuata. L'imposta, invece, va nel rigo VP4 del periodo in cui diventa esigibile. Imponibile e imposta della stessa fattura possono quindi finire in due Comunicazioni diverse.

Il secondo modulo ritroverà questa regola a proposito dell'Iva per cassa, dove lo scarto tra fattura e incasso è la norma e non l'eccezione. Conviene fissarla ora: il rigo VP2 segue l'operazione, il rigo VP4 segue l'esigibilità.

Quattro Comunicazioni accanto ai versamenti

La regola generale è una sola. Il modello va presentato esclusivamente per via telematica, direttamente dal contribuente o tramite intermediari abilitati, entro l'ultimo giorno del secondo mese successivo a ogni trimestre. Il primo trimestre si comunica quindi entro il 31 maggio e il terzo entro il 30 novembre.

Il secondo trimestre fa eccezione. Per la regola generale scadrebbe a fine agosto; la scheda fissa invece il termine al 30 settembre. È la data che la ferramenta dell'esempio aveva mancato, convinta che il versamento del 20 agosto chiudesse il trimestre.

Il quarto trimestre ha due strade. Si può presentare da solo, entro la fine di febbraio dell'anno successivo. In alternativa, i suoi dati si comunicano con la dichiarazione annuale Iva, che in quel caso deve essere presentata entro il mese di febbraio invece che nel termine ordinario.

Un'ultima regola sposta le date. Se il termine cade di sabato o in un giorno festivo, è prorogato al primo giorno feriale successivo. Nel 2026 il 28 febbraio era un sabato, e l'Agenzia ha indicato il 2 marzo come termine effettivo per chi comunicava il quarto trimestre con la dichiarazione.

La tabella mostra perché i due obblighi si confondono. Per i primi tre trimestri il versamento del trimestrale ordinario cade due mesi dopo la fine del trimestre, il giorno 16; la Comunicazione cade anch'essa due mesi dopo, ma l'ultimo giorno del mese. Stesso mese, due giorni diversi, due adempimenti distinti.

Preparare, firmare e trasmettere il file

La Comunicazione è un file xml conforme alle specifiche tecniche approvate con il provvedimento del 21 marzo 2018. Deve contenere i dati identificativi del soggetto, i dati delle liquidazioni del trimestre e quelli dell'eventuale dichiarante. Si può produrre con il software gratuito dell'Agenzia o con un programma di mercato conforme.

Il file va firmato digitalmente, e l'Agenzia ammette tre sistemi alternativi. Un certificato di firma qualificata, la firma basata sui certificati dell'Agenzia disponibile su Desktop Telematico ed Entratel Multifile, oppure la funzione di sigillo dell'interfaccia web Fatture e Corrispettivi.

Chi segue più clienti può raccogliere più Comunicazioni in una cartella compressa zip. In quel caso si possono firmare i singoli file oppure soltanto la cartella. Prima dell'invio, il software di controllo verifica che il file sia formalmente corretto; è disponibile anche dentro Fatture e Corrispettivi.

Per trasmettere restano tre canali. La funzione dedicata nell'interfaccia web Fatture e Corrispettivi, uno dei canali già accreditati con il Sistema di interscambio per la fatturazione elettronica, oppure un canale accreditato apposta per le comunicazioni Iva e i dati fattura.

L'acconto di dicembre: chi lo deve

Il 27 dicembre è il termine ultimo per versare l'acconto Iva sulle liquidazioni di chiusura dell'ultimo mese o dell'ultimo trimestre dell'anno. Il corso sulla liquidazione ne ha dato il principio; questo paragrafo si occupa di chi lo deve davvero e di come scegliere il metodo.

In linea di principio sono obbligati tutti i contribuenti Iva, tranne quelli che non sono tenuti alle liquidazioni periodiche, mensili o trimestrali. Il forfetario per tutto l'anno è quindi fuori, per la stessa ragione per cui è fuori dalla Comunicazione.

Un secondo gruppo è esonerato perché gli manca la base del calcolo. Sono i soggetti privi sia del dato storico sia di quello previsionale. L'Agenzia porta tre esempi, e tutti e tre si riconoscono guardando i registri dell'anno precedente e di quello in corso.

• Chi ha iniziato l'attività nell'anno, o l'ha cessata entro il 30 novembre se mensile ed entro il 30 settembre se trimestrale
• Chi ha chiuso il periodo d'imposta precedente a credito, anche se ha chiesto il rimborso
• Chi, pur avendo versato per dicembre o per l'ultimo trimestre dell'anno precedente, prevede di chiudere l'anno in corso con un'eccedenza detraibile

Resta la soglia di importo. Non sono obbligati al versamento i contribuenti per i quali l'acconto dovuto non supera 103,29 euro. La formula è non superiore: un acconto esattamente pari alla soglia non si versa, uno che la supera di un centesimo si versa per intero.

L'elenco degli esonerati comprende infine alcune categorie: chi ha effettuato solo operazioni non imponibili, esenti o non soggette, alcuni produttori agricoli, le attività di spettacoli e giochi in regime speciale, e l'imprenditore individuale che ha dato in affitto l'unica azienda entro il 30 settembre o il 30 novembre.

Tre metodi, una scelta di convenienza

L'Agenzia lascia scegliere tra tre metodi in base alla convenienza. Non c'è un metodo di riferimento e uno di ripiego: sono tre modi legittimi di stimare lo stesso versamento, e l'impresa può calcolarli tutti e versare quello più basso.

Il metodo storico guarda indietro. Parte da quanto l'impresa ha versato, o avrebbe dovuto versare, per il medesimo mese o trimestre dell'anno prima. Per il mensile è il debito della liquidazione di dicembre; per il trimestrale ordinario è il debito risultante dalla dichiarazione annuale; per il trimestrale speciale è la liquidazione del quarto trimestre.

Un dettaglio rovescia molti calcoli fatti a mano. La base storica si prende al lordo dell'acconto dovuto per l'anno precedente. Se lo scorso dicembre il saldo netto versato era basso perché vi si era scalato l'acconto, non è quel saldo netto a contare: bisogna rimettervi l'acconto.

Il metodo previsionale guarda avanti. Si stima l'Iva che si dovrà versare per dicembre, in dichiarazione annuale o per il quarto trimestre, secondo il tipo di contribuente, e se ne versa l'88 %. Per rendere il dato confrontabile con quello storico, la stima si considera al netto dell'eccedenza detraibile riportata dal periodo precedente.

Il previsionale è il metodo di chi vede l'attività ridursi. Poggia però su una stima che l'impresa deve poter giustificare. Conviene conservare il foglio di calcolo, con le fatture già emesse e quelle attese, accanto alla ricevuta dell'F24.

Il metodo analitico non stima: liquida. Si fa un'apposita liquidazione che comprende l'Iva delle fatture emesse annotate dal 1° dicembre al 20 dicembre per i mensili, o dal 1° ottobre al 20 dicembre per i trimestrali. Vi si aggiungono le operazioni effettuate dal 1° novembre al 20 dicembre ma non ancora registrate o fatturate.

Dal lato degli acquisti, la stessa liquidazione sottrae l'Iva delle fatture annotate nel registro acquisti negli stessi intervalli: dal 1° dicembre per i mensili, dal 1° ottobre per i trimestrali, sempre fino al 20 dicembre. L'acconto è il 100 % del risultato.

L'analitico costa lavoro nella settimana più affollata dell'anno, perché i registri devono essere aggiornati al 20 dicembre. Ripaga quando l'ultimo scorcio d'anno è debole o ricco di acquisti. Lo storico non richiede calcoli ma fotografa un anno che può non assomigliare a quello in corso.

Versare l'acconto e poi scalarlo

L'acconto si versa con il modello F24 in modalità esclusivamente telematica. I codici tributo sono due: 6013 per i contribuenti mensili e 6035 per quelli trimestrali. L'importo dovuto può essere compensato nello stesso F24 con crediti di imposte o contributi di cui l'impresa dispone.

Il trimestrale ordinario non aggiunge all'acconto la maggiorazione dell'1 % che grava sulle sue liquidazioni. La scheda lo dice espressamente, a differenza di quanto previsto per i versamenti periodici. Chi riusa per abitudine il foglio del trimestre rischia di versare un interesse non dovuto.

L'acconto non è un'imposta in più: è un anticipo da recuperare. Il mensile lo sottrae dall'Iva da versare per dicembre; il trimestrale ordinario lo sottrae in dichiarazione annuale; il trimestrale speciale lo sottrae da quanto dovuto per il quarto trimestre. Dimenticarlo significa pagare due volte la stessa imposta.

Il calcolatore acconto-iva mette a confronto i tre metodi sugli importi inseriti, applica la soglia di 103,29 euro e indica il codice tributo. Non stabilisce se l'impresa rientri in un caso di esonero soggettivo: quella verifica resta sui registri e sull'elenco dell'Agenzia.