Depositare il bilancio al Registro delle imprese: termine, costi e sanzioni

Andrea, amministratore unico di una piccola SRL edile, ha approvato il bilancio il 25 giugno e ha messo il deposito in agenda «per fine luglio». Il 3 agosto il commercialista gli spiega che il termine era scaduto e che, oltre ai 127,50 € di diritti e bollo, dovrà pagare una sanzione con il modello F23.

Trenta giorni dall'approvazione

Il termine di deposito è breve e non ha eccezioni per la SRL. Le Camere di commercio di Genova e di Cagliari-Oristano lo indicano allo stesso modo: il bilancio va depositato al Registro delle imprese entro 30 giorni dalla data di approvazione, cioè dalla data del verbale dell'assemblea che lo ha approvato.

Il deposito non è una formalità da rimandare. Fino a quando il bilancio non compare nel Registro, chi consulta la visura della società trova l'ultimo bilancio depositato, magari di due anni prima. Per una banca che valuta un fido o per un grande cliente che qualifica i fornitori, un buco di questo tipo pesa.

La Camera delle Marche aggiunge un punto che sembra ovvio ma non lo è: non accetta il deposito di bilanci non approvati dall'assemblea dei soci. Il progetto preparato dagli amministratori non basta, anche se il commercialista lo ha già trasformato in XBRL. Il deposito arriva sempre dopo il voto dei soci.

Come si contano i trenta giorni

Genova spiega il metodo. Il conteggio parte dal giorno successivo a quello del verbale; quando il trentesimo giorno cade di sabato o in un giorno festivo, la scadenza si sposta al primo giorno lavorativo successivo. La data del verbale, quindi, è il dato da annotare subito.

Conviene lavorare al contrario. Si fissa la data dell'assemblea, si conta la scadenza del deposito e si organizza la raccolta delle firme digitali prima del voto. Un'assemblea a fine giugno, con amministratori e sindaci in ferie a luglio, è il modo più sicuro per trovarsi senza firme all'ultimo giorno.

Andrea, nel caso che apre questo modulo, aveva scritto in agenda una data generica, «fine luglio», invece della scadenza calcolata. È l'errore più comune e il più facile da evitare: la sera stessa dell'assemblea si conta la scadenza, si controlla il giorno della settimana e si fissa l'invio con qualche giorno di anticipo.

Chi firma il deposito

La strada più comune passa dal commercialista. L'articolo 31 della legge 340 del 2000, citato dalle Camere di Genova e delle Marche, consente agli iscritti all'Ordine dei dottori commercialisti e degli esperti contabili, incaricati dal legale rappresentante e dotati di firma digitale, di depositare i bilanci per conto della società.

In quel caso il professionista firma la pratica e i documenti, e inserisce nella distinta una dichiarazione: di essere iscritto all'Ordine, di non avere procedimenti disciplinari che comportino la sospensione e di aver ricevuto l'incarico. Con il certificato di ruolo rilasciato dall'Ordine alcuni dati dell'iscrizione possono essere omessi.

L'alternativa è la firma dell'amministratore. La Camera delle Marche distingue due casi: se ogni soggetto firma digitalmente il proprio documento, il bilancio l'organo amministrativo, il verbale presidente e segretario, la relazione i sindaci; oppure se un solo amministratore firma la distinta e le copie per immagine degli originali cartacei, con la dicitura di conformità.

Chi si affida a un intermediario che non è commercialista, come un'agenzia o un'associazione, deve comunque firmare. Genova precisa che in quel caso l'amministratore firma digitalmente la pratica e tutti gli allegati, e l'intermediario appone la propria firma soltanto sulla distinta. La procura speciale cartacea non è più accettata.

Qualunque sia la strada, la firma resta personale. Un commercialista che deposita per molte società usa la propria firma e il proprio incarico; un amministratore che fa da sé usa il proprio dispositivo. Ciò che non esiste più è la soluzione intermedia di un tempo, la firma a mano su un modulo di procura consegnato all'agenzia.

DIRE e Telemaco: la pratica telematica

Il deposito si fa esclusivamente per via telematica. La Camera di Roma lo ricollega all'articolo 31 della legge 340 del 2000: i bilanci si depositano in formato digitale, per via telematica o su supporto informatico. In pratica la strada normale è l'invio attraverso Telemaco, il servizio del sistema camerale.

Per compilare la pratica il sistema camerale offre DIRE, Depositi e Istanze Registro Imprese: un servizio web che non richiede installazioni e che imposta automaticamente la compilazione per adempimenti. Si raggiunge dall'area personale di Telemaco, alla voce degli strumenti per i bilanci. Esistono anche Fedra e soluzioni di mercato aggiornate.

Ogni anno Unioncamere pubblica il manuale operativo della campagna bilanci, che le Camere mettono a disposizione con le istruzioni tecniche; Genova rinvia a quello del 2026. È il documento da tenere aperto durante la compilazione, perché dettaglia codici, modelli e casi particolari che le pagine riassuntive non riportano.

Quanto costa depositare

Il deposito ha due voci di costo. La prima sono i diritti di segreteria: la Camera di Genova indica 62,50 € per il deposito del bilancio d'esercizio, con o senza elenco soci. L'importo comprende il contributo per l'Organismo Italiano di Contabilità, passato da 2,40 € a 2,50 € con un decreto del 22 settembre 2025.

La seconda è l'imposta di bollo, stabilita per l'intera pratica nella misura fissa di 65,00 €. Per una SRL ordinaria la spesa complessiva è quindi di 127,50 €, prelevati dal fondo prepagato di Telemaco al momento dell'invio. Il deposito del bilancio consolidato insieme a quello d'esercizio è esente da entrambe le voci.

Se la società deposita anche il bilancio consolidato, Genova chiede due pratiche separate, presentate insieme e con un richiamo reciproco nel campo note. È questa contestualità a rendere il consolidato esente da diritti e bollo: depositato in un altro momento, pagherebbe come una pratica autonoma.

Alcune società pagano meno. Genova indica che le start-up innovative sono esenti da diritti di segreteria e da imposta di bollo per i primi cinque anni dall'atto costitutivo, e che le PMI innovative sono esenti dal bollo. Le cooperative sociali pagano 32,50 € di diritti e nessun bollo.

Correggere un bilancio già inviato

Un errore scoperto dopo l'invio si corregge in due modi, a seconda del punto in cui si trova la pratica. Se l'ufficio non l'ha ancora evasa, la Camera delle Marche consente un reinvio con riferimento al protocollo già assegnato. Il reinvio non comporta nuovi diritti né nuovo bollo, già pagati con la pratica iniziale.

Quando l'ufficio lo chiede in istruttoria, occorre selezionare la casella «reinvio» e citare il numero di protocollo della pratica da integrare. Così l'ufficio collega la correzione alla pratica originaria, invece di trattarla come un deposito nuovo.

Se invece il bilancio è già stato evaso e reso consultabile, la correzione richiede una pratica nuova: un bilancio completo, con un nuovo verbale di assemblea che approva il bilancio corretto. Paga diritti e bollo ordinari e va depositato entro 30 giorni dal nuovo verbale. Nel Registro restano visibili entrambi i bilanci.

Mentre la pratica è in istruttoria, conviene seguirla. La Camera di Cagliari-Oristano rinvia al SARI, sezione bilanci, per le informazioni sulla predisposizione, e a un servizio di solleciti per chiedere l'evasione urgente di una pratica. Un fido bancario in attesa del bilancio depositato è un buon motivo per usarlo.

Il deposito tardivo e la sanzione

Chi supera i trenta giorni deposita comunque, ma paga una sanzione. La Camera di Genova la descrive come sanzione erariale da versare con il modello F23, codice tributo 741T, ufficio Age, causale PA. L'importo è dovuto per ogni legale rappresentante, non una volta sola per la società.

La misura dipende dal ritardo. Se il bilancio è depositato entro i 30 giorni successivi alla scadenza, la sanzione è di 91,56 € per ogni legale rappresentante; oltre quei 30 giorni sale a 274,66 €. Una SRL con due amministratori che la rappresentano paga quindi il doppio di una con amministratore unico.

La sanzione si aggiunge ai costi ordinari, che restano dovuti per intero. Per un amministratore unico che deposita con qualche giorno di ritardo, la spesa passa da 127,50 € a 219,06 €. Nessuna somma è enorme, ma è denaro speso per non aver annotato una data.

Il ritardo più lungo costa quasi il triplo. Una società con due legali rappresentanti che deposita oltre i trenta giorni successivi alla scadenza paga 274,66 € per ciascuno, cioè 549,32 €, oltre ai 127,50 € ordinari. A quel punto la sanzione vale più di quattro volte il costo del deposito.

Il bilancio finale di liquidazione

C'è un bilancio che segue un'altra strada. Il bilancio annuale non si trasmette con la Comunicazione Unica, ma il bilancio finale di liquidazione sì: le Camere delle Marche e di Cagliari-Oristano lo includono tra gli adempimenti della ComUnica. Il modello da usare non è il B dei bilanci ordinari, ma l'S3.

Il bilancio finale chiude la vita della società e prepara la cancellazione dal Registro. Per questo passaggio alcune Camere accettano ancora la procura cartacea, trattandosi dell'ultimo adempimento. Negli altri casi vale la regola generale: chi è obbligato, compreso il liquidatore, firma con il proprio dispositivo digitale.

Una lista di controllo prima dell'invio

• Data del verbale annotata e scadenza calcolata dal giorno successivo, con l'eventuale slittamento
• File XBRL verificato, verbale e relazioni in PDF/A, tutti firmati digitalmente dai soggetti giusti
• Diciture sul bollo virtuale e sulla conformità agli originali riportate in calce ai documenti
• Distinta firmata dal dichiarante corretto, con la dichiarazione del professionista se è lui a presentare
• Fondo Telemaco sufficiente per 62,50 € di diritti e 65,00 € di bollo

Una pratica che supera questa lista arriva all'ufficio completa, e di solito viene evasa senza richieste di correzione. Se una correzione arriva comunque, il diario della pratica dice che cosa manca: si risponde con un reinvio sullo stesso protocollo, senza pagare di nuovo diritti e bollo.