Dall'esercizio chiuso al bilancio approvato: termini e documenti

Sara e Luca hanno una SRL di consulenza informatica che ha chiuso il 2025 con 40.000 € di utile. A metà maggio Luca chiede se è il momento di preparare il bilancio. Sara controlla lo statuto e scopre che la proroga a 180 giorni non c'è: il termine per approvarlo era già scaduto a fine aprile.

Chi deposita il bilancio ogni anno

Il bilancio d'esercizio di una SRL non resta nei cassetti della società. Una volta approvato dai soci, va depositato presso il Registro delle imprese, dove chiunque può consultarlo. È così che un fornitore, una banca o un potenziale cliente valutano la solidità di un'impresa con cui intendono lavorare.

La Camera di commercio di Roma elenca i soggetti obbligati al deposito annuale del bilancio: società a responsabilità limitata, società per azioni, società in accomandita per azioni, società cooperative, società estere con sede in Italia, GEIE, consorzi con qualifica di confidi, reti di imprese con soggettività giuridica, aziende speciali e start-up innovative.

Non tutti depositano la stessa cosa. I consorzi con attività esterna e le reti con personalità giuridica depositano una situazione patrimoniale, e non il bilancio. Le Camere di Genova e di Cagliari-Oristano fissano per loro un termine di due mesi dalla chiusura dell'esercizio, indipendentemente dalla data in cui i consorziati approvano.

La Camera di Roma indica tra gli obbligati al bilancio consolidato, secondo l'articolo 25 del decreto legislativo 127 del 1991, anche la SRL che controlla un'altra impresa; le condizioni precise vanno verificate con il consulente. Per la piccola SRL senza partecipazioni, che è il caso di questo corso, resta il solo bilancio d'esercizio.

Le ditte individuali e le società di persone comuni non compaiono nell'elenco dei soggetti obbligati al deposito annuale. Tengono la contabilità e presentano le dichiarazioni fiscali, ma il loro rendiconto non finisce in una pratica di deposito. È una delle differenze pratiche tra le forme giuridiche, discussa nel corso sulla scelta tra ditta individuale e SRL.

Il termine per approvare: 120 o 180 giorni

Il bilancio lo prepara l'organo amministrativo, ma lo approvano i soci. Per la SRL il riferimento è l'articolo 2478-bis del codice civile. La Camera di commercio delle Marche ne riassume il contenuto: l'approvazione deve avvenire entro 120 giorni dalla chiusura dell'esercizio, oppure entro 180 giorni se la proroga è prevista dallo statuto.

Il conteggio parte dal giorno di chiusura dell'esercizio. Per una società che chiude il 31 dicembre 2025, i 120 giorni finiscono il 30 aprile 2026. Se lo statuto consente la proroga, il limite si sposta a 180 giorni, cioè al 29 giugno 2026. La clausola deve esserci già: non si inventa a primavera.

Prima di tutto, quindi, si rilegge lo statuto. Molte società lo hanno copiato da un modello anni fa e non sanno che cosa preveda sulla proroga. Scoprirlo a fine aprile, come nel caso di Sara e Luca, lascia solo la possibilità di convocare in fretta i soci o di documentare un ritardo.

Non tutte le società chiudono il 31 dicembre. Se l'esercizio termina il 30 giugno, i 120 giorni si contano da quella data, e allo stesso modo si sposta tutto il calendario che ne dipende. Lo statuto indica la data di chiusura: è il primo dato da verificare, prima ancora della clausola di proroga.

Se l'assemblea approva in ritardo

Capita che il bilancio sia approvato oltre il termine, per esempio perché la prima assemblea è andata deserta. La Camera delle Marche chiede in questo caso di corredare la pratica di deposito con documentazione che dimostri che l'assemblea era stata comunque convocata nei termini di legge.

Per Sara e Luca la situazione è ancora recuperabile solo se, prima del 30 aprile, qualcuno aveva convocato i soci. Se nessuno lo ha fatto, la convocazione tardiva non si può documentare come tempestiva, e la pratica di deposito mostrerà un'approvazione fuori termine senza giustificazione. Per questo la data della convocazione conta quanto quella del voto.

• Il verbale dell'assemblea convocata nei termini, da cui risulti che era deserta o che non si è raggiunto il quorum
• In alternativa, l'indicazione nelle premesse del verbale di approvazione delle assemblee precedenti convocate nei termini, con le date e l'esito

La stessa Camera ricorda che l'articolo 2631 del codice civile prevede una sanzione per gli amministratori che omettono di convocare l'assemblea nei casi previsti dalla legge o dallo statuto. La pagina non ne indica la misura, e questo corso non la quantifica. Il messaggio pratico è chiaro: la convocazione tempestiva va fatta, e va conservata la prova.

Il ritardo nell'approvazione non allunga il termine di deposito oltre la regola ordinaria. Una volta approvato, il bilancio si deposita comunque entro trenta giorni dal verbale di approvazione, come spiega il secondo modulo. Un'approvazione tardiva non autorizza quindi un deposito ancora più tardivo.

I documenti del bilancio da depositare

La Camera di commercio di Genova elenca i file che compongono la pratica di deposito. Il cuore è il prospetto contabile con la nota integrativa, in formato XBRL. Accanto ci sono il verbale dell'assemblea che ha approvato il bilancio e le relazioni che la legge richiede, in formato PDF/A.

Tutti i file presenti nella pratica devono essere firmati digitalmente. Le piccole società che redigono il bilancio in forma abbreviata, secondo l'articolo 2435-bis del codice civile, sono dispensate dalla relazione sulla gestione. I limiti dimensionali che consentono l'abbreviato non sono riportati dalle pagine consultate: vanno verificati con il consulente.

Sui documenti vanno riportate alcune diciture. Genova indica quella sull'imposta di bollo assolta in modo virtuale tramite la Camera, e la dichiarazione di conformità dei file XBRL e PDF/A agli originali conservati presso la società, firmata dall'amministratore o dal professionista incaricato. Ogni Camera pubblica le proprie formule esatte.

Le firme richieste dipendono da chi ha prodotto ciascun documento. La Camera delle Marche fa l'esempio della presentazione a cura dell'amministratore: il bilancio è firmato dall'organo amministrativo, il verbale dal presidente e dal segretario dell'assemblea, la relazione del collegio sindacale da tutti i sindaci. Ognuno deve avere una firma digitale funzionante.

Il formato XBRL e le tassonomie

XBRL è un linguaggio informatico che rende il bilancio leggibile dalle macchine: ogni voce porta un'etichetta standard, così le banche dati camerali possono confrontare i conti di migliaia di società. Il bilancio non si allega quindi come semplice documento impaginato, ma come file strutturato secondo una tassonomia.

Le Camere di Genova, delle Marche e di Cagliari-Oristano indicano le sole tassonomie ammesse: la versione 2018-11-04 per i bilanci degli esercizi iniziati dal 1° gennaio 2016 in poi, la versione 2015-12-14 per quelli iniziati prima. Ogni altra tassonomia è dismessa e il deposito non viene accettato.

Prima di inviare conviene controllare il file. La Camera di Cagliari-Oristano segnala TEBENI, un servizio online di Infocamere che verifica la correttezza formale dell'istanza XBRL prima della spedizione. Un errore scoperto qui costa pochi minuti; scoperto dall'ufficio durante l'istruttoria, costa una richiesta di correzione.

L'elenco soci riguarda le società per azioni

Con il bilancio le società per azioni depositano anche l'elenco dei soci alla data di approvazione, oppure ne confermano uno invariato. La Camera delle Marche precisa che questo deposito riguarda unicamente le società per azioni, le accomandite per azioni e le società consortili per azioni. La SRL non lo presenta.

Per le società per azioni la Camera di Genova dettaglia la regola: se l'elenco non è cambiato rispetto all'anno precedente si conferma; se è cambiato si allega un nuovo modello S con i trasferimenti di azioni; al primo bilancio i soci si elencano comunque con il modello S. Per una SRL, niente di tutto questo.

Le scadenze che dipendono dall'approvazione

La data di approvazione non conta solo per il Registro. La scheda dell'Agenzia delle Entrate stabilisce che le società di capitali hanno tempo fino alla fine del decimo mese dopo la chiusura dell'esercizio per inviare il modello Redditi SC: quando l'esercizio coincide con l'anno solare, la data è il 31 ottobre.

Anche il diritto annuale alla Camera di commercio si aggancia al calendario fiscale. La Camera di Bologna indica come scadenza quella del primo acconto delle imposte sui redditi, e precisa che il termine è diverso in caso di proroga dell'approvazione del bilancio o di esercizio non coincidente con l'anno solare.

La regola del decimo mese vale anche per gli esercizi non solari. Una SRL che chiude il 30 giugno 2026 presenta il Redditi SC entro l'ultimo giorno del decimo mese successivo, cioè entro il 30 aprile 2027. Chi cambia la data di chiusura deve quindi ricostruire l'intero calendario fiscale della società.

Il bilancio approvato è anche il punto di partenza del calcolo delle imposte: il reddito imponibile IRES si ottiene dall'utile di bilancio con le variazioni previste dalle norme fiscali. Il corso sull'imposta sulle società della SRL segue quel passaggio; qui conta ricordare che senza bilancio approvato manca la base di tutto il resto.

La scheda dell'Agenzia delle Entrate sulla base imponibile lo dice espressamente: per le società si parte dall'utile o dalla perdita risultante dal bilancio, e in dichiarazione si apportano le variazioni in aumento o in diminuzione previste dalla normativa fiscale. Un bilancio sbagliato porta con sé una dichiarazione sbagliata.

Prima dell'assemblea: una lista di controllo

• Verificare nello statuto la data di chiusura dell'esercizio e la clausola di proroga a 180 giorni
• Fissare l'assemblea con margine rispetto al termine, prevedendo una seconda convocazione
• Far preparare il prospetto contabile e la nota integrativa in XBRL con la tassonomia corretta
• Controllare che amministratori, presidente, segretario e sindaci abbiano una firma digitale valida
• Decidere prima del voto chi trasmetterà la pratica: il commercialista incaricato o l'amministratore
• Alimentare il fondo prepagato di Telemaco per diritti e bollo

La lista sembra lunga, ma ogni voce corrisponde a un problema visto spesso dagli uffici del Registro. La maggior parte dei ritardi non nasce dal bilancio in sé, che il commercialista ha pronto da settimane, ma da una firma digitale scaduta, da un sindaco irraggiungibile o da un fondo Telemaco vuoto.

Chi gestisce una piccola SRL da solo, senza collegio sindacale, ha la vita più semplice: una firma, un verbale, un invio. Ma proprio perché tutto dipende da una persona, conviene segnare in agenda le tre date chiave: il termine di approvazione, il giorno dell'assemblea e l'ultimo giorno utile per il deposito.