Aprire la partita IVA: il modello AA9/12, i trenta giorni e i canali di invio

Davide, traduttore a Bologna, ha incassato il suo primo compenso di 1.200 € da un'agenzia e solo allora si è chiesto se gli servisse una partita IVA. La domanda andava posta prima, e in un'altra forma: quando è iniziata l'attività? Da quel giorno corrono trenta giorni per presentare il modello AA9/12, e il conteggio non aspetta la prima fattura.

Chi apre la partita IVA con l'AA9/12

La partita IVA è il numero con cui l'Agenzia delle Entrate identifica chi esercita un'attività d'impresa, un'arte o una professione. Per una persona fisica si ottiene con una dichiarazione di inizio attività, e lo stesso strumento serve poi a comunicare ogni variazione e la cessazione. Questo corso segue il caso della persona fisica.

Lo strumento dipende dall'attività. Per un'attività professionale, o per un'altra attività per la quale non è obbligatoria l'iscrizione al Registro delle imprese o al REA, la persona fisica compila il modello AA9/12 e lo presenta all'Agenzia delle Entrate. È la strada del consulente, del traduttore, dello psicologo, dell'architetto.

Chi avvia un'attività d'impresa o artigianale segue un'altra via: la Comunicazione Unica d'impresa, un servizio di Infocamere che riunisce in un solo invio gli adempimenti per aprire la partita IVA e l'iscrizione al Registro delle imprese o al REA. In quel caso l'apertura non passa da un AA9/12 presentato all'Agenzia.

I soggetti diversi dalle persone fisiche, come le società, usano il modello AA7/10. Se sono tenuti all'iscrizione al Registro delle imprese o al REA, lo compilano all'interno della Comunicazione Unica. Il resto del modulo riguarda soltanto la persona fisica che apre come professionista o come lavoratore autonomo non iscritto al Registro.

La distinzione non è sempre ovvia. Un fotografo che lavora su commissione come professionista e uno che apre un negozio con laboratorio possono fare lo stesso mestiere e seguire strade diverse: decide se l'attività richiede l'iscrizione al Registro delle imprese. Nel dubbio, la domanda va chiarita prima di scegliere il modello, non dopo.

Il termine di trenta giorni

La scheda dell'Agenzia è netta: il modello AA9/12 va presentato entro 30 giorni dalla data di inizio dell'attività. Il conteggio parte dal giorno dell'avvio. Chi comincia il 2 marzo ha tempo fino al 1° aprile; chi comincia il 16 settembre, fino al 16 ottobre. Lo stesso termine vale per variazioni e cessazione.

Il canale scelto incide sulla data che conta. Via PEC e per raccomandata la dichiarazione si considera presentata nel giorno in cui risulta spedita, non in quello in cui l'ufficio la riceve o la protocolla. Chi spedisce l'ultimo giorno utile è quindi nei termini, purché conservi la prova della spedizione.

La scheda non indica le conseguenze di una presentazione oltre il termine, e questo corso non le quantifica. La regola pratica resta semplice: annotare per iscritto la data di inizio dell'attività e presentare il modello con qualche giorno di margine rispetto al trentesimo, senza affidarsi all'ultima sera utile.

Il termine corre anche per chi non ha ancora incassato nulla. Un professionista che comincia un incarico a inizio mese, con la fattura prevista a lavoro finito, conta i trenta giorni dall'avvio dell'incarico, non dalla fattura: chi aspetta il primo pagamento per aprire la partita IVA rischia di trovarsi fuori termine.

Quattro canali per presentare il modello

Il modello AA9/12 si può predisporre con il software di compilazione messo a disposizione dall'Agenzia delle Entrate, e poi presentare in quattro modi. La scelta dipende dagli strumenti di cui si dispone: una casella PEC e una firma digitale, le credenziali dell'area riservata, oppure soltanto un documento d'identità e la carta.

• Via PEC a una qualunque Direzione Provinciale, con oggetto «Dichiarazione di inizio attività»
• Di persona, o tramite una persona munita di delega, a un qualsiasi ufficio dell'Agenzia, prenotando un appuntamento
• Per raccomandata a un qualunque ufficio dell'Agenzia, allegando la copia di un documento d'identità valido
• Online, con l'apposito servizio web dell'area riservata, dopo aver predisposto il modello con il software dell'Agenzia

Via PEC il modello può essere sottoscritto con firma digitale. Se è firmato a mano, occorre allegare la copia del documento d'identità di chi firma. L'elenco degli indirizzi PEC delle Direzioni Provinciali è pubblicato dall'Agenzia, e non serve scegliere quella della propria provincia: la richiesta può andare a qualunque Direzione.

Il canale PEC offre un vantaggio concreto: l'attribuzione della partita IVA viene comunicata allo stesso indirizzo PEC usato per la richiesta. Si ottiene così una traccia scritta sia dell'invio sia della risposta, utile quando in seguito occorre dimostrare una data a un cliente, a una banca o all'amministrazione.

Il canale online passa per l'area riservata: il modello si predispone con il software dell'Agenzia, in autonomia o tramite un intermediario delegato, e si invia con il servizio web dedicato. È la strada naturale per chi ha già le credenziali di accesso ai servizi telematici e preferisce non stampare nulla.

Di persona ci si può rivolgere a qualsiasi ufficio dell'Agenzia, anche tramite una persona munita di delega, ma serve prenotare un appuntamento. La raccomandata, infine, può essere spedita a un qualunque ufficio con la copia di un documento d'identità in corso di validità; come per la PEC, vale la data di spedizione.

Un caso particolare riguarda chi non risiede nell'Unione europea né nello Spazio economico europeo e nomina un rappresentante fiscale. Per lui l'AA9/12 si presenta esclusivamente all'ufficio della Direzione Provinciale competente per il domicilio fiscale del rappresentante, con la dichiarazione dei requisiti e la garanzia che la scheda richiama.

Quale canale scegliere, allora? Chi ha già PEC e firma digitale dispone della strada più tracciabile; chi ha le credenziali dell'area riservata, di quella più rapida da casa; raccomandata e sportello restano per chi non ha strumenti digitali. Nessuno dei quattro è riservato a una categoria: la scheda li presenta come alternative equivalenti.

Che cosa si dichiara all'apertura

Il modello descrive l'attività che si avvia. La scheda dell'Agenzia rimanda alla classificazione Ateco 2025, il sistema di codici con cui si identifica il tipo di attività. Scegliere il codice con cura conta: al gruppo di codici Ateco il regime forfettario collega, per esempio, il coefficiente di redditività dell'attività.

Il modello raccoglie anche l'intenzione di applicare il regime forfettario. Per chi inizia un'attività e presume di rispettarne le condizioni, la scheda dell'Agenzia sul regime ne fa un obbligo di comunicazione con valore soltanto anagrafico. Il secondo modulo torna su questo punto, insieme alla scelta del regime.

Un'altra casella riguarda le operazioni intracomunitarie. Per effettuarle bisogna essere inclusi nell'archivio VIES. La volontà di esservi inseriti si esprime nel campo «Operazioni intracomunitarie» del quadro I dell'AA9/12, oppure in seguito, per via telematica, direttamente o tramite un intermediario incaricato.

L'inclusione nel VIES non è definitiva. Il contribuente può revocare l'opzione in qualsiasi momento, cioè chiedere di esserne escluso perché non intende più effettuare operazioni intracomunitarie. La revoca, a differenza dell'opzione, si fa esclusivamente attraverso i servizi telematici dell'Agenzia.

Chi prevede di lavorare con clienti o fornitori di altri Stati dell'Unione fa bene a porsi la domanda prima di inviare il modello. Dichiararlo subito evita di scoprire, a contratto già firmato, che la propria partita IVA non risulta nell'archivio che il partner straniero consulta per verificarla.

Variare i dati o chiudere la partita IVA

La partita IVA accompagna l'attività per tutta la sua durata. Se cambia uno degli elementi indicati nella dichiarazione di inizio attività, o se l'attività cessa, si compila di nuovo il modello AA9/12 e lo si presenta entro 30 giorni dalla variazione o dalla cessazione, con gli stessi quattro canali dell'apertura.

Via PEC cambia l'oggetto: «Variazione attività» o «Cessazione attività». La ricevuta che attesta la variazione o la chiusura arriva anch'essa all'indirizzo PEC usato per l'invio. Il termine resta di trenta giorni, e vale di nuovo la regola della data di spedizione per PEC e raccomandata.

Che cosa costituisca una variazione lo dice il modello stesso, attraverso gli elementi che chiede all'apertura: se uno di quei dati non è più vero, va aggiornato. Chi lascia il modello fermo mentre l'attività cambia si ritrova con un'anagrafica fiscale che non corrisponde più al proprio lavoro reale.

La chiusura d'ufficio

Esiste anche una chiusura che il contribuente non chiede. In base all'articolo 35, comma 15-quinquies, del DPR 633/1972, l'Agenzia chiude d'ufficio le partite IVA di chi, dai dati in suo possesso, non risulta aver esercitato attività d'impresa, artistica o professionale nelle tre annualità precedenti. Il contribuente ne riceve comunicazione.

Chi riceve la comunicazione ma ritiene di essere ancora attivo ai fini IVA può trasmettere all'Agenzia i documenti che provano l'esercizio dell'attività: con il servizio «Consegna documenti» dell'area riservata, via PEC con oggetto «Risposta a comunicazione di chiusura della Partita IVA», oppure di persona su appuntamento.

La chiusura d'ufficio non sostituisce quella volontaria. Chi smette di lavorare dovrebbe comunicare la cessazione entro i trenta giorni, invece di attendere che l'Agenzia rilevi tre anni di inattività: nel frattempo la partita IVA resta formalmente aperta, a proprio nome.

Prima di inviare: una lista di controllo

• Data di inizio attività fissata e documentabile
• Attività professionale o d'impresa: AA9/12 oppure Comunicazione Unica
• Codice Ateco scelto sulla classificazione Ateco 2025
• Regime: indicazione del forfettario, se se ne presumono le condizioni
• Operazioni intracomunitarie: campo del quadro I, se servono
• Canale di invio scelto, con firma e documento d'identità quando richiesti
• Ricevuta conservata e data di spedizione annotata

La lista non sostituisce le istruzioni ufficiali del modello, che l'Agenzia pubblica in formato PDF e che questo corso non ha potuto leggere, e quindi non riassume. Serve a non dimenticare i punti che le schede descrittive dell'Agenzia mettono in evidenza per l'apertura.